如何做一位专业秘书

0专业秘书助理管理培训1秘书的职业素养秘书的语言技能：标准的普通话，清晰的表达。组织技能：要能妥善组织活动，使办公室工作无论何时都能取得最高的效率。效率：按时按质量完成工作，并不断寻求更好的解决方法责任感：随时准备担负起责任并接受上司授权给你的任何工作，并严守商业机密。谨慎性：对上司意图准确把握，以防事情出差错。2秘书的职业素养机智和交际能力：在处理询问、接电话和接待来访者时，需要秘书冷静要保持机智；要有一定的交际手段，能与不同身份的人交往，并能与他们合作。忠于职守：这是建立与上司理想关系中最重要的品质。对商业的兴趣：要有读书看报的兴趣，并养成良好习惯，这样才能获得相关领域的最新动态，给上司提供更令他满意的服务。3秘书的个人品质创造性：在日常的工作中能对习以为常的事务进行创造性的思考，并能提出自己的建议和想法。守时性：要求必须有很强的时间观念，这样才能把上司和自己的工作安排好。对未来需求的预测能力：能对工作中不可能的发展变化做出预测，并对上司的工作安排和计划作出适当的调整。良好的外表，整洁的服饰是给人的第一印象。4秘书的个人品质良好的适应性并乐于助人：无论何时，特别是在他人处于困难中要乐于助人这样才有助于周围的人员建立融洽的关系；当工作时间、性质等发生改变时要有很强的适应性。礼貌和礼仪：举止要彬彬有礼，富有同情心；在接听电话时说话要得体，平易近人；接待来访者时要有礼貌，懂礼仪。乐观（尤其在工作压力比较大的情况下）：要用乐观的情绪去感染周围的人，这样的办公室群体才是有战斗力的。5秘书工作的定位一、对公司的了解:二、对部门职能、业务流程的熟悉：三、上司的风格与处事方式四、职位的说明6秘书工作的定位：秘书工作的定位：协助主管共同达成工作目标辅助主管的例行业务沟通协调的桥梁办公室/信息管理客户服务/公共关系促进部门工作的推进7专业化---专业知识、技能商业书信的标准格式有效率的档案管理文字与语言之表达能力电话应对技巧访客接待礼仪电脑软体熟练的应用快速的打字能力对秘书的期望8阅读：用眼阅读：用脑阅读：对秘书的期望9对秘书的期望适当的服装仪容及谈吐薄施淡妆服装端庄整洁，不穿凉鞋，低胸或过于暴露的衣服不戴设计夸张或垂吊的耳环、项链讲话举止端庄，音量适中，说话时正视对方10对秘书的期望站立规范——行走规范——就座规范——动作规范——表情规范——11对秘书的期望五要：五不要：12对秘书的期望沟通桥梁当主管、部门、公司明亮的眼睛真心关怀立场公正给予正面鼓舞鼓励同事直接与主管沟通主动与主管沟通观察到的问题不断地学习愉快的心情13职业发展之路了解你自己—善用长处控制型—自信，竞争力强，行动迅速，果断坦率，把握机会，冒险创新，结果导向，主动积极，承担责任分析型—善于计划，实事求是，处事谨慎，精打细算，行事稳健，客观务实，冷静分析支持型—忠诚，为人着想，支持他人，追求卓越，信赖合作，奉献精神促进型—幽默风趣，善于社交，善解人意，机智灵活，弹性应对，勇于尝试14职业发展之路自我调整：控制型—更多地关注他人，三思而行，多问多听分析型—掌握重点，勇于尝试，超越形式，主动表达支持型—敢于说“不”，肯定自己，勇于表达自己的意见和情绪，要求结果及效率促进型—克制自己，少说多做15职业发展之路秘书发展方向前台部门秘书/初级/中级秘书行政/高级秘书/助理转任办公室行政工作转向人力资源管理方向转向采购\市场\客户服务\咨询等方向16个人资源盘点职业生涯规划17与主管共事需知※了解他的工作重心及紧急度※了解他的风格※了解他的工作方式※了解他的人际网络※理解他的工作压力※保持良好的沟通※对主管的地位及能力表示敬意18不同风格的领导促进型控制型分析型支持型领导方式共同参与，建立共识指挥，调度资源制度、规划分析管制自主，协调配合支持重要特征社交亲和力重视机会结果理性经验分析团队合作沟通方式非正式指示告知正式书面通知平等研讨时间认知多角度现在过去将来影响力运用人际魅力权威性法定职权理念与信赖管制方式社会认同直接干涉程序制度道义良心对组织的要求弹性应变开拓创新维持稳定改善发展绩效评估标准和谐交货期稳定品质潜在问题姑息自大固执失控19如何与不同风格的领导共事沟通的风格对下属的要求分析型1.