秘书工作细则

房地产E网-房地产物业管理资料库附件1：秘书工作流程综合中心副总岗位职责秘书会议审核表提案工作总结做会议记录会议工作总结本职工作总结会议计划表会议管理制度办公室主任会议工作细节审核一览表企业会议管理制度会议管理要领员工建议改善办法会议提案改善方案提案管理办法创意提案改善制度提案建议效益奖的的管理制度管理制度提案管理制度房地产E网-房地产物业管理资料库会议管理制度一、会议审核表注意要点开会的目的本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好的解决方法？开会的目的是否明确？设定要项方面开会的时机、时间是否妥当？开会的场所是否恰当？所邀集的与会人员是否恰当？开会通知方面是否对于与会人员确实通知妥当了？对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？会议的准备方面是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？是否安排好会议的记录呢？是否必须用到幻灯机或录像机等的机械设备呢？邀集与会人员的选定标准·对于该项议题确实身有感触者房地产E网-房地产物业管理资料库·对于该项议题确实握有资料、学有专精并饶有经验者·本次会议的结论将会对其有所影响者·邀其与会参与发言讲座的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者房地产E网-房地产物业管理资料库会议工作细节审核一览表工作项目查核工作项目1．活动的主旨2．活动的规范3．预算4．招待对象的层次5．总参加人数（查对邀请回函）6．活动日期及时间（注意是否与其他同业的活动撞档？）7．活动日数8．筹备单位9．活动的负责人10．活动作业分工明细11．会场的预订主会场开会场地洽谈室展示场来宾休息室主办单位休息室（干事、办事员）演艺人员休息室12．制作来宾名册姓名、地址、公司名称、电话、职衔等的核对13．邀请函信封邀请卡回函明信片纪念品兑换券停车券指引地图点心券餐券订制张数（多印20%的备份）信封书写作业投递作业承办员投递日期（要以活动日期的二、三个星期前寄达对方为原则）14．纪念品方面纪念品的选定决定包装纸外包装书写作业礼品题款作业姓名书写作业蝴蝶结装饰作业雕冰花饰胸花礼品包装作业订制数量（要多出20%的备份）15．接送交通工具方面飞机火车巴士轿车16．红包（给司机、演艺人员……的）17．会场布置18．宴会的形式餐桌入座式自助餐入座式半人座式自助餐鸡尾酒立食式自助餐鸡尾酒会立食式19．料理样式法国料理中国料理各国料理大会串路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式20．雕冰（原色、彩色）21．饮料餐前酒威士忌鸡尾酒啤酒（罐装或生啤酒）饮料类吧台餐车餐车女服务生干杯用的酒类（国产酒或洋酒）22．香烟方面香烟雪茄品牌（国产或进口）特别订做的烟盒香烟摊女服务员23．菜单的印制24．花饰方面花圈花蓝桌上花饰旗袍各国民族的衣着房地产E网-房地产物业管理资料库工作项目查核工作项目馈赠用花束典礼台花饰礼桌花饰文字花饰吊挂花饰蜡烛展示品饰花礼花（献礼用）25．园景制作西式园景东方园景租借盆景①观叶盆景②观花盆景茶几遮阳伞26．看板、标示板类欢迎看板大门看板方向标式专用停车场标示牌受付处看板会场入口处欢迎光临的拱门典礼台看板展示商品说明标示牌会场内指引标示牌社徽、商标看板国旗、社旗、大会旗27．拍照摄影方面纪念照片快照记录摄影拍立得照片（拍照女服务员）28．选择桌子（选用圆桌或方桌）29．座位顺序桌面标示卡桌面标示卡的书写作业印制座位配置表30．胸章、名牌方面颜色、大小、种类的选定公司名称、职衔、姓名的书写作业31．女服务员着装方面洋装安排演艺人员、乐队32．表演女郎33．女性公关人员34．住宿安排方面安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）主办人员住宿问题演艺人员的住宿预订房间妥善分配房间35．特设专用柜台36．支付的负担范围（住宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费……）37．安排用餐方面住宿者的用餐事宜来宾、司机的用餐问题服务人员的用餐演艺人员、乐队的用餐问题38．活动行程方面司仪开场白主席致辞来宾致辞举杯同庆余兴节目朗读贺电致谢辞活动行程表的标示活动行程表的书写工作播放背景音乐放映宣传影片、幻灯片39．服务柜台的工作方面来宾出缺席的确认发放胸章发放活动行程表主席迎宾作业引导来宾到休息室发放座位牌发放纪念品接待大众传播人员设置暂时电话来宾签名纪念40．表演节目的总预算方面本单元的活动企划节目策划及演出节目执导会场布置工作项目查核工作项目房地产E网-房地产物业管理资料库节目主持人舞台灯光①灯光设计②灯光器材舞台装备①舞台灯光主要舞台特设舞台回转舞台舞池凸出舞台②舞台设计及设工音响方面①音响设计②音响器材立式麦克风桌上型麦克风无线电麦克风录音机音箱放大器③音响操作员④录音⑤现场侧录音41．摸彩活动方面摸彩方法摸彩箱摸彩券摸彩服务员奖品给付方法①当场核发②散场时核发③送到家④邮寄42．演出节目的彩排43．新的工厂、公司落成庆祝喜宴停车场收付柜台设置场地向导、招待、解说人员活动行程表指引标示说明标示牌料理、饮料服务人员44．会场方面会场布置典礼台讲台讲师制作人幻灯机放映幕灯光布置笔记用具资料的分发资料的披露样品、试用品、展示品麦克风录音作业同步翻译机茶水点心（咖啡甜点）用餐事宜45．展示会方面会场布置演出计划展示、装饰计划邀请函、DM的制作游艺节目选定搬运公司迁入计划（当天或前天）装设计划（当日或前天）①展示商品②展示器具③电气工程、安装工程制服解说体系①海报②说明书③解说员④说明标示牌⑤实地表演迁出计划（当天或隔天）茶水点心用餐问题工作项目查核工作项目茶水点心的招待工厂、公司落成说明接待记者采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置临时电话洽谈室接待记者采访人员46．