[培训资料]文秘管理与写作(ppt 46页)会议管理

来自中国最大的资料库下载文秘管理与写作主讲：张勇TEL：84272009E-MAIL：[e-mail]来自中国最大的资料库下载学习目标与要求★了解会议的作用和基本要素★理解做好会后工作的意义和作用★掌握会议筹备阶段和会议进行阶段管理工作的内容和方法。来自中国最大的资料库下载第一节会议的作用和要素会议的涵义会议的类型会议的作用会议的要素会议管理的基本要求来自中国最大的资料库下载会议的涵义会议是指三人以上的有关人员，在指定的时间和地点，有组织地就某个或某些议题进行面对面的协商或讨论的活动。来自中国最大的资料库下载会议的类型根据会议的目的：说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议和创意会议等根据会议的形式：会议可分为圆桌会议、小组讨论、议会型会议、头脑风暴会议、远程电视电话会议等按照与会人数、规模：大型会议、中型会议、小型会议按照会议召开的规模或日期：定期工作例会和临时性办公会议按与会人员的成分：党委会、股东会、董事会、中层管理人员会议、员工大会、记者招待会等来自中国最大的资料库下载会议的要素与会者：参加会议的人员，包括与会议直接有关的人员和虽与无直接关系，但却有利于会议进展或扩大效果的人员。主持人：会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者。议题：会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。会议名称：会议时间：会议召开的时间；会期；每次会议的时间限度会议地点：来自中国最大的资料库下载会议管理的基本要求会议的目标、议题、程序以及决议的通过等都应遵循国家的法律法规，有严格的、明确的规定和程序，以保证会议的有效性和科学性。合理确定会议目标和与会人员。会议目标的确定，既要与组织的总体目标方向一致，又要具有实际的可行性和可操作性，避免目标过高或过低。与会人员应选择在职务、专长等方面与目标有关的人员参加，以保证会议目标的实现。应在减少会议数量，缩小会议规模，简化会议程序，缩短会议时间，控制会议经费，降低会议成本等方面下工夫，务求实效。来自中国最大的资料库下载第二节会前准备会议计划的制订会议成本的预算文书资料的准备会议场所的选择会议场所的准备议程程序的拟定会议通知的发送来自中国最大的资料库下载会议计划的制定文秘人员制订——领导审核批准——文秘人员执行会议目的任务、会议名称、与会人员、主持人、规模规格、召开时间、需用时间、地点议程等的具体化。明确会议准备工作。确定会议工作人员和服务人员。部门的会议一般应提前报至文秘管理部门，由文秘管理部门统筹安排，订出一周会议安排表。来自中国最大的资料库下载会议成本预算会议成本包括两部分：一部分是“显性成本”，即会议明显的耗费。另一部分称作“隐性成本”，这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。会议成本的计算公式是：会议成本=X＋2J×N×TX表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3倍；N表示人数；T表示时间（小时）。来自中国最大的资料库下载会议文书资料的准备会议文件其他文书资料会议文件准备的程序来自中国最大的资料库下载会议文件比较重要的会议都需要事先准备文件。会议文件有两大类：一类是供会上学习参考的文件资料，如上级的有关政策、方针、法规、计划以及专业、技术性资料等。另一类就是会议本身所产生的文件，如：开幕词、工作报告、讲话稿等。来自中国最大的资料库下载其他文书资料会议所用的技术性、程序性或服务性等其他文书材料，如：会议通知、会议议程表、会议日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等等。来自中国最大的资料库下载会议文件准备的程序领导授意——收集资料，写作初稿——领导审阅——修改——领导审定签发——打印装订来自中国最大的资料库下载会议场所的选择会议地点必须考虑距离上的远近，以及交通上的方便，便于与会者能按时到会；会场内外必须保持安静，有良好的通风和照明设施，以及室温调空装置；会场空间必须适宜，平均每个与会者拥有两平方米为宜；外出留宿开会必须考虑通讯联系的方便，考虑费用开支，考虑衣食起居舒适等等。组织机构内的会议室和办公室是最常用、最自然的会议场所。来自中国最大的资料库下载会议场所的准备会场布置出席者的位置安排主席台席位安排会议用品和设施的准备会议证件的准备其他准备来自中国最大的资料库下载会场布置会场的布置要配合会议的目的、性质、参加人数、会场大小、形状等因素加以设定，并在会议之前提前几小时进行布置。小型会议会场布置多边会议会场布置大中型会议会场布置研讨会、座谈会会场布置来自中国最大的资料库下载小型会议会场布置可安排在一般会议室，会议室的中央放置长方形或长圆形会议桌，桌上可放置一两盆鲜花，四边供与会者放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周围放置靠背椅，数量视人数而定。主持人的位置一般在会议桌的两端，视门的方向而定，通常在门的左侧。来自中国最大的资料库下载多边会议会场布置采用正圆形会议桌，或多边形桌位，因为正圆形或多边形会议桌的席位无主次之分。来自中国最大的资料库下载大中型会议会场布置安排在会议厅，会议厅的前方安排主席台与讲台。