秘书实务3

第八章信息工作一、秘书信息工作综述(一)“信息”的概念1.信息内容：特定的事实、事件或主题等；形式（载体或媒体）：如声音、图像、文字等；内容和形式的统一体。2.信息的特性(1)普遍性。(2)时限性。(3)开发性。(4)非消耗性。（5）可塑性。（6）共享性。（7）无限性。3．信息管理收集、整理、分类、保管、提取。4．信息分类字母、地区、主题、数字、时间。PS：分类应讲究科学性、系统性、逻辑性、实用性。(二)秘书的信息工作我们认识信息的目的，是为了开展秘书工作范围内的信息工作。1．秘书的信息工作2．秘书信息工作的特点(1)普遍性。(2)紧迫性。(3)开拓性。3．秘书信息工作的要求（1）准确（2）及时（3）全面（4）适用（5）安全(三)秘书信息工作的基本程序1．信息收集2．加工分析3．载体转换4．信息利用5．信息反馈以上五个环节，周而复始地运动，是秘书信息工作的基本程序。(四)常见秘书信息工作资料剪贴1．资料剪贴的方法2．剪贴复制的过程(1)将认定要留存的内容用较粗的笔划出边框。(2)在划定内容的空白处标明内容出处，包括所载报刊杂志名、期刊号、登载具体时间、页码或版号等。(3)将内容复印在A4纸上。(4)利用放大和缩小复印功能；使复制内容字号大体一致。3．资料保存(1)根据剪贴资料的量，选择页码薄厚适宜的剪贴簿。(2)剪贴簿的第一页要做目录，以备查找方便。(3)在剪贴簿的封页和背部做好必要的标签，标签要分类。(4)按顺序插入要留存的资料并一一编注页码。摘要卡1．一些需要摘录后留存的资料，可以采用摘要卡的形式。2．摘要卡是事先印制好的，一般是不小于64开大小。3．摘要卡也称“文献摘要卡”或“文件摘要卡”。4．摘要卡的优点是方便灵活。5．在摘要卡中，主要包括以下六项内容：(1)所摘文献的出处，包括报刊、杂志、文献等名称；(2)所摘文献出处的出版社、期刊号；(3)页码，指原书、原刊总页码；(4)分类和编号，指所摘内容在秘书摘要卡中的分类和编号；(5)摘要内容，这是摘要卡的核心部分；(6)摘录人和备注。6．摘要卡一般用卡片盒(箱)保存。(1)卡片和卡片盒可以在办公用品商店买到或定制。卡片盒有的有上盖，称为封闭的，有的没有，称为开放的。秘书可以根据需要配置。(2)一般一盒保存200张卡片，也有的保存量比较大。(3)卡片盒前端有插放索引标签的地方，秘书要根据盒内摘要卡的内容，做好便于查找的标签。秘书案头的“信息库”1．中、英文字典；2．飞机、火车、轮船、班车的最新时刻表；3．邮政编码簿；4．电话号码簿；5．国际国内地图册；6．工商名录或同业名录；7．应用文体式大全、秘书手册；8．常用业务及管理工作范围的最新电话一览表；9．办公室所有设备的说明书、维护保养手册及维修厂家、商家联系电话。课堂讨论：名片信息处理二、调查研究工作(一)调查研究方法和秘书的调查研究工作了解情况，考察分析，调查研究是秘书获得信息、加工信息的常见形式。毛主席曾经说过：没有调查就没有发言权。“没有调查研究就没有发言权。”(二)秘书做调查研究工作的意义调查研究工作有着重要的意义，它是秘书人员参与辅助领导决策的重要依据。在决策出台之前，秘书人员要对实际情况做周密深入的调查研究，掌握第一手资料，筛选，呈现给领导看。以提高决策的准确性、可行性等。(三)秘书调查研究的内容1．政治性调研2．政策性调研3．市场调研4．专业性调研5．舆论热点调研(四)秘书调查研究的主要形式1．调查的一般方法(1)个别访问。(2)召开座谈会。(3)现场观察。(4)发放书面问卷或表格。(5)实际参与。(6)查阅档案资料信息。2．研究的方法秘书在研究中常用的主要方法。(1)度量研究方法。(2)系统研究方法。(3)动态研究方法。(4)比较研究方法。(六)秘书调查研究的过程和要求1．准备阶段(1)明确调研题目。(2)选择调研对象。(3)选配调研人员。(4)准备相关信息资料。(5)编制确认调研计划。(6)设计必要的调查问卷和表格。问卷和表格，是调研工作最大限度取得具有普遍意义(5)编制确认调研计划①调研的目的和要求；②调研的对象；③调研的项目；④调研所采取的方法；⑤调研的组织分工；⑥具体实施步骤(一般按时间顺序安排)；⑦必要的表格与问卷；⑧调研的要求与注意事项。2．调查实施阶段调查实施阶段主要有三大步：(1)联系确认调查对象。(2)实施调查(3)阶段性小结并复查验证调查结果。3．研究分析阶段4．结论报告阶段PS:调研报告写法三、简报工作(一)简报及简报工作简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。(二)简报的作用传播信息。简报本身即是一种信息载体，可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作。（1）使上级领导及时了解发文单位学习、工作、生产情况和问题，以便取得上级机关的指导与帮助。（2）与同级单位沟通情况，促进相互了解。（3）向自己所属单位传达有关方面的指示精神、部署工作、介绍经验，因而便于下属机关及时了解上级意图，以此及时调整步伐，推动各项工作。(五)简报的格式(六)秘书做“简报”工作的要求快速、新颖、简短、保密。大部分简报需连续分期印发，具有连续性，且有强烈的时间性。