2第二章秘书办文的工作

行政秘书学技能篇第二章秘书办文的工作●文书的撰拟●文书的处理●技能训练单击此处添加标题第一节文书的撰拟一、文书的概念与分类二、秘书工作中的常见文种三、公文的行文关系、方式、规则四、公文的基本格式与写作要求单击此处添加标题一.文书的概念与分类（一）文书的概念文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。文书包括私人文书和公务文书两种。私人文书，是指个人或家庭、家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。公务文书，《国家行政机关公文处理办法》中定义为传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、布署和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。单击此处添加标题文书是国家机关，企、事业单位在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料的统称。辨析：“文书”、“公文”、“文件”公务文书的特点：1.公文是由法定的作者制成和发布的；2.公文具有法定的权威和效力。单击此处添加标题党政机关的通用公文文体（1）规范性文件：条例、规定、办法。（2）领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、决议、意见、通知、通报、批复（3）公布性文件：公告、通告（4）陈述呈请性文件：报告、请示、议案、调查报告（5）商洽性文件：函（6）会议文件：会议纪要通用文书（二）文书的种类通用文书、专用文书、常用事务文书。1.单击此处添加标题我国行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。——《国家行政机关公文处理办法》第九条党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例。规定、函、会议纪要等14种。——《中国共产党机关公文处理条例》第二章第七条通用文书单击此处添加标题专用文书法律文书：是国家司法机关在处理刑事、民事、经济各类案件时，依照法律规定的程序而制作或发布的、具有法律效力或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件。是代表国家意志，忠诚地体现国家法律精神，遵循法律规定为付诸实施某一法律行为，能引起一定法律后果而制作的文书。军用文书：通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情报和积累资料的重要工具。公关文书：凡是用于沟通、增进、改善本企业与公众关系的文字材料。商业文书：商业应用写作所反映的内容，是由商业的实际工作所决定的，无论是布告、通知、请示、报告，还是简报、消息、总结、通讯、商业经济论文都要与商业工作有关，体现出“商”字来。单击此处添加标题经济类公文的种类（1）经济合同（2）报告、信息（3）广告文书（4）产品说明书（5）招标书（6）投标书（7）会计报表（8）经济诉讼文书专用文书单击此处添加标题上行文下行文平行文（p182）平件急件特急件对外公开限国内公开内部使用秘密机密绝密2.3.4.按公文处理时间划分按阅知范围按行文关系划分行文关系是指文书的发文机关与收文机关之间的往来关系，是根据每个机关所属组织系统的隶属关系及其职权范围来确定的。行文关系一般包括两大类：（1）隶属关系（2）非隶属关系单击此处添加标题序号分类具体种类细目1领导指导类文书命令颁布性、事项性命令任免令奖惩令决定知照性、指挥性决定决议事项性、纪要性决议2报请类文书报告上复性、知照性报告、简报请示申述性、安排性请示3批转类文书批复、批转、转发4知照类文书公告事项性、祈使性公告通告事项性、约制性通告通报表彰性、批评性、情况通报通知指挥性、事项性、任免、会议通知5记述类文书计划规划、方案、预案、工作要点总结综合性、专题性总结会议纪要会议记录大事记6联系类文书函公函、便函介绍信联单式、便函式7规范类文书章程、规定、条例、办法、细则二.秘书工作中的常见文种单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题请按照行文关系将下列文种归类：行文：报告、请示。行文：命令、决定、指示、决议、通知、通报、批复。行文：议案、通知、函、会议纪要。练习：单击此处添加标题三、公文的行文规则（p182）（1）按机关隶属关系和职责范围行文（2）授权行文（3）大力精减文件，严格控制发文数量和范围（4）在一般情况下，党政机关不得越级行文（5）必须正确确定主送机关和抄送机关，主送机关与公文名称相互呼应（6）关于联合行文问题（7）关于“请示”的行文问题（8）在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行（9）公文由文秘机构统一处理单击此处添加标题四、公文的基本格式与写作要求1.公文格式构成公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。根据国家质量技术监督局1999年12月发布的《国家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。单击此处添加标题1．眉首，包括的项目有：公文名称、发文字号、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度及上行文签发人。2．主体，包括的内容有：公文标题、主送机关、正文、无正文说明、附件、签发机关印章或签署、成文日期。3．版记，包括的内容有：附注、主题词、抄送机关、印发机关和日期、印发份数。单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题2.公文规范的基本要求：（1）《中国共产党机关公文处理条例》（1996.5）（2）《国家行政机关公文格式》（1999.12）（3）《国家行政机关公文处理办法》（2000.8）单击此处添加标题公文格式排版规定：1.保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期限（如机密★5年），3号或4号黑体。