城市学院秘书学秘书工作

第五讲：秘书工作的规律与方法第一节:秘书工作的一般规律第二节:秘书工作的特殊规律第三节:对立统一规律第四节：秘书的职业守则第五节：秘书的思维方法第六节：秘书的工作方法第一节:秘书工作的一般规律一、秘书工作一般规律的揭示秘书在主辅配合中近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应规律二、秘书工作一般规律的运用1把握目标2加深理解3配合协调4增强素质第二节:秘书工作的特殊规律一、秘书工作的发展规律1、工作体制与社会生产力发展相适应2、职业化发展与社会分工相适应3、职能与领导权利分配体制相适应二、秘书专项职能活动规律1、经常性工作的规范化、程序化、科学化规律2、秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律3、领导立意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的写作规律第三节:对立统一规律一、事务与政务二、被动与主动三、综合性与专业性四、维持与适应五、听命与劝谏六、宣传与保密七、谋划与执行八、全面与重点九、规范性与随机性十、间接性与直接性案例-协调工作要到位一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消视察电站的通知。案例分析第四节：秘书的职业守则职业守则，是指同人们的职业活动紧密联系，而具有自身职业特征的行为规范。（一）守职守职要走出三个误区：1.守职就是秘书圆满完成领导吩咐的事或明文规定的事。2.守职就是要求秘书角色弱化。3.守职就是秘书要一概“唯上是从”。（1）作为秘书，不要轻易怀疑领导指令的正确性。（2）对于领导明显的失误和疏漏，秘书应以适当的方式给予提醒。（3）秘书无权更改上级的指令（二）守实1.秘书对领导和单位要忠诚。2.秘书要在工作中坚持不唯上，只唯实。3.做事要踏实，办事要认真。（三）守信守信就是要讲信用，就是通过遵守诺言，实践成约来赢得他人的信赖和尊重。1．商定的事情不宜多变，切忌给人反复无常的感觉。2．工作中不要轻易许诺。3．要守信就要做到守约。4．守信还要做到守时。（四）守礼礼:是人们在社会活动中约定俗成的一种共同崇高的规范形式。◆主要分两部分：·规范自身形式的礼，称为礼仪·规范对他人态度和行为的礼，称为礼貌。1.秘书要注意修饰自己的仪表。2.秘书要学会待人接物的应酬礼仪。3.秘书要学习并掌握各种常见的仪式。4.秘书要能制作规范的礼仪类文书。5.秘书要懂得迎来送往。6.秘书还要懂得对外交往的风俗礼仪。（五）守密思想上重视，行动上要严格执行保密纪律和制度，谨防密从口出、密从文出、密从本出。秘书工作守则十字请记牢：守职守实守信守礼守密第五节：秘书的思维方法一、一般思维方法的运用（一）逻辑思维方法的运用1、归纳推理：由个别到一般2、演绎推理：从一般到个别3、直接推理：以一个判断为前提，推出结论4、类比推理：从一些属性相同推出另一些属性也相同5、因果推理：从某些现象的变化推出现象之间的因果联系。（二）形象思维和灵感思维1、形象思维：通过感性形象把握事物的状态2、灵感思维：是一种突发性思维，也叫直觉或顿悟（三）其他思维：发散思维法、生疑提问法等二、特殊思维方法（一）秘书选择思维层次的方法1、秘书与领导的同层次思维2、秘书与领导的不同层次思维3、秘书的多层次思维（二）秘书选择思维角度的方法1、本位思维2、换位思维3、多角度思维（三）秘书把握思维节奏的方法1、同步思维2、超前思维3、继后思维发散思维教你解放智慧有一天，牧师正在家里准备布道用的材料，不料，他的小儿子却一直吵闹不休。牧师灵机一动，从杂志上撕下一页地图，撕成碎片，对小儿子说：宝贝，地图被弄坏了，你要是能把它拼好，我就给你两美圆。小孩子高高兴兴接过了那些碎片。