国家秘书职业资格(会议管理)

秘书职业资格考试辅导四级秘书鉴定要点掌握会议议程、日程的拟定方法；熟悉会议议程与日程的区别；正确选择会址，布置会场、安排座次；掌握会议期间信息的收集、传递、反馈，以及信息加工的形式；做好会议记录、会议中的信息沟通和会议期间值班、保卫工作以及会议经费结算工作；第一节会前筹备•拟订会议议程、日程；•提供会议地点备选方案；•布置会场和安排座次；•发布会议信息；•安排会议食宿；•邀请嘉宾；•准备会议资料、会议用品；•安排会议礼仪服务；•检查会议常用视听设备。1、会议议程会议议程是为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议日程显示出来。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导做报告；分组讨论；一、拟定会议议程、日程大会发言；参观或其他活动；会议总结，宣读决议；闭幕式。一、拟定会议议程、日程•2、会议日程•会议日程就是根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。•3、会议议程和会议日程的作用•通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。•会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。•示例分析一、拟定会议议程、日程•工作程序•1、会议议程的制定程序•（1）明确目标和参加者•（2）安排各议程事项的时间•（3）确定每一项议程•（4）决定会议讨论形式•（5）决定会议决策的方式•2、会议日程的编制方法•（1)应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。•（2）须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排。•（3）宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。•（4）尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。•（5）保密性较强的议题，一般放在后面。一、拟定会议议程、日程•注意事项•1、会议议程和日程的区别•A、会议的日程表一般采用简短文字或表格形式。•B、将会议时间按每天上午、下午、晚上三个单元将议题具体化。•（1）会议议程和会议日程的功能不同。•（2）会议议程的编制在前，一旦确定不应再改变。会议日程如遇到一些变化可相应调整。•（3）会议议程与日程必须吻合。•（4）会议议程和日程表制定后，须经主管领导审核方可实施。•2、正确处理会议临时动议•会议议题模拟试题一•单选•一般会议议程的编制应在（）。•A.日程表编制之后•B.日程表编制之前•C.会议筹备方案调整之后•D.会议筹备方案编制之前模拟试题一•多选•会议的日程表大多包括（）•A.时间•B.序号•C.内容•D.地点二、提供会议地点的备选方案•（一）会议地点选择的要求•1、交通便利。•2、会场的大小应与会议规模相符。•3、场地要有良好的设备配置。•4、场地应不受外界干扰。•5、选择会议地点应考虑有无停车场所。•6、场地租借的成本必须合理。•（二）会议酒店的类型划分•示例分析二、提供会议地点的备选方案•会议场地选择的工作程序•1、会议的目的与形态•2、实质上的需要、与会者的期望•3、列出选择会议场地需求的工作清单，确定会议场地•4、对会议地点进行确认•5、签订书面合同•实地考察会议地点的注意事项•1、会见能作决策的人，有利于以后解决可能出现的问题。•2、只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观。•3、不要出于个人原因再次参观酒店。•4、不要带家属同行参观。•5、要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。•6、要考虑另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。考试题型示例一•多选•1、要保证会议在安静的环境中顺利进行就需要考虑以下哪些因素？（）•A.会议拥有隔音设备•B.谢绝访客参观•C.关闭场内的手机、呼机•D.调整会场扩音器的音量模拟试题一•多选•选择恰当的会议地点要综合考虑以下因素（）•A.交通便利•B.会场的大小应与会议规模相符•C.良好的设备配置•D.场地租借的成本合理三、布置会场和安排座次•1、会场整体布局的要求•（1）庄重、美观、舒适。•（2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。•（3）中大型会议要保证一个绝对的中心。•（4）小型会场要注意集中和方便。三、布置会场和安排座次•2、会场整体布局安排•（1）确定会场形式。•（2）合理摆放桌椅。•（3）布置附属性设备。•（4）布置装饰。三、布置会场和安排座次•3、主席台的座次和场内座次安排•P15•主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。•各种大中型会议均应该设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。•无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免同与会人员背向现象。•另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。三、布置会场和安排座次•（1）安排主席台的座次。•会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：•1）依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。•2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。•3）主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。•4）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。1胡锦涛、2江泽民、3吴邦国、4温家宝三、布置会场和安排座次•（2）安排场内其他人员的座次•1）小型会场内座位的安排。•分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。•2）中大型会场内座次的安排。•①横排法。•②竖排法。•③左后排列法。•4、会场整体布局的类型•（1）较大型会场的座次安排。•（2）中小型会议的座次安排。考试题型示例一•单选•小型会场内座位安排，常以离会议主持人或主席位置近的座位为上座，而会议的主持人或会议主席的位置应置于（）•A.接近入口处、正对门•B.远离入口处、背对门•C.接近入口处、背对门•D.远离入口处、正对门四、发布会议信息•（一）相关知识•1、会议信息的内容•会议信息的内容包括：•会议的报名时间、地点、费用及方法；•会务联系电话与联系人；•会议报到及会议议程、日程；•与会者的信息；•会议报送的交流信息；•会议的记录和纪要内容；•会议的宣传报道内容；•会议的决议内容。