全国《总裁秘书与行政人员实训教材》全国精品教材

总裁秘书与行政人员实训教材全国行政人员急缺人才教材认证系列：职业经理、人力资源总监、营销经理、品质经理、生产经理、物流经理、项目经理、企业培训师、酒店经理、市场总监、财务总监、行政总监、采购经理、营销策划师、企业管理咨询师、企业总经理等高级资格认证。颁发双证：高级经理资格证书＋MBA高等教育研修结业证书（含2年全套学籍档案）证书说明：证书全国通用、电子注册，是提干、求职、晋级、移民的有效依据学习期限：3个月（允许工作经验丰富学员提前毕业）收费标准：全部学费元咨询电话：136846098850451-88342620招生网站：电子邮箱：[e-mail]颁证单位：中国经济管理大学承办单位：美华管理人才学校职业经理MBA整套实战教程千本好书免费下载学校网址:项目一营造安全舒适的办公环境任务一合理布置办公室天地公司是一家中外合资企业，主要生产电器产品，公司资产雄厚，员工近2000人，高科技人员和高层管理人员云集。最近几年，公司业务不断拓展，公司总经理张伟决定在滨江市投资创办一家分公司，分公司将设立一些相关部门。在办公室布局时，秘书高山应提出哪些合理的建议。营造和保持科学、良好的工作环境，是秘书的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作环境，不仅有助于办公室工作的完成，而且有利于秘书的健康与安全。办公室是一个组织开展经营活动所必需的，是一种必须支付的资源，费用通常是按平方来计算的。空间越大，费用越高。如何在有限的空间中获取组织的最大效益，是一个组织的领导必然会考虑的，作为秘书张山在这一点上必须或协助安排布局好办公室。要安排和布局好办公室，首先要了解办公室整体布局的类型及其作用，然后从经济、实用的角度考虑，合理进行整体安排，并对室内环境进行布局，有时还可以建议领导采取现代办公新模式。一、办公环境涵义及分类（一）涵义办公环境，也称办公室环境，它是由诸多影响办公过程的因素综合而成的。它有广义和狭义之分，广义是指一定组织机构中所有成员所处的大环境；狭义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它知识目标◆办公室的类型◆对办公室的合理布局能力目标◆能够合理安排和布置办公室模块一秘书办事模块包括人文环境和自然环境。人文环境主要包括文化、教育、人际关系等。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等。从总体上来看，办公环境是一个比较复杂的开放系统，为了便于认识办公环境，我们首先不妨对办公环境按范围大小来进行分类。（二）分类1．社会环境它是指一个国家内部的物质经济环境、政治法律和精神文化环境，同时包括这个国家的人口、民族、历史等因素。作为社会组织内部管理的组成部分，办公活动必然要从社会环境中得到任务和信息，然后再进行消化和加工，进而转化为服务于社会和组织的各种“产品”。如果把办公活动作为一个系统，它正是在这种输入、转换和输出的动态平衡中，使其自身在社会环境中不断生长和发展的，因此分析社会环境是研究办公环境的出发点。2．组织环境它是指一个社会组织内部的机构设置、目标划分和运行情况，同时包括人际关系和工作方法等因素。办公室在履行自己的职能中必然要同组织中其他机构发生各种各样的联系，办公活动的正确实施不仅取决于其他机构的支持和配合，还取决于组织内部机构是否合理，各种制度是否完善，这些最终关系组织内部管理的状况，而组织内部的管理状况又在一定程序上影响其社会地位。3．工作环境工作环境，即我们通常所说的办公室。它是指具体办公场所及使用的办公设备等，同时包括从业人员的状况。无论各社会组织间的功能差异有多大，其办公活动都少不了人员、设备和场所。对一般的工作人员来讲，尤其是秘书，绝大部分时间都呆在办公室里。为了尽可能减轻精神疲劳，提高办公效率，就必须考虑办公场地、设备、颜色、声音和温度等环境因素对办公人员的心理影响，并把它们有机结合起来，才能获得最佳的工作状态。