固定资产管理

固定资产管理一、目的：为了加强对固定资产的管理，保证其合理使用，保护其完整，发挥固定资产的最大效能,降低经营管理费用，盘活闲置的固定资产，理顺各相关部门的工作职责和要求，特制定本规定。二、定义：本规定所称固定资产是指单位价值超过1000元、使用期限超过2年且保持实物原状的有形资产，包括房屋及建筑物、动力设备、运输设备、电子计算机类、空调及电气设备、通讯及办公设备、音响设备、营业柜台货架、加工设备、制冷设备、消防安全设备、其他经营设备十二大类。对一些单位价值不足1000元，预计使用年限超过二年，且数量较多，在企业经营中发挥较大作用的有形资产，根据实际情况可列入固定资产管理。三、管理形式：固定资产实行电脑账簿（账）、可粘贴卡片（卡）、实物（实）分管原则；财务部管理固定资产明细分类账及固定资产卡片；使用部门管理实物。四、各部门管理职责：1、财务部职责：负责对固定资产价值的确认、核算、付款、折旧、变现、转让的审核及对实物日常管理的监督和固定资产盘点的组织工作，包括固定资产卡片的建立。2、总经办：负责设备的申购、采购、维修。3、行政部：①负责设备的调配、报损和日常管理；会同财务部组织盘点工作。②明确实物保管人和管理责任人的责任、跟踪固定资产（信息设备）的使用状况、固定资产报废的确认及固定资产盘点工作，并不定期对固定资产进行抽查，确保实物的安全及正常使用。③负责闲置固定资产（信息设备）的日常管理及调配、处置工作。④分部门/门店建立固定资产电子台帐（格式见附表9）。4、防损部：负责固定资产调拨、报废等涉及资产转移、变卖出场过程中的监督工作(须在相关单据中签名确认)。5、使用部门职责：①负责对其使用固定资产的实物保管及日常维护与保养。②建立部门固定资产实物台帐，明确设备的实物负责人；定期与财务对帐、与实物稽核。③门店固定资产管理责任人为店长，总部资产管理责任人为行政部经理。五、固定资产管理制度：（一）、固定资产购置：1、日常固定资产的申购程序：①各部门根据本部门需求提出申购计划，由店长E-mail报总经办；②总经办根据各部门的需求，制定出下月总的申购计划，填制附表1“申购单”报财务部审核后报公司领导审批。2、审核要求：总经办、财务部必要时应对门店的需求进行实地考察，对其种类、数量、配置等情况进行审核，严格把关，做到物尽其用。3、购置：（1）购置方式的确立：总经办在审核“申购单”时，应检查是否有可供调配的闲置固定资产，对于有同类型闲置固定资产的应采取调拨方式，对于未有闲置的申购单品才采取直接采购方式购买。（2）价格：财务部进行审核时，应按照所需资产的质量、规格等要求另外进行询价，如所咨询价格明显低于经办部门的提供的价格，经办部门应对存在的差异做出解释，对存在无合理理由且差异较大的，财务部应当坚决制止。4、验收：（1）、验收要求：负责验收的部门，验收时应核对经办部门传的相关资料，逐一清点数量及核查其质量，对下列情况应拒收：①与样板不符，货不对板；②质量不合格；③型号、规格、单位、单价、数量与资料不符。（2）、验收人员：总部的固定资产由行政部负责验收；门店固定资产由行政部、门店店长共同验收。3、单据填制：行政部对验收合格的物品应于验收时填制附表2“固定资产验收单”（一式三联，白联行政部，红联财务部，黄联供应商），验收合格后，行政部必须以使用部门为单位编制附表3“固定资产签收明细表”（一式三联，白联行政部，红联财务部，黄联使用部门）；卡片编号栏由财务部负责填制，编制完毕后，行政部将“固定资产签收明细表”传各使用部门实物保管人签名。另外对需要安装的固定资产，验收部门应出具固定资产安装验收报告，将其附在相应的验收单后。对于专业性较强的固定资产。验收部门应邀请相关专业技术人员协助验收。4、标签的粘贴：财务部按下文规定的编号要求统一编制附表4“固定资产标签”，发放给各使用部门，并监督其自收到标签之日起二天内粘贴在实物明显的位置，以便实物和账簿一一对应。