秘书基础篇--_文书基础

法律与法规基础企业管理基础文书基础秘书基础篇“历史作为一个实实在在的原事件，它已经消逝了。因此，我们在处理它时，所能作为观察或实验的唯一客观的真实乃是事件遗留下来的某种物质遗迹--通常是一种书写的文件。”美国历史学家卡尔贝克说：第1章文书基础电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：1.了解文书的含义、分类2.了解公文的含义、特点3.掌握办文流程各个环节的工作内容、要求与方法4.了解撰写公文的基本步骤与基本要求5.掌握公文格式的基本内容以及具体规范学习目标第1章文书基础什么是文书？同学们知道哪些文书？同学们平时用过什么文书？想一想说一说第1章文书基础第1章文书基础•文书的含义文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。文书是人们在处理各类事物的过程中形成的具有特定现实效用和惯用体式的书面信息记录。文书是一种普遍的社会现象，并且广泛应用于人类社会生活的各个方面。第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。第二、文书的形成是为了特定的目的。第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。文书定义包含以下几方面基本内容：第1章文书处基础文书的作用1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。主体的权威性影响凭证依据的三个因素：内容的真实性载体的合法性第1章文书处基础文书的分类：从文书的形成者和使用范围划分:公务文书和私人文书我国迄今发现最早的公务文书是：殷商王朝时期的甲骨文书第1章文书基础文书的分类：1、使用领域：通用文书和专用文书2、发文方向：上行文书、下行文书、平行文书3、涉密程度：绝密文书、机密文书、秘密文书4、办理时限：特急件、急件、平件5、内容性质：规约性文书、领导指导性文书、报请商洽性文书、知照性文书、契约性文书第1章文书基础文书的分类：公文是文书家族体系中最为重要的组成部分也是文书中的精华部分。公文是法定的机关与组织在处理公务的过程中，按照特定体式和一定的处理程序制成的具有法定权威和现行效力的文书文件，是管理党政机关工作的重要工具。基本含义：公文是在公务活动中形成的公文的形成者是各类社会组织公文以文字为信息表达方式公文是国家进行管理得一种重要工具。第1章文书基础文书的含义与分类练习题：1、含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件是（）A、绝密文件B、秘密文件C、机密文件D、内部文件2、把公文分为上行文、下行文和平行文是按（）A、使用领域划分B、发行问方向划分C、涉密程度划分D、办理时限划分3、公文是按照统一体式，经过一定（）程序制发的信息载体。A、管理B、处理C、发文D、收文4、公文的最紧急程度为（）A、特急B、加急C、急件D、限时送达5、公文的办理期限分类中通常不包括（）。A、特急B、急件C、普急D、平件第1章文书基础现行公文文种的用途：根据2000年8月24日国务院发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行公文文种共有13种，具体包括：1、命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章，宣布施行重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员。2、决定。适用于对重要事项或者重大行到做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3、公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4、通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。5、通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6、通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。第1章文书基础现行公文文种的用途：7、议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。8、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。9、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。10、批复。适用于答复下级机关的请示事项。11、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。12、函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。正确选择文种的根据：处理的法规、发文和收文机关之间的行文关系、发文目的、发文机关的职权范围公文不同于普通文章：明确的法定作者、明显的法定效率、突出的现行效用、规范的外观样式、特定的处理程序。第1章文书基础文书的分类：应用文书：（1）行政公文（2）事务文文（3）商务文书第1章文书基础三种文书的区别行政公文产生于行政管理过程中，具有法定的效力和规范的文本。事务文书主要用于处理日常事务。商务文书处理商务活动。按照行文方向可将行政公文分为：1、上行文：下级机关向上级机关报送的公文。如：请示、报告2、下行文：上级机关向下级机关发出的公文。如：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复。3、平行文：同级机关或不相隶属机关之间的公文。如：函注意：意见、会议纪要的行文方向比较灵活；议案则是比较特殊的一种公文，是政府机关与同级人民代表大会联系工作的例行公文，可视为一种特殊的平行文。第1章文书基础2、事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。3、商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。