这足以说明工作环境在办公环境中的重要地位。一般来说，秘书对办公室面临的社会环境是难以进行影响和改造的。随着自己在组织中地位和经验的不断积累，高级秘书对组织环境能逐渐产生一定的影响。而一般的秘书能够直接影响并在工作中加以选择、改进和优化的主要是工作环境。以下所讨论的办公环境就是指工作环境。二、办公室的布局（一）办公场所的整体安排一个组织机构的办公场所不管是购买或租用，抑或是自建，在对新的办公场所进行整体安排时，主要要考虑以下因素：1．办公场所的总面积。2．机构的建制和办公空间的分类。3．职工的人数。4．组织经营的性质或内容。5．部门间的联系。（二）办公室的类型1．小办公室又称为传统办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小间，这些小间都是带门窗的独立小房间，每个房间供一个或几个人使用，都配备办公桌及相应的办公设备。每间办公室都应有办公家具，如桌椅、文件橱、书架、茶几等，配以电话、台灯、电脑等。如果有三人以上在一间办公室里办公，办公桌要沿两边同一方向摆放，以避免面对面视线相对影响。上司单独用的办公室桌椅要面对门平放，桌前可放些临时接待客人用的椅子。2．大办公室也称为开放式办公室，是指一个比较大的工作空间内包含众多单个工作位置的组合。这样的办公空间多为100至200平方米的大厅，中间或窗边留出走廊。在每一个工作位置都布置办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机设备等。每个工位之间一般会用高约1·5米的隔板分开，以吸收噪音和减少相互影响，上司办公室应通常置于办公区的最里边，用玻璃隔开，这样，上司既可以监督员工的工作状况，又不受声音的干扰。图1—1大办公室样图功能的分隔、流程的顺畅、关系的建立、氛围的营造、效率的产生，都在这个空间中能有机地表现出来。这些正是具有现代意识的开放式布局所强调的。3．公寓式办公室规模小的单位，如三五人的办事处、联络处等往往租用公寓来作为办公场所，我们称之为公寓式办公室。一般将进门的客厅作为接待室或秘书办公室，里间作为领导的办公室或会客室。三种不同的办公室各有优点和不足。图表1—3小办公室、大办公室、公寓式办公室的优缺点类型优点不足小办公室1、比较安全，可以锁门。2、保密性比较强。3、便于员工集中注意力，从事细致或专业工作。1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、员工之间交流不便4、占用的空间比较大大办公室1．灵活应变，工作位置能随需要而变动。2．节省面积及费用，能容纳较多的员工。3．淡化了等级观念，便于同事间的沟通与交流。4．员工的行为易受到上司的督查及同事间的相互监督。5．易于集中服务和共享办公设备。6．能培育全新的企业文化，激发员工的创造力和合作精神。1．难保机密。2．房间易有噪音，使人难于集中注意力，使思维缺乏足够的灵活性。3．易导致工作压力的增加，甚至危害健康。4．员工难于找到属于自己私人的空间。公寓式办公室1．小巧而灵活2．费用支出低3．突出领导地位1．能容纳的办公人员比较少2．等级分明因此，我们布局办公室时，更多的应从企业的定位及企业文化入手。重要的是，让每个成员觉得舒心，工作干得上心。（三）办公室内的布置办公室内的布置主要考虑的是办公桌椅、装饰、室内光线、温湿度、办公用品及设备的布置。总的说来是要做方便、舒适、整洁、和谐、统一、安全。1．办公桌椅办公桌椅的样式、规格和颜色要与办公室内的装饰相协调。其款式多采用多平面转角平台，人坐在中间，右下方设置抽屉组合，左上方放置电脑，以适合使用电脑和读写等多种要求。有条件的可采用自动升降的办公椅，以适应工作人员的身体高度，方便工作。上司的桌椅和沙发则应豪华精致些。图1—4办公桌椅布置样图办公桌椅和柜架的排列应采用直线对称式布置，这样可利用的工作空间就大了，做起事容易施展得开，心情也会好一些，工作效率自然也就会提高。2．办公室的光线除自然光外，办公室的光源布置应自然均匀而且柔和明亮。