项目管理的策略及导入(1)

專案管理的策略及導入•簡介•專案管理的原則•專案管理的工具•專案管理的策略•案例研討•Q&AIQC/陳賀銘(JeffreyChen)專案管理-簡介專案管理計劃,執行,管控,溝通+++++專案管理的原則•專案管理的組織部門為主專案為主弱勢矩陣平勢矩陣強勢矩陣專案管理的原則•專案管理所需要的技能根據美國專案學會的一項調查,以下六種管理技能對專案經理人來說最為重要,你知道有那些?何者最重要?82%78%76%72%64%58%0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%溝通組織團隊領導適應技術專案管理的原則•為什麼專案會成功?17.5%15.9%15.0%11.6%10.2%8.7%8.2%6.3%3.9%3.4%0.0%2.0%4.0%6.0%8.0%10.0%12.0%14.0%16.0%18.0%用者直接參與(17.5%)高級主管參與(15.9%)專案需求清楚(15.0%)計劃適當(11.6%)要求合理(10.2%)分階漸進(8.7%)能力過人(8.2%)誰的專案(6.3%)目標明確(3.9%)工作努力(3.4%)資料來源:TheStandishProjectLeadershipConferenceChicagoPresentation,•為什麼專案會失敗?13.0%12.0%11.0%10.0%9.0%9.0%8.0%8.0%6.0%4.0%0.0%2.0%4.0%6.0%8.0%10.0%12.0%14.0%不完整的需求(13%)用者不直接參與(12%)缺乏資源(11%)不合理的期望(10%)高級主管不支持(9%)常常變需求(9%)沒有計劃(8%)不需要了(8%)資訊管理缺乏(6%)其他(4%)專案管理的原則資料來源:TheStandishProjectLeadershipConferenceChicagoPresentation,專案管理的原則•造成專案成員衝突的主要原因?1234567性格優先次序技術成本行政人力時間表資料來源:SloanManagementReview專案管理的原則•專案管控流程確定專案計劃實際資料變動管控實際VS計劃決定原因及評估衝擊沒有差異有差異衝擊很小衝擊很大採取矯正行動修改原計劃報告現況專案管理的原則•如何訂定專案的目標?用動詞來描述目標用可以衡量的數字來作為完成目標的根據有特定的時間期限註明最多花多少錢例一:專案管理的工具•計劃評核表(PERTCHART)的技術運用行動12345678開始結束事項事項先置行動後置行動日0510152025303540455055閒置行動專案管理的工具•計劃評核表的主從關係12345678126ACDBFEG主從•計劃評核表-要徑法(CriticalPathMethod)的計算AIJBCDEFGH專案管理的工具122522323211CPM=1+2+5+2+3+2=15天•計劃評核表的例子-整修建築物(A~R)專案管理的工具A專案開動G外牆裝修-8M內部裝修-5B完成工作計劃-15H裝窗戶-3N內部油漆-3C穫得整修許可-16I外牆油漆-8O電器安裝-2D打地基-10J電線架設-7P清理完畢-3E牆及屋頂架構-8K空調安裝-3Q地板安裝-2F完成屋頂-4L隔熱處理-5R專案完工電線架設-7完成屋頂-4內部裝修-5電器安裝-2外牆裝修-8牆及屋頂架構-8穫得整修許可-16外牆油漆-8完成工作計劃-15打地基-10專案開動專案完工內部油漆-3空調安裝-3地板安裝-2裝窗戶-3隔熱處理-5清理完畢-3CPM=?天•專案成本估計的方法-利用工作細分結構圖專案管理的工具根據非相關經驗,35%的範圍根據相關經驗,15%的範圍根據細節,5%的範圍•專案風險分析-樹枝決擇法(TreeDecisionMethod)專案管理的工具機率X結果=預估價值0.20x100,000=$20,0000.80x-20,000=-$16,0000.70x10,000=$7,0000.30x-20,000=-$6,000?進度激進計劃進度保守計劃專案管理的工具•專案報告的要點:目前的進度應該的進度下一個進度如何到達?