秘书学概论

21世纪高等院校秘书学专业系列教材秘书学概论主编：张同钦中国人民大学出版社章目第一章绪论第二章秘书职业第三章秘书职能第四章秘书的精神素养第五章秘书的知识能力素养第六章秘书职能环境第七章秘书与组织管理第八章秘书工作方法与规律第九章秘书管理第十章中国秘书工作沿革要略第一章绪论我国秘书学的产生与发展1234秘书学研究的意义与方法秘书学的研究对象与研究范围秘书学的性质特点第一节我国秘书学的产生与发展一、我国秘书学的产生我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。政治环境条件——社会需求条件——理论条件——人力资源条件——二、我国秘书学的发展一是开设秘书类专业的高等院校数量众多二是秘书专业的教材建设步伐加快三是秘书专业期刊的办刊水平持续提高四是秘书职业资格鉴定工作逐步规范第二节秘书学的研究对象一、秘书学的研究对象（一）对秘书学研究对象的多元理解（二）秘书学的研究对象我们认为，秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性与规律的科学。二、秘书学研究的内容与范围（一）广义的层面广义上，秘书学是一个包括秘书学理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论体系。（二）狭义的层面狭义上，秘书学就是上述广义秘书学中的秘书学基础理论，它是秘书学的基本理论框架体系，是广义秘书学的灵魂。理论秘书学的基本框架，包括秘书职业、秘书机构（秘书管理）、秘书职能、秘书职能环境等主要方面。第三节秘书学的性质特点一、秘书学的学科归属秘书学属于管理科学的范畴，领属于公共管理学科。这样的学科性质，是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。二、秘书学的性质特点秘书学研究的特有对象和特定内容范围决定了它所具有的特性。这些特性是：（一）综合性（二）政治性（三）应用性三、秘书学与相关学科的关系秘书学有着与之关系复杂多样的相关学科群：（一）秘书学与管理学（二）秘书学与领导科学（三）秘书学与文书学、档案管理学（四）秘书学与其它相关学科第四节秘书学研究的意义和方法一、秘书学研究的重要意义（一）秘书学研究，丰富了我国政治与管理类学科的内涵（二）秘书学研究，有效地推动了秘书工作的科学化、制度化和规范化（三）秘书学研究，可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高（四）秘书学研究，极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养二、秘书学研究的方法（一）科学的抽象方法（二）系统的研究方法（三）比较研究的方法第二章秘书职业秘书界定1234秘书的分类秘书职业资格秘书职业的特点第一节秘书界定一、国外对秘书的认识和界定（一）西方国家对秘书的界定（二）日本对秘书的界定二、我国对秘书的认识和界定（一）我国古代对秘书的界定尽管我国古代对秘书人员的称谓五花八门，但有一点是基本相同的，那就是普遍认为秘书是通过掌管文书等活动辅助国君或地方长官处理政事的、行政长官身边的工作人员。（二）我国现代对秘书的界定秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。第二节秘书的分类一、从组织内部分工看秘书的分类（一）行政秘书文字秘书机要秘书通讯秘书信访秘书事务秘书生活秘书外事秘书会务秘书新闻秘书二、从其所在行业特征看秘书的分类（一）企业秘书法律秘书科技秘书教学秘书涉外秘书三、从职级高低看秘书的分类（一）高级秘书（二）中级秘书（三）初级秘书第三节秘书职业的特点从工作内容和工作方式来看，秘书职业具有以下一些特点：一、从属性二、辅助性三、服务性四、被动性五、全面性六、机密性第四节秘书职业资格一、英国的秘书职业资格（一）剑桥办公管理国际证书（剑桥秘书）考试剑桥秘书证书考试共分初级、中级和高级三个级别，考试采用模块化的学习方式，考生不受年龄、职业、学历等背景的限制，可根据自己学习和工作的实际情况，选择不同级别模块的考试。