三级秘书工作实务模拟题

1工作实务一、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。行政经理苏明2007年3月5日参考答案：1.在家工作模式模式优缺点（1）在家工作模式模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在办公室的工作时数，而增加在家里的工作时数。（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。2.其他工作模式（1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。（2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同明确其权利和义务，直至完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有一段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中的一个空闲的工作位置。二、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：公司目前需要编制下一年采购预算，请你介绍一下编制采购预算的一般程序。行政经理苏明2007年3月5日参考答案：1.确定预算的核算基数。2.进行市场调研。3.确定采购产品的种类及型号价格。4.编制预算方案。5.征求意见，完善方案三、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面就是行政经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：为了进一步开拓产品市场，增强产品的市场竞争能力，扩大产品销售，需要掌握大量的有关信息，作为分析研究、制定策略的基础。因此，请你完成下面几项工作：1.说明信息收集的范围。2.说明信息开发的形式。3.说明你准备采用哪种形式开发信息。4.开发的信息材料要复印5份给相关部门，请说明复印应注意的事项。谢谢。行政经理苏明2006年9月9日参考答案：1.信息收集的范围包括市场信息、产品信息、消费者信息和各种贸易信息。2.信息开发的形式有：剪报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查报告。3.准备使用的信息开发方式：调查报告。4.复印注意事项：使用复印机前，开机预热；盖好盖板；保持复印机玻璃台清洁。2四、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明对你的建议，请完成。便条高叶：公司发布了招标书，根据你的能力与志向，我个人希望你去投标，请阅读下面的材料。如果你同意的话，请尽快拟写一份投标书。行政经理苏明2007年3月15日宏远公司招标书为了适应市场经济，提高管理质量，宏远公司决定公开招聘承包宏远宾馆经理。一、宏远宾馆概况宏远宾馆是集会议、休闲、度假为一体的宾馆，拥有各种类型客房100套，不同规格会议室10个，娱乐设施齐全，可满足不同消费者群体的需求。二、承包目标承包目标由承包人提出。三、承包期限2007年6月1日至2010年5月31日。四、享有权力（略）五、资产抵押和奖惩（略）六、报名条件年龄30岁至45岁，男女不限。三年以上管理经验，能独立经营。大学本科以上学历。有客户者优先。七、报名时间、地点报名时间：2007年3月15日至2007年3月25日报名地点：宏远公司红一楼八、答辩九、开标时间、评标方式（略）招标单位：宏远公司招标办公室地址：北京海淀区光明路5号联系人：钟苗2007年3月15日参考答案：标题（投标项目名称+文种）宏远公司招标办公室：引言：投标目的，个人基本情况（也可写于主体部分）主体：投资者设想（完成指标）、承包方案、措施等结尾：投标人姓名、地址、电话号码等尾部：附件名称、落款、成文日期五、背景说明：你是天地公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条高叶：公司为了开拓国际市场，组织相关人员到欧洲进行了实地考察，需要形成一份报告给集团公司。请完成以下工作任务：1.说明起草文件的要求。2.说明文件审核的具体方面。3.说明审核后的发文处理程序。4.说明封发的要求。行政经理苏明2007年1月9日参考答案：1.起草文件的要求：情况确实，表述准确，观点明确，标点正确，字词规范，数字、地名准确。2.审核的重点：具体内容、文字表达、格式、体式。3.签发、缮印、校对、盖印、登记。4.封发要求：折叠整齐，贴实封口，及时发送。六、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。便条3高叶：为了充分发挥档案的作用，公司要组织人员利用档案编写大事记。请你完成以下工作任务：1.说明此次编写大事记适宜采用的利用档案方式。2.说明利用档案可以借助的检索工具。3.说明大事记的含义与构成。4.说明编写大事记的要求。行政经理苏明2007年3月19日参考答案：1.适宜采用阅览室利用、档案复制本利用。2.借助的检索工具有归档文件目录、分类目录、主题目录。3.大事记是按照时间顺序，简要记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。由大事时间和大事记述构成。4.编写要求：大事时间要记载准确的日期；按大事发生的时间顺序排列；围绕工作中心选择大事。七、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。备忘录至：秘书高叶自：行政经理苏明主题：公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，我决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。行政经理苏明2007年3月9日参考答案：1.远程会议筹备方案特点（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录，而且交流更加直接、简短的优点。（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。2.做好会务筹备情况检查的方法（1）听取会议筹备人员的汇报①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。③选择合适的汇报时间。④对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查①检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。②注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感，因此要对所有工作人员提出要求。③设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。④佩戴徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩戴徽章或名牌。⑤准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此为，还应备有急救箱。⑥安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。⑦远程会议要加强对设备的检查。八、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。便条高叶：公司将于4月在深圳开设一家分公司，现分公司大楼已建成，准备举行竣工典礼。请你完成以下工作并交我审阅：1.说明竣工典礼准备工作的要求；2.设计一份请柬。谢谢。行政经理苏明2007年3月25日参考答案：1.竣工典礼准备工作的要点（1）做好竣工典礼的舆论宣传工作；4（2）准备开幕词、致答词；（3）拟定典礼程序；（4）做好来宾邀请工作；（5）发放请柬；（6）做好场地布置工作；（7）做好各种物质准备；（8）安排接待服务人员；（9）做好礼品馈赠工作。2.设计一份请柬请柬XXX先生（女士）谨定于2007年4月18日上午9时在我公司深圳分公司大楼广场前举行分公司大楼竣工典礼。敬请光临宏远公司二〇〇七年三月二十六日请柬的结构完整：包括标题、称谓、正文、落款、成文日期。请柬的写法正确：标题、称谓、正文、落款及成文日期，均应格式正确，措辞简洁、文雅、庄重，表意周全。九、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。便条高叶：公司订约了一些定期发行的杂志。为了获得全面的服务市场信息，随时掌握市场动态，公司应做好日常的剪报工作。请你将剪报的含义、特点及剪报的步骤以书面材料的形式提供给我。谢谢。行政经理苏明2007年3月25日参考答案：1.剪报的含义：剪报是根据市场的需求，选择专题，确定时间周期，对报刊中有用的信息进行选取、组合、编辑制作、传递的工作。2.剪报的特点（1）实用性强；（2）使用方便；（3）成本相对较低；（4）获得信息量较大；（5）信息零散；（6）缺乏针对性；（7）有些信息缺乏时效性、可靠性。3.剪报的步骤（1）确定专题；（2）确定圈选报刊；（3）准备剪贴用具；（4）标准化工作。十、根据下文提供的材料，拟写一份公文要求：1.文种使用正确；2.标题规范；3.正文内容前后有序事由：北京市公安局公安交通管理局准备对108国道部分路段采取交通管理措施序号：二〇〇四年第16号正文主要内容：108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。特此通告。为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取交通管理措施。发布时间是二〇〇四年九月二十三日。参考答案：技能P163例文1十一、背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明要你完成的任务。电子邮件收件人：[e-mail]抄送：主题：起草公文高叶：你好。请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见（根据《员工管理条例》，给予除名处理）。5行政经理苏明2005年5月20日附：（材料）我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于XX年X月X日，现年X岁。夏明在XX年X月X日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。夏明不知所措，没有及时打电话报警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。此次事故造成的直接经济损失约X万元。（可根据试题内容自定日期）参考答案：关于对