需要什麼資源?何時可到達?專案管理的策略•專案見壞即收的原則破除麻將心理不服氣也得服命已無後台老板政治氣候變了人亡政息需求已改變市場改變客戶改變技術重大錯誤執行重大錯誤人事重大錯誤難民收容所專案管理的策略及導入專案經理人的性向分析ABCD56776510988910合作深思謹慎安靜意見中庸隨合第二線避免權力不領頭愛問競爭急進冒險積極意見強烈主動第一線爭取權力領頭愛答專案經理人的性向分析1234789987121110101112熱情/親和力開放/不設防沒時間觀念重視意見穿著,言行隨合意見,行為戲劇化寬容的態度感情用事城府不深主觀而喜怒於色容易相處重視友誼6冷淡/獨立保守/設防有時間觀念重視事實穿著,言行正式意見,行為有分寸嚴格的態度理智用事城府較深客觀而自我控制要求嚴格公事公辦專案經理人的性向分析DC自我控制BA12說34情緒化問孔明Analytical劉備Amiable關公張飛DriverExpressive專案經理人的性向分析張飛型的特徵優點:行事果斷作風積極有一貫性好勝心強工作勤勞有話直說缺點:作風強悍沒有耐心講話太快造成壓力輕諾寡言相處時避免:吱吱唔唔妄自猜測浪費時間太顧細節見招拆招失掉重點留下漏洞出人意外故充百曉過份熱絡專案經理人的性向分析關公型的特徵優點:自信心強樂觀進取待人熱情不易放棄工作勤勞有話直說缺點:過份樂觀信口開河言多必失不顧細節常鬧情緒相處時避免:斤斤計較太多規範不通情理冷酷無情毫無反應三緘其口不給面子依賴數字吹毛求疵過份刻板專案經理人的性向分析孔明型的特徵優點:能力很強考慮周到標準很高具分析能力技術掛帥刻苦耐勞缺點:顧慮太多企圖不大缺乏抗爭心容易萎縮過份細節見樹不見林相處時避免:毫無頭緒亂耍花腔太過隨便亂猜一氣過份急躁訴諸權威見招拆招強詞奪理亂用資料感情用事專案經理人的性向分析劉備型的特徵優點:熱情友善善做聽眾細心體貼合群忍耐容易相處不爭功勞缺點:缺乏果斷容易受傷沒有彈性反應遲鈍佔有性強相處時避免:超之過急涵意不清過份嚴肅太多意見要求太多拒人千里強調數字步調太快DC自我控制BA12說34情緒化問專案經理人的性向分析專案管理的工具•專案成本的處理過程專案的原有預算:BAC(BudgetatCompletion)目前的評估:EAC(EstimateatCompletion)完工時的成本差異:VAC=BAC-EAC(VarianceatCompletion)已完工成本:BCWP(BudgetedCostofWorkPerformed)依計劃完成的預算成本:BCWS(BudgetedCostofWorkScheduled)專案的表現指數:SPI=BCWP/BCWS(SchedulePerformanceIndex)專案的實施成本:ACWP(ActualCostofWorkPerformance)專案成本表現指數:CPI=BCWP/ACWP(CostPerformanceIndex)EAC=BAC/CPIorEAC=ACWP+RemainingBAC)專案管理的策略•如何獲得上級的重視重視+投入=視為己任集思廣義全力而為溝通良好權職分明珍惜時間重視後續團隊精神專案管理的策略•應變計劃如何制定?一定要相信“墨非”定律重要的任務交給最能幹的人,急迫的任務交給最努力的人.口說無憑,一定要寫下來多多演練及預習專案管理的策略•一定要問對問題的瞭解是否有共識?共識是根據什麼方法建立起來的?怎麼知道你對「顧客」的需求絕對瞭解?有沒有把最嚴重的問題寫下來?專案的主要任務是什麼?誰是專案的受益人?受益人滿意的條件是什麼?受益人之間利益是否有差距?差距如何彌補?專案的目標是什麼?專案各主要階段的產品是什麼?最後的產品有什麼用?專案的範圍是什麼?專案的風險有那些?對風險的應對方法如何?誰可以對專案計劃可以拍板定案?專案成員的水準如何?成員對扮演的角色清不清楚?溝通的方法和管道是什麼?