大学知识管理

大學知識管理王如哲致遠管理學院副校長國立臺灣師範大學教育系所教授壹、大學為何需要知識管理？傳統上，大學擁有兩項主要角色：創造知識（creatingknowledge）和傳遞知識（disseminatingknowledge）。現今快速變遷的經濟與社會環境中，大學扮演知識提供者的傳統角色已經受到相當大的挑戰，大學因而必須認清並回應在知識社會（knowledge-basedsociety）中本身的角色轉變。大學需要知識管理：知識管理可以將研究和學術活動與成果，轉變為大學的有形組織資產；知識管理可以協助大學展現出績效責任與成果，以使社會支持高等教育具有正當性；可協助個別學者以更具創造力和學術自由方式，來管理並分享個人的知識資產；大學組織可以預作準備、洞察機先來創造、傳遞及應用大量的學術知識，以維持高等教育的社會角色。貳、大學知識管理的定義就本質而言，知識管理是從組織的無形資產創造出價值之藝術。在最基本的層次上，知識管理是有助於在決策上資料和資訊分享和使用的一組實務。在高等教育中，知識管理是創造和轉移知識的組織程序，以便支持學術和組織目標的達成。在大學的脈絡上，知識管理乃是關於大學教師如何更有效進行教學和如何從事研究的知識之分享、傳播及應用。參、大學知識管理的優勢與限制Townley(2003）認為大學知識管理的優勢在於學術機構會比企業或政府組織更容易展現出學習型組織特徵。Petrides&Nodine(2003）指出美國大多數教育機構包括大學在內，已建立某些資訊系統，但有些障礙包括缺乏人員、資料蒐集並不統一、缺乏領導、缺乏科技的統整、不清楚的優先項目以及對於資料使用的不信任等，使其不易於有效分享資料和資訊。大學與其他教育機構一樣可能有前述的知識分享與使用的障礙外，現今大學事實上只是緩慢採納知識管理。高等教育的學術和運作都是在充滿知識的環境中進行，因此在此一環境中可能不易指認何種知識資產必須予以管理的；其次，系所和運作單位的去集中化本質（decentralizednature）也阻礙了聚焦於知識管理的發展：最後，對知識的學術尊重以及想要確保學術自由，使得大多數機構不願管理任何類型的知識。肆、大學知識管理的應用實例一項美國的大學知識管理實例：二位大學教師（生物學領域與英語系教師）發現本身均在發展和實施一項社區參與單元的課程，開始見面分享關於本身經驗的相關資訊。一個月內，另外兩位同事聽到他們的努力後也加入他們的會議；行政部門樂於看到此類跨系所的團體，也提供技術性的支援包括網站、在教職員會議上宣達及其他方式。之後的六個月，幾乎每個系所有一位教職員加入此團體。經過一年的討論，教師們同意此類課程單元受到學生的歡迎，但由於學生被要求額外的時間來完成此一課程的社區參與單元，因此修課人數並未增加，然而實質的利益是非常明顯的。另外二項美國的大學知識管理實例。任務/功能資料資訊知識學業諮商將第一個學期的學生計畫放置於可透過電子查詢的資料庫中，使得學生和諮商人員可透過網站入口來取得這些資料這些計畫是由學生和諮商人員至少每年予以更新，以及記錄對學生的學業諮商（個別指導等）所採行的措施根據在資料庫上關於各項措施的成效之探討和發現，分享整體和個別的資訊與策略給予所有有關的教師們招生計畫院長取得各單位的即時、每日人數計算。學生則在線上註冊而無須排隊等待院長與教職員一起工作，以設計出更多的一些與招生計畫有關的工作項目部分教職員、院長、行政主管人員見面討論長程的註冊人數趨勢，以及如何開授符合轉變中的社區需要的課程此外，知識管理在大學研究上的可能應用及其利益：知識管理應用利益知識庫包含：‧機構內或附屬機構的研究興趣。‧容易搜尋到各個地方的研究結果和經費資助組織（聯邦機構、基金會和財團）的能力，以助長跨領域機會。‧研究成果的商業機會。‧提升大學取得研究獎助款、契約和商業機會的競爭力和回應能力。‧減少大學在研究上突然轉向的時間浪費。‧降低研究資源投入至行政事務上。‧促進跨領域的研究。