文秘常识（PPT49页)

文秘常识目錄一、引言二、值班管理三、工作督办四、信息传递五、会议管理引言文秘工作的准确原则：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三落四，粗心大意，马马虎虎，心中无数。文秘工作的迅速原则：工作的快慢、效率的高低，往往直接影响到全局的工作进展，关系到整个运作的正常运行；工作当中，所有文件都有时限，对于要办的文件愈急，就愈要尽快地把文件或相关资料送到阅办人手中，应体现出工作及时、高效、尽可能缩短办文办事的时限，不拖泥带水，并快速利用电脑实行办公自动化管理。文秘工作的求实原则：一是一，二是二，实话实说，衷实可靠；不脱离实际、不主观判断、不弄虚作假、不谎报情况，不夹杂个人情感，不捏造事实是非。文秘工作的保密原则：在工作中要时刻采取措施，保证文件等其他资料的安全性；保证自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，严守纪律；切忌麻痹大意，掉以轻心；不为个人炫耀，而影响全局运作。文秘工作的作用：具有辅助领导的作用；领导助手（左手与右手）的作用；领导参谋的作用；沟通上下、协调左右的枢纽作用；协助领导进行信息反馈的耳目作用；部门的“窗口”作用。值班管理一、值班工作值班：是指值班人员在值班时间内处理各项事务的活动，是各部门的一项基本任务与职责。值班工作要有严格的制度标准及组织纪律性，同时更具有重大意义：1、值班工作是组成一个部门或单位工作网络的重要细胞，是一个部门或单位的枢纽工作，起着沟通上、下、联系内外、协调左右的作用；起着保证上级重要指示及时传达，和本部门发生的紧急事务的及时反映与及时处理，保证工作顺利进行的作用。非工作时间或节假日，值班工作的这种作用表现得更为重要。2、由于值班工作要经常应急处理一些日常事务，或重要文件，在一定意义和一定程度上来说，值班工作代表了本部门或本单位的工作，值班人员亦是本部门的工作总代表。值班工作的好坏，将直接反映和影响到上下之间、左右之间、及本部门或本单位的精神面貌与工作作风。二、值班制度与组织1、值班制度是要求值班人员共同遵守的规程和行为准则，是保证做好值班工作必不可少的措施。2、值班工作具有明显的岗位责任性质，必须建立严格的值班制度。3、值班制度应根据本部门或本单位的工作性质和具体情况制订，一般有如下内容：1）值班人员的职责与权限；2）各项值班工作的程序，值班人员应遵守的规定，交接班时间和方法等。3）值班的组织形式应根据工作需要和人员情况而定：a..设有专门的值班地点，及设专职值班人员来负责本部门的值班接口工作。b.工作人员轮流值班，主要做好非工作时间及节假日的值班工作。c.专职与兼职值班相结合的形式，即白天有专人值班，晚上由工作人员轮流值班，平时有专人值班，节假日由工作人员轮流值班。三、值班资料和值班工作记录1、值班资料是做好值班工作的必需，值班人员或值班部门应时刻准备以下资料：1）电话通讯录，包括同事、领导的常用电话；有关车间、办公室的常用电话，相应接口地点及相关联系电话，利于紧急事务的及时处理。2）值班工作所涉及的部门，特别是部门结构设置、职责分工、办公地点、人员分工等情况的了解。3）本部门的计划安排、领导批示、工作进展程度、存在问题等有关文件资料。2、值班工作记录也称值班记录，是值班人员处理问题的依据。值班记录主要有以下部分组成：1）值班日志：是将值班过程中接受的任务及完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的记录本上记载下来，以与其他值班人员交流和事后查考。值班日志应包括：值班时间、值班人员、事项内容、情况处理等。2）值班电话记录主要用途有：向领导准确报告、汇报情况；便于领导批示；留存备查。3）电话记录应用专用记录本，不用“牛肉单”式的记录，不随处乱扔，同时具备以下五方面的要素：来电时间、来电人姓名/单位/职务；接电话人姓名；来电内容；领导批示及其他处理情况。