文秘培训

文秘培训授课内容�第一节秘书日常事务�第二节秘书礼仪�第三节常用文种辨识与处理�第四节会议安排第一节秘书日常事务�（一）接待工作�（二）制定日程表�（三）印章管理工作�（四）介绍信�（五）保密工作第一节秘书日常事务�一、接待工作（一）接待类型1.按接待者与来访者相互关系划分（1）对上接待低规格接待（2）对下高规格接待（3）平等对等接待2.按接待性质分3.按计划与否分4.按组团与否分第一节秘书日常事务（二）预约接待1.主动迎接（1）微笑（2）普通话（3）眼光2.了解情况3.引导4.介绍5.招待并退出6.送别第一节秘书日常事务（三）临时到访1.礼貌招呼2.辨明身份�秘书正接电话，电话是一位客户打来，事情较为复杂。这时进来两位客人。一位已预约，一位未预约。应该如何处理。�秘书正接电话，一客人直接去往办公室。秘书叫住他。客人说：“上午刚来过，找总经理的。上午事情没办完。”秘书请示领导后总经理表示不想见，要求秘书挡驾，如何处理此事�办公室来一客人，是一个搞计算机防护屏推销的人。秘书如何处理？�王先生到你办公室要求拜见上司，可上司忘记这个约会，不在办公室。你应该如何处理？第一节秘书日常事务（１）　上级部门领导或工作人员来访（２）　本单位一般干部、普通员工（３）　外单位不熟悉客人(４)　领导暂时无法接待的客人(５)　明确不见得客人第一节秘书日常事务�二、制定日程表（一）日程安排的形式1年计划表2月计划表3周计划表4日程表第一节秘书日常事务（二）日程表编制方法1钢笔2纵横向。3简洁4记载社交活动，要注明注意事项4321备注内容时间项第一节秘书日常事务5555明确次序NTLNTLNTLNTL法现在，今天，以后6666预留时间7777同类性质的事情可放在一起8888常规事项9999适当保密1老板让秘书起草一份上半年工作总结报告，明天下班之前交给他(三四万字)　　　　　　　　　T2老板通知下午一点开始，与公司三位副总开会　　　　　　　　　N3收到新加坡某公司老总发来的传真。说后天到北京，让定个房间　　　　　　　　　T4老板去不了下个月的电视台录节目，让秘书回封电子邮件　　　　　　　　　L5人力资源部通知让秘书填写参加新方法讲座的报名表，明天是最后期限　　　　　　　　　L顺序：23145第一节秘书日常事务三、印章管理（一）印章的管理1来源2管理制度（1）保管者不得委托他人带盖印章（2）最好存放保险柜（3）用印登记备注盖章人批准人批准部门盖章次数印章类别文件内容盖章日期第一节秘书日常事务（二）严格审批1严格手续2对所盖文字认真审阅3位置正确，印油适度，落印均衡4对需留存的手续，应立卷归档5不得在空白凭证上加盖印章第一节秘书日常事务（三）盖章方式1.联合行文：上行文主办单位盖，下行文：所有发文机关2.单一单位盖法：（1）正文与印章间无任何内容（2）上距正文2-4毫米（3）单一单位印章：成文日期右空四字印章下弧无文字，仅以下弧压在成文日期上。印章下弧有文字，印章中心线压在成文日期上。第一节秘书日常事务3.联合行文盖章：（1）两个单位：成文日期左右各空七字主办单位印章在前，两章不相交，均压成文日期（2）三个以上（不压任何文字）：排在发文日期和正文之间，主办单位在前，每排最多三个，两端不超出版心，最后一排居中，不相交，右空两字成文日期4“此页无正文”第一节秘书日常事务�四、介绍信（一）介绍信的格式1固定式2便函式（二）填写1联系单位，被介绍人姓名，身份，政治面貌，人数，联系事项，有效期，填写日期2持出联和存根必须一样3便函式无存更，故应在专用登记簿登记4如个别填写错误，应修改盖校对章，或在此处加盖公章第一节秘书日常事务（三）盖章（四）存根的保存（五）证明信的管理区别:1大多是便函式2固定式工资证明，学历证明，工龄证第一节秘书日常事务�五、保密工作（一）秘密的种类1.按秘密性质分（1）国家秘密（2）商业秘密（3）组织内部秘密2.按秘密等级分（1）绝密（2）机密级（3）秘密（4）内部3.