‧從先前的研究和計畫努力與成果中獲取利益。‧改進的內部和外部服務與效能。降低的行政成本。研究的行政程序和最佳實務的入口，關於：‧獎助機會。‧前置計畫、預算和草案。‧計劃-協定政策和程序。‧獎勵通告、帳目方案和協商政策與程序。‧契約和獎助款的管理政策和程序。‧技術和財務報告的格式和政策及程序。‧內部服務、資源和人員的概覽。知識管理在大學課程發展上的可能應用及其利益：知識管理的應用利益‧課程修訂成果的知識庫，包含所從事的研究、效能測量、最佳實務、所得到的啟示等。‧內容模組化和安排的儲存，以助長跨領域課程設計和發展。‧教與學和科技相結合的有關資訊入口，包括人員的發展機會、結果的追蹤、學習得到的啟示、最佳實務、科技概覽等。‧在每一學科領域的資訊「中心」（Hubs），包含更新的材料、最近的出版品、可應用的研究等。‧教學和評量技術的儲存，包括最佳實務、成果追蹤、人員發展機會和研究。‧分析的學生評量、更新的每一學期所學習到的對所有人員的教訓和最佳實務等之儲存。‧新進人員的入口，提供發展課程指南、和資深人員的工作機會，建立有效的教學型態、諮詢、指導博士生等。‧團體關係的資料庫，以指認課程設計諮詢任務小組、客座講者、助理、個案研究場所等。‧透過指認並從最佳實務獲得利益與監控成果，來改進課程品質和方案。‧改進的課程修訂和更新速度。‧改進的人員發展成果，特別是對新進人員。‧改進的行政服務，關於教與學和科技的結合。‧改進的回應能力，透過監督和融入所習得的啟示，這是來自同事、學生評量的經驗，以及團體或有關的輸入。‧跨領域課程設計和發展，以跨越部門的瀏覽方式來予以促進。知識管理在大學對學生和校友服務上的可能應用及其利益：知識管理的應用利益‧給機構的學生和教職員的學生服務資訊入口，因而可以清楚獲悉如何對學生提供建議。資訊可以包括與入學許可、財務支助、註冊、學分、佈告、付款手續、諮詢和輔導、住宿、餐飲及其他服務。此一入口可對個別學校或學生團體提供個別化型態的服務。‧生涯輔導服務之入口（可能是提供給所有團體而連結的較大型入口），以提供給學生和教職員的一個服務站，以確保他們獲悉整個情況。‧給教職員的學生事務服務知識庫，以確保所有相關人員瞭解現存的服務，並且能夠提供適當的諮詢。‧給校友和發展服務的入口，以減少重複性的努力；取得聯絡報告，以及連結研究、課程和生涯發展成果。‧對擴大服務對象的資訊入口，以統整成果並減少重複性努力。‧改進的學生服務。‧改進教職員的服務能力。‧改進對校友和其他外部人員的服務。‧改進的諮詢行為（統整目前教職員、學術支援人員、學生服務人員和學生事務人員所進行的各項不同的努力）的效能和效率。伍、我國大學知識管理檢核表統計結果整體結果本研究的調查對象為我國大學校院共58所，並不包含技職校院和軍事校院，其分佈情形如表1所示。公私立別規模類別總數公立私立大學學院582335535表1調查對象分佈情形根據我國大學知識管理現況的調查結果，在研究應用上，以「與研究有關的技術和財務報告的格式和政策及程序」項目最低；相對地，最高的項目是「提供校內各單位（院、系、所、中心等）的研究相關訊息」，詳如表2。項目個數MinMax總和平均數標準差排序‧提供校內各單位（院、系、所、中心等）的研究相關訊息。58141662.861.0310‧容易搜尋到各有關機構的研究成果和經費資助組織（政府部門、基金會和財團），以助長大學跨領域的研究機會。58141552.670.879‧內部服務、資源和人員的概覽。58141552.670.698‧創造研究成果的商業機會（產學合作、研究成果轉移等）。58141532.641.027‧獎助機會的有關訊息。58141502.590.906‧與研究計畫有關的政策和程序之訊息。58141432.470.805‧研究獎勵公佈、帳目方案和簽約的政策與程序58141141.970.824‧研究契約和獎助款的管理政策和程序。58141121.930.753‧先導性研究計畫、預算和草案的訊息和案例。