DSS发展的一个新领域_执行信息系统

计算机科学引地·发展的一个新领域一一执行信息系统马芸生郑州纺织工学院脚萝·屁甲‘氏下气哪吕吕吕城帅‘吕吕。五日邵吕现几吕邓凡讲吕,功吕一幻。,!拼,于吕,吕吕吐,由砒。主拦岁盛你州沙州一、引盲众所周知,的含义是利用数据和模型来支持中高级管理决策人员解决半结构或非结构化问题的计算机信息系统。然而实际情况并非如此,绝大多数个人支持的是专业人员或中层管理人员,而组织型主要支持计划人员、分析人员和研究人员。调查表明,几乎很少有为大公司总经理、联合企业董事长之类头衔的高级执行人员“直接使用的。针对这种情况,近儿年刚刚出现了一种新型管理支持系统—执行信息系统,时。”,其多半是由高层行政头目直接使用。麻省理工学院年发表了一项研究报告,对支持软件和硬件市场进行了分析,指出了迅速发展的明显趋势。报告表明,美国三分之一的大型企业已装配了或正在装配程序。到年,该数字超过了二分之一。基于这样一个事实,—国际学术会议有三分之一的论文是专门研究的。从年开始,美国的协会每年举办一次全国性学术会议。从这里我们可以看到的一个发展概貌。二、、与—定义、区别和联系也常被称为执行支持系统,,而事实上,与有着很大的差别。EIS是服务于高层执行人员信息需求的计算机信息系统。它提供了快速存取实时信息和直接使用管理报表的能力,具有异常报告和逐层深入分析的能力,在图形支持下可真正成为“用户之友”,‘已还能非常容易地与联机信息业务和电子邮件连接起来。而ESS是功能超出EIS之外的综合型计算机管理支持系统,’色除了包含EIS的内容之外,还包含通讯、OA、分析支持和Al等内容。EIS是仅为高层执行人员服务的,因此,除了将注意力集中在整个组织中对高层执行人员的成功关键因子(CSF,Crstiealsuec-essFactors)有间接影响外,它对于协作和控制几乎没有改进。其最大的弱点在于仅能帮助执行人员了解组织目前所处的地位,而几乎无助于预测组织的未来发展方向。EIS提供和传递的是信息而不是智能,要将信息转换成智能,就必须知道它对未来的影响。ESS除了支持执行人员的信息需求外,还能支持他们的计划、分析和通讯需求。要分析诊断解释{不的;〔6勺图1EIS、Ess、D旧S的范围及关系建立一个ESS,必须加上DSS能力。图L可以帮助我们更好地理解这一点,该图从两个方面对计算机应用系统的特性进行描述,一是应用中所涉及到的数据和关系的时域特性;二是应用的分析能力。在图1巾,EIS把注意力放在现在,通常为执行人员提供组织内部计划时域内的信息,它基本上根据请求提供静态报表和图形,而无助于执行人员对所给信息的解释、判断和理解,也无助于他们预测不同决策所产生的后果和影响。Dss是为解决组织未来的战略计戈U和预算系统之类应用问题而设计的,它提供了复杂的建模语言和大量的分析特性用来预测和理解情况变化所产生的影响。如图1所示,在DSS基础上建立起来的ESS能支持执行人员对未来进行探索和研究,能极大地帮助他们分析并真正理解所提供的信息。如前所述,Els和ESS本来代表了不同的系统,但在多数文献资料里,两者却经常混为一谈,互相代用。并且,在绝大多数公开出版物里,Els都用来代表两者中的任意一个,本文后面的讨论沿用这一习惯,只是在特别强调系统的分析能力时才使用ESS这个木语。三、执行人员信息器求和Els特点1.执行人员的信息摇求执行人员需要数据和信息帮助他们对组织的成功和对取得该成功的关键个人行为进行正确评价,需要数据和信息支持高层次战略决策。这些数据和信息连续流动并不断发生变化,其来源不外乎两个:组织内部和组织外部。内部信息可由财务、会计、人事和其它内部报表获取。外部信息可来自联机数据库、报刊杂志、工业通讯、个人交往、政府报告等。这些信息涉及到新技术、客户、市场、竞争对手以及法令法规等。对于任何大型甚至中型企业组织来说,这类信息的获取和分析都需要计算机的支持,并且由于数据量极大,在积累和分析过程中必须具有选择性。