XXXX秘书培训综合辅导秘书实务技能(含部分选择)

1第二部分秘书实务技能第一章会议管理考试题型示例一（一）单项选择题示例小型会场内座位安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于DA、接近入口处、正对门B、远离入口处、背对门C、接近入口处、背对门D、远离入口处、正对门（二）多项选择题示例1、要保证会议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素ADA、会议拥有隔音设施B、谢绝访客参观C、关闭场内的手机、呼机D、调整会场扩音器的音量2、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要ABA、进行会商B、广泛征求意见C、由各部门分别提出意见D、由牵头部门提出主要意见（三）案例分析题示例录像时间：某日上午地点：公司经理办公室人物：宏远公司总经理助理高叶宏远公司王总经理美国朗格公司总经理杰克生产部吴经理公关部马经理保卫处朱主任电视台刘记者保安员小郑物品：会议室、电话等情景一（某日，总经理办公室旁的高助理办公室）（旁白）：宏远公司是一家从事化工产品生产和销售的大型集团公司。现在正在和美国朗格公司洽谈一项几千万美元的合作项目。（桌上电话铃响）高秘书（着休闲装，办公桌不整洁，文件归类不清楚）拿起电话：“喂！您好，这里是宏远公司。啊……王总啊……我是小高……嗯……哈……没问题……您放心好了……再见。（高放下电话，又给钟秘书打电话）”高：（看了一下手表）钟秘书，我是高助理，现在是9：30，请通知吴经理、马经理、朱主任在10：00到1号会议定开个碰头会。钟秘书：好的，我马上通知。情景二：（9：50高助理提前达到会议室，检查会议设备，发现多媒体有问题，用手机呼钟秘书：“钟秘书，1号会议室的多媒体有问题，请你通知行政部的有关技术人员马上过来检查一下。”当技术人员检查之时，与会人员陆续到齐。10：20会议开始）高：今天会议的内容是这样的，我们集团公司和美国朗格公司正在谈判的合作项目已2经进入了关键阶段。这是我公司的美国朗格公司已有的一些合作项目和合作情况（用多媒体演示公司与美国公司已有的一些合作项目和情况）。下周一，王总就要陪同朗格公司亚太地区总裁杰克先生来我公司考察。王总委托我牵头与各位一起用一周的时间筹备一个小弄的展览会，这个展览会一定要能展现出我们集团在高新产品方面的技术实用，突出集团特点。要让外商留下深刻的印象，还要花费少，各位谈谈高见吧。马：我有个建议，作为一个内部的展览会，我们没有必要在外面租用场地。可是咱们公司又没有太大型的会场，所以我想，在厂区内找一间通风、采光都不错的厂房，布置成展厅。这样既节约开支，又能让外商考察体验到我公司实际的工作和管理气氛，效果一定好。怎么样？高：好的，大家看马经理的建议如何？吴经理，您觉得呢？吴：不行！那正常的生产怎么办？工人不用干活了？这可不是儿戏啊！（马表现出不屑，就要往起站。）高：（用手按住马）好！吴经理重视生产，体恤职工；马经理呢，开源节流，出奇制胜，都是为了公司。但这次展览会牵涉到几千万美元的合作投资项目，这里面凝聚了王总和我们公司上下员工的一片心血，要是因为咱们内部合作问题影响了谈判，大家可谁也担待不起呀！（吴张张嘴，欲言又止……）朱：那你说怎么办吧？高：我觉得呀，马经理的意见还是比较有道理的。王总经理也有这个意思，只是担心实施起来有一定的困难。这样做可使外商进一步了解我们集团的情况。吴经理说的也是实际的困难，因此，我们布展就必须高效率。咱们的生产任务这么重，要说停产，也就只能一两天，我想不如让职工休息一两天，再挑几个精明能干的工人，协助朱主任搞好保安和接待工作，一定要做好安全和保密工作。吴经理、马经现、朱主任，你们觉得怎么样？朱：保证做得漂漂亮亮的。老吴，你放心，你派来的人手，我一定不会亏待他们。高：那您二位还有什么意见？马摇摇头，吴想了一会儿也摇摇头。在座各位点头表示同意。高：那就像往常一样，马经理负责场地的布置和宣传工作。吴经理，请您帮助一下马经理，提供一下相关的技术资料和产品的样品。朱主任，您负责接待外宾和保卫工作。