新《秘书学》(暨大出版社)(9月)

秘书学第一编秘书学概说第一章秘书学概述第二编秘书人员与秘书机构第二章秘书的定义、类别和层次第三章秘书的职业道德和能力第四章秘书交际第五章秘书的培养第六章秘书机构的设置第三编秘书工作概说第七章我国秘书工作的沿革第八章新时期的秘书工作第九章秘书工作的管理第十章港台及国外的秘书工作第四编秘书实务（上）第十一章办公室业务第十二章会务安排第十三章调查研究第十四章信息工作第十五章协调工作第十六章督查工作第十七章信访工作第十八章立卷、归档和档案第十九章办公自动化第五编秘书实务（下）第二十章公文写作第二十一章礼仪文书写作第一章秘书学概述第一节秘书学的产生一、秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史，秘书学作为一门独立的学科，在我国内地产生于20世纪80年代。其发展大致经历了以下几个阶段：（1）现代秘书事业迅速发展和现代秘书概念初步形成的阶段（2）秘书职业化阶段（3）秘书教育与秘书理论研究蓬勃发展的阶段（4）秘书学形成的阶段二、产生原因：1、当代管理学的发展，促进秘书学产生。（法国企业家亨利.法约尔20世纪初提出，50年代在美国形成。办公室是单位的枢纽，管理的机构，为提高效率实现秘书工作现代化出现秘书学。2、改变秘书工作落后现状：有必要开设秘书学课程，进行研究3、新技术革命向秘书学研究提出更高要求（管理学、OA）第二节秘书学的研究对象和性质一、关于秘书学的研究对象，至今大致有以下几种说法：（1）“秘书工作”说：“以秘书工作为研究对象，是研究秘书工作的产生、发展、特点、任务、原则和方法的巧新科学。（2）“辅助管理说”：概括地说，秘书学是研究如何进行辅助性管理活动的一门科学。（3）“对象多元说”：概括地说，秘书学以秘书、秘书机构和秘书工作和研究对象。（4）秘书活动说：即学科对象，应为秘书活动。所谓秘书活动，即秘书人员为领导进行有效决策与管理所采取的辅助行为。▲本书认为，秘书学是研究秘书工作规律及其应用的科学。二、学科性质：1、综合说：综合性应用2、边缘说：书学、档案学、写作学、信息学3、分支说：观点认为属于人文科学，现代秘书学属于人文中的行政管理学科分支。秘书工作秘书秘书部门秘书工作规律和特性秘书活动秘书学研究的对象秘书学秘书学与其它学科的关系相关学科管理学领导科学文书、档案学社会心理学公共关系学行为科学▲秘书学是一门综合性、实践性很强的新兴学科。（与管理学、领导科学、文书学、档案学、写作学、信息学、公共关系学相关；直接指导工作实践的理论）第三节秘书学的研究方法1、理论联系实际：紧密联系秘书的实际工作2、运用比较的方法：纵向、横向3、注重对其他学科及相关学科的研究4、秘书工作者与高校教师密切联系第二编秘书人员与秘书机构第二章秘书的定义、类别和层次第一节秘书的定义1、“秘书”的出处（1）《汉书·刘向传》:“诏向领校中五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方技，无所不究。”（2）《晋书·荀勋传》：“得汲冢中古文竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书。”（3）《后汉书·郑玄传》：（郑玄）“遂博稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。2、狭义秘书定义专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。3、广义秘书定义位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手。▲秘书的定义：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。第二节秘书的类别一、服务对象和经济来源二、从属部门三、具体工作第三节秘书的层次一、秘书人员所在的机关、单位，其级别高低之分二、同一机关、单位，秘书职位的高低不同秘书国家职业标准（新版）：本职业共设四个等级，分别为：五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格四级，原中级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。第三章秘书的职业道德和能力第一节秘书的职业道德道德是一种社会意识形态，是人们调整自身及其相互关系的思想意识和行为准则。职业道德是同人们的职业活动紧密联系的、具有自身职业特征的道德准则和规范。1、热爱工作，甘于平凡2、自尊自重，克己奉公3、谦虚谨慎，平等待人4、严守机密，提高警觉第二节秘书的能力一、办事能力：理解、领会能力；分析能力；应变能力二、交际能力：沟通上下，联系各方三、表达能力：能说会道、说话艺术四、操作能力：办公设备五、速记能力：快速记录案例1：《领导身边的秘书》杨修是三国时魏军行军主薄，即为曹操掌管薄籍与文书的官，相当于现在的政府秘书长。他才思敏捷，颇具才华，但却屡屡“犯曹操之忌”。《三国演义》记载几则小故事：一则是曹操去看新造的花园，在门上写了一个“活”字，众人皆不知其意，杨修说：“门内写活，乃阔字也。丞相是嫌门阔了”。曹操知道后，口虽称美，“心甚忌之”。二则是塞北送来一盒酥，曹操在盒上写了“一合酥”三个字，杨修即“取匙与众人分食”，曹操问其原因，杨修说：“丞相已写明一人一口酥。”曹操“虽笑，而心恶之”。三则是曹操为试曹丕和曹植的才能，杨修却多次为操植出谋划策，使曹操认为杨修与曹植联合起来欺骗自己，于是就有了杀杨修之心。最后，当曹操兵退斜谷，前被马超所拒，退又恐蜀兵讥笑时，传出夜间口令为“鸡肋”，杨修就叫军士收拾行装，准备归程，因为鸡肋“食之无肉，弃之有味”。最终，曹操以祸乱军心罪杀了样杨修。1、“分酥”会让曹操认为是收买人心，这样一来仆人们都会说杨修的好而不会说曹操的好，这就是喧宾夺主。