人力资源与办公室秘书教案1-1办公室环境管理(1)

2012~~2013学年度第1学期教案课程名称：人力资源与办公室秘书系部/教研室：邮轮幼师组任课教师：王珊孙吉亚使用教材：《办公室事务管理》王玉霞《人力资源管理实用文案》马军（人力资源与办公室事务秘书）教学进度计划表周次授课内容摘要学时备注第1周1-1第一单元办公室环境管理121-2第一单元办公室环境管理22第2周2-1第二单元接待122-2第二单元接待22第3周3-1第二单元接待323-2第二单元接待42第4周4-1第三单元日常事务管理124-2第三单元日常事务管理22第5周国庆放假第6周6-1第三单元日常事务管理326-2第三单元日常事务管理42第7周7-1第三单元日常事务管理527-2第四单元信息管理12第8周8-1第四单元信息管理228-2第四单元信息管理32第9周9-1第五单元领导活动管理129-2第五单元领导活动管理22第10周10-1第五单元领导活动管理3210-2第六单元危机管理与突发事件应急处置12第11周11-1第六单元危机管理与突发事件应急处置2211-2总结所学办公事务知识2第12周12-1第七单元人力资源1绪论212-2第七单元人力资源人2力资源战略与人力资源计划2第13周13-1第七单元人力资源3工作分析213-2第七单元人力资源4员工招聘2第14周14-1第七单元人力资源5员工入职手续办理214-2第七单元人力资源6新员工培训2第15周15-1第七单元人力资源7员工离职手续办理215-2第七单元人力资源8员工职业生涯管理2第16周16-1第七单元人力资源9沟通与冲突的处理216-2第七单元人力资源10绩效评估2第17周17-1第七单元人力资源11员工激励217-2第七单元人力资源12员工福利2第18周18-1复习218-2复习2制定人：王珊审核人：批准人：教学内容课题名称1-1办公室环境管理1负责人签字授课班级授课时间教学资源《办公室事务管理》、《人力资源管理实用文案》教学方法讲授法教学目标1、了解办公室环境的基本要素。2、掌握办公室环境布置的程序和基本要求。3、学会识别办公室内的安全隐患并采取相应预防措施和处理措施。教学重点办公室环境布置的程序。教学难点如何布置办公室；办公室安全管理的方法与技巧；识别办公室安全隐患。授课类型理论时间分配【导入】任务情境-案例导入：凌力是一家咨询公司经理，一天来到老朋友丁辉的公司，看到朋友公司非常凌乱，朋友说保洁员有事未能及时打扫，秘书说自己是秘书而不是清洁工，也拒绝打扫办公室。正说着，秘书起身走到窗户附近的公用话机前去接电话，电话是找经理助理的，这回助理不在，对方要留言，秘书走回桌旁的抽屉翻找做记录的纸张。记录完毕，秘书把纸押在了助理水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理来要资料，秘书走到文件柜前找资料拿文件给经理的时候高跟鞋绊倒了电源线，差点跌倒。不长的时间里秘书转了好几个圈，非常慌乱。由此可见，案例中秘书对自己的工作职责和工作能力需要好好提高。【新授】一、办公室的基本功能和办公室事务（一）办公室的基本功能12、从社会组织的结构看，办公室是社会组织内部承上启下的联络部，处于中介地位。10103、从社会组织的外部看，办公室是社会组织通向社会的门面，处于窗口地位。（二）办公室事务对于任何一个组织来说，不论其规模和性质如何，其办公室的基本业务活动都是一样的。比如：归档、邮件处理、消息和信件传播及使用电话、接待访问者及保存财政活动中形成的文件。由办公室承担这些工作通常是很有利的，比如：打字、归档、复印、邮寄、文具控制、接待和集中组织控制电话系统。二、办公室环境（一）概念（范围）广义的办公室环境：指一定组织机构的所有成员所处的大环境。狭义的办公室环境：指秘书日常工作活动范围涉及的办公区域。（二）办公环境构成的基本要素——包括软环境和硬环境。1、硬环境：包括空气、光线、声音、绿化、装饰和布局等外在客观环境。