现代秘书补偿作用0319

第1页共6页摘要：随着社会化大生产时代的到来，领导活动不再局限于过去专靠技艺和经验为主的生产上，成绩不大年年有，步子不大年年走的状态已不成为时代主流。面对现代社会的飞速发展和急剧变化，领导活动的任务也越来越艰巨、越来越繁重，而秘书此时及时、高效的补偿作用对领导活动相当重要，利用好秘书的可以使领导在高节奏、高效率的现代社会中更加协调的实现事业的颠峰发展，创造更多、更高的企业、社会价值。关键词：补偿、秘书、领导领导的有效性是组织成败的关键，领导心理与行为对一个部门、一个企业的管理的好坏具有决定性的影响，它是组织领导一个部门或企业人力、财力、物力以及调动一切积极因素的关键。①现代企业竞争变得更加激烈，领导作出有效性的活动对企业的发展至关重要，在激烈的竞争中领导承受着各方面的压力，作为辅助领导决策与管理的秘书工作在领导活动中作出及时有效的补偿至关重要。现代领导活动要利用好秘书的补偿作用。一、秘书发挥补偿作用的理论与实践基础现代领导活动中的领导者要统摄指挥整个系统，实行有效目标管理，一般都不可能也不必仅凭自身的精力和智力去一手完成。为了有效履行领导职能，领导者自然会产生一系列特定的辅助需要如事务辅助需要、政务辅助需要和拾遗补阙的辅助需要。宏观而言，系统的领导者的上述辅助需要，可以从他们下属执行职能层次得到，正职领导还可以从副职那里得到。但是领导者的这种辅助需要，实际上却主要不能从他们那里得到满足，他们的职能主要是在某一具体分工的业务领域相对独立地执行管理任务，对领导者而言，是宏观意义上的辅助；他们与领导者是隶属关系，但却在组织系统层级体制中的一个相对稳定的层次之上，同领导者保持着固定的层级距离。他们对领导者的辅助是领导者存在相当层距、单一职能任务的执行性辅助，不是领导者所必需的前述辅助。②领导者所必需的辅助具有以下显著特征：一是属于领导职能范畴。领导者所必须的这种辅助补偿实质上属于领导者的本职任务，是领导者职分之内应该从事的职能活动。只是为了缓解领导者的繁重任务同其精力和智力不足之间的客观矛盾。使领导者从具体事务中解脱出来，集中精力进行以决策为核心的政务管理这一基本职能，才将这些以辅助形态出现的领导活动，委托于相应的辅助力量去承担。受委辅助力量所分担的一应辅助任务，实质上属于领导者本职范畴的组成部分，秘书的辅助效应潜隐在领导者的职能效应之中，以领导的职能作用，构成组织系统整个职能目标管理活动的有机成分。而领导者的下属执行层次所分工承担的执行管理任务，显然在宏观上也可视为对领导者的一种辅助，但实质上却是相对独立、直第2页共6页接显形地构成组织系统整体目标活动中的一个子系统成分。其二是围绕领导近身的辅助。这种在形式上异于领导活动的辅助职能，实际上是领导职能的有机成分，两者本源的一体性，使得这种辅助职能直接从属于领导职能，呈现为领导职能的一种补充和延伸。因此，领导者对这种辅助的需要，还是切近而直接、随时而及时的。这样，提供这种辅助的力量，当然就得作为领导者的外圈，贴近辅助对象，甚至与之朝夕相处，一边近身围绕领导者，切近而直接、随时而及时地接受辅助需要，提供相应的辅助服务。这种辅助力量和系统内执行管理层次虽然都隶属于领导者，属同一层级，但是，他们却近身领导者，作为领导职能的延伸，介于领导者同执行管理层次之间，起着日常、稳定的中介作用。其三是全方位的综合辅助。系统领导者统摄全局，面向上下左右，他们的职权与视域所及是全方位的。这样领导者所需的辅助也就需与之相应要有显著的综合特征。显然，领导者所需的这种全局综合的辅助，亦不能从其下属分工执行管理层次得以满足，因为他们的基本职能只是分工分理某方面单一而具体的局部工作，他们对领导者的辅助，一般只集中在对单一本职任务的执行之中。基于上述情况，领导者为了对整个系统实现有效目标管理，必需有近身、综合、随时、直接的有效辅助。这种独特的辅助，不仅难以从其下属分工执行层次获得，相反，从这种辅助实际上是领导职能的有机延伸来看，其下属分工执行管理层次，还常常是这种辅助发挥中介沟通作用的基本对象之一。