58141101.900.792‧與研究有關的技術和財務報告的格式和政策及程序。58141081.860.711表2我國大學知識管理研究應用現況調查結果其次在課程發展應用上，則以「學生評量分析資料、每一學期人員習得的教訓和最佳實務等之資訊」為最低；相對地，在「課程內容和安排的資訊，以助長跨領域課程的設計和發展」的應用程度上為最高，詳如表3。項目個數MinMax總和平均數標準差排序‧課程內容和安排的資訊，以助長跨領域課程的設計和發展。58141532.640.978‧新進教師的資料，提供發展課程指南、和資深教師的合作機會，建立有效的教學型態、諮詢、指導研究生等。58141332.291.067‧教學和科技相結合的有關資訊，包括人員發展機會、結果追蹤、學習得到的啟示、最佳實務、科技概覽等。58141322.280.996‧各個學術領域的核心資訊，包含更新的材料、最近的出版品、可應用的研究等。58141302.241.035‧教學和評量技術的資訊，包括最佳實務、成果追蹤、人員發展機會和研究。58141282.210.894‧指認課程設計諮詢任務小組、客座講者、助理、個案研究場所等資料。58141111.910.903‧課程修訂成果資料，包含所從事的研究、效能測量、最佳實務、所得到的啟示等。58141051.810.832‧學生評量分析資料、每一學期人員習得的教訓和最佳實務等之資訊。5814761.310.601表3我國大學知識管理課程發展現況調查結果至於在學生與校友服務的現況上，則以「資訊包括與入學許可、財務支助、註冊、學分、佈告、付款手續、諮詢和輔導、住宿、餐飲及其他服務」的應用成率最高；相對地，「給校友和發展服務資訊，以減少重複性的努力；取得聯絡報導，以及連結到研究、課程和生涯發展成果」項目的應用程度最低。項目個數MinMax總和平均數標準差排序‧資訊包括與入學許可、財務支助、註冊、學分、佈告、付款手續、諮詢和輔導、住宿、餐飲及其他服務。58241973.400.596‧提供給機構內的學生和教職員之學生服務資訊，因而可以清楚獲悉如何對學生提供建議。58241763.030.625‧生涯輔導服務資訊，提供給學生和教職員，以確保他們獲悉整個情況。58241662.860.854‧給教職員的學生事務服務資訊，以確保所有相關人員瞭解現存的服務，並且能夠提供適當的諮詢。58241392.400.943‧可對個別學生或學生團體提供個別化型態的服務。58241302.240.802‧給校友和發展服務資訊，以減少重複性的努力；取得聯絡報導，以及連結到研究、課程和生涯發展成果。58241272.191.001表4我國大學知識管理學生和校友服務應用現況調查結果公私立差異比較我國公私立大學知識管理在研究應用現況上的差異情形，平均而言公立高於私立，在個別應用項目上，公立高於私立者有：「提供校內各單位（院、系、所、中心等）的研究相關訊息。」、「容易搜尋到各有關機構的研究成果和經費資助組織（政府部門、基金會和財團），以助長大學跨領域的研究機會」、「創造研究成果的商業機會（產學合作、研究成果轉移等）」、「先導性研究計畫、預算和草案的訊息和案例」、「內部服務、資源和人員的概覽」，詳如表5所示。項目公私立個數平均數標準差t值‧提供校內各單位（院、系、所、中心等）的研究相關訊息。公立233.480.904.198***私立352.460.92‧容易搜尋到各有關機構的研究成果和經費資助組織（政府部門、基金會和財團），以助長大學跨領域的研究機會。公立233.091.002.903**私立352.400.65‧創造研究成果的商業機會（產學合作、研究成果轉移等）。公立233.261.104.309***私立352.230.73‧獎助機會的有關訊息。公立232781.091.359私立352.460.74‧先導性研究計畫、預算和草案的訊息和案例。公立232.350.833.716**私立351.600