XXXX秘书上编

《涉外秘书学》吴静上编理论篇第一章学科概说一学习的重要性二学科的兴起和发展：在中国产生于20世纪80年代三学科研究对象和性质（一）秘书学是研究秘书活动及其规律的一门科学（二）性质：综合性强；实践性强四学习的方法和意义（一）方法：理论联系实际；运用比较的方法；注意吸纳其它相关学科的营养；科学学习（坚持古为今用；洋为中用）（二）意义：变感性认识为理性认识；更好的指导、改进秘书工作，进一步科学化、规范化；满足社会对秘书人才的需求；扩展视野，开拓思路第二章涉外秘书机构概说一秘书部门的概念：有广义和狭义之分二秘书部门的职责：参谋、助手、服务三秘书部门的特点：重要性、辅助性、综合性、中介性、机密性四秘书部门的作用（与秘书工作的作用相似，后文有详细解说，此略）：枢纽沟通、参谋咨询、信息交流、监督助手、窗口五秘书部门的组织原则及组织形式：（一）组织原则：1.必须置于机关领导机构之下2.规模应视工作范围和内容而定3.内部设置应视工作特点而定（二）组织形式：按法定程序分类为：常设和临时；按办公方式分类为：分理制和综理制六涉外秘书部门设置的大致情况•北京外企德科人力资源服务上海有限公司•总经理•副总经理副总经理•业务部门（业务拓展部、客户服务部、电子商务部、管理咨询部国际商务部、福利外包事业部等）•职能部门（质量管理部、财务部、行政部、人力资源部、市场部、法律部、内部控制部、运行部）•分公司（专项事务外包公司、财务外包分公司）•华东区域公司（浙江公司、安徽公司、河南公司等）•作业：•给下列职位归入合适的组织结构图中：•某公司有如下职位：总经理助理、行政办公室、总经理、销售部、董事会、计划财务处、推销员、车间、生产部、市场部、会计、出纳。第三章秘书概说第一节秘书概述一、秘书的概念物→人（辅助管理、综合服务）二、秘书的定位：案例•一个在某世界500强企业做总裁助理口述：•“那天上午十一点钟左右，总裁对我说，下午二点他有几个当年一起下乡的朋友要来，让我去通知行政部门的人准备好龙井茶。由于我当时正在给总裁起草文件，便让坐在我旁边新来的小娜去通知行政部门的人准备。小娜一开始打电话，对方没人接，于是她起身亲自去行政部去通知；不久，她就回来了。下午四点钟客人走后，总裁把我叫进他的办公室臭骂了一顿，问我为什么不给客人准备好龙井茶，只让客人喝普通的纸袋茶；我被训完之后出来问小娜是怎么回事，她说她去行政部时那里没有一个人，她便在负责接待的人的座位上留了一张纸条，我问她：‘既然负责接待的人不在，那你为什么不能自己给客人准备好茶叶？’她当时脱口而出：‘我是秘书，不是泡茶的！’当时有好几个人在场，她这话不久就传到总裁耳朵里去了，于是前几天她被炒鱿鱼了。当时，我心里也很不好受，小娜毕业于北京最著名的大学，学的是英语专业，大学毕业后又被送到英国进修过两年，前不久回国，跳槽到我们公司。她说的英语比一般的英国人还地道。”案例•美国某投资公司总经理新近聘用了一名私人助理罗丝小姐。罗丝小姐毕业于名牌大学，是学习企业管理的，为人精明干练，意志坚定，工作投入，但是却比较自以为是。总经理杰克逊先生为人比较随和，个性上比较容易受他人影响。很快，公司中的其他副总经理和部门经理发现，他们和总经理的沟通出现了障碍，因为罗丝小姐不能摆正自己在组织中的位置，使组织呈现出明显的Y型沟通模式，处于中间地位的罗丝使组织中大量信息堵塞、扭曲、弱化，使最高决策层、管理层被架空。因为罗丝小姐总是要求部门经理对要向总经理反映的情况先向她汇报，并由她定夺有无必要告知总经理，而在总经理和其他副总经理商讨事情时，她常常不经授权就自以为是地插进来帮着总经理说话，使其他上司颇感不悦。因她善于逢迎总经理，所以在相当一段时间里，其他的管理人员感怒不感言，但随着其他几位上司的积怨日深，严重影响了组织的正常运行。公司中，员工的工作满意度和工作投入程度也越来越低。终于有一天，一位副总和几位部门经理联手跳槽，去了该公司的一家竞争对手公司。此时总经理才认识到：一名能干但常常不能摆正自己位置的秘书，很可能最终会帮倒忙。