主席台应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他颜色桌布。台上方悬挂会标。会标一般用红底白字或红底金字。台前可放置花草盆景，使主席台整体上显得色彩和谐，舒心悦目。面对主席台的是与会者席位，应有桌有席，便于放置文件和做记录，席位之间不应太挤，便于进出活动。来自中国最大的资料库下载研讨会、座谈会会场布置将桌椅排成半圆形或小方块形，席前除文件、资料外，可放置饮料、水果，还应多备一些话筒，便于与会者发言和多向交流。来自中国最大的资料库下载出席者的位置安排主持人或主席要坐在所有与会人员都能看得清楚的位置。会议记录者一般是坐在发言席的正前方。其余与会人员要坐在能看到发言者、黑板、荧屏的地方，而且尽可能看得到其他人的位置。工作会议或同一系统会议，与会者的席位安排可依职务高低为序，职务越高者离主持人席位越近，两边入席，左高右低，前高后低。研讨会、座谈会之类的会议，与会者可随到随坐。列席人员一般坐在会议正式成员的后方。重要会议需要事先制作座位卡或姓名牌，并根据职位高低或上司意图准确放置到位。重要的大中型会议，应按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，与会者由文秘人员或服务人员引领入席。来自中国最大的资料库下载主席台席位安排重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数可设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员的职务高低以及对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依次类推。应在席位前放置姓名牌，便于按位入座。来自中国最大的资料库下载会议用品和设施的准备会议所需的用品和设施，必须根据会议的性质、内容毫无遗漏地在会前准备妥当。会议常用物品和设施包括：桌、椅、黑板、荧屏、电子白板、话筒、扩音器、录音机、录像机、放映机、幻灯片、投影机、电脑及配套设备以及粉笔、彩色笔、文件夹、透明胶带、图钉、笔记用具、录音带、电脑软盘、指示棒、姓名牌、茶具等文具和其他用品。仪器、设备等应事先反复检查、调试（如扩音器的音量大小）。以免临时发生故障或出现差错。来自中国最大的资料库下载会议证件的准备正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。来自中国最大的资料库下载其他准备会期较长的会议应准备与会人员的就餐和住宿。会场外应有医护人员值班。远道而来的应准备接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。重要会议应有安全保卫人员和保密措施。会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送图片、资料、纪念品等，都应在会前做好准备。来自中国最大的资料库下载议程程序的拟定会议议程：根据会议议题的内在联系和主次，排列先后次序，这便称为议程，印成文书后，就是议程表，会前发给与会人员。会议程序：把每一次会议礼仪性、结构性或将议程具体化的内容与项目有序地排列，使之程式化，这便是程序，制成文书后，就是程序表。程序表最好能列上时间安排，具体到几点几分。日程表与作息时间表：日程表，即是将会议的内容分解安排在会期的各单元（如分上午、下午、晚上）或时数（几点至几点）内，以简短的文字表达并制成表格。作息时间表，是将每天的起居、用餐、参加会议或其他活动、休息等时间安排制成表格。超过一天的会议，需要制订。来自中国最大的资料库下载会议通知的发送本单位的小型会议，可采用口头、电话和书面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知。邀请性会议可寄送请柬或邀请信。一般应提前7天以上发出，并随函附上回执，以便准确统计与会人数，做好相应准备。会议通知的送达可采用邮寄、传真、专人送达、电子邮件等方式。对重要的邀请对象，在书面通知或请柬发送之后，还应及时通过电话进行征询和确定。来自中国最大的资料库下载第三节会中事务一、会场的组织与服务二、会议信息的收集与编发来自中国最大的资料库下载会场的组织与服务报到与签到会议材料的发放议案、提案的办理选举事务会场服务来自中国最大的资料库下载报到与签到可采用四种方法：文秘人员点名。适用于人员比较熟悉的内部小型会议和工作例会。本人签到。适用于邀请性会议。凭证件报到。适合大中型会议。电子签到。适用于与会人数较多的大中型会议。来自中国最大的资料库下载会议材料的发放发放材料较多的会议，文秘人员可事先集中将材料放在材料袋内，待与会者报到时领取；发放材料较少的会议，文秘人员可在会议正式开始前发送至与会者的席位上。需要收回的文件材料，一般在文件的右上角写明收文人和收文时间，收文时要登记，以免漏收。来自中国最大的资料库下载议案、提案的办理逐件登记。按照议案、提案的性质、内容进行分类，逐件登记。拟办送批。按照业务分工、归口办理的原则，提出议案、提案的处理意见，提交主席团会议或有关领导审核。转办。转交有关部门研究处理，并负责答复。及时催办。及时结案。来自中国最大的资料库下载选举事务文秘人员应事先准备好选举须知；准备好不同颜色的两套选票，一套选举时使用，另一套备用；应按150至200人一个票箱的标准准备票箱；大型选举还应划分选区、投票路线等文秘人员还应熟知选举的方法和程序，准备担任选举时唱票、监票、记票、统计等工作人员。来自中