（二）英国伦敦工商会考试局LCCIEB秘书证书考试LCCIEB英国伦敦工商会考试局是世界上最大的职业技能鉴定和证书颁发机构之一。考试内容：二级考试包括商务英语（二级）、商务管理和文本产生三门；三级考试包括商务英语（可自选二级或三级）、商务实践、商务管理（三级）和文本产生（三级）。考试形式为笔试。LCCIEB考试没有年龄、资历等任何限制，学员可自由选择适合的科目和级别参加考试。由于考试和教材均采用英文，故报考者需具备一定的英语水平。二、美国的秘书职业资格IAAP是国际职业秘书协会的英文简称，是全球著名的跨国性职业组织，在27个国家和地区设立分支机构。目前，IAAP在北京和上海等大城市已设立了培训点和考点。“国际职业秘书协会”每年举办“特许职业秘书考试”，报考条件很严，高中生要有6年秘书工龄，大学生要有共６年的大学学龄和秘书工龄才能报考。考试科目为：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。三、我国的秘书职业资格（一）秘书国家职业标准1997年颁布了《秘书职业技能标准》（试行），1998年，发布了《秘书职业资格鉴定试点工作方案》。2000年7月，劳动和社会保障部正式颁布了《秘书国家职业标准》，2003年，秘书职业全国统一鉴定正式启用新的国家职业标准。（二）商务秘书职业资格标准中国商业职业资格认证中心于2000年开始举行全国商务秘书专业资格考试。依据《商务秘书职业资格标准》，全国商务秘书专业资格考试办公室、全国商务秘书专业资格考试培训教材编委会组织编写了《商务秘书理论与实务》、《商务电脑实务》、《商务英语》等商务秘书认证考试系列教材。第三章秘书职能秘书机构及其设置秘书的基本职能秘书职能实现的途径第一节秘书机构及其设置一、秘书机构的含义与特点秘书机构有广义和狭义之分。广义的秘书机构是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。狭义的秘书机构是指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门。秘书机构具有以下显著特点：1．附属性2．综合性3．辅助性二、秘书机构设置的原则（一）规范化原则（二）科学化原则1.组织结构要科学2.职责确定要科学3.团队人员配备要科学三、秘书机构的组织形式秘书机构的组织形式有两种：（一）综理制综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。（二）分理制分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。四、各级各类秘书机构（一）党政机关的秘书机构（二）人大、政协、军委的秘书机构（三）企事业单位的秘书机构（四）社会团体的秘书机构（五）临时性秘书机构第二节秘书的基本职能一、秘书职能的含义秘书的职能，是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职责权限。二、秘书的基本职能秘书的基本职能，是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以给我们一个秘书职能作用的大体轮廓，对秘书工作具有宏观的指导价值。（一）信息管理职能（二）综合协调职能（三）督促检查职能（四）参谋辅助职能（五）后勤保障职能（六）“不管部”职能第三节秘书职能实现的途径一、秘书日常事务工作秘书日常事务工作，是指维持领导机构以及秘书机构自身日常运转的一般性工作。这些工作具有日常性、基础性、程序的习惯性，以及对领导管理工作影响的相对有限性等特点。（一）办公用品管理（二）接待工作（三）安排领导活动（四）值班工作（五）通讯工作（六）印章管理（七）保密工作二、秘书专项业务工作秘书专项业务工作，是指在维持领导机构以及秘书机构自身日常运转的一般综合性工作基础上的一些专门性或专业性工作。（一）信息工作（二）调查研究（三）会务工作（四）公文处理（五）档案管理（六）信访工作三、秘书特别受权工作秘书特别受权工作，指的是须经领导授意授权，并在授意前提下和授权范围内才能开展的秘书工作。这些工作与前述日常事务工作、专项业务工作最大的不同就在于其被动性和权力的赋予性。