秘书会议管理(教学课件)

学习准备1.教师准备相关会议视频资料。（中共十八大开幕式）；2．现代服务系“双代会”工作文件资料。想一想•问题一：在平时的学习生活中，你开过哪些会？•问题二：结合教师所发资料以及实际，能归纳出会议的具有什么特征吗？•问题三：结合会议的概念，试分析出会议的构成要素？第四章会议管理工作模块一会议工作概述知识点一、会议的概念第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工作会议、记者招待会、产品展销订货会等。第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海经济合作领导人会议等。第四章会议管理工作模块一会议工作概述会议的特征有组织有目标有秩序有规则有领导第四章会议管理工作模块一会议工作概述二、会议的主要种类按组织类型内部会议外部会议正式会议非正式会议按时间方面的规定性定期会议不定期会议按出席对象联席会内部会代表会群众会第四章会议管理工作第一节会议工作概述按功能性质决策性讲座性执行性告知性学术性协调性报告性谈判性动员性纪念性等按议题性质专题性综合性按规模大小特大型大型中型小型按会议采用的方式手段常规会广播会电话会电视会网络会第四章会议管理工作第一节会议工作概述三、公司常见会议的类型（外部）客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会第四章会议管理工作第一节会议工作概述三、公司常见会议的类型（内部）经理例会与特别会议员工例会股东大会和董事会议公司年会情景案例波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆续进场，刘秘书心急如焚……1、制定会议方案的一般原则减少会议次数原则严守时间原则会议通知的明确性原则缺席迟到的事前联络原则效率性原则第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案2．会议筹备方案的内容确定会议的主题与议题确定会议的名称确定会议的议程确定会议的时间和日期确定会议所需设备和工具第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案确定会议与会代表的组成确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作确定会议经费预算确定会议住宿和餐饮安排确定会议的筹备机构第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、制定大中型会议方案可信公司技术训练专题研讨会筹备方案一、会议主题：为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。二、会议的时间、地点：拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。会议筹备方案示例如下：三、参加会议人员：公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。四、会议议程：会议由主管副总经理主持。上午：1、总经理做关于技术训练问题的工作报告。2、培训部总监专题发言。3、生产部总监专题发言。下午：1、分组讨论。2、人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。3、主管副总经理做总结报告。五、会议议题：1、技术训练与提高企业综合竞争力。2、技术训练与技术创新。3、如何提高技术训练的质量。4、技术训练方法的再讨论。六、会场设备和用品的准备：准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。1、总经理的工作报告。2、培训部、生产部总监的专题发言稿。3、公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。4、副总经理的总结报告。八、会议服务工作：由行政部综合协调。附：1、会议通知。2、会议日程表。会议的构成要素1．主题会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。2.议题会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作一、会议主题和议题1．确定会议的时间如企业新闻发布会就要避开“两会”期间2.会议议程与会议日程会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排安排会议议程和日程要注意的问题1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排大中型会议的议程一般安排：·开幕式、上司和来宾致辞·上司做报告·分组讨论·大会发言·参观或其他活动；·会议总结，宣读决议；·闭幕式。第四章会议管理工作第二节会议的准备工作二、会议时间的安排会议议程示例英豪公司销售团队会议议程公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。一、宣布议程。二、说明有关人员缺席情况。三、宣读并通过上次会议的记录。四、东部地区销售活动的总结。五、销售一部关于团队沟通问题的发言。六、公司销售人员的招聘和重组。七、销售二部经理的人选。八、下季度销售目标。