做合格文员--九段秘书培训

欢迎大家--深圳市晟大光电有限公司--2013.12做一名合格文员/助理主讲：毛进军12345文员/助理的涵义与作用文员助理应具备的条件九段秘书工作法结果导向之态度结果导向之职责6结果导向之任务7结果导向之理由8执行结果一.文秘的涵义与作用文秘的涵义《辞海》中“文秘”的5种涵义——职务名称之一，是领导的助手——官名，秦汉以来的秘书监/令/郎等——外交人员，介于参赞和随员之间——宫中的藏书——谶纬（chenwei），汉代流行的迷信书文秘的涵义和特征是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助工作人员和公务服务人员（辅助决策，综合协调，沟通信息，辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等）为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。文秘工作特性是文秘工作实践中形成的。它是一个结构有序的系统，全面地反映了文秘工作特征，从基本特征，扩展到文秘工作中人、事、空间、时间、主要关系、工作效果，体现六个方面的特征。秘书工作的性质文牍性秘密性事务性受动性随机性补偿性文秘的涵义和特征秘书的分类从服务对象和经济来源来划分——公务秘书——私人秘书从工作的分工或业务的侧重点来划分——文字秘书——机要秘书——通讯秘书——信访秘书——外文秘书——生活秘书——教学秘书——科研秘书等文秘的涵义和特征国际上秘书工作的特点当前国际上秘书工作有四个特点——职业化（门类众多、具有广泛前途）——OA：办公设备先进，自动化程度越来越高——秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高——秘书学科成为一门专业性很强的独立学科四句顺口溜：——秘书工作职业化——办公设备自动化——秘书人员知识化——学科研究独立化文秘的涵义和特征秘书工作的基本特征辅助性——主体上的从属性——工作上的被动性——权力上的非强制性——绩效上的间接性机密性文牍性政策性事务性综合性——从职能范围上看——不承担某一具体工作——承担全面了解、联络、沟通——起全局性整体协调工作——从工作内容上看——管理事务——搞好服务——参与政务文秘的作用与价值文秘人员的助手作用文秘人员的参谋作用提供依据出谋划策文件处理文字把关事务处理检查督促助手作用文秘的作用与价值文秘人员的桥梁作用文秘人员的耳目作用不管部作用窗口作用——有什么样的领导就有什么样的文秘上情下达内情外达下情上达外情内达下情上达外情内达上情下达内情外达文秘的作用与价值正确看待文秘岗位的价值——文秘人员虽然是从事文件、资料处理工作，但对个人综合素质与能力却有较高要求；——文秘人员虽然是做日常事务工作，但对于公司和部门却有不可替代的价值。——文秘人员是虽然公司的基层职员，但它可能是踏入管理阶层的第一步。——文秘人员虽然比较繁琐的工作，但“处处留心皆学问”，认真工作，用心感悟一定会有超额的回报。文秘岗位价值凸现文秘的角色定位秘书人员常扮演的六种角色领导者替身职责履行人事务执行者服务员报告人参谋助手下级角色二.文秘应具备的条件文秘人员素养能力构成文秘专业技术修养相关行业知识修养文秘人员素质思想素质心理素质文化素质身体素质修养理论修养知识修养其他社会常识修养品质修养性格修养艺术修养文秘技术能力逻辑思维能力执行能力能力口头表达能力交际能力OA办事办会公文写作文档管理口头文字学习能力二.文秘应具备的条件文秘人员需具备的专业技能？信息管理能力计算机操作能力统计分析能力计划与时间管理能力日常事务处理能力沟通与协调能力作为文秘人员，是硬实力重要还是软实力重要？附：专业文秘人员应具备的素质职责文档管理商务写作会务组织信息管理保密意识办公室管理有效沟通访客接待时间管理计划管理自我培训与提高一个优秀的文秘需要具备为什么做秘书比如何做好秘书更重要！