医学院图书馆查新机构的SWOT分析及战略选择

11医学院图书馆暨查新机构的SWOT分析――以海南医学院图书馆信息咨询部为例李琼摘要：本文以与海南医学院合署办公的海南省医学信息研究所为例，利用SWOT方法，分析了医学高校查新机构存在的优势因素(Strengths)、劣势因素(Weaknesses)和面临着的机会（Opportunities)和威胁(Threats)，重点分析其劣势，并就其如何扬长避短，实现更好、更快地发展提出几点个人的看法，以期为医学院图书馆查新机构制定发展战略提供一些参考。关键词：医学院，图书馆，查新，SWOT分析1.引言科技查新产生于上世纪80年代，经过近20年的发展，现已深入到全国各行各业，并活跃在经济建设的各个领域。早在1987年，我国卫生系统就启动了科技查新工作，医药卫生查新走在了全国科技系统开展查新工作的最前列，是目前发展得最成熟的。医药卫生科技查新咨询工作，是指医学情报人员根据查新委托人提供的有关科研课题资料，以文献检索为基础，运用综合分析、对比的方法，并与查新课题逐点对比，查证其研究课题的科学技术内容部分或者全部是否在国内外出版物上公开发表过，对其新颖性做出结论并出具查新报告，从而为卫生部科研立题、成果评审等科技活动的新颖性评价提供科学依据的情报服务。医药卫生科技项目查新咨询工作是医药卫生科技管理工作中的一个重要组成部分，对提高医药卫生科技管理与决策的科学化、规范化水平，减少科研项目低水平重复和科技成果评审失准，增强科技投资效益具有重要的意义[1]。2.医学院图书馆暨查新机构的SWOT分析SWOT分析法又称态势分析法，由美国旧金山大学管理学教授韦里克于20世纪80年代初提出，最早被用于企业战略管理[2]。“SWOT”是英文Strengths、Weaknesses、Opportunities、Threats的缩写，分别代表组织的优势、劣势、机会和威胁。本文拟借用SWOT分析法，以海南医学院图书馆信息咨询部（以1作者简介：李琼（1981-），本科，助理馆员，医学信息专业。单位：海南医学院图书馆；通信地址：海口市城西学院路海南医学院新址内；邮编：571101；电话：[phone]；E-mail：[e-mail]2下简称“本部门”）――暨海南省医学信息研究所（以下简称“本信息所”）为例，对医学院图书馆查新机构在开展查新工作过程中存在着的优势(Strengths)、劣势(Weaknesses)以及面临着的机会(Opportunities)和威胁(Threats)作一分析，着重分析存在的劣势(Weaknesses)，并就医学院图书馆查新机构如何扬长避短，实现更好、更快地发展提出几点个人的看法，以期为医学院图书馆查新机构制定发展战略提供一些参考。2.1优势(Strengths)医学院图书馆具有开展医药卫生科技查新工作的得天独厚的优势。2.1.1专业文献资源优势――具有丰富的医药卫生专业文献资源。由于有国家政策法规的保护，如我国就规定高校教学资金的5％应用于图书馆文献采购上，高校图书馆的文献采购具有稳定的资金保障[3]，因此，医学院图书馆购买了丰富的医学、药学和卫生学方面的馆藏资源、专业数据库和网络信息资源，是医学院的文献资源集散地。例如，作为海南省唯一的一所高等医学院校，海医图书馆的藏书以生物学及医药卫生类为主。图书馆现有纸质图书42万余册，电子图书11万余册，中外文纸质期刊1800余种，电子期刊740余种，医药卫生专业主要的中外文数据库10种，包括：中国生物医学文献数据库(CBM)、中文生物医学期刊数据库(CMCC)、中国药学文摘光盘数据库单机版(CPA)、中国生物学文献数据库(BA)、中国期刊网(CNKI)八大数据库、重庆维普的中国科技期刊数据库(维普)，以及美国医学文献联机数据库(Pubmed)、OVID、Springer等[4]。此外，还有自建的专题数据库6个。丰富的医学纸质和电子文献资源，不仅为全校师生员工的教学、科研和学习，而且为查新工作提供了充足的文献资源保障，为提高查新过程中的检全率和查新结论的准确性提供了重要的物质基础。