项目部办公室岗位工作流程（DOC57页）

项目部办公室岗位业务说明书办公室主任一、岗位职责1、负责项目部往来文件的阅办，协调项目部各职能部门之间的关系，按照领导的意见，综合处理工作，发挥对内对外的桥梁作用；2、负责人力资源管理工作，严格遵守国家的法规；掌握项目部的综合管理情况，按照项目部及项目部领导的要求及有关部署，办理相关管理有关事宜；3、负责管理和使用项目部的印鉴，负责出具因公事对外联系的信函和证明；4、负责项目部的后勤保障工作及领导和因公人员的小车管理；5、负责项目部办公用品及生活用品的采购，管理好办公用品和各种办公设备，负责公司、分局及项目部内部文件的传阅；6、负责项目部的宣传工作，在施工生产中搞好劳动竞赛活动；负责档案管理和保密工作，抓好干部管理工作；7、负责项目部的党务工作，抓好党员的管理工作。负责项目部的工会、共青团和妇女的各项工作；8、当好领导参谋，完成领导交办的其他工作。二、岗位业务流程描述1、年度工作计划编制流程（1）控制目标规范分局项目部办公室年度工作计划制定。（2）适用范围本流程自“提出工作计划”开始，至“形成最终执行计划”结束。适用于项目部办公室系统年度计划编制工作。（3）流程图年度计划编制流程输出文档分管领导办公室开始主任其他岗位人员01提出办公室年度工作计划安排02编制自己工作岗位年度工作子计划审核是否通过否03汇总生成办公室年度工作计划是审核是否通过否04正式形成年度工作计划，并按照计划执行是结束办公室年度工作计划（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01提出工作安排办公室主任提出办公室年度工作计划安排。办公室年度工作计划02编制工作安排办公室其他人员根据主任安排，编制各自岗位年度工作计划。03审核办公室主任对各岗位工作计划进行审核。04汇总办公室主任审核通过后，汇总各岗位工作计划，形成办公室年度工作计划。05审核分管领导对办公室年度工作计划进行审核。06执行办公室主任审核通过后，正式执行年度工作计划，并作为部门岗位工作完成情况的考核依据。流程结束。（5）输出文档模板五分局**项目部办公室**年工作计划一、工作思路**年办公室工作总体思路是：***.二、工作要点***2、专项工作督查督办流程（1）控制目标规范分局项目部办公室专项督查督办工作。（2）适用范围本流程自“针对某项工作提出督查督办要求”开始，至“登记、归档”结束。适用于项目部办公室系统专项工作督察督办。（3）流程图专项工作督查督办流程输出文档项目部办公室项目经理办公室主任承办部门（单位）阶段输出文档开始01针对某项工作提出督查督办要求02根据领导要求草拟督办单审核03按期办理并回复通过04负责催办、收集整理材料领导审核审核未通过05登记、归档审核通过结束督查督办单（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。督查督办通知单01提出要求项目领导（分局）分局或项目领导针对某项工作提出督查督办要求02草拟督查督办单办公室主任根据领导安排，就具体事项进行了解、分析，并草拟督查督办单。03审核项目分管领导对督查督办单内容进行审核。04办理受督查督办部门受督查督办部门严格按照督查督办单要求，按期办理具体事宜，并书面回复办公室。05整理材料办公室主任收集并整理受督查督办单位或部门回复的文字材料（对于未限期回复的进行催办）。06审核项目经理审核呈报文字材料。07登记归档办公室主任将督查督办材料登记归档。流程结束。（5）输出文档模板督查督办通知单编号：办公室【】号页数：签发日期：年月日签发：发至：*****：责任领导（个人）签字：办结时间：年月日反馈时间：年月日前督办联系人：联系电话：注：请在“责任领导（个人）签字”一栏签署后将本单传（送）我部。