采购策略基础知识

PurchasingIntroduction一、採購及供應管理的角色產業發展趨勢小型化快速化透明化焦點化複雜化（輕）輕薄短小（快）瞬息萬變（顯）顯而易見（準）致命一擊（繁）多元多變採購的變與不變不變的是…變的是…任務與責任工作的方法功能與執掌必要的技能採購角色的認知採購功能(Purchasing)物料需求(MaterialRequisition)供應廠商(Vendors)價格第一(Price)官僚架構(Bureaucracy)敵對關係(AdversarialRelationship)壓迫降價(PressureTactics)貨源蒐尋(Sourcing)顧客需求(CustomerRequirements)外部資源(ExternalResources)利潤第一(BottomLineContribution)競爭優勢(CompetitiveAdvantage)策略聯盟(StrategicAlliance)聯合成本管理(JointCostManagement)傳統未來二、採購流程與目標採購流程模式內部顧客決定規範選擇供應商契約作成Ordering供應商採購機能（PurchasingFunction）採購（Procurement）購買（Buying）搜尋下訂單機制作業性採購第一階供應商跟催與評量追蹤與評量供應廠商評估、成交條件、訂單處理、交貨通知、進貨驗收、付款結報採購物品的分類原材料（RawMaterials）補助材料（SupplementaryMaterials）半製品（Semi-manufacturedProducts）零件（Components）成品（FinishedProducts）投資商品或資財設備（InvestmentgoodsorCapitalEquipment）採購人員應具備之能力條件PurSkills穩健的判斷力（SoundnessofJudgment）分析力（AnalyticalAbility）決策能力（Decision-MakingAbility）善於管理供應商之關係（ManagementofSupplierRelations）正直操守（EthicalConduct）人際關係（InterpersonalRelations）溝通能力（AbilitytoCommunicate）主動性（Initiative）創造力（Creativity）彈性（Flexibility）採購的目標七個正確正確的品質（Quality）正確的數量（Quantity）正確的時間（Time）正確的價格（Price）正確的來源（Source/Supplier）正確的服務（Service）正確的交貨地點（Location）三、成本分析與價格原理損益平衡點Break-EvenPoint變動成本隨著產量而增加，固定成本則不會，當公司的營業收入等於總成本時，就產生損益平衡的現象，這一平衡點稱為「損益平衡點」(Break-evenPoint)，而超過這一平衡點後，公司營業才會有利潤產生。固定成本FixedCost變動成本VariableCost利潤TargetProfit營業收入Totalrevenue總成本TotalCostDollars$產量Quantity損益平衡點何時能達到損益平衡？某公司向供應商訂購一零件，每生產一批此零件所需要的整備(setup)費用為$20,000，零件的成本為$0.050，而供應商的所報的零件單價為$0.090。請問供應商需要生產多少數量才能達到損益平衡？【解答】：假設達到損益平衡點的銷售數量為Y。營業收入＝總成本0.090×Y＝20,000＋（0.050×Y）0.040Y＝20,000Y＝500,000因此，供應商必須生產500,000件零件方能達到損益平衡。總成本TotalCost在採購領域中，總成本一般包括採購價格及運送成本，另加間接手續費、檢驗、品質、重(返)工、維護、後續作業、及所有其它採購相關的成本。「總成本」有時也稱為「總括」成本(all-incosts)。Life-CycleCosting產品生命週期成本法LIFE-CYCLECOSTING-Acost-analysistoolthatincorporatesthepurchasepriceofapieceofequipmentandalloperatingandrelatedcostsoverthelifeoftheitem;including,butnotlimitedtomaintenance,downtime,energycosts,aswellassalvagevalue.Life-cyclecostingistheconceptoftotalcostofownershipappliedtocapitalacquisitions.產品生命週期成本法–一個成本分析的工具，不但分析公司設備的採購價格，也分析其使用年限間的運作及相關成本，包括維修、停機時間、能源成本等、以及廢物利用的價值。生命週期成本法運用在資產設備類採購，屬於整體擁有成本的一個概念。#104:Performcost/benefitanalysesonplannedacquisitions.;C.P.M.Module:1#110:Evaluatecompetitiveofferingstodeterminetheoverallbestofferforaproduct/service.;C.P.M.Module:1整體擁有成本所包含的成本內容包括採購物品的價格，與物品的運送成本，加上搬運、檢驗、品質、重(返)工、維修、以及其他與採購相關的成本，也包括報廢成本在內。整體擁有成本主要應用在資產設備類(capitalprocurements)的採購，並且有後續保固維修服務需要的項目上，例如公司車、複印機、生產設備如注塑機、沖床等。