按秘密存在的方式分（1）有形秘密文献类物体类声像类电子类（2）无形秘密口头秘密技术类秘密第一节秘书日常事务（二）秘书的保密工作1.文件保密（1）定密（2）审核与签批（3）标识A密级和保密期限应在文件首页右上角B凡有密级的公文应用3号黑体字标识C国家秘密必须标识星号。秘密★六个月D年以上的用年，年以下的用月绝密★25年E商业秘密不得出现星号第一节秘书日常事务（4）缮校专人监印（5）传递信件，电报，计算机（6）运转注意份号（7）保管与翻印密件不得带回家第二节秘书礼仪�（一）电话礼仪�（二）介绍礼仪�（三）举止礼仪�（四）社交礼仪禁忌第二节秘书礼仪�一、电话礼仪（一）接电话1.不让铃声响过3遍。2.先自报家门3.不用生硬口气4.电话用语5.谈话可作必要的重复6.交谈完毕7.同事家里电话、手机、未经允许不要告诉别人8.正通话，碰上客人来访第二节秘书礼仪(二）打电话？小孙询问以下问题，选择什么时间拨打较好？（查询某酒店号码，为领导定飞机票，询问公安局户口办理时间，请示领导事项，韩国分公司电话）1.选择适当的时间2.通报自己的姓名、身份。3.电话用语4.通话完毕时应道“再见”.5.拨打电话铃声响7声，如拨通后忙音，过几分钟再拨第二节秘书礼仪二、举止礼仪1站姿2坐姿3公司内与同事相遇4握手5出入房间的礼貌6递交物件7走通道、走廊时要放轻脚步。第二节秘书礼仪�三、介绍礼仪（一）自我介绍1.方式（1）应酬式（2）工作式（3）交流式（4）礼仪式（5）问答式2.自我介绍的注意事项：（1）注意时间（2）讲究态度（二）向别人介绍1.先向谁介绍2.把一个人介绍给很多人3.男女间的介绍第二节秘书礼仪（三）名片礼仪1递送（1）名片应先递给长辈或上级。(2)把自己的名片递出时2接受第二节秘书礼仪四、社交礼仪禁忌（一）忌随便发怒（二）忌玩笑过度1开玩笑要看对象2开玩笑要看时间3开玩笑要看场合、环境4开玩笑要注意内容（三）忌口无遮拦1年龄2钱3嚼舌（四）忌衣冠不整（五）忌不尊重女性女士优先第二节秘书礼仪（六）与外国友人交往时禁忌1.数字的忌讳2.食品的忌讳3.颜色的忌讳4.花卉的忌讳5.其他忌讳第三节公文的辨识与处理�一、行文制度（一）行文关系1.上行关系2.下行关系3.平行关系4.不相隶属关系（二）行文方式1.上行文（1）逐级上行文（2）多级上行文（3）越级上行文2.下行文（1）逐级下行文（2）多级下行文3.平行文4.注意：(1)可多种行文方式结合(2)各党组之间不行文第三节公文的辨识与处理（三）行文规则1依隶属关系和职权范围而确定行文关系2分清主送与抄送3请示应一文一事4职能部门授权可下级行文5不相属机关用函6报刊发布的公文不再行文第三节公文的辨识与处理二、公文的辨识（一）我国现行主要的法定行政公文公报，指示，决议，条例，规定5决定，意见，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要9命令，公告，通告，议案42000《国家行政机关公文处理办法》1996《中国共产党机关公文处理条例》通用公务文件18第三节公文的辨识与处理（二）命令1.适用于：（1）发布令（2）行政令（3）嘉奖令（4）撤销令2使用命令的注意事项（1）强制性权威性（2）制发者有限定（行政机构）第三节公文的辨识与处理（三）公报公告通告公安局关于交通管制张贴，一定范围内新闻媒体公布需要遵守或周知的事项在一定范围通告《中华人民共和国全国人民代表大会公告》新闻媒体，张贴同上国内外公告统计公报访问公报新闻媒体，文件传递宣示性，告知性党内外公报举例公布方法侧重作用适用范围第三节公文的辨识与处理（四）决定和决议《中国共产党第十一届中央委员会第五次会议关于为刘少奇同志平反的决议》会议指令性＋号召性较正规会议讨论，投票通过，以会议名义发布关系全局性，原则性，内容广泛，综合性强决议《国务院关于劳动教养问题的决定》党政机关通用，会议＋机关单位指令性强可以如下也可以由领导研究，综合意见下发，不一定投票表决内容单一，处置性，针对性强，具体措施，规章安排决定举例行文主体效力形成程序内容第三节公文的辨识与处理（五）意见，条例和规定《关于党员干部住房的若干规定》针对性，执行性特定范围内的工作和事务规定《烟草专卖条例》综合性，执行性，长期性国家权利机关发布条例《关于加强中小学生穿学生装管理工作的意见》指导性，针对性。