2.1.2专业人才优势――精干的医学查新队伍。医学查新是一门技术活，要求查新员要熟练掌握生物医学文献检索理论知识和实践技能，有较高的外语、医（药）学水平及较强的医学情报分析综合能力。首先，医学院图书馆查新机构拥有一支专业、精干、技术娴熟的查新队伍。目前，海医信息所共有查新审核员1名，专职查新员4名和兼职查新人员4名。职称方面，正高、副高、中级和初级职称的分别为1名、3名、2名和3名，学历方面，研究生2名，本科生9名。专职查新人员在校期间均系统地学习过医学、英语、计算机、检索和科技查新方面的课程，均经过了卫生部医药卫生科技项目查新咨询专业培训，获得合格证书，并且分别拥有4～14年查新经验，完全3能够胜任医药卫生科技查新工作。兼职查新人员亦为医学信息或医学专业毕业，经过医学查新培训或取得医学查新资格。2.1.3资质和地域优势――本信息所为海南省唯一的医药卫生科技项目查新咨询单位。任何单位、机构或组织，必须经过国家或省级相关部门考核，取得查新资格，方可从事查新工作。在海南省，仅有本信息所一家医药卫生查新机构。本所早在1995年就已经通过了科技厅的考核，成为省级医药卫生科技项目查新咨询单位，1998年又通过卫生部专家考核，被批准为卫生部确认的部级科技项目查新咨询单位。无论是从查新资质、查新年限，还是从查新流程和查新报告的规范化方面来说，本所在省内查新行业里都具有绝对的权威性，可以说是本省查新行业的“领头羊”。再加上地域上的原因导致出岛不便，本所包揽了海南全省医药卫生科研项目的立项、成果鉴定、成果报奖、新药申报查新咨询工作。因此，本信息所在查新项目的来源上，没有任何问题。2.2劣势（Weaknesses）2.2.1文献资源采购存在缺陷，数据库种类不全。由于学科交叉现象在医学界普遍存在，医学查新过程中常会遇到一些内容与社会学、法律学、植物学、动物学等学科交叉的查新课题。然而，一方面，作为医学院校，文献资源建设难免偏重医学，另一方面，由于图书馆文献采购经费来源于学校，受学校重视程度和经济状况的影响，医学交叉学科文献资源难免采购不足。这样可能导致医学查新过程中密切相关文献漏检，使查新结论出现偏差。例如，本信息所没有购买中国科学引文数据库(SCI)和美国化学文摘(CA)的使用权，遇到查某篇文献被引用情况的咨询项目，就只能委托外单位来查SCI。2.2.2办公、网络设备年久未更新。因经费不足，图书馆的一些网络设备，如服务器和磁盘阵列已使用多年未能更新换代，出现老化现象，导致数据库运行不稳定，偶有崩溃现象，影响了查新工作的进度。复印机、打印机和传真机有时候也会小有故障，一定程度上影响了查新工作的开展。2.2.3查新办公的条件较为简陋。由于没有独立的馆舍，九年来，海医图书馆信息咨询部一直在学校实验大楼的二楼办公。很多初次查新的人员往往找不到地方，给他们的查新委托带来不便。2.2.4人员分工不明确。1995年10月23日，经海南省编制委员会批准，“海南省医学信息研究所”挂靠海南医学院。在当前文献检索教研室尚未完善的情况下，图书馆与信息所合署办公的性质决定了本所专职查新人员要同时承担医学查新和医学文献检索课教学两项工4作。即使是在查新和教学闲暇时间，他们还要兼顾图书馆特色数据库建设和学科导航工作。如此一来，在课题申报高峰期，专职查新人员往往分身乏术，身心俱疲。2.2.5开放时间受限。与学校一年有寒暑两个假期，因此医学院图书馆查新机构的开放时间也不可避免地要受到学校放假的影响。假期查新人员要休息，有的要回家探亲，有的要办私事，能全程留下来值班的人少之又少。这就给校内外科研人员的查新项目委托带来不便。遇到要加急的课题也不能及时安排人员做，耽误了部分课题的申报时间。2.2.6对外宣传不够，学习和提高的意识不强。