给我事实与信息，不要逼我立即冒险地决策2.不要戏谑开玩笑，让我觉得你很轻浮3.我喜欢与正式、认真和尊重我们的人相处4.我讨厌那些不切实际、投机取巧的工作方式20如何与不同风格的领导共事沟通的风格对下属的要求支持型1.不可以轻视别人或伤人自尊2.不可以欺压善良与弱小3.不要背信弃义21如何与不同风格的领导共事沟通的风格对下属的要求控制型1.不要提太多的细节，请讲重点及结论2.不要只提问题，多给我具体的建议与方案3.以工作任务优先，不要受人为因素困扰22如何与不同风格的领导共事沟通的风格对下属的要求促进型1.以开放的心态接受新的想法2.多花时间与人沟通，了解他人的期望与感受3.凡事多商量，多一点弹性，不要固执己见4.不要紧张，放轻松点23秘书基本职责1.每天一定要完成工作：a.登记并处理每天进出的传真，信件，并每天与部门主管及同事确认，以确定所有的传真及信件都在规定时间之内回复。传真--（24小时内）信件--（2个工作天）b.每天有固定时间与主管聚谈聚谈时携带笔，笔记本，约谈记录本记录主管交办事项查看备忘录当天的资料查看文件进出清单反馈主管昨日交办事项之处理情形c每天更新约谈本内容d.每天检查文件发出盒至少三次e.要回复的传真一定当天发出打字要正确,先看懂信的内容再工作-注意传真/书信的格式,力求简洁美观需要主管在发出传真/信件上签名时,应将附件准备齐全附在信后f.文件要每天归档24秘书基本职责2.接电话a.帮主管及部门同事接听电话电话留言条的填写b.如到访其他部门如同事不在，秘书应代为接听电话3.当部门组织有变动时，应及时修订部门组织图4.主管或同事出门前，秘书应再确认其去向，掌握行程，以便有紧急事情，可以立即联络上5.协助主管或部门同事跟踪督促会议上决定的所需执行的项目，以期在指定日期前完成6.主管不在时，要独立处理电报及信件，并追踪到底，使部门运作顺畅25秘书基本职责注意事项：b.上班时间尽量不离开座位,必须离开时,一定要安排其他同事接听电话,并告知去向及何时回来c.当主管正与别人谈话或接听电话时,不要离开位置,他可能需要文件d.主管下班后仍留在办公室,秘书如欲先行离开,应询问主管是否还有事情需要处理,如主管在开会,则应用递纸条的方式询问e.做事要有紧急性事情彻底追踪a.建立有系统的追踪制度，任何事情都是要追踪到底，要有锲而不舍的精神b.用判断力来决定待办事项之缓急性，如无法判断，应主动请示主管c.任何事情无法于当天完成，应主动告知对方及预订完成日期d.主管部门同事交办之事,不论办妥与否,应给予反馈,彻底执行26秘书专业技能改进工作品质A.每次收到任务务必问清对方的需求、期望及任务的目标,才开始行动;B.复述任务要点,确定对方同意,没有错误,再行办事;C.如果任务较为复杂,在定好方法后,应先与对方商讨过后才做,以免浪费许多时间与精神,还得修改或重做;D.做错一次,马上写下正确的方法;下一次做之前,先参考正确方法,就不会再做错;E.做错事情,先与主管商量,找到“根本原因”,再寻求解决方法;F.每做一件事情都要计划好执行的步骤。27人际沟通技巧如何有效地听：表达的技巧28人际沟通技巧如何与难相处的人共事说服的技巧29秘书专业技能电话使用技巧接电话基本态度有礼貌、亲切自然、保持愉快的心情长话短说、简单明了仔细聆听、不打断对方的话乐于帮忙和自信的态度称呼对方的头衔或先生、小姐。在外人面前称自己公司主管亦称头衔30秘书专业技能电话使用技巧接听电话基本动作三声之内接听电话准备纸笔、留言条，记录讯息或留言很有精神报出公司及自己的名字代接电话应说“对不起，XXX不在，我是XXX”电话结束前31秘书专业技能转接电话：清晰来电方，转接时保证同事接到电话，并简单介绍来电人的情况再放下电话。