（1）办公室的空气环境，要求温度适宜（冬天20-22℃，夏季在23-25℃最为适宜）、适度适宜（40%-60%）、空气流通和清洁；（2）办公室的光线环境，要求光线充足、舒适，减少工作人员眼睛的疲劳；（3）办公室的听觉环境，要排除、降低噪声干扰，使其维持在20-30分贝之间；（4）办公室的色彩要使墙面、天花板、办公家具、窗帘等色彩和谐。会议室以浅色和中性颜色最佳；会客室应以欢愉的、中性的颜色为最佳；走廊因其缺少光线以明亮的白色或乳白色为佳，休息室宜用浅色；（5）办公室的装饰和布局应使风格协调统一、办公家具和设备摆放合理。2、软环境软环境主要指工作人员人际环境、气氛环境、工作作风、团队意识和和谐氛围等方面。（三）办公环境布置的基本原则1、整洁舒适办公室内环境应整洁，不放置与办公无关的东西。办公室的装饰、摆设应以舒适为主，光线、色彩、温度也要舒适，噪声要小。办公文具、设备摆放井然有序，营造整洁有序、舒适的工作氛围。2、和谐统一办公桌椅、文件柜大小、样式、颜色等尽可能统一，增强办公室的美观效果，强化员工间的平等观念，创造和谐人际关系。303、合理实用办公环境布置应力求方便，争取时效。如秘书应安排在接待区附近，常用文件摆放在就近位置，公用设备安排在一起，工作联系多的人员集中在一起等。4、环保安全布置办公环境，在规划灯光、空调、选择办公家具，装饰美化时，应充分考虑其实用性，舒适性，满足安全环保要求。如办公环境明快洁净，给人以愉悦心情；办公环境除要保证人的身体、心里安全外，还要考虑办公室存放财务的安全，比如财务室设计、保险柜与电脑等的摆放、谨防被盗、失密、泄密等。三、办公室环境管理（一）秘书维护和管理办公环境的范围和职责1、秘书办公环境的范围主要是上传下达、内外联系和左右沟通，与此相关的工作环境不仅包括秘书个人的工作环境，还包括主要服务对象——领导的办公环境及接待来访的公共区域的办公环境2、秘书维护和管理办公环境的职责（1）公共区域的办公环境。公共区域包括前台、通道、会客室、会议室等，公共使用办公文具包括文件柜、档案架、书报架、物品柜、茶水桌、饮水机及电话簿、航班表等资料，公共使用设备如计算机、传真机及电话机等。公共区域办公环境管理内容：①经常清洁整理台面、地面、家具及门窗等处，保持桌面、地面无抛弃物、无水迹。②及时清洁来访客人用过的茶具、烟灰缸等，重新摆放好待用；饮水机定期清理消毒。③不乱堆放杂物盒私人用品，保持整洁美观。④正确使用和维护复印机、传真机等办公设备，注意设备周围清洁。（2）领导区域的办公环境。领导区域的办公环境是影响领导办公效率的重要因素，良好的办公环境为领导工作提供了方便有效的外在条件，也体现了秘书为领导工作服务的工作特性。秘书应负责领导办公区域的卫生清洁，有序摆放领导用具，准备茶水和用品。领导区域办公环境主要包括领导的办公室、会客室，经常使用的办公物品和设备。①常清洁领导办公桌桌面、地面、门窗等，做到窗明几净，卫生清洁。10②文件物品和设施摆放整齐，便于查找。文件柜和各种陈设保持清洁。③领导会见客人后，及时清理会客室，茶具、烟灰缸等恢复备用状态。④定期整理文件、资料，按有关规定或归档、或清退、或销毁。⑤精心养护领导办公室、会客室内的各种花卉或绿色植物，保持其良好的外观形态。⑥下班离开时要检查领导办公室的计算机等设备和电源开关，确保电源安全，注意关好门窗。（3）个人办公环境个人办公环境直接体现秘书的工作作风，代表着秘书的职业形象。良好的办公环境有利于提高工作效率。秘书个人办公环境包括办公室和相应办公区域、常用办公用品和设备。①每天清洁办公桌、物品摆放整齐。②计算机、打印机等摆放位置合理，便于使用，避免阳光直射，采取文件保密措施。③常用物品和设备放在方便取用的地方；零散物品按其重要性、常用性和实用性、使用习惯分类摆放，保密物品上锁；定期清理过期文件资料和物品，保持足够的活动空间。④纸篓置于隐蔽处。⑤常用文件按分类标签直立放在文件架上，便于查找，保密文件上锁。