因此,在为执行人员设计信息系统时一个主要问题就是正确地确定他们的信息需求。为此,人们进行了各种调查研究,其中由MeLeod和Jones所做的调查结果如表1所示。该表把执行人员的活动按其性质分为四类,并表明了支持这些活动需要进行信息处表1执行人员的活动及其佑感支持活动的性质(决策任务)支持百分比.处理干扰。千扰是指所发生的预想不到的事情,它们要求立即予以注意,但通常可能要花几周或几个月时间才能解决。2。创业活动。这类活动旨在进行能提高行为水平的改进或创新,它们具有战略和长期的特性。3.资源分配。管理者按照年度和月份预算分配资源,它与预算和行动计划任务密切相关。4.协商谈判。管理者要解决冲突和争执,不管它们发生在组织内部还是外部,而这种工作通常涉及某些协商或谈判。5.其它}”理所占的百分比。诸如此类的研究都一卜分清楚地表明,执行人员的信息需求是独特的,绝大多数传统信息系统都不具备支持这些信息需求的能力。例如,MIS通常反应速度较慢,而且管理的信息不是面向执行人员需求的,其格式、内容和组织方式都与执行人员的需求相差甚远。另外,传统的Mls设计的基本目的是为了满足诸如会计、市场、制造等这些职能领域需求,通常用来处理比较结构化的和简单的情形,而管理决策过程却是复杂和多方位的,尤其是那些具有战略性质的决策。从以上分析看出,应该有一个专门为执行人员设计的支持系统,这正是Els设计的出发点。2.曰S的特点设计Els时应考虑的因素或者说E玲应具有的理想特点如下:一设计的目的是为了满足高层执行人员的信息需求。。基本上用来进行跟踪和控制。·既要与执行人员的个人管理风格一致,也要适合大型企业的总体环境和管理风格。·能提供多种可选输入方式,如红外遥控器、鼠标器、触摸式屏幕等,使用户可直接对系统进行操作控制。.包含极强的图形功能,使信息可以多种不同的形式表示。.能在外界压力之下迅速为决策过程提供信息,即实时信息是一关键要素。·具有状态存取能力,即迅速存取当前最新信息的能力。·具有文本信息和时间序列信息的处理育巨少J。·能层层深入地快速存取文本、数字或图形背后所蕴含的详细信息,即信息的组织方式应使用户以多种不同的方式进行观察。·能筛选、压缩和跟踪关键数据。对于异常报告,应醒目地标出它与目标的偏移距,3尽.离。·方便易用,尤其是在系统不经常使用时,应减少或者消除对用户的起始培训时间和重新配置的时间。·应支持开放型问题解释能力,因为不可能预料到执行人员感兴趣的所有情况。·尽量使用有关组织环境的数据,如竞争对手、客户、工业、市场等方面的数据。3.与问娜求解的差异按传统观点看,决策过程与问题求解是等同的。的确,问题求解需要做出决策,这对于基层和中层管理者来说尤其如此,因为其主要工作就是对问题求解。但是,对于执行人员来说,他们所致力的决策,很多情况下并不涉及具体问题,而是涉及制订计划、形成策略和认准机遇,而这些与解决具休问题所需要的信息和要求的计算机支持可能完全不同。并且,在这两种情况下的信息收集、信息表示和信息使用方式也是不同的。EIS不限于支持决策。事实上,当前它的基本应用是“跟踪、控制和通讯”。执行人员求助于EIS并非为了得到优化决策或优化方案,而是为了确认工作是否按计划进行,为了能更直观地深入了解运行机制和市场环境,为了认准机遇或未来发展趋势,并将这些信息向管理机构的其它成员转达。Els提供的信息可能提示管理者进行决策,但应该做出什么样的决策,则一可以借l方于DSS棋型和工具的帮助。四、EjS的软件和硬件及时的信息是EIS的核心,这意味着必须不间断地了解用户的信息需求,以最快的速度存取最合适的信息。为使系统具有这些以及前述的各种功能,必须使用最新最先进的软硬件技术。1.软件一般来说,商品化软件产品应具备下述应用领域中的一种或多种功能:oA、电子邮件、信息管理、远程信息存取、信息分析等,尽管有些相对开放的软件产韶:允许ESS把其它具有OA、电子邮件等专门领域功能的软件直接结合进去,但迄今为止,尚没有一种软件系统包罗所有这些功能。