会议日程表示例：日期时间内容安排地点参加人负责人备注2008年6月20日8：00报到会议大厅钟秘书签到桌纸笔9：00-10：00总经理讲话小会议厅全体代表投影仪录音录像10：00-10：20休息10：20-11：50公司顾问讲话小会议厅全体代表12：00—午餐天地宾馆全体代表高秘书自助餐14：00-15：30分组讨论小会议厅全体代表15：30-15：50休息15：50-17：30各组代表发言小会议厅全体代表18：00-20：00聚餐天地宾馆全体代表赵秘书20：00离会会场位置必须让上司和与会者方便前往会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰，应尽量避开闹市区选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的费用必须合理第四章会议管理工作第二节会议的准备工作三、确定会议地点第四章会议管理工作第二节会议的准备工作四、正确确定会人员范围主持人、正式代表、列席代表、特邀嘉宾、工作人员五、准备会议文件资料为上司撰写会议文稿为上司准备材料组织好发言人的文稿准备资料袋第四章会议管理工作第二节会议的准备工作六、发送会议通知1．会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2、会议通知的发送为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事，如股东会议附上代理委托书如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份第四章会议管理工作第二节会议的准备工作需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新可将会中使用的票证与会议通知一并发出如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说明到达会址的汽车、火车等交通工具线路会议通知样本要作为档案保存第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3、会议通知的内容要有具体的会议名称日期、时间、场所要准确无误议题应尽量具体有附加资料时，应写明资料名称及页数会议通知示例会议通知尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：[phone]。˴我公司参加此次会议，参加人数：˴我公司不能参加此次会议。姓名：公司：第四章会议管理工作第二节会议的准备工作七、控制会议经费1、会议费2、培训费3、资料费4、食宿费5、交通费6、文娱活动费八、会议食宿安排原则：让与会者住好、吃好但不浪费。（注意少数民族的生活习惯）任务一:拟定一个会议方案•情境一：本学期，我校把周三定位全校社团活动课时间，学生社团作为校园文化建设、学生思想教育、青年素质拓展的重要阵地,是同学们施展才华、培养能力、结交益友的平台。为了给各社团的交流提供一个平台，并通过各社团间的经验交流，明确各社团活动的目标，提高各社团开展活动的积极性，促进我校社团文化的发展，特策划此次“学生社团交流会”。此次活动旨在加强我校各艺术类校级社团之间的联系与交流，促进各社团的健康发展，使各社团能更好的服务于我校广大学生。请同学们根据情境内容，以小组为单位拟定一个交流会的会议方案。（方案附于工作页后）第四章会议管理工作第二节会议的准备工作七、布置会场1．会场的整体格局面门为上居中为上以远为上前排为上第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2．主席台座次的安排前排高于后排中央高于两侧国内政务会议左高右低国际会议右高左低主持人：居中设座自由择座发言人：就座位置发言国内会议主席团前面中间位置国际会议前排右前方发言第四章会议管理工作第二节会议的准备工作第四章会议管理工作第二节会议的准备工作4．会场的整体布局类型大中型：方形半圆形小型：圆形大小方形环形回字形马蹄形等会场类型与会者主席团方形会场类型半圆形第四章会议管理工作第二节会议的准备工作会场布置的各种必要设施1.横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作2.指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作3.桌牌：在签到处和贵宾位置设备桌牌非常重要，使来宾能根据桌牌快速找到自己的签到或接待位置；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作4.胸牌：设置统一的胸牌，可用不同的颜色及文字区分会场人员的身份，更加容易识别和协调人员；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作5.签到处：供来宾签到或咨询以及办理手续的地方；6.签到处背景板：在签到处的后方设置签到处背景板，更能体现会议的专业性；第四章会议管理工作第二节会议的准备工作7.会场主背景板/背景墙：会议主席台后方通常会搭建起一块主题背景，上有会议主题及主办机构信息第四章会议管理工作第二节会议的准备工作八、准备会议所需物品、设备九、安排食宿十、大型会议的接(送)站、报到第四章会议管理工作第二节会议的准备工作十一、大型会议的经费预算会议资料费邮电通讯费用会议设备和用品费会议办公费会议宣传交际费会议住宿补贴费会议伙食补贴会议交通费其他开支第四章会议管理工作第三节会议中的工作一、会前的最后检查1．检查的方式听取会议筹备人的汇报现场检查2．检查的内容文件的材料准备情况会场布置情况会议保卫工作情况第四章会议管理工作第三节会议中的工作二、组织签到和登记三、做好必要的录音录像工作四、会议设备的操作与维护五、做好会议的记录工作会议记录示例：艺海股份有限公司董事会例会记录(2002年