有追求负责任重视细节……但是，一个优秀的文秘最需要具备：结果思维小测试：你是一个优秀的文秘吗序号检测内容良一般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。小测试：你是一个优秀的文秘吗序号检测内容良一般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。9及时将企业内外部信息传递给经理10经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。小测试：你是一个优秀的文秘吗序号检测内容良一般差15有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用17能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议小测试：你是一个优秀的文秘吗序号检测内容良一般差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找23有一定数学头脑。24会多种语言25求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。总结：文秘人员成长无止境老鹰是世界上寿命最长的鸟类。它一生的年龄可达70岁。要活那么长的寿命，它在40岁时必须做出困难却重要的决定。当老鹰活到40岁时，它的爪子开始老化，无法有效地抓住猎物。它的喙变得又长又弯，几乎碰到胸膛。它的翅膀变得十分沉重，使得飞翔十分吃力。它只有两种选择：等死，或经过一个十分痛苦的更新过程。150天漫长的操练，它必须很努力地飞到山顶。在悬崖上筑巢停留在那里，不得飞翔。老鹰首先用它的喙击打岩石，直到完全脱落。然后静静地等候新的喙出来。它会用新长出的喙把指甲一根一根地拔出来。当新的指甲长出来后，它们便把羽毛一根一根地拔掉。5个月以后，新的羽毛长出来了。老鹰开始飞翔，重新得力再过30年的岁月！故事：鹰的重生三.九段秘书工作法发通知一段600元发通知抓落实二段800元抓落实发通知重检查三段1000元四段1500元抓落实发通知重检查勤准备提前量勤准备抓落实发通知重检查五段2000元提前量六段3000元勤准备抓落实发通知重检查做记录提前量七段5000元勤准备抓落实发通知重检查做记录发记录提前量八段10000元勤准备抓落实发通知重检查做记录发记录定责任提前量九段30000元勤准备抓落实发通知重检查做记录发记录定责任做流程九段秘书工作法测出来你是几段了么？知道好秘书的标准了么？知道好工作方法的标准了吗？九段秘书工作法----你的价值在哪里？发通知一段600元发通知抓落实二段800元抓落实发通知重检查抓落实发通知三段1000元重检查勤准备四段1500元勤准备重检查抓落实发通知提前量五段2000元提前量勤准备重检查抓落实发通知做记录六段3000元做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知发记录七段5000元发纪录做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知定责任八段10000元定责任发纪录做记录提前量勤准备重检查抓落实发通知做流程九段3万元四.结果导向之态度不做结果的根源是什么？一是认识问题，不懂得什么是结果；二是态度问题，不愿意做结果；三是能力问题，做不出结果。但是，大多数人不懂什么是结果！案例：70颗撞钉的故事顺德纺织集团在9月份的时候，接了一个合同；有一款衣服需要打五种撞钉，合共70颗。其中有两种撞钉打破衣服的机率特别高，成功率只有60%。当时有个跟单小郑主动承担这项工作。1、协调客户看方案能否改，客户说70颗撞钉的拼图是卖点；2、选了三家合作厂家，选定一家后派专门技术人员来解决这两种撞钉的问题；可出货时其中一种原来认为没有问题的撞钉出问题了！最后交货延期，造成损失18000元；小郑做结果的方法是：如果小郑是你的下属你会怎么做？1、罚：要他承担责任，一个对他而言很大的损失，无论他是出于多么好心……后果：我做的越多，犯错误的概率就越大，最后就会形成多一事不如少一事的心态。