执行效力不如重要问题提出见解和办法意见举例特点使用范围第三节公文的辨识与处理(六）议案和报告1.议案（上行文）（1）用于向人民代表大会提请审议的议事案。（2）对象：各级人民政府＋凡有权提出议案的机关（3）分为：法律案预算案质询案重大事项案2.报告（1）用于汇报工作，反映情况，答复上级机关（2）按性质：呈报型呈转型按内容：专题性综合性（3）注意：时间不限，无请示，形成制度第三节公文的辨识与处理（七）请示和批复忌多头主送逐级行文，执行效力强，一文一事，针对性强，被动性，约束力答复下级机关请示事项批复忌多头主送内容简明，一文一事，事前请示，逐级行文，期复性上级必须给予答复。向上级机关请求指示，批准（请示的对象是机关内部不得跨部门）请示注意特点定义第三节公文的辨识与处理（八）通知与通报1通知（1）通知和通告的区别A周知性B通知尚需办理，通告意味不强（2）用途A用于批转或转发文件试行性，参考性，不成熟的一般的，参考的不受限制转发规定性，原则性，强制性重要的，有影响的机关内部上对下批转文件内容属性被转文件内容对象第三节公文的辨识与处理B用于发布性a省级以上行政单位发布B命令和通知：执行性，约束力强，全面性，综合性一般的，专业性，部门性C用于办理，执行或告知等事项D任免通知2通报(1)表扬性(2)批评性(3)情况第三节公文的辨识与处理（九）会议纪要1.根据原始记录整理2.约束力3.会议纪要下发：通知，上报：报告，通报情况：通报4.会议纪要和会议记录：产生时间，性质（十）函（平行文）第三节公文的辨识与处理三、公文处理工作（一）收文处理1111签收((((明确责任))))(1)清点(2)检查(3)签字署名,时间(4)签收的方式A专人送达B通过邮递部门送达C在文书拆封后D收到传真或电子邮件以相应方式回复2222拆封(1)信封上标明送本机关或写明‘办公室收’秘书可拆封(2)领导人亲启(3)拆封时第三节公文的辨识与处理3333登记(1)登记方式:A簿式登记B联单式(2)两种登记方法比较(3)不需登记的范围△查找使用方便按文件的来源分门别类登记分类式登记法手续简便,环节少按照时间顺序不分种类依次登记流水式登记法通常情况采用优势含义第三节公文的辨识与处理4444审核5555分发(1)已有明确业务分工的(2)来文单位答复本机关单位询问的文件(3)呈报领导的，要把相关资料一起呈报。(4)登记交接制度(5)退回的档案,要注明阅后请退回归档第三节公文的辨识与处理6666传阅(1)掌握传阅范围(2)不要横传,必须经秘书手(3)控制文件运行(4)传阅手续和制度(5)阅文室,会议下后集中阅览第三节公文的辨识与处理�7777拟办(1)不得在文件上写划(2)拟办意见：上级机关来文:请某领导阅知或请某领导办理下级机关来文:能答复_请某部门阅处,或拟批复同意不能答复:请某部门研究提出意见不符合越级请示条件的:拟不与回复或披阅对平行机关来文:请领导阅处第三节公文的辨识与处理8批办9999承办（１）按政策规定和领导批办意见处理（２）牵涉其他相关文件时,应请示领导审批（３）联合承办（４）分出轻重缓急10101010催办催办方式:电话催办,当面催办,来文催办11注办（办结）第三节公文的辨识与处理（二）发文处理程序1拟稿2核稿3签发4编号（发文字号）（1）时间（2）编号方法：A按任职届别编号B按年份编号：总流水式：如川教[1999]1号分类流水式如：教民厅[1999]1号第三节公文的辨识与处理5校对（１）依据（２）发现错误6印刷7用印8封发（1）亲启注明。（２）回执。（３）密封条9登记10传递第四节会议工作�一、拟制会议议程（一）什么是会议议程（二）如何制作例文：　　　　　　英豪公司销售团队会议议程表销售团队会议将在5