大家还有什么意见吗？（众人纷纷说：“挺好，就这样吧。”）高：好，事情就这么定了，还请各位精诚合作，咱们赶紧开始准备吧。三人起身告辞，高起身送客。高：吴经理，稍等，能不能再麻烦您几分钟？吴：行。（关门坐回沙发）高：吴经理，您别生气，年轻人性子急，特别是刚毕业的研究生，血气方刚，您也别当回事。吴：小高啊，你是知道我的，我在这个公司20多年了，什么人没见过，就没见过这么自以为是的人，他眼里还有谁呀！高：吴经理，您先喝水，马经理有时说话是比较冲，但话又说回来了，谁都年轻过，我刚来的时候，不也和他差不多吗？要不是您手把手教我技术，教我做人，哪有我的今天呀。吴：不愧是经理助理了，都会拐弯抹角地做我的工作了。高：您是老同志，对我们年轻人还要多帮助，说得不到之处，您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。吴：嘿，我要不懂这点道理，四十多岁都白活了。好了，我也该回车间去了！高：您走好，多注意身体，别把自己累着。（吴经理乐呵呵地出门，高送吴至电梯口。）3情景三高：王总啊……路上还顺利……小钟接上您了……我们都布置好了……两小时后直接到会场？好好……您放心好了。（三负责人上）。朱：高助理，您看这会场布置得多好。（高点头。大加夸赞。）保安忽然跑上来。保安：（慌张）朱经理，不知怎么搞的，厂房的的墙角里发现了一窝猫。朱：怎么？……嘻，不就是几只猫吗，快把它们弄走。高：（急）这是怎么搞的，谁负责的会务？吴：（指马）不是归他管吗？马：（反驳）嗳！你讲不讲道理啊？会场是我布置的没错，可这车间是管你借的呀！要怪，也只能怪你的车间平时卫生不好，连猫都随随便便跑进来了。吴：（大怒）：这个时候你还满嘴是理，等王总回来，咱们找他评评理。高（把吴拉住）：别生气，大家都是为了工作。有事好好商量。朱：（对保安），你们还不快把这些猫都给处理掉。（保安转身要下场）高：（叫住保安）等等。你们可以这样……（声音淡出）情景四王总经理和杰克从车里走出，高上前迎接。高：王总，您辛苦了。王：小高，我已经看过昨晚电视台关于我们公司收养那窝小猫的报道，你很会应变，安排得很不错。高：谢谢王总，这都是马经理、吴经理、朱主任他们的功劳。王：（回头向杰克）我来介绍一下，这位是总经理助理高小姐，这位是我们的贵宾美国朗格公司总经理杰克先生。高：（握手）您好，欢迎您的光临。杰克：很高兴认识你，昨天晚上我已经在电视里看到了记者对你的采访，你讲得很好，我也非常喜欢小猫，我家里的猫妈妈和你们收养的那一只长得很像。王：我们公司已经决定用这些小猫做我们公司产品的形象大使，来宣传我们的企业形象。杰克：这太好了，我们有这么多的共同点，相信我们的合作一定能够成功。（众人掌声响起。）高：（站在客人的外侧，伸出右手，手心朝上）杰克先生，请随我这边走（众人向展览会走去）。参考答案：本题为三级秘书试题。1、着装不规范，不符合礼仪要求。错2、办公桌不整洁、干净，文件归类不清楚。错3、对下属下达口头会议通知时，时间、地点具体准确。对4、能提前达到会议室检查准备情况，并调试会议设备。对5、未能督促负责会议室管理的秘书提前做好会议前的设备检查工作，造成会议延时开始。错6、能够使用多媒体设备来辅助会议的发言内容。对7、能够提出一些开放式的问题，鼓励与会者积极参与，积极引导会议的议程。对8、积极消除会议交流的障碍，限制挑衅性的行为，鼓励和尊重不同的意见。对9、适时总结会议的发言，引导与会者形成会议的决议。对410、能够明确具体地给团队成员下达工作任务，注意分工明确，责任到人，并注意反馈。对11、注意做好横向的沟通协调，选择有针对性的沟通形式，如：与马经理的谈话。对12、在沟通时，能够引导被协调者学会换位思考。对13、在沟通中，有“内部客户”的意识，关心尊重老同事。对14、注意送客礼仪，能够将客人送至电梯口。对15、在部门之间发生了摩擦和冲突后，能够做好横向沟通，防止事态扩大。对16、具有处理突发性事件的应对能力，懂得随机应变，具有公关意识和环保意识。对17、握手礼仪规范。对18、引导客人的手式正确，符合礼仪的要求。对（四）工作实务题示例背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是总经理助理高叶需要你完成的任务。