5、付款（1）、付款审核：财务部对购入的固定资产数量、单价等方面进行审核，对于实际购入数量大于申购数量的（如有合同的按合同执行），财务部将不给予报账，对于实际单价与前述确定的单价不符的，必须注明原因，如无合理原因，超出部分的金额由经办人承担。（2）、付款方式：总经办凭已审批的申购单、发票、“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”的财务联并填写付款申请单到财务部报账，经财务审核、报公司领导审批后付款。6、入账手续财务部凭供应商发票原件、“固定资产验收单”和“固定资产签收明细表”入账。关于发票的索取，采取谁负责采购谁负责办理的原则。财务部应在购买当月根据“固定资产验收单”及“固定资产签收明细表”录入固定资产电脑卡片，办理固定资产入账手续，以便跟踪固定资产的实物管理，确保财务核算的准确性和及时性。总经办、行政部应积极配合财务部办理固定资产电脑卡片的录入工作。（二）、固定资产调拨如固定资产“申购单”上注明采取调拨方式添置固定资产，由行政部根据固定资产附表1“申购单”录入固定资产附表5“固定资产公司间调拨单”（一式四联，调出部门白联、财务部红联（行政部凭财务部红联复印留存）、调入部门黄联）；或者由调入地部门提出申请，行政部、财务部审核后报公司领导审批，调入部门凭审批后的调拨单调拨固定资产。调拨手续完毕后，财务部凭附表5“固定资产公司间调拨单”修改或录入固定资产电脑卡片，双方财务人员据资产调拨单以做相应的帐务处理。（三）固定资产使用1、直接责任人固定资产申购部门自签收固定资产之日起成为固定资产使用部门，固定资产使用人即为直接责任人也为实物保管人。固定资产使用部门应指定专人保管本部门的固定资产实物。2、使用要求：（1）固定资产使用人应按说明书的要求操作，随时保持固定资产的洁净与完整。（2）未经固定资产实物保管人的允许，他人不得擅自使用。（3）若固定资产出现故障，使用部门应及时通知相应的部门，不得擅自拆除。（4）使用部门发现本部门的固定资产连续三个月未使用，且预计将来亦不会再使用的固定资产，应及时通知行政部登记闲置固定资产。（四）资产的维修处理：门店维修资产设备，必须开出附表6“资产维修单”（一式三联，白联申请部门，红联承修人，黄联行政部），填写好相应的内容，维修原因必须清楚明了。资产维修单红、黄联随货同行，资产维修实物上注明交行政部，白联留店备查。行政部安排维修好后填写维修结果，维修后返回部门签收实际返回时间和签收人姓名，然后由维修门店将有所有人签字的资产维修单红联转行政部。资产维修单不会对资产册数据更改。（五）固定资产的报废1、报废条件：（1）长期闲置不用，在可预见的未来不会再使用，且已无转让价值的固定资产；（2）由于技术进步等原因，不可使用的固定资产；（3）已遭毁损，以至于不再具有使用价值和转让价值的固定资产；（4）虽然固定资产尚可使用，但使用该固定资产违背成本效益原则；（5）其他实质上已经不能再给公司带来经济利益的固定资产。2、报废要求：（1）对已提足折旧、不能继续使用且无修复价值的，对无使用和修复价值、但尚未提足折旧的固定资产，应查明原因，由使用部门书面填制附表7“固定资产报废（申请）单”（固定资产报废申请单一式三联，一联使用部门，一联财务部，一联行政部）报行政部、财务部审核后报公司领导审批。（2）报废审批通过后，报废的固定资产应及时清理，如有变卖价值的，由财务部、行政部、防损部、总经办对报废资产的价值进行相应的评估，由财务部、行政部、防损部、总经办根据评估结果对报废资产进行变卖。填写报废日期。（六）固定资产编号1、编号原则财务部对所有的固定资产进行统一编号。2、编号方法所有固定资产编号是由“三位门店和部门代号+二位资产类别号+三位序列号”的组成。①三位门店及部门代号：如总部：001—财务部，002—行政部，003—人力资源部，004—市场部，005—营运部，006—防损部，007—商品部，008—生鲜部，009-信息部，010-总经办，011配送中心；门店：如201代表金三店（取开店顺序），202代表未来蜂巢店，203代表世景店。