事情没人做自己做，只是发展问题，走的慢而已。2、不罚：批评一下，但鼓励他的精神；后果：如果不是以结果为导向，就没有人为结果负责，下次就会有一个更好心的员工犯更大的错。他是好心，但公司损失巨大，公司却会死。大多数发展型企业的两种选择：在走得慢与死之间，你选择什么？小郑因为工作疏忽，没有提供合格的结果，造成公司经济上的损失，按照公司制度进行了处罚。我们要鼓励真正敢于承担责任的人，在1个月后小郑提升为部门主管，技术方面也变为了高级跟单！态度与结果是两个独立的系统！我们表扬勇于承担责任的人，同时要处罚没有提供结果的人，公司一定要建立起这样的结果文化！结论我们建议的选择是：没有功劳，也有苦劳！这些都不是结果：拼命≠结果苦劳≠结果加班≠结果……重要结论一：态度不等于结果！挥汗如雨编制精简，才可提高效率。每个炮兵都在尽职尽责，但谁为结果负责？几十年前，以防由于开炮时的后坐力导致的炮位偏差！火炮是由马拉动的，为了把马拉稳，炮管下会安排一个士兵笔直的站在旁边。几十年过去了，炮位早就由机械控制了，火炮不需要马拉动了，可炮兵操练条例里依然有这样的一个“多余人”。案例：俄罗斯人种树的故事A挖坑B放树C培土A+B+C植树？都对流程负责，谁对结果负责？各自履行养育职责，却得不到让孩子幸福成长的结果。孩子考试成绩不好：五.结果导向之职责2007年5月30号货车车门一夜未关事宜，相关部门及负责人对此事做了以下陈述：1、业务部李X从无锡8：30分将带货回来后，和门卫打了招呼，认为立即会有车间人员来卸货，因此就离开吃饭回家休息了。2、车间主管张XX接到通知8：00需要去接车卸货，但按时去后发现没人，因此也下班回家了。3、总务刘XX与司机沟通过确认安全在路上，与车间沟通知道有人等候卸车，所以认为工作有人会做，也下班回家了。案例：苏州XX金属制品公司职责不清晰，事情就没有人去做；职责太清晰，大家就各扫门前雪！职责是对工作范围和边界的抽象概括；没有结果意识，职责就是一纸空文！不止是要对职责负责，还要对职责背后的结果负责！重要结论二：职责不等于结果！六.结果导向之任务案例：买火车票五一节，XX医疗设备公司要派10个人去青岛参加一个展会。每逢节日，铁路客运就非常紧张，旅游旺地更是如此。4月27号（预售的第一天）一大早老板就派小刘去火车站买票。过了很久，小刘满头大汗的回来说：“售票处人太多了，挤了3个小时才轮到我，但是窗口的所有火车票，包括硬座、硬卧、软卧都卖完了，没办法，我只好回来了。”老板非常生气，将小刘训了一顿，说他真不会办事。……1、老板为什么会批评小刘？2、如果你是小刘，你会怎么做？小张是怎么做的？老板又派小张去火车站看看，小张过了好长一段时间回来说：票确实卖完了，但我想了其他五种方法请老板决策:1、买高价票，每张要多花100元，现有15张；2、如果找关系，我有一个朋友在火车站派出所，可将10人送上车，但晚上没地方休息；3、中途转火车，北京到济南有X趟，济南去青岛有X趟，出发时间和到达时间分别是……4、坐飞机，XX日有X班飞机，时间和费用分别是……5、坐汽车，豪华大巴每天有X次，时间和费用分别是……，买车票是“任务”到青岛是“结果”谁更称职？任务VS结果任务发传真培训招聘做报表结果确认、回传、回复；把收获变成措施，把措施变成行动；招聘到合适的人；准时提交准确清晰报表；1、完成差事：领导要办的都办了2、例行公事：该走的程序都走了3、应付了事：差不多就行了任务有三事:挖坑了，没有水，别怪我。任务挖井挖到水结果我已经按照您说的做了……我已经尽最大努力了……我该做的都做了……但——看似事情做了，就是没有结果！听起来是否很熟悉？态度职责任务完成任务是对程序、过程负责；收获结果是对价值、目的负责；完成任务不等于拿到结果！重要结论三：任务不等于结果！西点有一个悠久的传统：当军官向新学员问话时，他只能有四种标准回答：1、“是，长官！”2、“不是，长官！”3、“没有借口,长官！”4、“我不知道,长官！”七.结果导向之理由！没有任何借口