秘书，是领导者、主事者身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办事项、提供跟踪综合公务服务的参谋助手。而秘书工作是秘书和秘书机构为领导工作服务，处理组织管理机关日常事务，完成领导交办的工作任务，促进提高领导工作效率起辅助作用的服务性工作。③秘书工作为领导活动提供综合、近身、高效及时的辅助，补偿领导工作中遇到的事务问题、在以决策管理为核心的政务管理中体现的问题以及给予领导拾遗补阙。二、补偿作用的体现途径（一）发挥群体效能过程中的秘书补偿作用——协调作用现代领导活动由过去偏重于发挥个体效能转化为更加重视整体配合，发挥群体效能。要发挥群体的效能，协调个体的关系尤为重要，而协调关系是秘书工作的重要职能之一。秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要的现实意义。在实际工作中，领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领导者的主要任务是搞决策，因而不可能事无巨细，事必躬亲。这就需要秘书人员发挥其参谋助手作用，参与或领导授权承办协调任务。秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工作的正常运行。秘书部门处于机关、企业的枢纽位置，承担协调任务，辅助领导化解矛盾，理顺关系，可以提高机关工作质第3页共6页量和效率，也拓宽了秘书工作的领域，有利于提高秘书工作的水平，强化秘书部门的参谋助手作用，推动秘书工作向深度和广度发展，为领导工作提供强有力的辅助。（二）开发型管理时代秘书发挥补偿作用现代领导的管理方式由封闭型转向开发型，更加重视领导群体之间的纵向和横向上的联系，更加重视学习和借鉴外单位的管理经验，及时捕获、整理、分析和反馈各种信息资料。而秘书实务的根本目的是辅助领导实施管理，通过推动信息环流、实现秘书工作职能、提高管理效率来补偿领导活动。通过秘书人员拟写文稿、拟办文件、筹办会议、安排活动、准备物品、接待、通讯联络、完成交办事项等具体实务，为领导工作开山筑路、铺垫代劳、拓展延伸，促使领导从纵向和横向上更好的联系，了解外界信息并高效快速的吸收良好的经验，提高管理效率另外秘书是参谋活动的主体，作为领导者近身的综合性参谋助手，其在现代领导活动中发挥补偿作用的过程还体现在以下（一）综合辅助中的补偿。（1）秘书办公从办会办事，收集处理信息，督促检查等方面进行综合辅助，特别是协助领导者草拟计划、制定政策等，以国内外的有关信息为依据，将宏观，中观，微观情况联系起来，将各个部门有机地联系起来，进行综合思考，另外加上秘书多角度、多侧面地看问题，进行纵横比较，从而敏锐地发现不断出现的新情况、新问题、新趋势。在此基础上提出的建议和方案，从全局角度参谋辅助领导者，提出有助于领导者全面发挥管理职能的建议。（2）秘书活动由于是伴随着领导活动从发生、发展到获取结果的过程而展开的。秘书从事综合辅助，促使其系统地、由浅入深地、相互联系和动态发展地认识事物、分析问题以便其透过现象，抓住本质，抓住主要矛盾和主要矛盾的主要方面，有针对性地提出解决问题的办法，辅助领导处理事务；另秘书在与领导者长期贴近工作的情况下，对领导者的思路比较了解，对于领导工作中的不足和偏差能及时发现并能提供及时的建议，在与领导者的思想沟通中发挥有效的参谋作用，在双方密切贴近和工作流程几乎一致的共同实践中强化对领导者的参谋作用。（3）秘书综合辅助是对领导工作的全面服务，秘书对领导者智能范围内的问题发挥参谋作用。（4）在实践中，领导者的职能范围全面，特别是主要领导人，要思考处理的问题和多，难免出现重视一个方面而忽视另一个方面的问题，出现某个因素、某个环节的疏漏或失误。这种疏漏或失误虽然是局部性的，但若得不到及时有效的解决，或者长期未被发现，也可能造成重大损失。有事业心责任感而又敏于观察勤于思考的秘书，能够在综合辅助中及时发现领导活动中的种种疏忽或偏向，发挥重要的参谋作用。