2、在情况不明朗的情况下不妨保持中立3、曹操当时的确有退军之意，可是随意猜测管理者的心事肯定是要被管理者厌恶的，更何况杨修的行为已经使得军心动摇，这于整个军队来说无疑是最大的打击。▲一个人既不懂得审时度势，又让自己的威信盖过管理者，还经常猜测管理者的心事。这样的人才放在你的身边你觉得安全吗？能留吗？案例2：《秘书的能力与工作》这是一家通信辅助设备制造公司。这天老板终于得到了与本地移动通信公司老总见面的机会,并约好晚上一起吃饭。下午,老板就晚上见面的是与秘书于雪商量。“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原准备让研发部主任刘奇一起去，但他太书生气，不会喝酒。除了销售部主任王涛，你看还让谁去比较合适？”老板兴致盎然的问着于雪。“我不知道呀，您定吧！”于雪诚恳而有礼貌的回答。听于雪这么一说，老板兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问：“这个上面写的‘sp’（指内容提供商）是什么意思？”“对不起，我是学中文的，也不懂sp是什么意思。”于雪事实求是的答到。“好吧，你出去忙吧！”老板明显的不高兴。案例：《来访者的关系》一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙于局里的业务，不想见谭某，非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到却看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。思考：如果你是张科长，你会怎样做？第四章秘书交际第一节处理好人际关系的重要性交际是指人与人之间的往来接触，人际关系指人与人之间相互交往与联系的关系。▲美国教育家戴尔·卡耐基调查无数明星、商人、军政要员后认为，一个人事业上的成功，只有15%是由于他的专业技术，另外85%要靠人际关系和处世技巧。“据调查有52%的秘书认为秘书工作中，最苦恼的是：处理不好人际关系。”——99年5期《秘书》第二节如何处理好人际关系一、真诚、慷慨地关心、赞美他人二、牢记别人姓名三、做一名忠实的观众四、注意礼仪，学会微笑第三节处理与几类人的关系一、与领导的关系（案例）1、对领导有深入的了解：性格、兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈等2、善于处理各种情况：把握原则，灵活处理，合理化解，减少矛盾，而不是制造矛盾。切不可用刻薄的含沙射影的语言给领导某种暗示，不要背后批评领导。3、自己做错时：“如果你是对的，就要试着温和地、技巧地让对方同意；而如果你错了，就要迅速而热诚地承认。这要比为自己争辩有效和有趣得多”——卡耐基二、与同事的关系（案例）1、了解同事2、融入集体▲“做秘书做人就应该像块铜钱，做人的原则要内方，一点也不能含糊；可处理问题的手段要外圆，必须方方面面都得想到。”三、与来访者的关系（案例）1、接待来访者2、善于应对各种事务3、掌握谈话分寸案例：《与同事的关系》刘欣到某公司担任行政秘书已经半年了，由于是新人，想给领导一个好印象，她对领导交办的各项任务都积极完成。同时，由于他文笔好，办事情踏实，很快就获得了领导的信任，并且领导也私下授意会培养她成为办公室副主任。但是，她发现原来对她态度一直温和的几位老员工开始疏远她，并且暗地里指指点点。当她找机会和他们沟通的时候，年龄比较大的李姐告诉她因为她做的太多了，这样对别人造成了威胁，尤其是那些准备成为办公室副主任的人。但是，如果她拒绝主任，不做这些工作，主任对她又会很不满意。到底她应该怎么做？说实话，从她心理深处，她对副主任这个位置并不感兴趣，但是她对这些人的态度更迷惑不解，为什么别人不做事情，对自己踏踏实实做的工作却持这样的态度呢？思考：1、为什么其他同事会妒忌刘欣的努力？2、在工作和学习中，遇到过这样的情况吗？是如何处理的？3、如果你是主任，看到这样的情况，如何帮助刘欣？第五章秘书的培养第一节基层秘书队伍的状况▲四川某地人大常务委员会翟峰先生概括：“八多”1、杂事多2、会务多3、写得多4、信访多5、身体毛病多6、招聘的多7、兼职的多8、工作变动多“五少”1、业务培训少2、综合水平高的少3、辩证思维强的少4、提拔升职的少5、工资福利少第二节秘书的培养一、培养目标1、秀才型2、通才型：知识面较广博的人才，指在精通一二门专业的基础上，兼备其他方面的知识，能在科学研究领域中善于进行综合性研究的人才。3、通才—专才型：秘书学与其它学科的关系4、专才型5、管理型二、培养途径：1、自我培养：素质、能力、兴趣和爱好2、外界培养：①教育：学校教育、继续教育及终身教育②环境：工作环境第六章秘书机构的设置第一节秘书机构设置的原则一、秘书机构即秘书部门，是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。它指各级各类机关、单位中的办公厅（室）或秘书厅、处、科、股等，属于综合性机构。1、广义：指各级负责综合性工作的办公厅（室），还包括其下属的秘书、档案、机要、调研、信访、警卫等部门。2、狭义：各级办公厅（室）中的秘书部门二、秘书机构的性质秘书部门是领导的左右手，可概括为三方面：1、秘书部门是辅助机构，而不是权力机关2、秘书部门是综合办事部门3、秘书部门是协调部门二、秘书机构设置1、凡独立单位（或行文单位）必须设置秘书机构▲独立单位指有一定数量的常驻领导和办事人员，能独立行使一定权力的实体单位。2、组织形式、人员配备要精简、合理、高效3、秘书机构与所属机关在工作性质上要相适应▲我国各级领导机关，按性质分为权力机关、监察机关、管理机关和业务机关。案例：近年来，为配合上级机关的精简，某县陆续接纳了5名精简下来的干部，其中正科级2人，副科级3人。考虑到这5位干部均无专业特长，年龄又偏大，分到职能部门，得从头学起，弄不好还会影响