4）电话记录一定要简明、清楚，对人名、地名、数字必须认真核对并记录，必要时应用录音电话录音，保留依据。四、值班工作要求和交接班1、确立服务思想。即为客户服务，为上级服务，为各部门各单位或下级服务。则全心全意为公司服务。2、具有较高的理论水平和一定的业务能力。值班工作涉及本部门的方方面面，有时要代表本部或本单位处理紧急事务，回答上级的问题，所以一定要熟悉各项业务工作，了解工作开展的情况和目前存在问题的意见和主张，并能熟练掌握现代化通讯和办公工具，具备较强的知识面与接受能力。3、要有高度的责任心和严谨的工作作风及较高的工作效率。值班工作在一定意义上代表着本部门或本单位，因此对每项工作一定要严肃认真，头脑一定要清楚，不能轻率处理每一件事，不能放过收到信息中的每一个疑点，不能越权行事，要有较高的警惕性和较强的保密观念，严格遵守各项规章制度。4、要有健康的身体和良好的精神状态及较强的应急反应能力。5、交接班是值班人员沟通情况、汇报工作、保持值班工作连续性的活动。工作督办一、工作督办1、工作督办：是部门文职人员，极力协助上司，把看到、听到、查到的一些无人过问或解决不力的重大问题或常见性问题，自上而下地检查、督促、使之落实与处理。2、督办工作是文职人员的一项重要工作（1）是文职人员发挥参谋助手作用的重要手段，也是转变工作作风，提高工作效率，保证工作质量的重要措施。（2）督办工作从根本上讲是协助领导检查、跟踪各项工作执行状况的基础。3、工作督办的三个方面：（1）重要文件和领导批示落实情况的催办；（2）群众反映、投诉等重大问题的查办；（3）重要工作事项或日常事务的催查落实；4、督办工作的特点：督办工作，是根据上司的批示或特殊交办的问题，代表上司或其他领导自上而下地进行工作，具有以下几方面特点：A、严肃性。查办工作通常是围绕部门的工作为核心，依据上司对本部门或其他部门安排或配合协助的事项进行一一落实，因而是一项很严肃、纪律性很强的工作。B、权威性。工作督办，是上司对下级办理工作情况检查、督促工作。上级查办或委托查办，下级必须去办，不能推诿，更不能顶着不办。C、间接性。督办，是对下面办的情况的检查与督促。督办者一般不是直接去办理，而是督促工作人员去办理。有时督办者也要深入下去进行调查，弄清真相，但了解后还是要催促相关工作人员去办理。D、具体性和典型性。督办工作不普遍指导或号召，而是对具体事项的检查进行办理。但是查办工作又往往能够起到举一反三、普遍指导的作用。这是由于查办的文件或事项具有典型性，而能起到突破一点，指导全盘的作用。E、广泛性。查办问题的范围和涉及面较广，凡属管辖范围内发生的问题，不论是哪一方面，只要领导认为需要查办，督办者便可以去查办。5、督办工作的作用1）督办工作是部门文职人员的一项重要任务。没有督办系统，决策就缺少顺利实现的保障，很多工作在执行过程中往往流于形式，虎头蛇尾。2）督办工作是部门文职人员发挥参谋助手作用的重要方面。通过工作检查，不仅能协助上司抓好各项工作的贯彻落实，还可以根据实际情况发现工作的不完善之处，及时提出修正或改变运作，供上司参考，这就起到了参谋助手的作用。如果查办工作有成效，文职人员参谋助手作用就能得到充分的发挥。3）督办工作是由被动服务转变为主动服务的一个有效手段。督办工作给部门文职人员增加了一条具体的信息渠道，使之更主动地为上司服务且为决策提供方便。通过督办，便于了解情况，检查决策；通过督办，才知道决策符不符合下面的实际情况，在执行时有没有困难，需不需要作一些调整；通过督办，才能使信息反馈比较准确，有利于对决策的指导。6、工作督办的原则1）专人负责的原则：做好督办工作，首先部门领导必须重视，经常批示查处一些工作问题，需部门文员协助或委托专人负责。督办工作，责任人必须负责到底，不要频繁地调换督办工作人员，以确保督办工作的质量和效率。2）实事求是、弄清是非的原则：督办工作时，首先要注意了解实际工作情况，如发现工作偏差，有遗漏，要敢于指出来，并提出建议，这是最好的服务方式。其次要注意倾听对方的意见，必要时要深入实际进行调查，切实弄清问题的性质，从实际出发划清是非界限。