服装西装燕尾服制服47．支付旅馆费用方面房地产E网-房地产物业管理资料库给水、排水的设备电气、瓦斯的设备冷暖器设备桌椅桌巾照明设备音响设备游艺节目纪念品支付的日期汇款、前来收款、当天支付现金出纳员48．旅馆事务方面的承办员主办人员餐宴预约办事员餐宴服务经办员住宿服务经办员预约订房经办员房地产E网-房地产物业管理资料库企业会议管理制度（一）总则为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。（二）会议分类及组织第一条全厂归纳为四类：1．厂级会议：主要包括党政领导（扩大）会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂赏大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。2．专业会议：系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。3．系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会（如车间办工会、科务会、支部会、车间（科室）职工大会等）由各车间科室、持部领导决定召开并负责组织。4．班组（小组）会：由各党、工、团小组长或行政组长决定并主持召开。第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会，用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。（三）会议安排第三条例会的安排房地产E网-房地产物业管理资料库为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要近例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：1．行政技术会议（1）厂长办公会：研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。（2）厂务会：总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。（3）班组长以上干部大会（或全厂职大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。（4）经营活动分析会：汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。（5）质量分析会：汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。（6）安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。（7）技术工作会（含生产技术准备会）汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准房地产E网-房地产物业管理资料库备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有磁技术问题的措施方案。（8）生产调度会：调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。（9）科务会：检查、总结、布置工作。（11）班组会：检查、总结、布置工作。（12）班组（科室）班前会：对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。2．各类代表大会（1）职工代表大会：（2）车间（部门）职工大会（或职工代表小组会）：（3）党员代表大会；（4）团员代表大会；（5）科协会员代表大会：（6）企协会员代表大会：3．民主管理会议：（1）工厂管理委员会：（2）厂长、党委书记、工会主度联度会：（3）生产管理委员会：房地产E网-房地产物业管理资料库（4）生活福利委员会：4．论文、成果发布会。（1）科协年会：（2）企协年会：（3）政治思想政治工作研究会年会：（4）厂QC成果发布会：（5）科技成果发布会：（6）信息发布会：（7）企管成果发布会：第四条其他会议的安排：凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前XX经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订了发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议、厂办有权房地产E网-房地产物业管理资料库安排并召开。第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应支持小会服从大会，局部服从整体的原则。（四）会议的准备第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有磁准备工作。（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等。房地产E网-房地产物业管理资料库会议管理要领（一）提高会议成效的要领1．要严格遵守会议的开始时间。2．要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3．要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。4．在会议进行中要注意如下事项：（1）发言内容是否偏离了议题？（2）发言内容是否出于个人的利害？（3）是否全体人员都专心聆听发言呢？（4）是否发言者过于集中于某些