10-中欣集团地产公司办公室

办公室职位说明书编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第2页共16页目录一、部门结构图...............................................................................................................................................3二、本部门人员能力素质结构表...................................................................................................................3三、职位说明书...............................................................................................................................................4111）））办公室主任...........................................................................................................................................5222）））办公室行政专员...................................................................................................................................7333）））办公室档案管理员...............................................................................................................................9444）））办公室法律顾问..................................................................................................................................11555）））办公室前台文员.................................................................................................................................13666）））办公室网络管理员.............................................................................................................................15湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第3页共16页办公室职位说明书编制说明：1.本职位说明书由员工本人和主管上级共同拟制，经员工确认、主管上级审核、公司人力资源部审批后执行，作为员工工作指导、公司人力资源管理的基本依据2.当工作内容、工作环境变化时，职位内容应及时修改和完善一、部门结构图二、本部门人员能力素质结构表类型素质或能力项目（等级：1-5）主任行政专员法律顾问档案管理员前台文员网络管理员业务能力掌握本职位工作需具备的专业知识和技能，能有效地发现问题并及时加以解决。544444学习能力善于学习，能总结经验教训，吸取他人的长处，接受新知识，注重自我提升。433333创新能力在工作中不断提出新设想、新方案，改进工作方式和方法，具备开拓新局面的能力。322222总经理网络管理员办公室主任法务专员行政专员前台文员档案管理员湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第4页共16页协调能力与人融洽相处，在人际交往中能随和大度，有效化解冲突。具有与上司、下属、客户保持友好关系的能力。433333沟通能力能根据表述内容和沟通对象的特点采取适当表达方式和技巧；在人际交往中，能通过各种途径和线索准确地把握和理解对方的意图，抓住关键信息，作出恰当反应；具有使他人接纳自己意见和建议的能力。433333公关能力采取恰当的方式与媒体、政府部门及公众沟通，以达到预定的目标。422222适应能力能根据不同的环境和条件及时调整自己的心态和工作方法，在新工作环境中能很快胜任工作，采取相应变通措施。433333决策能力能根据获得的数据资料进行分析和判断，并结合个人经验和直觉做出正确的决定，以及快速应对和处理各种事故及危机的能力。433333三、职位说明书湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第5页共16页111）））办公室主任1.基本资料职位名称主任职位编号所属部门办公室岗位定员直接上级总经理职务序列直接下级行政专员、法律顾问、档案管理员、前台文员、网络管理管理幅度直辖5岗发展通道副总经理2.职位目标2.1负责公司行政后勤、法务、档案公文印鉴方面的统筹管理工作。3.工作联系3.1内部联系：各部门；3.2外部联系：办公类固定资产供应商、日常行政用品供应商、合作方。4.职责权限序号工作职责及权重工作描述1通用职责10%1)负责部门管理制度、工作标准、业务流程的建立、完善和监督执行；2)负责根据公司战略编制本部门的业务规划、年度、季度、月度计划，并监督计划的落实；3)负责组织部门内的培训工作；4)负责下属员工的工作安排，并对下属进行工作指导、监督，确保部门工作的顺利开展；5)负责落实本部门绩效考核工作；6)负责督导各级审批/审核意见在本部门经办事宜中的落实；7)负责代表本部门进行跨部门间的协调与沟通；8)负责组织完成上级领导交办的其他工作。