牧师长吁一口气说，现在好了，可以安心工作了！不料，没到十分钟他的小儿子就回来了：“爸爸，给我那两吧。”牧师看到那张拼好的地图，大惑不解：怎么会这么快就拼好了呢？小儿子神气地把刚刚粘好的地图翻过来：看，地图背后是一位明星的画像！我不熟悉要拼的地图，但是如果这个明星的画像正确，地图就肯定也是正确的！牧师拿出两美圆，说：对啊。只要人是正确的，那么他的世界就一定也是正确的！谢谢你给我提供了讲道的材料！如果我们沿着固有的思路，认真地投入到支离破碎的地图碎片中去，肯定会浪费许多时间，事倍功半。而牧师的小儿子只是在开工之前多想了一小步，于是发现了地图背后的秘密。三、秘书思维能力的培养与创新（一）思维依据的把握1、思维规范性依据把握2、思维具体依据的把握（二）秘书思维的训练1、业务思维的训练2、模拟领导思维训练3、归纳分析经验教训的思维训练4、领导者对秘书思维的训练和引导（三）秘书思维的发展与创新秘书的创新思维：1、在综合中创新2、在适变中创新3、在探索中创新第六节：秘书的工作方法一、秘书工作方法与管理实践（一）秘书工作方法与组织管理1、组织目标为秘书选用工作方法指明方向2、组织规范为秘书选用工作方法的提供依据3、组织需要是秘书选择工作方法的基础4、组织管理方法适用与秘书工作（二）秘书工作方法与领导工作1、为领导工作作铺垫的工作2、对领导工作扩展延伸的方法3、为领导工作代劳的方法4、伴随领导公务活动的方法5、领导与秘书主辅配合的一体化（三）秘书工作方法与社会发展1、在实践中形成，受实践的检验2、在运用中学习，在学习中探索3、在探索中创新，再创新中求欲（四）秘书工作的四个转变——实现四个转变：1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为主动服务：4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。（五）秘书工作的六个强调1.强调调查研究工作2.强调信息工作3.强调信访工作4.强调协调工作5.强调督察工作6.强调党务、政务服务工作二、秘书应掌握的领导方法（一）秘书与基本领导方法1、基本领导方法2、秘书对基本领导方法的理解要自觉维护领导核心、领导集体的团结、稳定和权威、严格要求自己。要密切联系群众。要注重信息的收集处理与综合分析要实事求是，务必求真。要有在实践中不断开拓进取的精神（二）秘书与行政方法、法律方法、经济方法和调查研究方法等。三、秘书具体业务的工作方法（一）秘书协调方法1、沟通协调方法2、变通协调方法3、融合协调方法4、法规协调方法5、计划协调方法6、程序协调方法7、会稿协调方法8、会商协调方法（二）秘书监督检查方法（三）秘书信息沟通方法1、秘书与领导沟通方法2、秘书与职能部门沟通方法（四）秘书公文撰拟方法（五）秘书工作进程调度方法1、ABC分类处理方法2、一气呵成与分段进行相结合的方法3、统筹计划方法（六）秘书工作时间调度方法1、计划使用时间方法2、弹性管理时间工作方法3、反馈控制管理时间工作方法4、合理使用零碎时间方法分析时间每天留出时间进行回顾，调整优先秩序，舍弃无效工作分解困难任务将工作以30分钟进行分割在上班路上大致计划一下当天的工作及时更新工作日志——记忆往往是不可靠的。诊断工作环境声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰员工窗户上司员工秘书员工电脑门茶几员工窗户员工秘书门上司员工员工员工茶几窗户上司员工秘书门电脑茶几员工员工员工窗户上司员工电脑门员工秘书员工茶几了解时间管理的陷阱猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里就是哪里不好意思拒绝别人反正时间还早——拖延文件满桌病喋喋不休的电话粥源源不断的信息跨越时间的陷阱要事第一学会拒绝计划使用时间