秘书应知应会大全(DOC_214页)

1秘书应知应会2目录1.接待工作接待准备工作[初级]........................................................42.接待工作接待工作礼仪[初级]........................................................83.接待工作制定接待工作计划[中级]...................................................134.接待工作做好外宾接待工作[高级]...................................................205.接待工作安排会见与迎送外宾工作[高级].............................................246.秘书职业技能培训鉴定教材..........................................................287.档案工作档案收集[初级]...........................................................308.档案工作档案管理[中级]...........................................................369.档案工作档案利用工作[高级].......................................................4210.文书拟写与处理通用文书的拟写[初级]...............................................4611.文书拟写与处理通用文书的拟写[中级]...............................................6212.文书拟写与处理企业事务文书的拟写[中级]...........................................7013.文书拟写与处理文书处理[中级].....................................................7514.文书拟写与处理通用文书的拟写[高级]...............................................7915.文书拟写与处理企业事务文书的拟写[高级]...........................................8316.文书拟写与处理文书处理工作[高级].................................................9217.会议组织会议前期准备[初级].......................................................9618.会议组织会议服务工作[初级]......................................................10119.会议组织会议文书工作[初级]......................................................10520.会议组织会议筹备[中级]..........................................................10721.会议组织会议期间的文书与服务[中级]..............................................11322.会议组织会议筹备方案[高级]......................................................11523.会议组织会务协调[高级]..........................................................11824.信息工作信息的收集[中级]........................................................12025.信息工作信息的分类[中级]........................................................12426.信息工作信息的存贮[中级]........................................................12527.信息工作信息的筛选[高级]........................................................12828.信息工作信息的整理[高级]........................................................13029.信息工作信息的传递[高级]........................................................13330.信息工作信息的传递[高级]........................................................13531.信息工作信息的传递[高级]........................................................13932.办公室日常事务办公环境和办公用品的管理[初级]....................................14333.办公室日常事务领导交办事项[初级]................................................14534.办公室日常事务值班、信访及活动[初级]............................................14735.办公室日常事务保密工作[中级]....................................................15636.办公室日常事务活动[中级]........................................................15937.办公室日常事务督查工作的方法与技巧[高级]........................................16338.办公室日常事务处理突发事件[高级]................................................16739.协调工作纵向关系协调(上)[中级]..................................................16940.协调工作纵向关系协调(下)[中级]..................................................17241.协调工作横向关系协调(上)[高级]..................................................17542.协调工作横向关系协调(下)[高级]..................................................18043.办公自动化计算机基本操作........................................................184344.办公自动化因特网(Internet)的使用................................................18645.办公自动化因特网(Internet)的使用................................................18846.办公自动化办公设备的使用........................................................19147.4接待工作接待准备工作[初级]一、做好接待环境准备工作(一)学习目标要求：做好办公室硬环境和软环境准备。(二)接待工作环境准备会客室(办公室)环境一般可划分为硬环境和软环境。硬环境包括室内空气、光线、颜色、办公设备及会客室的布置等外在客观条件。软环境包括会客室的工作气氛、接待人员的个人素养等社会环境。制约会客室环境的因素很多，有自然因素、经济因素，最主要的还是人的素质修养因素。会客室清洁、明亮、整齐、美观，让来访者一走进来就感到这里工作有条不紊，充满生气。如果没有专门的会客室，也应在办公室中腾出一个比较安静的角落来，让来客一进门就有个坐处，可以从容地讲话。(三)相应知识1.绿化环境。会客室(办公室)的绿化是不能忽视的。外部环境应力求做到芳草铺地，花木繁茂。室内绿化要合理地配置花木，会给室内增光添辉。2.空气环境。空气环境的好坏，对人的行为和心理都有影响。室内通风与空气调节对提高接待工作效率十分重要。3.光线环境。室内要有适当的照明。如长时期在采光、照度不足的场所工作，很容易引起视觉疲劳。4.声音环境。室内要保持肃静、安宁，才能使秘书人员聚精会神地从事接待工作。(四)注意事项1.在接待工作中要加强门卫登记制度。2.办公室的设备、文件、档案及其它重要财产，应该实行严格的安全防护措施，防止窃密现象发生。二、做好接待工作物质准备(一)学习目标会客室应做好接待物质准备。(二)接待工作物质准备会客室应准备好座位、茶水，还应有一部电话，以便在谈及有关问题需要询问有关部门时，可以立即打电话出去。有条件的情况下还应有复印设备，当来客需求索有关资料时，能立即复印。最好能在会客室的墙上挂一面镜子，它可以提醒秘书人员随时修饰自己的仪容，始终表现出优雅的仪表和风度。为使会客室内显得生气盎然，可以在窗台、屋角摆些盆景或花卉。为了方便来访者进屋后有放衣物的地方，应准备衣帽架。要使来访者排解等待的时间，可准备一些书报杂志、单位介绍等材料。(三)相应知识办公室的用具设计要精美、坚固耐用，适应现代化要求。办公桌应美观、实用。有条件的可采用自动升降办公椅，以适应秘书人员的身体高度。同时应根据不同工作性质，设计不同形式的办公桌、椅。另外，办公室应根据不同情况，设置垂直式档案柜、旋转式卡片架和来往式档槽，以便保存必要的资料、文件和卡片等，便于随时翻检。这些设备和桌椅一样，应装置滑轮，便于移动。如有来访者，就将其置于一隅。办公室美，就会给来访者好的印象。(四)注意事项办公室内部良好的人际关系与工作效率密切相关。不仅要注意改善工作环境，还应注意改善工作场所的人际环境。人际环境的内容包括：1.一致的目标。一致目标，才能使大家同心同德。2.统一行动。坚决反对不顾大局，只想到个人利害得失。3.融洽的凝聚力。秘书人员要有吸引力和相融的态度。三、做好接待工作心理准备(一)学习目标5要求懂得接待心理，并做好这方面的心理准备。(二)心理准备秘书人员接待礼仪的基本要素是诚心，只有站在对方立场，有一颗真诚的心，接待中能将心比心才能表现出优雅感人的礼仪。待人接物应该热情开朗、温存有礼、和蔼可亲、举止大方而灵活，这种良好的行为有助于赢得对方的好感。那种门难进、脸难看、话难听、事难办的现象，令人反感。外面的人对于上司评价的标准，首先取决于秘书人员接待客人的情感。若一开始受到秘书人员真诚亲切的接待，来访者对将见到的领导也会抱着同样的期待。反之，如果秘书人员对于来访者拉长脸，嫌麻烦，来访者也一定会产生连锁反应，认为领导也不会热情。因此，秘书人员应有真诚的待客心理。(三)相应知识要做好接待工作心理准备，重要的是要学习礼仪常识，塑造自身良好形象。仪容、仪表、仪态、服饰礼仪常识秘书人员为做好接待工作，要懂得一些仪容、仪表、仪态、服饰的礼仪常识。1.仪容仪容即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分之一，它由发式、面容以及人