2行政后勤管理40%1)督导和检查行政管理制度执行情况，对违反规章制度的行为进行处罚；2)负责公司除运营管理会议以外会议的筹备和组织工作，形成会议纪要并督办会议决议事项，进行会议的总结工作；3)督导行政专员管理公司公章、对用印审核并进行记录，确保印鉴的安全和有效使用；4)负责调配公司车辆，维护车辆的正常运转，管理驾驶员；5)督导公司办公类固定资产和日常行政用品的采购、发放和保管；6)督导公司前台接待工作；7）督导行政专员保管公司营业执照、组织代码证；8）督导公司办公类固定资产的采购、维修与管理。湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第6页共16页序号工作职责及权重工作描述3公文管理30%1）组织对公司形成的各种文件、合同、协议、函、会议纪要等正式文件的书写规范化进行审查，负责以公司名义发文的文件编号、登记、下发管理，以保证上情下达和下情上报，保证公司信息畅通。8企业文化建设10%1)组织制定企业文化建设规划；2)编制并实施企业文化方案。4法务管理10%1）督导房地产相关法律法规文件的收集整理汇编，协调法律顾问和外聘律师的各项工作，为公司提供商务活动所需的法律咨询服务与法律支持服务。5.任职要求5.1学历及专业背景要求（含资格证书要求）a）行政管理、企业管理等相关专业大专及以上学历。5.2经验要求：a）5年以上大型房地产及相关企业行政管理工作经验。5.3其他工作技能要求a）业务技能及专业知识：具备行政管理的专业知识，房地产相关知识。b）职业素质：办事踏实、耐心、仔细，善于协调工作关系，对突发的事件有应急措施和应对能力。c）其他能力：具备很强的文字处理能力，良好的管理、沟通、组织协调能力。d）语言及计算机要求：英语四级水平；熟练掌握OFFICE办公软件。5.4有助于提升工作业绩的培训：a）沟通技能的培训b）心理学、管理知识培训c）房地产行业专业知识培训6.使用文件6.1尚在编制中7.其他工作环境工作场所：办公室必备工作设备：计算机是否经常出差：否工作班次：根据要求加班工作环境：良好湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第7页共16页222）））办公室行政专员1.基本资料职位名称行政专员职位编号所属部门办公室岗位定员直接上级主任职务序列直接下级无管理幅度无发展通道办公室主任2.职位目标2.1负责公司的行政管理和后勤方面的工作。3.工作联系3.1内部联系：各部门；3.2外部联系：办公类固定资产供应商。4.职责权限序号工作职责及权重工作描述1通用职责20%1)根据部门计划的安排，完成相关的工作；2)参与公司、部门组织的培训工作；3)参与公司的绩效考核工作；4)负责完成主管领导交办的任务；5)定期向主管领导汇报本职工作的情况。2行政管理30%1)负责公司各类行政文件的拟制、审核、行文、机要流转、文件登记、处理、存档和上呈及下发等工作；2)协助办公室主任做好公司除运营管理会议以外会议的筹备和组织工作；3)负责营业执照、法人代码证书、开发资质等的注册、年度审核及变更工作。3后勤服务30%1)负责监控公司环境卫生和食堂管理工作；2）负责公司办公场地的安全管理，包括定期的安全检查和监控整改。3)负责为公司高管出差人员安排票务、住宿等事项；4)负责外部客户的接待工作。4办公资产管理20%1)负责公司办公类固定资产的采购工作；2）负责公司办公类固定资产的维护和保管工作；3)办理公司各部门的办公类固定资产的转移/报废手续；4)负责办公类固定资产的盘点工作；5)负责建立和维护公司固定资产台帐。湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第8页共16页5.任职要求5.1学历及专业背景要求（含资格证书要求）：a）行政管理、秘书等相关专业大专及以上学历。5.2经验要求：a）3年以上房地产企业行政管理工作经验。5.3其他工作技能要求：a）业务技能及专业知识：具备行政管理方面的专业知识，房地产相关知识。b）职业素质：具有较强的语言表达能力，善于与人沟通，具有亲和力，办事踏实、耐心、仔细。c）语言及计算机要求：熟练掌握OFFICE办公软件。5.4有助于提升工作业绩的培训：a）沟通技巧培训b）行政管理专业类培训6.使用文件6.1尚在编制中7.其他工作环境工作场所：办公室必备工作设备：计算机是否经常出差：否工作班次：正常班工作环境：良好湖南中欣集团地产公司文件编号版本/修订A/0办公室第9页共16页333）））办公室档案管理员1.基本资料职位名称档案管理员职位编号所属部门办公室岗位定员直接上级主任职务序列直接下级无管理幅度无发展通道主任2.职位目标2.1负责公司档案管理和资产管理工作。3.工作联系3.1内部联系：各部门；3.2外部联系：档案馆及相关政府部门。4.职责权限序号工作职责及权重工作描述1通用职责20%1)根据部门计划的安排，完成相关的工作；2)参与公司、部门组织的培训工作；3)参与公司的绩效考核工作；4)负责完成主管领导交办的任务；5)定期向主管领导汇报本职工作的情况。2档案和图书管理80%1)负责公司所有一级档案[包括文件、图纸、合同、协议、录音录像带(非文艺性）、图样、照片等资料]的收集、归档、整理、保管、统计、借阅服务、保密管理等工作；2）负责公司各部门二级档案数据管理的组织、监督工作；3)负责建立档案和图书管理制度，接收和归档管理各类档案；4)负责办理档案和图书借阅手续和督促归还；5)负责按规定程序办理档案销毁手续并实施销毁。5.任职要求5.1学历及专业背景要求（含资格证书要求）：a）档案管理、信息管理相关专业大专及以上学历。5.2经验要求：a）3年以上档案管理相关工作经验，具有档案管理资格证书优先。5.3其他工作技能要求：a）业务技能及专业知识：熟悉档案管理和固定资产管理知识；b）职业素质：具有较强的沟通能力，办事踏实、耐心、仔细；c）语言及计算机要求：熟练掌握OFFIC