1秘书与秘书机构

秘书与写作彭芬兰13107315498上篇秘书概述第一章秘书人员与秘书机构第二章秘书综合素质第三章秘书人人际第四章秘书礼仪中篇秘书实务第五章秘书办事第六章秘书办会第七章秘书办文下篇秘书写作第一章秘书人员与秘书机构通过对秘书工作主客体的基本认识。掌握秘书、秘书部门和秘书的工作。理解秘书分类的意义，理解秘书在社会各行业中的广泛的覆盖面，为具体掌握秘书各项实务做理论准备。第三节秘书工作第二节秘书部门第一节秘书第一节秘书一、秘书的定义二、秘书的分类三、秘书分类的意义本节点睛社会对秘书的偏见和误解小刘的困惑小刘毕业后在市委机关工作，虽只是一名普通的文秘工作人员，工作辛苦，生活清苦，但在一般人看来，这仍是一份不错的“差使”。因为能够在“市委首脑机关”工作，对许多人来说是可望而不可及的。他也常因此而自豪，但也有感到尴尬的时候。比如，过节回家，与亲朋好友聊天时，或因工作关系与其他部门的人打交道时，谈起工作单位，当说起自己在市委办公室工作时，听到的第一句话大多是“好”或“有前途”之类，但接下来多问“在给谁当秘书？”每当此时，小刘总不好意思地回答：“惭愧，我不是哪位领导的专职秘书，只是市委办公室的一名普通工作人员。”听了这样的回答，不知是不是小刘过于敏感，总觉得他们的态度多少都因为他不是某位领导的专职秘书而发生了变化，或失望、或遗憾，甚或看轻。原以在“市委首脑机关”工作为荣的小刘，经过多次这样的尴尬之后，不免产生了几许困惑：秘书仅指领导的“专职秘书”（或称贴身秘书）吗？秘书作为一门有着悠久历史的职业，在现实生活中起着越来越重要的作用，被称为现代社会的“第361行”。一、秘书的定义关于“秘书”一词的涵义，古今有所不同，下面看三种不同的定义。（一）秘书定义的演变古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。且由于“秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便将掌典图书、著书立说的官署和官职称之为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、“秘书郎”、“秘书令”等。1在古代秘书人员中，最典型的应该属司马迁了。司马迁可以说是我国第一位专业秘书人员，上官婉儿是武则天身边的贴身秘书，担任女官一职，官职相当于明代的司笔太监，负责起草诏书，全书30余万字，共收录60位古代高级秘书人物，其中秦汉、三国、两晋南北朝时期的秘书人物22位，隋唐五代时期的秘书人物26位，宋元明清时期的秘书人物12位。另外在附录部分收录了与古代高级秘书人物有关的文章4篇。现代意义的秘书，开始于孙中山领导的中华民国临时政府。由指物转变为专指担任某职务的人。这时的“秘书”，主要是政务秘书，还不能等同于今天的职业秘书。2南京临时政府的秘书工作孙中山先生为总统的南京临时政府总统府，正式设置秘书处作为政府日常办事机构。各部委设承政厅，置秘书长一人，承总长之命，总理厅务并掌管机要文书，处理内外事务。承政厅设篡辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处，各置秘书一人，掌其事。(内设机构分工合作)南京临时政府的秘书工作，首开了我国具有现代意义的秘书工作之先河。它对古代秘书性工作的改革，体现了反封建的民主思想，其形成的诸多改革成果，具有时代的创新性和民本性，并为后世所沿袭。陈布雷才华出众，二十岁就在报界享有盛誉，在国共两党通力合作会师北伐后，蒋介石很需要身边有个笔杆子。享有声望的陈布雷就成了最理想的人选。北伐刚到南昌，蒋介石就派邵力子去上海邀请陈布雷去南京会晤谈。为延揽人才，蒋介石表现出谦逊的姿态，陈布雷为蒋介石的“礼贤下士”所感动，不久即为他起草了激情四射、文采飞扬的《告黄浦同学书》，从此陈布雷就成了国民党的“领袖文胆”和“总裁智囊”，先后任国民党宣传部部长、国防最高委员会秘书长等职，长期为蒋介石代拟文字，充当蒋介石的“文胆”二十余年，素有“国民党第一只笔”之称。毛泽东同志担任过党中央第一任秘书。邓小平同志24岁即任中央秘书长，先后四次担任中央及部队的秘书长。王若飞、蔡和森、张太雷、吴玉章、李维汉、林育南、胡乔木、及大作家郭沫若、茅盾等都在不同时期从事过中央或各种机构的秘书工作。当代“秘书”定义的探讨，是从20世纪80年代开展秘书学研究开始的。3当代“秘书”定义：王千弓先生认为“是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机关、企业事业单位从事这一类工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。”王千弓袁维国先生认为“秘书主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事务、联络协调、催办查办等。”张家仪认为“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书从事的工作也就是秘书职业。所以，秘书决不是一种职务，而是一种职业名称。”侯玉珍老师认为现代秘书的涵义是：“直接协助各级领导机构和领导干部以及私人，撰制掌管文件、辅助决策，处理日常事务的执行和承办人员。”侯玉珍（二）秘书的定义据此，对秘书作如下定义：所谓秘书，在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。目前秘书在各类政府机关、企事业单位中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。（三）秘书的岗位范畴文秘、秘书长、办公室主任、文书、行政助理SecretaryAdministrativeAssistantOfficeCoordinatorExecutiveAssistantTheSecretaryofStateChiefCabinetSecretary二、秘书的分类从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类(一)从秘书服务对象的性质来划分，可分为公务秘书和私人秘书两类。1、公务秘书公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。