2.紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。3.发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。5.签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。6.标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字；除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括号居中7.附件：附件应标明标题、件数、份数。在正文以下日期以上，排出附件号。8.注释：注释排在日期下方，用4号或小4号仿宋体。单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题3.公文写作的基本要求：练习：按照按照公文写作要求，修改下列语句中的错误合“法”、求实合体（体式规范）简明、严谨、准确、规范完整、清晰、耐久（主题正确、鲜明；语言准确、精练）单击此处添加标题(1)语句表达正确与否，是衡量表达能力的重要标志。(2)我们要为构建和谐社会打下物质基础和精神准备。(3)语文能力包括口头的说、听和书面的读、写两个方面。(4)经过一系列的整顿之后，第一车间劳动纪律逐渐走上正轨。(5)机器质量的好坏是保证生产安全的一个重要条件。(6)5月3日，我们访问了参加过“五四”爱国运动的当年的爱国老人。(7)某市教育局关于召开全市中小学校会议的《通知》。(8)某局关于走私贩私的指示。(9)某市矿务局关于全市上半年技术改造情况的反映。(10)东南市人民政府转发国家计委2002年1号文件的通知。单击此处添加标题单击此处添加标题单击此处添加标题1．根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为()A.法定正式公文B.通用公文C.非法定正式公文D.专用公文2.通告的正文部分由哪几部分构成?()A.发布通告的依据、目的B.通告事项C.结语D.执行的具体要求3．北京市政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于()A．呈请性文件B．平行文件C．上行文件D．下行文件4．非同一系统的任何机关相互行文都使用()A．上行文B．平行文C．通知D．下行文5．以下有关公文的说法错误的有()A.公文的基本组成部分有:标题/正文/作者/日期/印章或签署/主题B.通用公文又称行政公文，指各类机关普遍使用的文件如请示、报告、函等C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有强制性影响练习单击此处添加标题——《国家行政机关公文处理办法》2000年国务院发布“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。单击此处添加标题函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。单击此处添加标题“函”有下列三方面的作用：(一)相互商洽工作。如调动干部，联系参观、学习，联系业务，邀请参观指导……。(二)询问和答复问题。如天津市民政局向民政部门询问的“关于机关离休干部病故抚恤问题”的问题以及民政部对此问题的答复，都是用“函”的形式。(三)向有关主管部门请求批准。如《民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函》就是为向国家计划委员会请求批准而发的。单击此处添加标题国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函国办函〔2002〕31号浙江省人民政府、海关总署：浙江省人民政府《关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示》(浙政〔2001〕27号)收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：同意宁波海关升格为正厅(局)级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。国务院办公厅二〇〇二年四月十八日(引自《中华人民共和国国务院公报》，2002年第16号)单击此处添加标题第二节文书的处理一、文书处理的含义及原则二、文书的收发与管理三、文书处理应注意的事项单击此处添加标题一、文书处理的含义及原则文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚持准确、及时、安全、统一的原则。单击此处添加标题二、文书处理的程序及注意事项1.收文处理（1）公文的收受与分流签收-外收文登记-启封-内收文登记-分办-传阅-摘编注：分办的基本做法（p184）（2）办理收文拟办-批办-承办-注办（3）组织传阅与催办查办组织传阅-催办-查办（4）处置办毕公文阅卷归档、清退、暂存、销毁。注：签收工作由专职或兼职的外收发人员或通讯人员完成。单击此处添加标题文件处理单来文标题拟办意见领导批示办理结果备注单击此处添加标题文件处理单共收份收文号：办、阅人签名：已分发给：收文时间：拟办意见：批办意见：办理结果：单击此处添加标题公文的签收是由()完成的。A.外收发人员B.通讯人员C.内收发人员D.机关领导人或部门负责人单击此处添加标题2.发文处理（1）文稿形成拟稿。审查，包括会商和核稿两个环节。签发。（2）公文的制作注发、缮印、校对用印或签署。（3）公文的对外传递发文登记——封发(分装——发出)（4）处置办毕公文阅卷归档、暂存、销毁。拟稿审核签发复核缮印校对盖章登记封发立卷、归档、暂存、销毁单击此处添加标题发文登记簿发文日期发文号密级文件标题收文单位共印份数发出份数拟稿单位签发人备注单击此处添加标题XX市旅游局接到XX省旅游局转发的《中华人民共和国国家旅游局令》(第18号)文件中发布的《出境旅游领队人员管理办法》。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起