项目管理软件与应用12（PPT38页)

第3章创建和管理项目文档重点和难点：新建项目文档定义项目定义项目工作时间设置项目属性保存、打开和关闭项目文档任务:是构成项目的基本单元，任何项目的实施都是通过完成一系列的任务来实现的。3.1新建项目文档3.1.1新建空白项目文档3.1.2新建基于模板的项目文档3.1.3新建基于现有模板的项目文档3.2新建项目计划3.2.1定义项目3.2.2定义项目工作时间3.2.3设置项目的属性3.3管理项目文档3.3.1保存项目文档1.保存新创建的文档2.保存已保存过的文档3.另存为其他文档Project的用户文件类型为.mppProject的模板文件类型为.mptProject的临时文件类型为.bak3.3.2打开项目文档3.3.3关闭项目文档第4章管理项目任务重点和难点创建和编辑任务安排任务工期任务分级添加任务链接和其他信息4.1创建任务4.1.1输入任务4.1.2从Excel工作表中导入任务4.2编辑任务4.2.1插入任务4.2.2删除任务4.2.3复制任务4.2.4移动任务4.3任务分级为了便于项目任务的查询和管理，可以对其进行分级4.3.1创建大纲结构摘要任务：是由多个子任务组成，并对这些子任务进行汇总的任务。子任务：是摘要任务组成部分中的一个任务，子任务信息可合并到摘要任务中。摘要任务的开始日期是其最早的子任务的开始日期，完成日期取决于最晚的子任务的完成日期。建立大纲结构的方法有：工具栏、菜单栏、鼠标直接拖拽设置完任务的大纲结构后，可以通过选择“项目/大纲/显示”命令的子命令显示或隐藏子任务4.3.2创建工作分解结构（WBS）工作分解结构（WBS）是一种用于组织任务以便报告日程和跟踪成本的分层结构。在Project中，可以根据任务在项目大纲中的层次将相应的WBS代码分配给任务。4.4安排任务工期工期：是指计划每个任务需要花费的时间，以及整个项目花费的时间。4.4.1输入任务工期工期的单位有：月（Mo）、星期（W）、工作日（D）、小时（H）或分钟（M）。默认的工期为：1个工作日预估日期表示为：1D?4.4.2创建里程碑里程碑任务：用于标识日程中的重要事项，其工期为零。可以将里程碑作为一个参考点，以监视项目的进行。在Project以菱形显示里程碑任务。建立里程碑任务的方式有三种:工期为0,任务信息表中设定,项目向导中设定。4.4.3周期性任务周期性任务：是在项目进行过程中重复发生的任务。4.5添加任务链接和其他信息4.5.1添加任务链接1.任务相关性（链接或依赖性）：是指两个任务的之间的关系，即一个任务的开始或完成时间依赖于另一个任务的开始或完成时间。前置任务：必须在另一个任务开始或完成之前开始或完成的任务。后续任务：在另一个任务开始或完成之后才可以开始或完成的任务。共有4种任务的相关性类型：完成-开始（FS）：任务B必须在任务A完成后才能开始，这是Priject建立的默认的相关性。AB开始-开始（SS）：任务B必须在任务A开始后才能开始。AB完成-完成（FF）：任务B必须在任务A完成后才能完成。AB开始-完成（SF）：任务A开始后任务B才能完成。AB创建任务链接的方法:鼠标拖动;”常用”工具栏”链接任务”;甘特图中的电子表格直接输入;任务信息表2.建立任务链接一个任务可以和多个任务建立不同的关系，但任意的两个任务之间只有一种关系存在。可以通过多种方法来设置任务的关联性：甘特图、鼠标拖动、甘特表、“任务信息”对话框、组合视图。调整任务的重叠或延迟3.删除任务的链接根据项目的实际情况，可能需对部分任务之间的关系进行修改，或者撤销任务间的链接关系。使用工具栏使用”任务信息”对话框使用鼠标4.修改任务链接在创建任务时，如果设置了错误的时间关系，需要对任务链接进行修改。工具栏/取消任务链接双击任务之间的连接线4.5.2添加任务其他信息1.添加备注2.添加超级链接3.添加任务限制任务工期的限制类型会影响任务的时间安排，这个时间安排是相对于项目开始或结束时间来说的。