（二）沟通枢纽中发挥补偿作用第4页共6页信息沟通是组织成员保持思想统一、行为一致的重要条件，是否保持灵敏有效的沟通状态，直接影响信息流能否有效地引导物质流和能量流产生效益，关系到信息、物质、能量的使用和补偿，从而直接影响到组织的发展活力和生机，影响领导活动的成效。（1）秘书机构在管理信息网络架构上处于组织纵向层次系统、横向职能系统以及与同行业及相关单位联系的扩展系统与各信息店联系的升延系统的枢纽位置，又是与信息使用和发布的核心——组织领导层保持直接沟通的辅助系统。秘书在对各方面信息综合加工的基础上，为领导者提供有情况、有分析、有对策的高层次管理信息，发挥有效的参谋作用。另外秘书还受命于领导者去完成有关调研课题，发挥参谋作用。（2）为了实现组织目标，取得良好的管理效果，领导者对组织活动方针、政策、规则、章程等遵从、执行的情况必须及时、准确的把握；对行使权力、履行指责、承担义务、工作分工及配合等方面的情况，必须全面了解；对组织运转各环节、各阶段的成效必须了如指掌。这样，才能有效地进行指挥、协调和控制。秘书处于沟通枢纽的位置，通过信息服务、调查研究、督促检查、处理信访，以及办文、办会等业务规范，发现问题，分析问题，提供解决问题的对策，发挥参谋作用。秘书利用其在正式组织中的沟通作用发挥补偿作用。（3）管理信息的输入、转换、输出、反馈要构成闭环回路。闭环回路运作的每一个环节，秘书都会参与其间，具体操作，从其所处的枢纽作用位置为领导活动提供信息补偿。首先通过输入信息体现，秘书对信息进行收集、筛选、综合；然后秘书通过拟定供选择的各种预案和准备各方面的论证材料将信息转换为决策；接着秘书通过具体办文、办会、传达将做出的决策信息输出；最后秘书通过承担调研、督查及收受各种报表和汇报资料实现决策执行的反馈。在闭环回路的信息沟通中，秘书通过决策的内容、计划要求、执行标准等与反馈的信息进行对照，发现其中的差异，并分析造成这种差异的原因，提出有关对策建议，协助领导者确保决策取得满意的施行成效。秘书在组织管理信息沟通的闭环回路中发挥参谋作用，对协助领导者纠正执行偏差，克服执行障碍，适应执行过程中的环境条件的变化，以及补充、修正和完善决策，均有着不可低估的积极作用。三、发挥补偿作用注意的问题（一）实事求是、务实求真，不能报喜不报忧。在领导的决策过程中，如果领导的信息来源受阻，出现上有政策下有对策，有令不行有禁不止，或报喜不报忧，虚报、假报等消极现象，务实求真的秘书人员也能及时地发现，提出参谋建议，协助领导妥善处理，避免种种消极现象对组织运转产生严重的干扰。秘处于沟通枢纽位置，必须具有实事求是、务实求真的科学态度，才能起到积极作用，提供有价值的参谋建议。若仅限于表象或零散信息的传报，第5页共6页以至报喜不报忧、虚报假报，就会是领导工作陷入盲目性，甚至产生信息误导，严重地干扰领导工作；若以表象、不实或扭曲的信息为依据提出参谋建议，正直且有准确判断力的领导人就会对秘书失去信任；糊涂或心术不正的领导人采纳了错误的建议之后，就会给事业带来重大损失。对此，领导者和秘书都应引起高度警惕。利用信息提供参谋建议和接受采纳参谋建议，都必须从事业公利出发，坚持务实求真的科学态度。（二）注意对非正式组织的引导。从非正式组织沟通的引导上看，以人际关系、兴趣爱好、个人情感、心理因素构成非正式组织中的沟通、如果引导得法，可以增强凝聚力，有效地开发人力资源；如果缺乏引导，让可能出现的不良风气或消极因素自由泛滥，就可能产生离心力，涣散组织的肌体。秘书在广泛的人际交往中，即有利于把非正式组织中有关人心向背及对领导意图和管理举措的理解、认知和评价等信息综合反映给领导者，供其参考，又可及时发现种种不良倾向，提醒领导者进行有针对性的引导和教育；即可将组织发展的形势、前景、领导意图等传递到非正式组织中去，引导非正式组织围绕实现正式组织目标献计献策，又可从非正式组织了解群众的实际状况、希望与要求，并传递给领导，协助领导者充分掌握民意。秘书在此方面的参谋咨询，有时是以在会议、汇报中难以得到的真实具体的信息为基础的，因此具有特殊的参考价值。有些隐藏很深的腐败现象，有些潜在