⑥桌边课放置绿色植物等装饰，突显个人品味。（二）办公室内部环境布置1、分析办公环境分析办公环境包括两方面。一是各部门及员工之间的关系，二是办公室内部所需用品的陈设和容纳关系。2、根据人员数量和工作性质设定办公空间按办公室容纳的人员数量极其工作性质分配其空间的大小。一般而言，每人的办公空间，大者在3-10㎡，普通者在1.5-8㎡即可。各位之间应留有充足的通道。办公空间布局可分为封闭式、开放式和混合式。3、绘制座位布置图和线路图布置要点：营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；合理安排座位；力求整齐、清洁。设备和用品摆放位置规划图，便于选购合适的尺寸和日后维修，电源插座和电线要充足、安全和隐蔽，既满足需要又保障安全。4、选配相应家具和座椅根据个人的工作性质和工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表进行记载。5、按图合理安放办公家具和用品（三）办公室常见的健康和安全隐患1、办公建筑隐患。如地面缺少必要的防滑措施，天花板未安装烟雾报警器，离开办公事前忘记关门、窗等。2、办公室环境隐患。如室内光线不足或刺眼，温度过高或过低，空气不畅通等。3、办公家具隐患。如设备或用品有突出棱角，柜顶堆放重物有倾斜危险等。4、办公设备隐患。电源线磨损，插座接口不稳，设备放置空间狭小等。5、办公设备操作隐患。复印机、碎纸机等设备出现故障不切断电源就用手去拉，女士的长发卷进设备里等。6、人为隐患。站在不稳的凳子上举放重物，复印后将保密原件落在复印机里。7、消防隐患。灭火设备过期或损坏，消防通道摆放物品，应急灯故障等等。（四）办公室安全检查及处理1、确定检查周期办公室安全检查可分为定期检查、节假日检查和随机检查。2、发现隐患后报告并解决检查中发现办公环境及设备隐患时，要及时予以处理，属于秘书职责范围内的要立即采取措施解决；不属于职责范围内的或个人无力排除隐患的，要及时报告有关部门，寻求解决方案。3、记录隐患处理过程及结果安全隐患的报告和解决结果要做记录，作为档案备查。填写“安全隐患记录及处理表”或“设备故障表”。【小结】对于办公室秘书，在办公室环境管理中药明确维护范围和管理职责，布置办公环境，识别办公环境的安全隐患，能够实施安全检查来保证办公环境的安全、有序。维护和营造安全、有序、高效的办公环境。【课堂练习】案例分析：案例中有哪些可借鉴和不足之处？案例一：秘书小萌每天上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理的干干净净、5有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。案例二：秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。案例三：秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。【作业】谈谈课前导入案例中秘书行为的不足之处和如何改进。作业答案要点：1、办公室环境凌乱，秘书没有明确自己的工作范围和工作职责2、公用话机摆放位置不当3、常用做记录的纸张没有放在常用的位置4、纸压在助理的杯子下面不合适，容易引起机密泄露等问题5、常用文件没有放在桌上或身边15【课后反思】教学内容课题名称1-1办公室环境管理2负责人签字授课班级授课时间教学资源《办公室事务管理》、《人力资源管理实用文案》教学方法讲授法、案例教学法、任务导向法教学目标1、了解办公室环境美化的目标和内容。2、掌握办公环境中字画的选择和悬挂方法。3、学会能够根据办公环境和条件选择有益的绿色植物进行摆放。教学重点说明办公室常见的空气污染及症状。教学难点办公室宜选绿色植物的名称及习性。授课类型理论时间分配【导入】任务情境（任务导向法）刘孜在一家较大规模的家