练习：下列属于行政公文的是（）A通知、决定、报告、会议纪要B通知、决定、调查报告、会议纪要C通知、决议、调查报告、会议纪要D通知、决定、总结、会议纪要第1章文书基础既可以用于上行文、下行文，又可以用于平行文的文种是（）A请示B批复C通知D意见答案：D第1章文书基础•文书、公文、文件的关系文件纸质文件文书非纸质文件照片文件电子文件声像文件私人文书公务文书其他文字材料公文第1章文书基础文书的制发过程（一）通用公文的发文流程草拟—审核—签发—注发—复核—缮印与校对—用印或签署—登记—分发（分装、发出）—对外催办1、草拟，亦称“拟稿”，是秘书接受领导的发文意图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过程。2、草拟是发文的第一个环节。3、要求：（1）符合国家的法律、法规、及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。第1章文书基础（3）人名、地名、数字、引文准确。（注意引文的格式）外文应注明中文含义。EG：长沙经济技术开发区建设用地按照《国务院办公厅关于湖南长沙经济技术开发区的复函》（国办函21号）有关规定执行。（4）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”,第四层为“（1）”。（5）应当使用国家法定计量单位。EG：斤（错）、千克（对）第1章文书基础（6）文内使用简称，应当先用全称，并注明简称。EG：国务院办公厅（以下简称“国办”）（7）公文中的数字。除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。EG：七上八下、第一、三言两语、25年第1章文书基础2、审核也称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。审核的重点是：（1）是否确需行文（补充）；（2）行文方式是否妥当；（3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，（4）公文格式是否符合《办法》的规定等。第1章文书基础3、签发就是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。签发是发文处理过程中最重要的一个程序，是决定文稿能否生效的环节。签发的原则：以本机关名义制发的上行文，有主要负责人或主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由负责人或主要负责人授权的其他负责人签发。（EG：公安局所发的上行文应由局长签发；以公司名义发文一般由总经理或总裁签发）第1章文书基础4、注发：对文稿注明缮印和制发要求，他直接关系到印制公文正本以及传递、运转和处理公文的许多细节问题。注发项目：发送对象、紧急程度、秘密等级和保密期限、发文字号、主题词、文件格式要素、发送方式、印刷分数、印刷时间。第1章文书基础5、复核：公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核。复核是发文过程的最后一道把关环节。审核重点：（1）审批、签发手续是否完备（文书的程序）（2）附件材料是否齐全（文书的形式）（3）格式是否统一、规范（文书的形式）第1章文书基础6、缮印与校对（书P58）：缮印是指采用手工誊写或机械印制的方法制作公文文本的环节。缮印而成的公文，经过校对后即成为最后成品，它将代表本机关对外发生法定效率。因此，缮印和校对工作必须保证质量、精益求精。做到：文字准确，字迹工整清晰，符合规定体式，页面美观大方，装订齐整牢固，以便于收文机关阅读、处理和保存。第1章文书基础（1）文书稿本的主要称法：草稿：文书的原始稿本定稿：正式文书的依据稿，经领导、上司审阅核准后签发的，或是经过会议讨论通过的稿本，也就是草稿经过签发和复核后形成的稿本。正本：根据定稿印制或编写的并向外发出的文本。正本具有法定实效。副本：又叫抄本，根据正本另行复制的文书。存本：存本是发文机关留存的印制本，是正本的留查样本，存本一般可以不加盖公章。注意：从草稿到定稿的环节是签发，从定稿到正本的环节是缮印第1章文书基础（2）缮印的要求：文字准确，字迹工整清晰符合规定体式，页面美观大方不随意改动原稿装订齐整牢固注意保密缮印过程如有必要还应建立相应的登记制度第1章文书基础（3）在文稿送审之前，还要进行登记步骤，包括给公文编号、划分密级、抄录三个环节。其中抄录是指把公文的标题、印发份数、密级编号等项目，记录到制发公文的登记薄上。（4）缮印工作程序确定印制的文书确定印制格式交付印制的文书完成印制第1章文书基础校对文书A、文书校对的内容校订清样上的错字、漏字、多字规范字体、字号检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观。检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误。检查版式是否与文种格式相统一，有无需要调整和改版之处。第1章文书基础B、校对的方法：看教：只看校样不看原稿的校对。对校：适用于定稿上改动较多的情况。操作要领：将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方。读校：主要适用于定稿内容浅显简单，生僻字、专用名词术语较少，格式变化不大的情况。折校：适用于定稿整洁、改动不多的情况。操作要领：将定稿置于校对者左方或上方，校样置于右方或下方，逐字逐句核对。C、校对的工作程序1、准备好原稿和校样2、选定校对方法3、核对校正第1章文书基础7、用印或签署:用印是指在印好的公文上加盖公章。签署是指领导人在公文落款处亲笔签名或代以签名章。8、登记指文件用印之后分发之前，对文件主要内容进行登记检查的环节，其作用主要是为了便于对发文的管理、统计和核查。分发指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送。9、对外催办：电话催办、文字催办、登门催办、会议催办。第1章文书基础练习：1、公文中的数字一般应当用阿拉伯数字，但必须使用汉字的是（）（2005年/5多选）A发文字号中的发文年份C缩略语B部分结构层次序数D百分比数字2、决定公文文稿能否生效的环节是()。2005/5(A)拟办(B)审核(C)签发(D)批办（单选）3、（）属于上行文。A报告、请示B通告、请示C请示、通知D通知、报告4、（）属于正式公文中的文书。A报告B总结C简报D议案5、对文书进行誊抄缮写的工作称为（）A、撰写B、复制C、缮印D、制文6、文书传阅的要求包括（）A、分清主次B、由业务人员负责C、不能调整传阅顺序D、有必要的传阅手续7、机关文书的签署，应由（）在公文的落款处签写姓名或加盖签名章，以代