一般来说，在写字时，光源应来自左方；而打字时，光源最好来自两方，总之，以面前不出现任何阴影妨碍视线为宜。会议室宜采用能集中与会人员的注意力和保持讨论态度的高光亮度。在通道内则宜采用使人感觉到平静的暗光。3．办公室温度与湿度温度与湿度是构成办公室环境的一个比较重要的因素。办公室内温度一般应保持在22℃—26℃(中国秘书职业资格证考试教材)之间的，湿度保持在50%，这样的温湿度能使人保持充沛的精力，并充分发挥其智力。4．办公设备及用品碳粉有毒，复印机宜放在通风良好的窗边，且尽量稍微远离办公桌。电脑、传真机、打印机、扫描仪、投影仪、数码文件中心等办公设备宜集中放在一个区域，便于电源接线和维护管理。5．办公室装饰办公室一般使用本色或白色的垂直窗帘。如果要打开，应打到底，宽敞透亮；关闭时应统一角度，不然会显得比较凌乱。另外，室内可放些对人体有益的绿色植物，它不仅使人赏心悦目，在现代办公环境中有着点缀色彩、调节气氛的作用。三、保持办公环境的清洁有序（一）保持办公室环境清洁清洁、有序的办公室环境对组织的形象和绩效会产生一定的影响，并能有效地提高秘书工作效率。1．秘书应保持自己工作的办公桌台面、地面、电脑、负责的设备、家具以及门窗墙壁等干净整洁；2．同时办公室的公用桌子同样要保持桌面整洁、干净、地面无废弃物、无水迹；3．茶具清洁整齐，来访者或与会者用过的茶具应当即清洁干净，并重新摆放好；4．公用的文件柜、书架和物品柜中的东西要放置有序；5．经常要对电话拨盘和电话听筒的两端消毒；6．经常清洁整理维护公用的办公设备；7．定期检查，并公布结果。图表1—5办公环境检查表序号项目检查内容检查结果1整理将不再使用的文件资料、工具、样板、纸张废弃处理将一年内不再使用的文件资料，按编号归类类指定文件柜把常使用的文件资料放置就近位置将正在使用的文件资料分为未处理、正在处理、已处理三类将时钟是否准进，日历是否更新台面、抽屉最摆放用品是否放平稳妥当盆景等是否整理掉枯枝烂叶摆放在上司办公桌上的用品是否整理好2整顿办公室、办公用品、文件柜等放置要有规则和标识办公用品、文件等放置要整齐有序文件处理完后均要放入文件夹，且要摆放整齐文件夹都要有相应的标识办公桌及抽屉整齐、不杂乱私人物品放置于规定位置电脑线用绑带扎起、不凌乱3清扫将地面、墙、天花板、门窗、办公台等打扫干净办公用品擦洗干净办公用品破损处理修理好办公室通风、光线充足沒用噪音及其它污染4清洁每天下班些时间进行卫生清洁工作随时自我检查，互相检查，定期或不定期进行检查对不符合的情況及进纠正整理、整顿、清扫保持得非常好被检查部门：检查日期：检查人签名：（二）办公用具放置有序1．电话、文具盒、便条等常用的物品可放在办公桌上伸手可拿到的地方，当然办公桌上尽量少放东西，以够用为度；计算器、尺子和胶带大多是放在抽屉里的。2、专用电话应放在左手边方便拿到的位置，腾出右手做记录；3．除保密文件和不常用的文件要按照要求存放在安全的地方或者文件柜里面外，其它常用的文件夹可分门别类整齐地叠放在桌边或直立在文件架上，取出用完后应放回原处；4．公用办公用品柜物品放置时，一般来说是重的、大的放下面；轻的、小的放上面，方便取用；5．一些诸如电话号码本、航班表、火车时刻表、费用报销单、常用空白表单、字典等公用物品要放在放在位置明显、方便大家取用的地方。四、现代办公模式随着经济的发展，城市交通压力进一步加大，办公场地成本费用也越来越高，组织为了节省人、财、物等各方面的开支，扩大经营效益，充分利用现代高科技及现代管理技术改变传统的办公模式，形成了新的办公模式。如：在家办公、弹性时间、兼职工作、合同制工作、交叉工作等。员工采用怎样的办公模式，往往是领导根据需要进行选择。作为辅助管理者的秘书，尽管不能决定什么岗位上的工作人员采取哪种办公模式，但可以从节省办公场地及各种模式的优点及不足等方面考虑给领导一些建议并加强管理。（一）在家办公1．在家办公的工作模式既有优点，也存在一些不足图表1-6在家办公办公模式优点及不足序号优点不足1节省办公室空间和资金需投资计算机、网络、电话给工作人员，以保持工