•2、会议信息的类型•会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。•示例分析四、发布会议信息•（三）工作程序•1、传递会议通知信息•2、分发传递会议文件•3、沟通传递会议有关情况•（四）注意事项•1、发布会议信息前要进行报审•2、要对媒体进行选择*考试题型示例一•多选•2、提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门事先要（）。•A.进行会商•B.广泛征求意见•C.由各部门分别提出意见•D.由牵头部门提出主要意见四、安排会议食宿•（一）相关知识•1、会议餐饮的常识•（1）餐饮安排的原则是：让代表吃好、住好而又不浪费。•（2）就餐大体上是一个标准，要适当照顾少数民族代表和年老体弱者。确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。•（3）秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。•（4）座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。•示例分析四、安排会议食宿•2、会议住宿的常识•（1）要提前编制住房方案。•（2）长者、尊者、领导要适当照顾。•（3）具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。•（4）有时还要按地区集中，便于讨论。•（5）不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合代表具体情况列出住宿表。•（6）报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。四、安排会议食宿•1、安排会议餐饮•（1）根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。•（2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。•（3）事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。•（4）事先设计和确定就餐的凭证。•（5）要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口、品种多。•（6）事先要准备好干净的饮食用具。•（7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。•（8）做好饮水、饮料的供应。四、安排会议食宿•2、安排会议住宿•（1）安排方式的选择。•（2）预定会议住宿的程序。•（3）确定会议住宿的程序。六、邀请会议嘉宾•（一）相关知识•1、会议嘉宾的类型•（1）组织方的上级领导和政府官员。•（2）企业的重要客户和各种利益相关方。•（3）社会名流和电影明星。•（4）对实现会议目标有潜在贡献的人。•2、嘉宾邀请的要求•（1）要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场。•（2）要发出正式邀请函。•（3）要做到有礼貌。•（4）要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系。•（5）对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则。•（6）嘉宾人数不宜过多。六、邀请会议嘉宾•（三）工作程序•（1）在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。•（2）拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作精美。•（3）要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。•（4）在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。•会议嘉宾的致辞七、准备会议资料、会议用品•（一）相关知识•1、会议资料的类型•（1）来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。•（2）会务资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。•（3）沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。•2、会议用品的类型•（1）必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。•1）会议内设备•2）常用物资•（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议所需用品和设备。•例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。七、准备会议资料、会议用品•三、工作程序•1、准备会议资料•（1）来宾资料袋•（2）会务资料•（3）沟通资料•2、准备会议用品•（1）检查空调设备•（2）检查好灯光、扩音设备。•（3）检查黑板、白板，确保已擦干净，准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。•（4）如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌。•2、准备会议用品•（5）在每人座位前摆放纸笔。•（6）多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。•（7）如果有选举、表决、表彰的议程，还需要准备好投票箱、计数设备和奖励用品。•（8）会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。•（9）如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。八、安排会议礼仪服务•（一）相关知识•1、会议的通用礼仪•（1）会议文书礼仪。•（2）迎送礼仪。•（3）参会礼仪。•（4）服务礼仪。•2、主持人的礼仪••3、会议发言者礼仪•4、会议参加者礼仪八、安排会议礼仪服务•（二）工作程序•1、选择会议礼仪服务人员•（1）从组织内部员工中选择。•（2）聘请专业礼仪公司或礼仪人士承担会议主要的礼仪服务。•2、分解工作程序•3、培训会议礼仪服务人员•（1）对会议工作的宗旨和合作精神的培训。•（2）对会议礼仪知识和工作技能的培训。•（3）对会议的设备和用品的使用常识培训。•4、准备服装用具•（1）礼仪服务人员的服装应统一并且与会场环境协调。•（2）迎接一般的与会者不需要献花。•5、礼仪执行•（1）接待礼仪及程序。•（2）引领。•（3）乘车的座次安排。模拟试