公务秘书是国家工作人员，由组织或人事部门选调，从国家或所在单位（集体企事业）领取工薪，在编制上属于所服务的机关或单位。（1）集体秘书。指为整个机关或单位的领导班子整体服务而不是为某一个领导者服务的的秘书。我国各级党政机关、军队、企事业单位和社会团体的秘书，大都属于集体秘书。（2）专职秘书。指专门为某个领导者、专家服务的秘书（有时也称为某某领导者或专家的私人秘书）。专职秘书服务的对象虽然是某个领导者或专家，但他仍属于国家干部编制的工作人员，同样是从国家或所在单位（集体）领取工薪（这与私人出资聘用的私人秘书不同）。2、私人秘书（非公务秘书）私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务的秘书。这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他个人聘用的秘书等。这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪由聘用者支付。(二)按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为政务秘书商务秘书司法秘书医务秘书教学秘书等。商务秘书：主要指在从事各种商务活动的企业中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘书人员。教学秘书：主要指在教育教学机构、院校各级机构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还可以分为教学秘书和教务秘书两类。教学秘书主要辅助管理本单位教学、科研等方面的组织、规划和实施工作，协助对教学工作进度、质量的宏观调控；教务秘书的主要工作是协助领导协调单位内各个部门的工作，主管教学后勤保证工作，保证教学任务的完成。司法秘书：指就职于法院、企业、社团律师或律师事务所。负责接待或陪同律师访问当事人；记录整理当事人口述；起草、打印法律文件；查询法律文书档案资料；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材料；执行律师交办的其他事务等。医务秘书：这类秘书人员就职于医务医疗机构，主要负责医务医疗机构内的行政管理工作和辅助医务管理工作，协调机构内部各个部门之间的关系和对外的联络沟通。政务秘书：主要在党、政各级领导机关辅助领导的决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。(三)按照秘书人员所从事的工作内容划分1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事务的秘书人员。2、文字秘书:指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。3、机要秘书:指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。4、信访秘书:指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电话总机、电传、传真等）的秘书人员。6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。链接：周总理秘书分类周恩来的秘书们（部分）赵炜——周恩来的生活秘书越茂峰——周恩来的机要秘书张永池——周恩来的贴身秘书赵行杰——周恩来的警卫秘书李越然——周恩来的俄文秘书雷英夫——周恩来的军事秘书马列——周恩来的外事秘书钱嘉东——周恩来的外事秘书韦明——周恩来的文教秘书李岩——周恩来的经济秘书顾明——周恩来的工业秘书杨纯——周恩来的农业秘书周研森——周恩来的行政秘书三、秘书的层次按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次1、高级秘书：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长，同时也是政府的领导成员之一。其职责是“参与政务，管理事务”，协助首长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务工作等。国务院秘书长杨晶，男，蒙古族，1953年12月生，内蒙古准格尔旗人，1970年12月参加工作，1976年8月加入中国共产党，中央党校研究生学历。现任中共中央书记处书记，国务委员、国务院党组成员兼国务院秘书长、机关党组书记，中央国家机关工委书记，国家行政学院院长。2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通常也被称为秘书工作人员。高级秘书官员秘书：是以秘书命名的官员。如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。我国和其他国家高级官员和企业首脑身边，设有助理或特别助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘书长。也属于官员秘书。高级秘书秘书部门负责人：各级政府办公厅（室）、企事业单位的办公室的负责人，即办公厅（室）主任、秘书处长、秘书科长等。秘书部门负责人是领导者身边的高级助手，是机关日常事务的具体组织者、设计者和推动者，是各种公务往来关系的沟通协调者。高级秘书领导人的专职秘书：各国政界要员、企事业单位及社会团体的领导者，一般都配有专门为自己公务服务的秘书。这类秘书直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。中级秘书的特点办文办会办事初级秘书指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务特点工作内容一般是操作性的日常事务要有熟练的办公技巧要有良好的服务态度和敬业精神国外秘书人员，根据各人承担责任大小和资历条件等方面的不同，也在纵向上分为不同的层次。例如英国，把属于政府文官系统的秘书，分为行政级、执行级、文书级、助理文书级四个层次；日本企业界的秘书，则分为见习