目前大多数EIS都要求一个分布式系统,它至少包括一台小型机和若干台微机以及一些专门化软件。其中两个具有代表性的软件是PilotExecutive软件公司的Comma-ndCenter和EXECUCOM系统公司的Exee-utiveEdge。CommandCenter是一个典型的Els软件工具,它包括在主机和个人机两种机型上设计巧妙的通讯软件,即使在速率为1200波特的电话线这样低速通讯线路上其反应速度也非常之快。该系统虽然没有独立的模型库,但却有一个能从DSS、各种模型和其它计算机信息系统接受数据并向它们传递数据的良好接日。Exeeulive.Edge是一个具有一定Al功能的设计良好的ESS软件系统,它包括一个DSS发生器IFpS/plus和微机软件工具Vant-agePofnt。前者为存贮专门的ESS信息提供了DBMS功能和面向执行人员分析的独特功能。后者是一个用来生成微机类用户接口的工具,能对任何远程高档机的交互式应用进行前端处理。‘己的灵活方便和开放特性,使其可以把任何基于计算机的信息或功能结合进EsS之中,如专家系统的问题应答和解释功能。2。硬件EIS的硬件配置至少有四种。最简单的一种是使用高档机的图形终端。这种方式往往难以成功实现,原因在于为用户接口提供的选择受到太多限制,往往难为执行人员接受。第二种配置是把微机连接到其它高档机上,由微机处理接口和某些数据简化问题,而高档机则处理数据管理和大部分分析问题。大型组织往往采用这种方式,并配置像ExeeutiveEdse和CommandCenter这样的软件系统。第三种配置仅仅包含微机,首先将信息从高档机下载到独立的局城网,然后再传送到微机。中小型组织往往采用这种配置方式。第四种配置尽管目前尚未流行,但很可能的是未来的发展方向。在这种方式里,工作站以网络形式使用,因此,接口工作在高速图形显示设备上得到处理,而数据管理和分析则可分布在整个网络上,这种理想的环境为获得最佳性能和最大灵活性提供了可能的条件。下面给予较详细的介绍。硬件选择的关键是要努力让实际投入运行的系统和组织需求相匹配,这样可以保证坏管安装的系统是什么,系统提供的支持都将在组织的能力范围之内,同时又使ESS的实现比较容易,与组织的整体环境配合密切。3.执行人员工作站口前的EIS基木上都属于上述的第二种和第三种配置方式,它们对于信息的及时性和信息结合、显示的方式都有很大的限制。而工作站技术则有可能克服这些缺点。工作站把高性能的CPU、位映象图形和多窗口接口、多任务操作系统以及网络互连技术都结合了起来。系统工作时,多窗口中的每个窗口都代表了一个独立的活动任务而不是单个任务的多方面显示,将这种显示环境和点控设备结合起来,大大提高了人的直觉能力,加强了人机交互作用;工作站的多任务功能用来解决多窗口显示中可能造成的信息超载问题,使系统同时进行多项工作,扩大了系统能够完成任务的类型和数量,网络互连技术解决了微机与高档机之间通讯速度慢、灵活性差的问题。当用户发布信息请求命令时,勿需指定信息所在位置,而由网络硬件和软件完成相应的工作,其快速灵活的特点满足了EIS必须及时、灵活、透明地为执行人员提供信息的要求。大多数工作站目前仅用于科学和工程领域,部分已开始进入商业和金融领域,可以预言,它们也会很快成为执行人员和其它管理人员用以提高效卑的工具。五、EIS与pSS的集成从一般意义上讲,Els是决策支持领域的组成部分,即设计目标是支持高层管理决策的。但从职能意义上讲,Els和DSS却是两个不同但又互补的系统,并且在ESS中的确是相辅相成的。两者之间的差别简单而又意义深远。Els基本上是一个结构化的自动跟踪系统,它连续运行以使管理部门时刻都能了解组织内部或外部在各重要领域发生的一切及其进展情况。并且,EIS的主要任务是提供通讯能力,而DSS却并非如此。尽管EIS可看成是高级执行人员的DSS,但它不同于传统的DSS。EIS向管理者提供他们日常工作职责范围内所需要的信息。信息典型地以结构化的、容易存取的方式表示