公务员文秘培训

格式·文种安徽行政学院刘鹰——公文讲座之一党政机关公文处理工作条例(以下简称《新条例》)党政机关公文格式(GB/T9704—2012)(以下简称《新格式》)国家行政机关公文处理办法(以下简称《旧办法》)中国共产党机关公文处理条例(以下简称《旧条例》)国家行政机关公文格式(以下简称《旧格式》)第一节格式公文格式要素的变化《党政条例》第九条各要素划分为版头、主体、版记三部分眉首《党政条例》第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。对比《旧办法》增加署名、页码,减去主题词;对比《旧条例》增加附件说明、附注、页码,减去主题词(一)形式1.文件式—机关名称加“文件”二字一、版头2.信函式旧规定政:发文机关全称或者规范化简称党:版头由发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种组成新规定……也可以使用发文机关全称或者规范化简称(二)文件式与信函式的区别文件式适用于部署全局性工作和重要工作,发布决定,批转下级机关的重要文件；信函式适用于对有关地区、部门或单位通知重要事项，以及上行文。000001机密特急×××〔2012〕10号××××关于××××的请示×××××××××××××签发人：×××××××××(一)控制文件规格能以函的形式(指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”)印发的，不以文件形式印发；能以“白头”文件(指没有“红头”部分的文件)印发的，不印发红头文件。关于国务院办公厅精简会议文件改进会风文风的意见二○○七年十二月三十一日(三)注意事项1.字体——套红大字旧格式红色,字号以醒目美观为原则新格式红色,以醒目、美观、庄重为原则2.适用文种——法定公文二、签发人(一)标识要求1.位置：发文字号右侧,右空1字2.职务：正职或主持工作的负责人《党政条例》上行文应当标注签发人姓名(二)常见错误1.标错2.漏标三、发文字号中办发〔2012〕14号《新格式》1.数字——阿拉伯数字2.年份应标全称,3.六角括号“〔〕”4.发文顺序号不加“第”字,不编虚位参看教材第339、340页(一)拟写要求⑴文件式(平行文和下行文)——发文机关标志下空二行,居中5.位置⑵信函式(上行文)发文机关标志下空二行，居左空一字,与最后一个签发人姓名处在同一行⑶信函式(平行文和下行文)——顶格居版心右边缘,红色双线下,与该线距离为3号汉字高度的7/81.顺序颠倒2.括号用错3.年份简写4.序号加“第”、“0”(二)常见错误四、标题新条例标题“由发文机关名称、事由和文种组成”旧规定政:公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。党:标题由发文机关名称、公文主题和文种组成(一)准确、简洁1.语句通顺、无歧义2.准确概括正文3.有发文机关标识可以省略发文机关(二)美观、规范1.回行时，要做到词意完整2.排列对称3.长短适宜,间距恰当4.标题排列应当使用梯形或菱形关于延期举办“第五期规范国有企业改制和国有产权转让培训班”的通知五、正文(一)常用结构1.发文缘由办什么事、为什么要办2.具体事项怎么办3.结语关于日杂果品公司改建营业楼的请示我社所属日杂果品公司位于县城向阳中路,是最繁华的商业地段,共有平房14间(343平方米),建于1965年。现相邻的百货、二轻、针纺等商业大楼相继而起,唯独日杂果品公司商场低矮破旧,既不适应新形势,又影响市容。县政府负责同志多次催促设法建楼,最近又指示:如今年仍不建楼,就将此地基换交外单位建造。为此,我社研究,拟在此处改建四层营业楼,总面积〷〷平方米,每平方米造价400元,共需资金约〷万元。资金来源几个方面：公司建设资金、职工集资、社会筹集和部分设备贷款。如无不妥，请批准。参看教材第164页关于加强×××酒、××酒管理的通知×××酒是国家名酒,××酒是部优名酒,近年来产量虽不断增加,但远不能满足需要。有些单位和个人通过各种关系,直接到酒厂批购,既影响省收购计划,也干扰了工厂的正常工作。为加强对×××酒、××酒的计划管理,根据省政府的指示，特作如下通知：一、……二、……三、……参看教材第119页旧规定当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。新格式当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。参看教材第335、348页(二)排版要求1.必须在首页显示2.必须与印章同页六、落款党发文机关署名应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方政单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称旧规定新条例署发文机关全称或者规范化简称七、成文日期新规定：阿拉伯数字旧规定党阿拉伯数字政汉字八、印章新条例有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。(一)不盖章的条件新格式1.一般右空四字，居中下压发文机关署名2.印章之间排列整齐、互不相交或相切3.印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。(二)盖章的一般要求图5公文末页版式1第二节文种参看教材第313页一、选用原则公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定二、党政公文分类(一)法定公文《党政条例》规定的15个文种。(二)非法定公文《党政条例》规定之外的机关常用文种。如计划、总结、公示、简报、慰问信、建议书等。三、党政法定公文分类(命令、议案除外)(一)按行文关系划分1.上行文——请示、报告、意见2.平行文——函、公告、通告、通知通报、意见、纪要3.下行文——决议、决定、公报、公告通告、意见、通知、通报批复、纪要参看教材第7页(二)按行文目的和文种用途划分1.指令性决议、决定、意见、通告通知、通报、批复2.