（一）公文写作（二）督查工作（三）协调工作（四）谈判工作四、秘书参谋工作秘书参谋是秘书人员近身围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。（一）秘书参谋是现代领导的现实需要（二）参谋是秘书的深层职能（三）秘书参谋的过程秘书参谋过程，是指秘书基于参谋动机，进行参谋思考和选择参谋价值目标，提出参谋建议的一系列完整的实践活动过程。第四章秘书的精神素养秘书的思想政治素养秘书的职业道德与作风修养秘书的心理品质第一节秘书的思想政治素养一、努力提高政治思想理论水平（一）认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论（二）努力实践“三个代表”重要思想（三）用科学发展观统领头脑，提高政治思想理论水平二、树立法制观念三、树立政策观念第二节秘书的职业道德与作风修养一、秘书职业道德修养（一）忠于职守，服务领导（二）埋头苦干，甘居幕后（三）谦虚谨慎，办事公道（四）遵纪守法，廉洁奉公（五）诚实守信，严守机密二、秘书的作风修养（一）踏实，细致，一丝不苟（二）联系群众，深入实际，求真务实（三）谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则（四）敏捷干练，讲究时效，善于合作（五）善于学习，富于创造，勇于开拓第三节秘书的心理品质一、秘书的几种不良心理现象（一）畏上心理（二）自负心理（三）厌倦心理（四）讨好上司心理（五）焦虑心理二、秘书心理品质的构成（一）情感品质1.热爱秘书工作2.尊重自己的领导者3.健康高雅的美感（二）意志品质1.自觉性2.坚持性3.果断性4.自制力（三）性格品质1.工作负责2.谦虚随和3.冷静沉着4.幽默开朗（四）秘书的气质三、秘书人员良好心理品质的培养秘书作为成年人，良好的心理品质的形成，主要应通过自我培养，领会社会对秘书的角色期待，进而内化为自己的需要，形成信念。秘书本人，可以从以下几个方面入手，积极培养良好的职业心理品质。（一）进入角色什么是秘书的角色意识呢？我们把秘书在从事秘书工作的实践活动中，能够经常用秘书工作者的标准衡量其心理、言行，自觉地认识、评价与调节其心理活动的心理状态，称作秘书的角色意识。所谓秘书工作者的标准，就是社会、组织、领导及群众对秘书的角色期待。（二）强化角色意识秘书要想形成良好的心理品质，仅仅进入角色，初步形成秘书的角色意识，还是不够的。社会、组织、领导、群众以及秘书自己，还必须经常为其提供积极的信息反馈，不断强化秘书的角色意识，不断提高其抱负水平。（三）加强自我修养，形成正确的自我意识（四）在实践中不断总结经验，加强心理品质修养第五章秘书的知识能力素养秘书的知识结构秘书的能力结构秘书的文化艺术修养第一节秘书的知识结构一、秘书知识结构的构建原则（一）适应性原则适应性原则指的是秘书的知识结构应该符合秘书职业活动的需要。首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相适应。其次，秘书的知识结构应该与所在单位的业务特点相适应。（二）层次性原则秘书的知识结构也有层次性的特点，如果按照从低到高的排列顺序，可以分为基础知识、专业知识和相关知识三个层次；如果按照由内而外的排列顺序，可以分为核心知识、中间层知识和外围知识。（三）个性原则个性原则要求秘书人员在构建自己的知识结构时，首先要对自己有一个准确的定位，要在正确认识自我的前提下，找准社会需要与个人特长的最佳结合点。（四）动态性原则合理的知识结构，必须是一个不断进行自我更新和调节的动态结构，秘书的知识结构也不例外。二、秘书知识结构的组成（一）基础知识基础知识是指在秘书知识结构中起基础性作用的那部分知识，是构建秘书知识结构的前提条件。1．科学文化基础知识2．政治经济理论基础知识3．法律法规基础知识4.办公自动化知识（二）专业知识秘书的专业知识是指从事秘书工作所必须具备的专门知识，它包含两个方面的意思，一是指秘书的职业知识，二是指秘书所在部门的业务知识。1．秘书职业知识2．秘书所在部门的业务知识（三）相关知识秘书的相关知识是指与秘书职业、岗位要求有一定关联的知识。第二节秘书的能力结构概括地说，秘书的能力结构可以分为两部分，即基础能力和专业能力。一、基础能力（一）观察