•罗丝小姐需要很好的反思：•一名成功称职的秘书，应如何摆正自己的位置？•如何在组织中发挥恰当的作用？角色定位：配角与主角中介位置、从属位置、辅助位置、服务性与补偿性拾遗补漏（知识、能力、精力、时间、性格、年龄）三、秘书的类型：第三章秘书概说•第二节涉外秘书的素质修养•一、秘书修养的重要性•修养是个人在德才胆学识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。•人的修养是个人对环境的积极适应。因此，秘书人员应从自身的社会环境和职业环境要求出发，规范秘书自身的修养。•（一）、从秘书在社会环境中看秘书修养的重要性。•1．秘书在群众眼中是领导的“代言人”•2．秘书的特殊地位关系重大，大到影响到党和国家的利益，小到影响到单位系统的利益。如出卖机密或权力腐败等。•（二）、从秘书在职业环境中看秘书修养的重要性。•1．清醒秘书自身的配角角色，并以此规范自身的修养•2．秘书对领导有着不可忽视的影响力，包括职务方面和自然方面。•第三节秘书的“德”---职业道德•一、一般道德：守法、守信、守纪、廉洁、正直•守法—案例：首先做合格的公民•小康是北京国风仪器贸易公司总经理秘书，她发现这些天总经理心事重重。原来，总经理年初在公司董事会上立下军令状，今年要完全五百万元的利润，完不成他就主动辞职。由于市场形势变化太大，快到年底了，还差几十万利润。怎么办？总经理冥思苦想了几天，决定利用今年最后一批进口的货物机会，采用高值低报的手法，偷逃几十万的关税。他让小康去具体经办这件事。尽管总经理没有明说，但她知道这么做的目的。一开始小康有些犹豫：如果不按总经理说的去做，那他肯定不会放过自己；如果按他说的去做，那肯定有风险，但自己也有一大笔奖金。思来想去，她决定还是按老板的意思去做，因为她觉得这年头总是撑死胆大的，饿死胆小的；按总经理的意思去做，做了也不一定有事；即使有事，天塌下来也有总经理顶着……由于总经理在别的业务上也存在违法行为，终于被人告发；拔出萝卜带出泥，小康也受到牵连，差点身陷牢笼。被公司辞退的当天，小康哀叹自己运气不好……守信-------案例：言必行行必果•小苏原来是北京九鼎文化发展公司总经理办公室的一个普通文员，由于她的勤快和热情，不久前被安排给常务副总经理做专职秘书，负责处理他的日常杂务。在做文员时，这个请她复印，她满口答应，那个找她扫描，她亳不犹豫……她的工作虽然现在变了，可座位暂时还没有调，因此有些人还是习惯找她帮忙。成了副总的专职秘书后，她的工作量自然就多了起来，而且身份现在变了，再让她给同事们“打杂”，她心里自然有些不乐意，但她又不好意思直接拒绝人家，于是，她口头上还是那么热情，可就是办事的速度越来越慢；特别是对那些想通过她约时间找副总汇报工作或帮忙的人，她总是回答对方说“好”，但到最后经常是不了了之。久而久之，同事们发现她开始学会敷衍别人了，于是找她帮忙的人也越来越少了。这天下午一上班，老总跟小苏要几个财务数据，小苏马上给财务部门打电话，可财务部门的人也如法炮制，口头上说马上去找，可小苏去电话催时，对方不是说具体经办人不在，就是说人家正在忙做报表……快到下班了数据还没有要过来，老总只好自己给财务部打电话。不久，老总就把给换了，她仍然继续“打杂”……守纪——案例以服从上司为天职•小魏是北京唐龙公司常务副总万刚的专职秘书。在小魏的眼里，万总非常霸道，跟电影里那些军阀没什么两样；她给万总当秘书快半年了，几乎没有一天感到舒心过。昨天下班之前，万总叫她今天一上班就去邮局给他在老家的父亲寄一包药。今天一上班，总经理办公室主任叫他赶紧帮自己起草会议通知；通知刚写完，总经理让她去做临时会谈记录……中午，万总开完营销会了，见包裹还没有寄走，就朝她发火说：“怎么搞的？这点东西还没寄出去？！”小魏也是刚做完总经理的会谈记录才回来，整整忙了一个上午了，连上洗手间的时间都省了……她正想解释，不料万总根本不听她解释，说话口气很凶：“你一天到晚在忙什么？