协同办公类系统项目实施推广策略

协同办公类系统项目实施推广策略一、项目实施观念作为项目实施经理应明确，并应影响客户方明确：1、信息化建设是一个信息化工程，是有计划、有步骤的实施的，不可能一蹴而就。2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整，另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。3、系统的使用是需要理性引导的。不要听从用户的任意需求（需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位），而把用户应用需求向系统产品上引导、靠近。4、不要企望整个系统100%的应用、使用——那是一个理想！系统有时候是作秀的、有时候是实用的、有时候是盲目的。但至少应该保证系统有一部分被使用，那怕只是电子公告！二、项目实施策略总结我们以往成熟经验，现提出如下项目实施策略，作为指导：策略一：促使单位领导牵头应用一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程”，如果项目没有领导来牵头，没有领导来应用，那么整个系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。为了促进单位领导使用，可以：n重点对领导层进行应用培训；n为领导层提供最为关心的、最迫切的应用；n由于多数领导往往文字输入有困难，所以给领导提供的应用功能，要尽可能地简洁、直观、易用——只须通过鼠标便可完成操作；n可以考虑为领导配备手写板，完成公文批注处理；n利用其它策略造势、形成“围势”，“迫使”领导去应用；n拟安排专人（秘书）代理领导处理相关信息，这样即使领导因太忙、或因计算机水平原因，相关电子信息亦能得到及时处理。策略二：作好推广递进层次、层层推进致力协同——打造国内性价比最高的OA系统品牌页/共3页一般来讲，对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要一定的时期才能推广开来，所以应计划好系统推广递进层次，如在前期重点推广：n业务型功能模块n信息发布系统n内部邮件系统n档案管理系统这些系统具有易推广、实用、易应用起来等特点。这些系统得以推广后，便可以推广其它各个系统的使用，从而达到整个系统的应用。策略三：制度促进即与管理部门（尤其是办公室部门）密切配合，制定相关规章制度，明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转，同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。策略四：现场值守及时响应、解决问题凡是系统，在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问题不能得到及时答复、解决，便可能影响用户使用信心，也可能出现一些负面声音，这对信息主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此，这些问题必须消除在萌芽中。策略五：帮助完成数据采编、输入等初始处理迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。在一般的电子政务、OA办公系统项目中，许多服务商认为数据采编、初始工作是由用户单位来作的，不能“越俎代庖”。但实际上客户方由于前期对于系统的理解、数据整理的不熟悉，整个初始工作往往“迤延”很长时间，使整个项目启动拖延。策略六：充分发挥“督察督办系统”的作用即由相关管理人员利用督察督办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公管理平台。策略七：发挥手机短信自动通知、通告功能手机短信是人们目前最熟悉、使用最多的工具，将系统与手机短信结合起来。手机将时时提醒“您”去使用系统了。致力协同——打造国内性价比最高的OA系统品牌页/共3页策略八：发挥客户方信息中心、系统管理员作用系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理员，而核心力量是“我们”。策略流程：发挥信息中心、系统管理员能动性非常关键，不要让客户系统管理员有依赖心理。因为你不可能整日泡在客户方现场啊！而且这样可以大大节省公司的培训费用。另外，办公室之类部门是系统使用的关键部门，应由信息中心积极去联合、共同推广。策略九：关于公文系统处理每一个单位都关系公文系统，政府部门更是如此！但是公文系统往往是最难用起来的，关键原因有两个：1、改变人们传统公文习惯，一下子是比较难以接受和习惯的。2、如果一些领导不熟悉计算机便必须造成公文流程的“断点”，另外领导潜意识里的“权力”感觉被剥夺。3、纸质文件是不可能一下取消的（政府更是如此）。所以建议：n系统演示时，可以讲解整个公文处理的完善性、灵活性——不能让人觉得你的公文系统太简单、没有函量。n实施时候，简单化处理——即公文流程过程还是传统模式手工批注，结束时再电子化、成文、归档，其它收阅人则通过系统收阅电子文件即可。n对言之：这是一个过程、不要一蹴而就。这样，一方面解决了纸质文件需留存、领导难点、使用习惯等问题，同时保证系统的完整性，也为单位节省了大量的纸张费用、文件传递费用（主要解决文件抄送、传送之费用——这也是大头）。如果项目实施人员能够灵活把握以上各点，那么系统的实施成功率则会大大提高！整理：王泉2006年3月10日第一步：培养系统管理员第二步：系统管理员负责下面用户培训