电话录音：保持标准电话礼貌和用语“**先生您好，我是***公司的***这次来电主要是关于事情请方便的时候给我回电，电话是：或下午会再次来电，谢谢！“32秘书专业技能过滤电话：打错电话：33秘书专业技能使用电话注意事项1.先拟好讨论重点再打电话2.复杂的内容先传真再打电话联络3.重要电话请主管自己打，不要通过秘书转接4.不要让对方在电话上等太久5.不要在“边缘时间”打重要电话6.不要利用上班时间打私人电话，尽量长话短说7.不要承诺做不到或不想做的事8.不要边吃东西边打电话9.不要边接电话边和第三者说话34秘书专业技能填写留言条注意事项完整来话者之姓名、公司、电话、分机-受话者留言内容清楚复述留言内容，确保留言正确-留言字体力求工整负责签上姓名-写上日期、时间如何处理客户电话抱怨保持镇定，仔细聆听“对不起”“对不起”“对不起”语气平缓，不宜辩驳表示重视此事提出解决方案解决后立刻回复追踪至客户满意35秘书专业技能危机的定义：危机处理的基本原则：1.预防危机的升级：事件初期认真处理通知相关人士密切关注事态发展2.原则：36秘书专业技能危机情况处理危机事件的电话应对37秘书专业技能危机情况处理危机处理应有的态度镇定，有耐心对对方的遭遇表示理解和同情客观、有条理坦诚表达对公司和产品的信心38秘书专业技能访客接待※事前准备-了解拜访目的，拜访者姓名及职衔-登录在行程表日志本上，并通知相关人员-打印访问行程表-将相关资料放入备忘夹中-准备会谈资料，并预留备份-预订会议室-准备纪念品-安排接送-对第一次到访来宾应详述公司位置，或传真地图，如有安排用餐，应事先订餐厅，正式的餐会，应事先取得菜单，安排座位表39秘书专业技能访客接待※来访当日事先通知大堂接待员有关访客的姓名，职称，公司名称及预定抵达时间张帖欢迎海报检查会议室a.桌面是否干净,桌椅是否排置整齐b.白板是否擦拭干净,白板笔是否可以书写c.投影机或幻灯机是否设置妥当,并且可正常使用d.放置投影笔,Pointer（电子投影笔）以正式的服装,整齐的仪容,亲切的微笑迎接访客，并在访客右前方一米处，引导访客至会议室入座寻问访客口味浓淡,奉上茶水使用托盘,并注意其排法及端茶的顺序请客人“稍候”,等待时间不可超过10分钟40秘书专业技能访客接待※重要访客的接待要求要点:确定访客抵达/离开时间及班机代订旅馆,安排接机回复访客确认旅馆及接机安排事宜将日程表复印通知相关人员（适当保密）预订会议室访客如带太太前来,亦应为其安排日程,由秘书负责接待-将确认之行程表给予相关人员-准备欢迎函,于访客抵达前一天,与行程表一并传真至旅馆柜台-访客抵达后,秘书应提醒主管或相关人员主动拔电话至旅馆表示欢迎,并询问是否有收到行程表-注意文化差异/宗教禁忌/访客偏好-帮访客确认机位-准备地方风味的礼物41秘书专业技能访客接待※访客离开之后整理会议室会议记录于三天内传真给访客,并复印给相关同事会议记录中需要跟进的事项,秘书应主动提醒同事于回复日期之前完成,并将结果回复给上司提醒主管写感谢函42秘书专业技能会议安排事前的准备1.了解召开会议的目的2.决定日期,时间,地点(预订会议室)3.与会者名单4.拟定会议议程5.分送开会通知-开会前一星期分送给参加会议者6.如会议在公司以外的地方举行,应先视察场地，确定会场大小，光线，空调及隔音设备是否良好,在会议通知上附上地图7.会议资料的准备8.会议器材文具的安排9.餐饮及点心的预订10.条列并善用各式检查表43秘书专业技能会议安排会议当天准备事项:–提前查看会议室的环境布置、桌椅、白板、空调,电源-检查投影机等使用器材功能是否正、–提醒与会者准时参加会议-文具用品–茶水,咖啡或点心-会议记录44秘书专业技能会议安排会议结束后的工作:–迅速正确的传达留言–整理会议室–整理会议记录-会议之后三天内完成,交由主管核示后分发给与会者–核对各项费用支出