再次要注意防止和克服主观随意性、先入为主以及亲一方、疏一方等不正之风。通过工作查办，发扬优良工作作风，不断提高本部及相关部门的工作质量与工作效率。3）全面督办和重点督办相结合的原则：凡属督促的系列问题，都要认真负责，一查到底，有始有终，达到查办的目的。各查办人员一定要维护查办工作的严肃性，务必做到有查必办，有办必果。围绕本部中心工作，抓住典型事件，重点查处，以指导和促进全局工作。尤其要注意重查那些影响较大，性质较严重却又久拖不决或无人过问的问题。（现场查实）7、督办工作的范围1）承担上级领导交办的任务；2）承担本部上级或领导人指定交办的工作任务；3）承担其他或临时交办的任务；8、督办工作的基本程序1）督办立项：一是上级主动批示督办、交办的事项；二是部门文员在日常工作中发现的各种问题，认为需要查办，示出意见，呈领导批准的查办事项。立项后一定要认真查办，得出结果，汇报上司。查办时尽量避免“眉毛胡子一把抓”，一定要突出重点，分出轻重。2）督办通知：工作督办立项后，部门文员要认真领会上级指示精神，将所要查处的问题、领导的批示告知负责查办的人员或部门，请他们核实情况，予以解决，并规定处理时限。一般有4种通知方式：a..发文通知；b.电话通知；c.派员通知；d.会议通知3）催办：凡是立项的都要加强催办，一催到底，催出查落实结果。在催办过程中，若发现有些地方工作重视不够，抓得不力，致使一些工作或其他文件久拖不决的，要及时报告领导，然后根据情况，采取打电话或委派他人检查，促其解决。有些问题比较复杂，工作量较大，一时难以查清，也能通过催办来进展情况。4）直接调查：一般的问题需直接查处，如：a.查办本部组员（或一线人员）分歧太大，自身无力解决的；b.查办问题涉及其他部门或其他单位的，当事单位人员不便调查的；c.下面抵触情绪很大，久拖不决的；d.不尽快解决可能产生严重后果的；e.情况错综复杂，长期弄不清的；以上种种现象，部门文员应下去直接调查，一定要弄清情况，但不宜当场表态，向领导汇报后，再往下面传达领导指示。5）商讨处理：一般情况下，负责查办人员在弄清实况后，应及时向上级汇报处理意见，请领导审核批示。查办者要认真审核其处理意见是否符合公司政策与文化以及上级领导的批示精神，给予恰当回复。6）结案反馈：工作查办呈报结果处理后，要审核其处理是否正确、适当；同时分析这个问题的查办有无指导意义，可否转发到其他各部门，并检查还要做好哪些善后工作，并及时反馈给交办的领导。7）立卷归档：将查办的全部门资料，整理立卷，移交或自行归档，以便后用。9、督办工作的组织形式1）专门的查办工作组：即把所有的查办工作都集中到一个专案组当中统一进行。这样做的好处是：分工明确，力量相对集中，有利于查办工作的系统展开。（一般适用于以往的政府、机关工作）2）指定专人负责督办工作：有些部门人员不多，难以成立专案组，一般是指定人员专管或兼管查办工作。有时是个人具体查办某件或几件事项，有时是几个人共同查办某些事项。查处完毕，即可转入其他需督办的工作。3）临时性的专项查办组：对于涉及面广、复杂、重大的工作问题，需要成立临时的专项查办组，集中人员和时间进行查办。4）事业部各部门文职人员有必要担任督办工作的职责和义务，保证部门工作信息顺畅，确保查办工作顺利进行。信息传递一、信息的含义1、什么是“信息”，目前还没有公认的定义（据说我国关于信息的定义有一百多种说法）。简单地说，信息是客观事物的特征和变化的直接或间接的表述。2、信息一般分为自然信息、机器信息和人类信息。信息同消息、情报、知识、资料等概念有密切联系，但严格来说又有所区别。当消息是指包含某种内容和意义的音信时，它与信息相近，但人们通常把它看成是新闻学上的一种体裁。信息是消息的内核，消息是信息的外壳。不同的消息中所包含的信息量不同，有的消息中信息量大一些，有的消息中信息量少一些，有的消息中甚至不包含信息。情报，一般是指通过某种秘密手段取得的信息。信息的范围比情报广，情报与信息是局部与全局，部分与整体的关系。情报是信息