告知性公报、公告、通告、通知通报、报告、函、纪要3.请求性请示、函4.建议性意见5.商洽性函6.奖惩性决定、通报7.答复性报告、函、批复请示——适用于向上级机关请求指示、批准事项。报告——适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。请求性上行文陈述性上行文四、常见错误(一)请示与报告混淆第二十三条：“报告”不得夹带请示事项，公文文种不得用“请示报告”一类混合文种。安徽省行政机关公文处理实施细则请示:适用于向上级机关请求指示、批准。报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”(二)用请示或报告代替函(三)批复与复函混淆参看教材第309-310页函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题，请求批准和答复审批事项批复:适用于答复下级机关的请示事项《党政条例》第八条(四)用报告提建议和意见关于……………………的报告近来,……为进一步解决……问题,特提出以下意见(或建议):关于进一步规范公文处理工作有关问题的通知皖政办秘〔2007〕7号“报告”不得夹带请示或需要办理的建议事项。(五)用通知奖惩单位与人员《旧办法》通知——适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。《新条例》通知——适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。(六)滥发公告《办法》第9条：公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”1.公告的适用范围参看教材第102页2.公告的发布权限向国内外宣布重要事项的公告——国家领导机关及其授权单位宣布法定事项的公告——国家法律、法规限定的单位安徽省司法厅公告第1号根据司法部《司法鉴定机构登记管理办法》规定，核准“××××建筑工程司法鉴定所”为面向社会服务的司法鉴定机构，现名称：…………参看教材第106页(一)主观原因——心态失衡五、格式与文种出错原因简析(二)客观原因1.知识欠缺2.错误教材和样板的误导——公文讲座之二安徽行政学院刘鹰公文语言一切从国外进口的果树苗免征关税参看教材第25页一、表述准确(一)减少错漏1.标点符号参看教材第81页商品使用未注册商标必须在商品和包装上标明企业的名称和地址2.字词用汉字的特殊情况《党政条例》公文使用的数字……按照有关国家标准和规定执行。⑴部分结构层次序数一、(一)1.(1)3.数字⑵在词、词组、惯用语中作词素⑶古体诗词(二)把握词义参看教材第26页1.忌用不规范词语一要听得懂——不故作深奥二要符合规范——不随意滥用凡病事假2天以上的,扣除本月奖金。《刑法》第九十九条本法所称以上、以下、以内，包括本数。2.慎用多义词语参看教材第27页原则同意、大多数、今后、近来基本上、各种措施、有关部门3.慎用模糊词语4.恰当使用具有感情色彩的词语参看教材第26页教育部办公厅关于严禁研究生招生单位举办考研辅导班的通知高等学校特别是招生单位要加强教师的教育和管理。适当时候,教育部将组织专门的检查和抽查。《办法》第二十五条引用公文应当先引标题，后引发文字号(三)语序恰当1.符合规范2.准确表意《宪法》第四十五条国家和社会保障残废军人的生活，抚恤烈士家属，优待军人家属。(四)符合逻辑请批准直言判断如无不妥,请批准选言判断以上妥否,请批准。参看教材第28页(一)句式简短以短单句和简单复句为主。尽量少用长句，尤其要避免使用复杂的复句。二、文字简洁1.不使人产生歧解2.机关应使用规范化简称(二)简称恰当中国共产党安徽省委员会中共安徽省委三、风格合体符合公文的语体风格，不能错位(一)慎用指令性语言(二)慎用口语公文以庄重文雅的书面语言为主,以贴近生活、人人都能理解的的口语为辅。但太俗和不雅的口语绝不能使用。(三)慎用专业语言思考英译稿:我们知道,那些还不知道真象的人心中是有怀疑的。参看教材第82页英译稿:在我们的会议上,我们应该寻求我们的共同基础,同时保留我们的不同点。大力整治文风会风,提倡开短会、讲短话、讲管用的话,力戒空话套话。——十七届四中全会四、文风端正习近平努力克服不良文风积极倡导优良文风当前,在一些党政机关文件、一些领导干部讲话、一些理论文章中,文风上存在的问题仍然很突出,主要表现为长、空、假。(一)戒官话、套话(二)戒生话毛泽东《反对党八股》我们“生造”的东西太多了,总之是“谁也不懂”。句法有长到四五十个字一句的,其中堆满了“谁也不懂的形容词之类”。——生造、生涩习近平假，就是夸大其词，言不由衷，虚与委蛇，文过饰非。不顾客观情况，刻意掩盖存在的问题，夸大其词，歌功颂德。(三)戒假话、大话习近平长，就是有意无意地将文章、讲话添枝加叶,短话长说，看似面面俱到，实则离题万里。(四)戒长话、废话邓小平毛主席不开长会,文章短而精,讲话也很精炼。周总理四届人大的报告,毛主席指定我负责起草,要求不得超过五千字,我完成了任务。五千字,不是也很管用吗？”通知·请示·报告——公文讲座之三（参看教材第116页）第一节通知一、概述(一)性质与用途适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。兼有指令性和告知性,可以平行和下行(二)分类1．按工作性质划分(1)执行性(2)转发性(3)周知性(4)会议性(5)任免性(6)发布性2．按发文形式划分(1)直发性(2)转发性二、正文结构(一)执行性通知1.发文缘由2.具体事项3.结语关于加强营业性歌舞厅娱乐场所管理的通知根据中华人民共和国文化部6号令《营业性歌舞娱乐场所管理办法》……,现对我市营业性歌舞娱乐场所的经营活动作如下规定参看教材第118页1.发文缘由(1)依据(政策或事实)(2)目的(为……)2.具体事项(1)事由一致(2)合理分条3.结语请……执行2.具体事项(1)参加人员(2)时间(3)地点(4)其他有关事项会议主要内容、食宿安排、有关费用、联系方法……等等必有项3.结语——特此通知(三)会议性通知1.发文缘由依据、目的、会议名称可选项三、写作要求(一)依据明确根据上级有关