除了設備本身的採購價格外，了解每一供應商所提供的整體擁有成本，可以發現，有時A廠商的價格雖然比較便宜，但是購買B廠商的設備其整體擁有成本反而較便宜，卻是較好的選擇。整體擁有成本TotalCostofOwnership-TCO營運成本In-HouseCost:StoragecostOperatingcostMaintenancecost購入成本First-inCost:CostofsourcingNegotiatedpriceTransportationcostInspectioncostStart-upcostLifeCycleCost生命週期成本報廢成本DisposalCostTotalCostofOwnershipTCO整體擁有成本四、採購策略依供應商的關係及採購的特性策略聯盟與供應商的關係一般Low-ImpactPurchase影響性較小的採購LeveragePurchase槓桿採購CriticalPurchase關鍵採購StrategicPurchase策略性採購常態性一次性採購的性質策略材料定位與策略選擇Strategy543210012345INFLUENCEONCOMPANYRESULTS採購風險公司業績的影響策略元件非關鍵(一般)元件手段元件瓶頸元件策略=價格影響力策略=聯盟策略=統合數量策略=減少風險應用競爭與最佳供應商達成長期購買合約長期關係聯盟合約改善物流成本動力改善行政成本動力替換品/重新設計減少供應風險高高低低適用比價的時機CompetitiveBidding規格非常清楚不會產生誤解，並可準確的估算成本供應商有充足的時間準備報價有足夠數量的供應商供應商需要具備技術上的承製能力，並且要有承製的意願採購總金額夠大，足以吸引供應商報價模具(Tooling)或整備(Setup)費用佔供應商總成本比重不高採買策略…BuyingStrategies1.Hand-to-mouthbuying捉襟見肘2.Buyingtorequirements按需求採買3.Forwardbuying提前採買4.Speculativebuying/volumepurchaseagreements投機採購/量購合約5.Life-of-productsupply產品壽命供應6.Just-In-Time即時交貨制度7.Consignment寄庫供應8.Commodities商品9.Supplierreplenishmentsystems補貨系統10.Outsourcing外包採買五、採購組織採購組織結構採購機制的組織與地點依業務特性與狀況因素而定…DecentralizedPurchasingStructureCentralizedPurchasingStructureCentralized/DecentralizedStructureLine-ManagementOrganizationPoolingStructureVoluntaryCo-ordinationLeadBuyershipLeadDesignConceptCross-FunctionalSourcingTeams採購組織結構…優點缺點直接負責利潤中心採購權力分散，缺乏經濟規模對內部顧客較重視對供應商沒有一致的姿態採購程序較簡便市場商情分散各地內部協調較低不易培養特定採購及材料專業人員直接與供應商溝通不同的單位可能有不同的交易條件地方分權（DecentralizedPurchasing）六訂單處理與交貨通知訂單處理指導原則訂單處理作業流程訂單注意事項交貨通知目的&指導原則交貨通知作業流程交貨通知注意事項訂單處理-指導原則所有PO必須有依據,原始依據及訂單必須經過相關權限主管簽核.採購訂單之內容在任何時刻皆須與實際情況相符:*單價:價格變動,必須提出申請,經核准后修改訂單內容,並重新列印簽核.*數量:需依照每週需求狀況即時更新.訂單處理-指導原則(續)確保PurchaseOrder(PO)的正確性及有效性.不允許”補單”狀況發生.訂單供應商須於2個工作日內簽回.訂單處理–作業流程客戶需求庫存管控PO稽核採購資料庫PO/WDN發出MPSMRP列印PO請購單PO簽核確認簽回PO簽核資料建檔系統維護PO/WDN交管/生管資材企劃資材物控專責採購訂單處理供應商價格資料訂單處理–訂單主要內容下單對象:供應商(vendorcode)訂購日期訂單號碼依據單號(請購單)幣別價格條件(deliveryterm)訂單處理–訂單主要內容(續)項次料號/品名/規格版次數量單位數量單價總價訂單處理–訂單主要內容(續)結報發票種類交期付款條件製造商保險運達地點簽核交貨通知WDN(WeeklyDeliveryNotice)交貨通知–每週更新RegularPO(一般標準訂單):-在外量(backlog)需求交期更新-同時提供未來1~3個月forecast交貨通知–每週更新BlanketOrder(被單式訂單):-提供13weeksrollingforecast-交貨通知為付款之依據,格式同標準訂單*JIT–交貨當天為invoicedate*VMIHUB–交貨日僅為貨品進HUB日期.取貨使用日方為Invoicedate*轉廠–同JIT交貨通知–注意事項每週通知,並於2個工作日內確認廠商回覆無誤.已下單但未交貨完畢之在外量(backlog),務必依照需求每週更新.同時提供未來1~3個月forecast,供廠商提前備貨.HUB須要求並提醒供應商注意庫存量.訂單處理&交貨通知–總結訂單處理:正確性及有效性.有依據,經主管簽核.不允許”補單”.供應商須於2個工作日內簽回訂單處理&交貨通知–總結交貨通知:每週更新並通知供應商–新訂單和未交完訂單皆是確認2個工作日內供應商回覆無誤.隨時修正交期,通知供應商依計劃出貨,以控制庫存水準.提供13weeksRollingForecast,讓供應商提早備料.確保P/O的正確性及有效性七采購與海關監管征稅查輯走私審單查驗核銷