專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第一條:計劃為避免大錯之本好的計劃不能擔保專案一定成功,但壞的計劃擔保一定失敗重視別人的意見放眼看全局目標要有共識保持日程,進度,適當的彈性設定一般遊戲規則確定個人的責任專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第二條:執行為勝敗關鍵之本戰事的成敗決定在戰場上把握關鍵工作的進展用幫忙解決問題的態度來影響部下的表現原有的計劃不是不能改,但改計劃不能變成習慣為部下爭取資源專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第三條:追蹤為確保專案品質之本會打球的人,眼睛一定是放在球上定時與專案小組成員討論專案進展在必要時,不排除對個人或團體加以表揚追蹤的方式可以不拘形式,但其結果必須公開,並做成記錄在問題變的不能解決前,先處理掉•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第四條:進度評估為避免失控之本風箏飛的再高,線還是要抓在手裏因材施教,不同的人需要不同的管理對張飛型的人要注意細節對關公型的人要看證據對劉備型的人要提供方向和指導對孔明型的人要把握要點專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第五條:過錯為吸取寶貴經驗之本將事情做對所花的時間遠比解釋為何做錯所花的時間要少的多過錯(error)和錯誤(mistake)並不一樣;過錯不改才會變成錯誤保持冷靜,大多數的專案都不是什麼人命關天的專案在挫折中學習經驗專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第六條:上下關係為團隊精神之本在專案管理中,專案成員扮演的角色隨功能而變,上司和部下的關係通常是短暫的專案管理是不同的人在不同的時間戴不同的帽子,和功能有關,和職位薪水無關專案經理的責任是教練,裁判,輔導而不是監督要懂得說”不”要避免”意料之外”專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第七條:士氣為不畏艱難之本士氣和專案的時間成反比,和成就感成正比要有肩膀,不怕負責光環給別人戴懂得將專案化整為零的道理公開表揚,私下勸勉要有壯士斷腕的勇氣,不要讓一個害群之馬影響別人的士氣專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第八條:溝通為化解誤會之本在專案管理上,有所謂的”太多的溝通”最有效的溝通還是面對面的溝通最重要的是知道:我在那?應該在那?怎麼到那?何時到那?需要什麼幫助才能到那?什麼人領我到那?如果不能到那又如何?統一溝通的標準和方式絕對不能讓謠言滿天飛專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第九條:衝突為考驗智慧之本在專案的過程中,有衝突是好現象,見不到的衝突最可怕面對衝突,尋求解決之道殺雞儆猴的必要性千萬避免公開的衝突絕對避免團體對團體的衝突專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第十條:資源運用為檢驗效率之本追求十全十美的人沒資格做專案經理懂得取捨原則的重要性將最能幹的人用在最重要的地方省時比省錢重要花一個半人的錢請一個能幹的人,遠比請兩個人花一個人的錢要划算人多的麻煩比人少的麻煩要大專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第十一條:經驗為駕輕就熟之本在成功中學到的知識是學問,在失敗中學到的知識是經驗經驗比知識重要失敗的經驗比成功的經驗重要自己的經驗比別人的經驗重要最近的經驗比過去的經驗重要多方的經驗比長久的經驗重要專案管理的策略•理想專案經理的畫像-管理手冊12條第十二條:人際關係為萬事順暢之本到了最後,歸根究底還是人的問題不要期望張飛一覺醒來就變孔明張飛永遠不會變劉備不要試圖去改變別人保持作風的一貫性個人的名譽是最重要的資產專案管理的策略案例研討找出案例中的-專案經理人:專案支持人:分析專案為何成功?為何失敗?專案管理的策略及導入