参考答案：本题为四级秘书试题。与酒店签订协议应注意的细节：1、确定全部会议场地，包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其他设备的图表都应将有关内容附于签订的协议书之后。2、确定保证的客房间数，应列出参会者大多数人员的到达和离去日期、房费起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。3、确定由旅馆提供的免费商品和服务（例如会议室及其布置，特别装饰，欢迎会的音乐和酒，飞机场接机，特别的娱乐活动，工作人员伙食，电影放映员及其他额外人员）。4、确定任何特殊设备安装或改装，是否要增加特别人员、服务或设施，并明确开支怎样负担。5、确定预订和开票手续，包括组织方为宾客承担财务责任的限度。6、列明应向参加者个人直接收取的费用。7、指定可以取消预订而不向参会单位收费的一段时间或最后期限。8、协议还应规定酒店需及时通报重要变动信息的内容。模拟试题一（一）单项选择题一般会议议程的编制应在BA、日程表编制之后B、日程表编制之前备忘备至：秘书钟苗自：总经理助理高叶主题：我公司准备召开全国办公用品展销订货会，为了开好这次会议，公司已决定与丽都大酒店签订展销订货会会场的协议。因该协议的内容关系到会议能否成功举办，所以请你就该协议内容应注意的事项提出一些建议，以便于我们在明天和公司有关人员讨论协议文本时作为参考。谢谢。总经理助理：高叶2007年3月4日5C、会议筹备方案调整之前D、会议筹备方案编制之前（二）多项选择题选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素ABCDA、交通便利B、会场的大小应与会议规模相符C、良好的设备配置D、场地租借的成本合理考试题型示例一（一）单项选择题示例会议成本公式2A×B×T中的A为（D）A、召开会议的时间B、参加会议的人数C、会议的直接成本D、每小时与会者平均工资的3倍（二）多项选择题示例会议应急方案的特点应做到ABCA、留有余地B、有的放矢C、预防为主D、及时应对（三）案例分析题示例录像人物：高叶总经理助理王民宏远公司总经理谭平总经理办公室文员刘建设备采购部经理孙悦设备采购员陈宏财务总监物品：采购方案、领导任务单、政府采购任务书、会议室一间、来访者登记卡样板、布告板一个、企业产品宣传册若干、小型会议条幅（公司办公设备和家具采购方案协调会）情景一（公司会议室）（高叶主持一个协调会，后面挂着会标，到会者有谭、刘、孙、陈、苏）高：今天我们来开一个协调会，两天前王总给我下达了一个任务单，我公司的接待区需要重新装饰，为了适应公司的发展需要，我们首先碰一下接待区所需采购的各种物品，在此基础上，写出采购方案，做出采购预算。事先我已请行政部和总经理办公室广泛征求公司各部门的意见，现在我们将情况汇总一下。我先提醒大家几点，我们需要采购的物品要充分考虑实际的需求和与原来设备的匹配，同时要考虑到公司财务承受的能力，以及售后服务等问题。谁先谈谈？苏：公司要对接待区重新布置，我们尽可能让它比较完善，现在需要增设欢迎来访者的信息板，一般的布告板，如果可能应建立来访者卡、证的登记系统，并要在合适的位置安装录像探头等监视系统，还有各种展示架和资料报刊架。高：非常好，请你们将需要订购的物品写成书面报告提交上来，为制定整体的采购计划提供资料。孙：我们在制定采购预算之前需要对多家供货商进行比较，要充分比较设备的性能、价格、付费方式。高：还要考虑交货时间和有关售后服务问题。公司考虑将公司的采购项目参与到由市政府采购中心主持的公开采购的活动中去。苏：昨天我已经将准备提交采购中心的任务书上报给了总理经办公室。高：我看了，但是中间还有一些问题，比如你没有写清招标文件发售的具体时间和地6点，询标的具体时间与地点。苏：是吗，那可能是钟秘书他们疏忽了。我让他们重做一份尽快报总经理办公室。高：请你们同时将政府采购的招、投标程序写出一份报给我。陈：关于办公设备和用品的采购经费事先一定要做出详细的预算，公司最近流动资金比较紧张，