在Project中提供了8种任务限制类型。必须开始于必须完成于(非弹性限制)不得晚于…开始不得晚于…完成不得早于…开始不得早于…完成越早越好越晚越好(弹性限制)在默认情况下,在以开始日期排定的项目中添加任务时,Project将自动指定一个”越早越好”限制,相反在以完成日期排定的项目中添加任务时,Project将自动指定一个”越晚越好”限制.任务优先级：1到1000第五章项目资源管理重点和难点创建资源设置资源信息分配资源管理资源5.1创建资源库资源是项目所需要的人力、物力、设备和资金等。5.1.1资源分类在Project中资源分为三类：工时资源、材料资源和成本资源。工时资源：指执行工时以完成任务的人员和设备资源，工时资源要消耗时间（工时和工作日）来完成任务，通常需要按照工作时间来支付报酬。材料资源：指可消耗的材料或供应品等物质，如水泥、钢管、砂子或木材。成本资源：指收取固定的费用而不是随时间变动的或按小时计收的（或附加收取）费用，例如每次使用特定的短途服务，固定的运输费用为10元，此费用将在每次使用时支付，可以将该资源设置为成本资源。材料资源与工时资源的区别：材料资源不能使用资源日历和加班费率材料资源不具有电子邮件、工作组等属性材料资源要给出度量单位材料资源无法指定最大可用数量和调配资源材料资源每次使用成本的计入方式与工时资源不同5.1.2输入资源在“资源工作表”视图中输入资源。资源名称：项目中所用资源的名称。缩写：资源名称的第一个汉字或英文字母。类型：标识资源类型。材料标签：用于为材料资源输入度量的单位名称。组：用于将同一类型或相近的资源作为一个资源组。最大单位：指定某工时类资源的最大可用量，用百分数或十进制数表示。标准费率：标准费率是指资源在正常工作时间的费率。加班费率：是资源在加班工作时间的费率。每次使用成本：每次使用成本是在每次使用资源时发生的一次性成本。成本累算：用来确定资源标准工资率和加班工资率计入或累算到任务成本的方式和时间。基准日历：基准日历是为项目或一组资源指定工作时间和非工作时间的日历。基准日历与资源日历的不同在于资源日历指定的是单个资源的工作时间和非工作时间，项目日历指定的是安排项目工作时使用的日历。代码：由用户定义，给资源指定代码，以方便显示、筛选或排序带有特殊代码的资源。5.1.3从外部程序中导入资源1.从Outlook中导入资源2.从Excel中导入资源5.1.4设置资源的可用性资源的可用性：表示资源何时以及可安排给所分配的工作的时间量。可用性由下列因素决定：项目日历和资源日历、资源的开始日期和完成日期，或资源可用于工作的程度。5.2设置资源日历选择工具/更改工作时间/范围或双击某个资源打开资源信息表/常规/工作时间5.3设置资源的其他详细信息5.3.1添加备注信息5.3.2添加超级链接5.4分配资源5.4.1使用“甘特图”视图分配资源5.4.2使用“任务信息”对话框分配资源如果要删除已分配的资源，在“任务信息”对话框中选择资源名称，在“编辑”栏中将其删除，单击“确认”按钮即可。5.4.3使用“分配资源”对话框分配资源工具/分配资源单击删除按钮，可以取消对任务分配资源5.5管理资源库5.5.1对资源进行排序排序操作不改变资源信息，仅改变其在项目文档中的显示方式。项目/排序/排序方式5.5.2对资源进行筛选项目/筛选5.5.3对资源进行替换分配资源/替换在分配资源时，应避免将资源分配给摘要任务，否则虽然不会出错，但是会造成审查项目的成本、实际工时等混淆。5.6查看项目资源分配第6章项目成本管理重点和难点建立成本体系查看成本信息调整成本成本分析6.1创建成本项目成本是项目实施过程中产生的费用。6.1.1成本成本分为两大类：资源成本和固定成本1.资源成本与资源费率有关的指标有四种：标准费率、加班费率、每次使用成本和成本累算2.固定成本固定成本是一种不因任务工期或资源完成工时的变化而变化的成本。6.1.2设置资源费率1.