文字秘书一、岗位职责1、严格执行《文件控制程序》、《记录控制程序》的规定，作好本单位体系文件（包括管理手册、程序文件、作业文件、技术标准、顾客提供的文件、记录等）的管理工作，确保管理体系文件的完整性、适宜性和有效性；2、负责编制本单位受控管理体系文件清单，并按规定对受控文件进行跟踪控制；3、负责将审批后文件及时正确地分发，并作好记录；4、对受控和非受控文件，分别加盖受控和非受控标识，对保留的作废文件，加盖作废与保留两种标识；5、根据有关部门发出的文件更改通知单，督促本单位的文件使用者及时进行更改；6、应将文件分类编目、整理、保管，以便查阅，并注意防潮、防蚀、防止文件丢失、损坏；7、应归档的文件应妥善保管，并定期进行归档，应处理的文件须及时处理，并按规定办理文件归档、借阅、处理手续；工程竣工后按有关档案管理规定和公司、分局的有关要求完成资料的整理、归档和移交工作；8、按文件保密管理制度，作好保密工作；9、负责项目部办公用品及生活用品的领用、发放和保管，管理好办公用品和各种办公设备，负责公司、分局及项目部内部文件的传阅；10、负责项目部的劳资工作，严格遵守企业制度，做好人员工资核算工作；11、负责管理和使用项目部的印鉴盖章；12、来访客人的接待以及会议室的整理接待；13、办理好部门主任交办的其他工作。二、岗位业务流程描述1、外部文件、传真接收处理流程（1）控制目标规范分局项目部办公室外部文件、传真接收流程。（2）适用范围本流程自“外部来文、传真”开始，至“处理完毕归档”结束。适用于项目部办公室系统外部来文、传真的处理。察督办。（3）流程图外部文件、传真处理流程输出文档项目领导办公室主任文书开始01接受外来文件、传真，并在专门的登记薄上登记02打印文件、传真，留存原件附文件处理卡，交办公室主任审核、批示一般事务性审核签字，呈请相关领导阅示审核批示紧急事务性按领导意见办理并归档结束收文登记本文件处理卡（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注流程开始。01接收秘书接收文件、传真，并在登记薄上登记。收文登记表02打印秘书打印文件或传真，纸质版复印后保留原件。03呈报秘书事务性传真由文字秘书附附件，一并呈报办公室主任审核。文件处理卡04呈报秘书紧急事务性传真由文字秘书直接呈递领导审核。05审核主任审核内容及附件，填写文件处理卡，呈报领导审批。06审批相关领导审批文件。07办理秘书按照领导批示意见办理。流程结束。2、重大事项内部报告流程（1）控制目标规范分局项目部办公室重大事项内部报告。（2）适用范围本流程自“重大事项收集”开始，至“审核上报、归档”结束。适用于项目部办公室系统重大事项内部报告的处理。（3）流程图项目部重大事项内部上报流程输出文档项目经理相关部门办公室开始收集重大事项，有重大事项预先或及时上报，无重大事项则按月报送情况说明。每月末按期报送情况说明至分局办公室无确认重大事项具体内容有审核是否上报分局填写重大事项内部报告表，并及时上报分局是留存归档否结束公司重大事项报告制度重大事项内部报告模板（4）流程说明编号流程步骤责任部门岗位适用政策与制度流程步骤描述输出文档备注《中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度》流程开始。重大事项内部报告表01报告重大事项相关部门根据文件要求，有重大事项的部门及时报告，当月没有重大事项发生的，在月末最后一个工作日反馈情况说明。02收集文字秘书有重大事项的及时收集汇总，并交部门主任审核；无重大事项的情况说明统一汇总归档。03审核办公室主任审核重大事项是否上报，需上报的交项目经理审核。04审批项目经理审批重大事项是否上报。05上报文字秘书根据项目经理审批意见，将重大事项及时上报分局办公室（一般先电话再书面，确保及时性）。流程结束。（5）输出文档模板①中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度中国水利水电第五工程局有限公司重大事项内部报告制度第一章总则第一条为规范中国水利水电第五工程局有限公司（以下简称“公司”）重大事项的内部报告、传递程序，保证信息披露的真实、准确、完整、及时、公平，保护公司利益，确保公司规范运作，根据《中华人民共和国公司法》、《中国水利水电建设股份有限公司重大事项内部报告制度》和《中国水利水电第五工程局有限公司章程》等有关规定，制定本制度。