一方面，由于海南省境内仅一家医药卫生查新机构，没有生存压力，势必使本所对外宣传力度不够，缺乏市场经营意识，被动的坐等用户上门，服务意识相对淡漠；另一方面，查新人员是事业编制，不存在岗或失业的威胁，也没有工作任务上的硬性指标，基于“省力原则”，他们往往会失去上进心，不愿意主动学习新知识和钻研业务，容易安于现状，因偱守旧，其查新技能势必停滞不前，查新机构也会成为“一潭死水”。2.3面临的机遇机会(Opportunities）2.3.1学校在筹备申大、申硕和发展养生保健产业。随着学校申请成为海南省医药大学、申请硕士研究生培养资格和发展养生保健产业筹备工作的展开，图书馆及其下属信息咨询部的发展也会纳入规划体系，馆舍和办公条件将会逐步得到改善，养生保健方面的科研项目也会随之增加，为我们查新人员提供了一个查新的新方向。因此，学校要求本部门在医学科技查新和参考咨询服务中，紧密结合养生保健，向科教人员推荐增加养生保健内容，为科研活动全面向养生保健方向发展出谋献策。2.3.2新馆的建设和搬迁。学校已投入经费，在西大门南面建起了一座总建筑面积为3.4万平方米、九层的新图书馆大楼，目前正在紧张地进行内部装修工作，预计今年年底可完工，明年可搬进去。新馆计划可藏书100万册，拥有2000个座位的阅览室，和近600余平方米200台微机的多媒体阅览室，网络节点800余个[4]。届时，所有部门的办公设备和网络设备将全部换新，办公条件将得到极大的改善。2.4面临的威胁(Threats)2.4.1查新员数量相对紧张与查新项目日益增长的矛盾。随着医学科学发展的日趋深入、生命科学研究新领域的开拓，以及科研工作与职称评审的关系更为密切，科研工作越来越受到各级科技管理部门与科研人员的普遍重视，申报课题的数量迅速增加，从而使近年来医药卫生查新项目的数量呈增长态势。例如，1998～20035年间，本信息所完成的查新项目数在100～180项之间，2004年增长至280项，2005年为155项，2006年310项，2007年255项，2008年252项，而今年上半年，已完成的查新项目就达到了300余项。医药卫生查新项目数量的增长，要求查新人员的数量也要相应地增加。2.4.2课题申报高峰期，医学查新科研项目部分分流。近年来，本省的海南大学和海南师范大学的图书馆都通过了考核，成为教育部认定的查新站。在每年课题申报的高峰期，由于本部门无法给委托人作出能按时完成查新的承诺，委托人转而委托海大和海师查新，从而造成了一部分医药卫生查新项目的分流现象。这样虽然在一定程度上可以减轻本所查新人员的工作压力和负担，但从长远来说，并不利于本所的发展。3.海医信息所应该采取的发展战略3.1争取更多经费，补充或集团采购必要的文献资源和设备。学校要发展，图书馆的发展也得跟上。医学院图书馆应该抓住学校申大、申硕和发展养生保健产业的契机，争取得到学校领导的足够重视，从而划拨到更多的经费，用于补充采购SCI、CA等数据库和医学交叉学科、相关学科和边缘学科的的期刊，或更新查新机构的办公、网络设备，改善查新条件。此外，在购买电子文献时，可采取馆际合作、集团采购的方式，各馆之间相互协调，既可分摊成本，又可避免重复定购，从而最大程度上实现数据库的高性价比。如，本信息所目前使用的重庆维普中文科技期刊数据库，就是由本省高校图工委使用省内几家主要高校的共同经费合购的。3.2采用查新人员专兼职结合制度，并向学校人事处申请新进查新人员名额。每年上学期，尤其是3～5月份，是海南省医药卫生科研项目申报的高峰期，而面向本院大三学生的文献检索课安排在下学期。这样一来，文献检索课的专任老师就可以在上学期加入到医学查新人员的队伍中来，以弥补当前查新员数量不足的劣势。正是因为调用了文献检索教研室和系统部的兼职查新人员，采取专兼职查新人员并用的策略，本信息所才在今年上半年，圆满完成了接近往年全年总量的300来个项目查新的艰巨任务，有效缓解了海南省自然科学基金查新项目数众多的“燃眉之急”。然而，随着科研课题申报数目的迅速增长，查新人员专兼职结合制度并非长久之计。要从根本上解决查新人员与查新数目之间的矛盾，必须