尽吃干饭！”见万总不分青红皂白就这样骂自己，联想起万总平时对自己的霸道，“新仇旧恨”一起涌上小魏的心头，她也怒不可遏：“我就是吃干饭的，有本事你自己的事你自己做好了！”听她这么顶撞自己，万总就更凶了：“行！我会马上通知人力资源部，今后你就什么都不用干了！”万总用炒鱿鱼来吓唬她，以为她会害怕，没想到她气更傲，嗓门更大了：“不用你炒！我还不想在这里给你打一辈子杂呢！”虽经同事劝阻，小魏很快就偃旗息鼓了，但是，她还是被炒鱿鱼了……廉洁----案例：常在河边走保持鞋不湿•小旷是葡萄牙某贸易公司首席代表的助理。由于该公司规模不是很大，首代还要负责东南亚地区的业务，经常在东南亚各地巡回出差，所以他在北京的时间不是很多，而且也不是很固定，因此，他把北京的一些日常管理工作交给小旷处理。小旷长得漂亮，外语也好，再加上聪明，所以首代非常信任她。他授权他不在的时候，许多事情小旷可以做主，比如小旷有权签批3000元以下的费用。由于首代信任，再加上天高皇帝远，小旷慢慢将办事处当成了自己的独立王国。比如，当那些平时不太买自己帐的员工找她报销费用时，她左一个不是，右一个不是，总要刁难人家。相反，一笔笔的加班费不需要任何凭据就往自己卡里打，首代不仅没觉察小旷是在占公司的便宜，以为小旷真正是在加班加点，反而更加信任小旷。久而久之，小旷越来越有恃无恐，只要首代一走，什么都是她说了算。因此，当首代出差后，她去写字楼旁边健身中心的游泳池游泳是经常的事。前天，首代出差提前回来，见不到小旷，就问其他人她到哪里去了，自然有人告诉老板在什么地方能找到小旷。等待小旷的结果不仅是炒鱿鱼，而且还有累计二十几万元的“加班费”，否则让她吃官司……正直——远离各种是非漩涡•小宁是北京海昌科技发展集团公司总裁办的秘书。公司连续开了几天董事会，她一直负责会议记录。今天会议的主要议题是讨论在美国硅谷设立分公司的问题。成立硅谷分公司董事们没有异议，但派谁去负责分歧就比较大，因为这事责任重大，成败与否，关系到公司下一步的战略发展。包括小宁的上司文总在内，一些人主张派市场部的副总经理江峰去，理由是他在这两年工作干得有声有色，而且年轻有为；另有一些人主张派研发部的副总经理骆舟去，理由是骆舟搞技术出身，工作踏实有经验……由于这两种意见几乎达到了针锋相对的地步，董事长建议把这个议题先放一放，下个星期一再议，先讨论其他议题。下班时小宁收到江峰的短信，说他们部门有几个同事晚上聚一聚，邀她一起去吃饭唱歌。小宁与江峰平时往来不多，几乎谈不上私交。这个时候请自己吃饭，小宁当然心中有数。但她仍然准时赴约，果然，江峰找到机会问起董事会上的具体情况。由于骆舟有博士头衔，平时不仅不买小宁的帐，而且几次顶撞文总，所以，小宁不仅对江峰如实相告，而且给他提供了一些骆舟的“黑材料”，让他如何如何办。这样一来，派谁去美国的问题显得更加复杂了；董事长以为文总也卷入了这种小帮派活动，就间接提醒文总办事要以公司利益为重。当文总得知这一切都是小宁搅和出来的麻烦后，对她提出了警告，并将她调离了岗位，尽管他很欣赏小宁的工作能力……•小宁的这个下场，公司里没有几个人同情她，因为她平时就有个“是非婆”的外号。她就是因为能力强，得到文总的器重，所以什么事都要插上一杠子。第三章秘书概说•二、职业道德：•所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。•秘书人员的职业道德素养，主要有以下几个方面：•（一）忠于职守•大而言之是忠于党、忠于国家和人民利益；小而言之，要忠于本职工作。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权或滥用职权。案例——黄科长发信息稿•某地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上。凭经验，他估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味