第二条重大事项内部报告制度是指当公司或所属各单位、各子公司、控股或参股公司等，发生或即将发生可能对中国水电股票及衍生品种的交易价格、公司正常经营活动产生较大影响的任何事实或事件以及本制度规定的其他重大事项时，负有报告义务的单位和个人应按照本制度要求，及时高效将有关信息向公司报告的制度。第二章组织机构和职责第三条公司执行董事（总经理）统一领导和管理重大事项内部报告工作，总经理工作部主任具体组织和协调公司的重大事项的内部报告工作。第四条下列单位为本制度所称重大事项的报告义务单位：公司总部各部门、公司属各单位、各子公司、参股公司、派出机构以及其他负有报告义务的部门或单位。公司总部各部门及各派出机构负责人、公司属各单位的主要负责人、各子公司的董事、监事和高级管理人员，全面负责本部门或本单位、本公司的重大事项报告工作；对于各参股公司，公司所委派的董事、监事或高级管理人员负责参股公司重大事项的报告和日常联系工作。上述报告义务的单位（子公司）、派出机构应当指定一名部门主任级别、公司总部部门应当指定一名部门副主任级别人员作为本单位（子公司、部门）重大事项报告工作的日常联系人，日常联系人应当熟悉相关业务和法律法规，并报总经理工作部备案；若日常联系人发生变动，应于发生变动之日5个工作日内向总经理工作部办理变更登记。上述报告义务的部门或单位应由相关的专门机构具体承担本部门或单位重大事项的报告工作。第五条下列人员为本制度所称重大事项的报告义务人：（一）公司领导班子成员、高级管理人员；（二）公司总部各部门负责人；（三）公司属各单位领导人员；（四）公司属各子公司董事、监事、高级管理人员；（五）公司委派至参股公司的董事、监事、高级管理人员；（六）公司各派出机构主要负责人；（七）上述部门或单位指定的日常联系人。上述报告义务人均负有按照本制度规定的时点向公司报告其职权范围内所知悉的内部重大事项的义务，并对所报告事项及相关资料的真实性、准确性和完整性负责。第六条公司总经理工作部是公司重大事项内部报告工作的归口管理部门，具体承担重大事项内部报告的相关工作。第三章重大事项的范围及报告时点第七条本制度所称重大事项，包括但不限于：（一）拟提交公司党政联席会、总经理办公会等会议审议的事项及相关决议，应当及时报告。（二）发生的以下重大事项，应当于中标通知书发布或合同签署前5个工作日内报告：1、签订与日常生产经营活动相关的境内重要合同（包括一般承包与联合体承包，施工、劳务分包与工程分包等）的合同额达到人民币1亿元以上，制造安装及设计咨询、试验检测、物业服务、职业教育等多元业务合同额达到人民币1000万元以上；2、境内投资（包括固定资产投资、设备购置、转让或收购股权、合资、委托理财、BT、BOT等合同）、融资（包括委托贷款）等达到以下标准的：（1）合同额或交易涉及的资产总额达到人民币5000万元以上；（2）合同履行或交易预计产生的利润达到人民币500万元以上。3、海外业务涉及金额达到1000万美元以上。（三）对外任何担保（包括但不限于因申请由银行向第三方出具的投标保函、预付款保函、履约保函等提供的反担保）。（四）进行关联交易事项，达到以下标准之一的，应当在合同签署前5个工作日报告：1、与关联自然人之间发生的交易金额在人民币10万元以上的关联交易；2、与关联法人发生的交易金额在人民币100万元以上的关联交易；3、根据证券监管机构要求应当披露的其他关联交易。由公司财务部牵头相关业务部门配合于每季度结束后15个工作日内向公司总经理工作部报送关联交易的数据统计和分析。公司投资部应当将关联人变化事宜发生之日起5个工作日内向总经理工作部报送因股权关系导致公司关联人变化的关联人名单及关联关系的说明。（五）发生重大诉讼、仲裁事项，达到以下标准之一的，应当及时报告：1、涉及金额在人民币50万元以上的（标的额为外币的，按立案当日汇率折算）的重大诉讼、仲裁事项；2、虽未达到前款标准或者没有具体