在资源中设置费率只有将基于费率的费率和具有每次使用成本的资源分配给任务，Project就可以立即计算出总成本。成本累算方式有三种：开始：是指Project在任务开始时就累算成本。按比例：是指Project在任务进行过程中按照任务进行的时间比例累算成本。结束：是指Project在任务结束时才累算成本。默认的成本累算方式是：按比例2.在资源中设置多种费率在Project中可以为资源设置A、B、C、D、E五重费率设置方式：资源信息/成本/成本费率表6.1.3为任务设置固定成本设置任务的固定成本后，任务的成本不随任务工期或资源完成任务的工时的改变而变化甘特图视图：视图/表/成本用户也可以为摘要任务设置固定成本，摘要任务行的大部分信息是其子任务的信息汇总，但摘要任务的“固定成本”列是一个独立的可以输入成本信息的列，并非其子任务的固定成本汇总。一个摘要任务的总成本是摘要任务本身的固定成本与其子任务的成本总和。在计算任务的总成本时，固定的资源成本将被添加到其他资源成本中进行计算，但与资源投入到此项任务中的时间多少无关。6.1.4计算任务实际成本1.自动更新实际成本：如果已在项目计划中输入成本，Project将根据默认的累算方法随着任务的进行更新实际成本的方式。2.人工输入实际成本：在实际工作中，项目实际成本并不一定与资源工作执行进度直接有关，因此，在完成某项任务时，必须由用户自行输入成本。甘特图视图：视图/表/跟踪6.2查看项目成本信息6.2.1查看任务成本信息：视图/其它视图/任务工作表；视图/表/成本或视图/任务分配状况；视图/表/成本；格式/详细信息/成本6.2.2查看资源成本信息：资源使用状况视图/视图/表/成本资源使用状况视图/格式/详细样式/使用状况细节/可用域/成本/实际成本/显示显示摘要的资源总成本：项目/分组依据/工时与材料资源6.2.3查看项目成本信息1.使用“项目统计”对话框查看成本信息成本=实际成本+剩余成本+固定成本实际成本=（实际工时×标准工资率）+（实际加班工时×加班工资率）+资源每次使用成本+任务固定成本剩余成本=（剩余工时×标准工资率）+剩余加班成本2.使用“项目摘要任务”报表查看成本信息6.3调整成本6.3.1查找超出预算的成本视图/表/成本项目/筛选/其它筛选器6.3.2调整工时资源的工时6.3.3调整材料资源的消耗量6.4查看盈余分析表盈余分析表可以帮助项目管理人员对项目的原始成本预算与当前日期的实际工时进行比较，项目管理人员可以设定项目状态日期，或者以当前日期为基准计算盈余分析的各项参数。通过查看盈余分析数据可以分析从启动日期到状态日期期间项目的实际情况与计划情况之间的差异。在建立盈余分析之前，必须先保存比较基准。第7章项目进度管理重点和难点设置比较基准和中期计划跟踪项目进度查看项目进度7.1比较基准比较基准：就是在项目中输入任务、资源、工作分配和成本信息后，所保存的初始计划的参照点。比较基准计划包含以下相关的信息：任务信息：任务的开始和完成日期、工期、工时、成本、任务拆分、时间分段工时和时间分段成本。资源信息：资源的工时、成本、时间分段以及时间分段成本。工作分配信息：开始和完成日期、工时、成本、时间分段工时及时间分段成本。项目跟踪：是指在项目运行过程中，把遇到的实际情况和原先的计划情况进行一系列的相关比较。7.1.1设置比较基准比较基准应该在项目计划已经制定好，获得上级主管部门批准不需要修改，并且项目还未开始执行之前建立。工具/跟踪/设置比较基准在Project中，每个项目最多可以保存11个比较基准7.1.2设置中期计划设置比较基准计划后，在开始更新日程时，可能需要定期设置中期计划。要设置中期计划，只需在“设置比较基准”对话框中选中“设置为中期计划”单选按钮即可。中期计划只保存项目文档中的开始时间或完成时间，不保存工时或成本。通过中期计划与实际值比较，可以跟踪项目的进度。工具/跟踪/设置比较基准/设置为中期计划在Project中，每个项目