②二位资产类别号：只能用阿拉伯数字作为代号，如01代表土地、房屋及建筑物、02动力设备、03运输设备、04电子计算机类、05空调等电器设备、06通讯及办公设备、07音响摄影设备、08营业柜台货架、09加工设备、10制冷设备、11消防安全设备、12其他经营设备；例如：财务管理部电脑1台：编号如下：001-04-0013、编号发放时间财务部在编制“固定资产签收明细表”时，在编号栏内按编号规则依次发放编号。（七）闲置资产管理：各使用部门应及时将闲置的资产提供给行政部，由行政部根据闲置资产情况来确定固定资产的购置方式，以便公司的闲置资产得到有效的利用。（八）盘点：为确保公司资产的完整性，公司每年至少组织一次固定资产的全面盘点。由财务部牵头，财务部、行政部、营运部、防损部成立盘点小组，组织盘点准备工作。盘点出现盈亏时，使用部门（行政部及防损部协助）应及时查明原因，在盘点后三天内将盈亏原因报告交财务部；财务部根据盘点表及盈亏说明，在盘点后八日内出具固定资产年度盘点报告报公司领导审批。六、处罚及其他：1.对办理固定资产购置的人员，如有故意以明显高于市场价购进的，一经查出，除应承担差价部分外，还应由财务部视情节轻重报公司领导对当事人进行口头警告、书面警告、通报批评、降职或辞退。2.对未及时将闲置固定资产通知相关部门而造成公司重复购置的，视重复购置金额的大小，对行政部或相关实物管理责任人给予口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分。3.如因个人使用不当造成固定资产损坏但可维修的，实物保管人承担修理费用；如因个人使用不当造成固定资产损坏并不可维修的，实物保管人按该项固定资产账面净值赔款。4.由于保管不慎造成固定资产丢失的，除该固定资产的净值由直接责任人（赔偿比例为60%）和管理责任人（赔偿比例为40%）负责赔偿外，还应对固定资产的直接责任人和管理责任人给予口头警告、书面警告、通报批评及降职等处分。5.固定资产在保修期内出现故障，使用部门应及时上报总经办，由总经办通知供应商在规定的时间内进行维修。6.固定资产管理责任人、实物责任人有异动情况的（包括人事调动、辞工等），由使用部门书面通知财务部，财务部打印责任人经管资产明细表，相关责任人凭明细表办理固定资产交接手续，填制附表8“固定资产责任人变动明细表”（固定资产责任人变动明细表一式四联，交接方白联，财务红联，行政部任财务红联复印，接收方黄联）。财务部凭“固定资产责任人变动明细表”修改固定资产卡片。7.对于未按规定在二天内正确粘贴固定资产标签的直接责任人将给予口头警告、书面警告、通报批评等处分。8.员工在使用或保管公司资产期间，不得将资产私自转借他人，如因转借导致丢失、损坏，赔偿义务仍由使用或保管人承担。附表1：XXX固定资产申购单申请部门：年月日申请人：使用部门固定资产名称规格型号单位预计单价申购批准数量购置方式用途预计到位时间数量金额购买调拨合计公司领导：财务部：行政部:总经办：附表2：XXX固定资产验收单（一式三联）NO：合同号：供应商：年月日类别固定资产名称规格型号单位数量单价金额备注合计供应商：总经办：行政部验收人：使用部门/门店验收人：附表3：XXX固定资产签收明细表（一式三联）使用部门/门店：年月日卡片编号固定资产名称规格型号入账原值使用部门存放地直接责任人签名管理责任人签名行政部：使用部门/门店验收人：财务部：附表4：XXX固定资产标签建立日期卡片编号固定资产名称规格型号直接责任人管理责任人附表5：XXX固定资产公司间调拨单（一式四联）申请单位：年月日申请人：卡片编码调出部门/门店调入部门/门店名称原存放地新存放地类别原使用部门新使用部门规格型号原直接责任人新直接责任人启用日期原管理责任人新管理责任人原值已提折旧净值数量单位调拨原因：公司领导:财务部:行政部：经办人:发货人：发货地防损：收货人：收货地防损：附表6：XXX固定资产维修单（一式三联）申请部门/门店：年月日申请人：卡片编号固定资产名称规格型号数量维修原因要求返回时间维