秘书理论与实务第05讲秘书工作内容

乌鲁木齐职业大学人文学院《秘书理论与实务》教程课件根据常崇宜主编的《秘书学概论》和董继超主编的《秘书实务》讲授周恩良第五讲秘书工作的内容同学们好!我讲课时,如您有何问题,欢迎随时举手发问。请踊跃参加课堂讨论!柴窝堡风电——亚洲之最秘书工作的内容第一部分新时期秘书工作的创新思路第三部分秘书9项日常工作和机关事务管理第二部分新时期秘书工作内容概要本讲的学习、研究，主要针对新时期公务秘书情况，遵循有关精神与方针展开“新时期”——1978年党的十一届三中全会后全党全国进入了以经济建设为中心的新时期，各条战线全面拨乱反正、正本清源的时期。对于秘书战线来说，具体指1985年全国秘书长、办公厅主任座谈会以后。那次座谈会，根据经济建设与改革开放的新形势，突出了秘书的参谋作用，是我国当代秘书工作发展的一个里程碑。今天我们研究秘书工作的内容，还应考虑到党的十六大以后，我国进入全面建设小康社会和开创现代化建设新局面即“新世纪、新时期、新阶段”的新形势。1985年1月中央召开的全国秘书长座谈会重新规划了秘书工作，提出：“各级办公厅是各级领导机关的办事机构，是直接为领导机关服务的······办公厅有秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活等等业务。”会上还提出了秘书工作的“三个服务”、“四个转变”、“三化”等重要内容。5-1新时期秘书工作的创新思路5-1-1新时期秘书工作的重大转变“四个转变”（一）从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策；（二）从收发传递信息，转变为综合处理信息；（三）从单凭老经验办事，转变为实行科学管理；（四）从被动服务，转变为力争主动服务。“三服务”、“四个转变”、“三化”的提出，对于我国秘书工作具有划时代意义从此我国秘书工作进入了以经济建设为中心，改革开放，走向四个现代化的新里程。此后直到20世纪末相继召开的4次全国秘书长、办公厅主任座谈会，在“八五会议”的基础上，继续研究、定位了秘书工作的指导思想、方针政策与工作重点，相继提出了“把握一个主题”、“突出三项重点工作”，制定了“三项法规”，提出了加强办公厅（室）建设的“四个方面”。明确了秘书工作应当重点发挥的作用。从而将我国秘书学说发展推进到新阶段、新境界5-1-2新时期秘书工作应重点发挥的作用（四大作用）A.信息调研作用B.督促检查作用C.综合协调作用D.保证日常工作正常运转的作用A.信息调研作用*重温“信息（INFORMATION）”的广义概念及“秘书信息”概念。*秘书信息工作的重要性——是领导工作的基础，也是一切秘书工作的基础。*世纪之交对信息工作的8条要求。应突出强调5条：——增强报送信息的责任感，把信息工作真正作为秘书部门和秘书人员的重要职责；——遵循“及时、准确、全面”的原则，注重所报信息的时效性和真实性，不迟、不漏、不瞒、不滥、不失实，做到喜忧兼报；——紧密围绕中心，提供价值高的信息；——重视信息的整体开发和综合利用；——切实搞好信息调研，拿出好的调研报告。＊督促检查是领导决策贯彻的重要保证，也是秘书为领导服务的重要内容。＊８条意见（对于２１世纪的秘书工作带有方针性）。＊实例：我国在抗击“非典”中督促检查工作所发挥的重要作用。B.督促检查作用综合与协调工作贯穿于秘书工作的方方面面，是办公厅（室）、秘书部门一项整体性的工作，而非其内部某一二个处室的事。后面将作专门介绍。C.综合协调作用D.保证日常工作正常运转的作用这是A、B、C的前提（后面详介）中央还要求：信息调研要求实,督促检查抓落实,保证日常工作正常运转特别是其中的精兵简政工作要务实。5-1-3世纪之交秘书工作的目标１９９９年初“苏州会议”要求：认清形势，立足根本，服务大局，抓住关键，努力做好新形势下的办公厅（室）工作。A.认清形势，增强做好办公厅（室）工作的责任感和使命感要自觉地把工作放到国际国内大背景下来考虑，放在国家跨世纪发展的大局中来研究。a.巩固和发展安定团结政治局面的要求；b.改革不断深化、经济持续快速健康发展的要求；c.精神文明、政治文明建设加快推进的要求；d.我国今后面临的几件大事的要求。(机遇和挑战并存、希望与困难同在）B.立足根本，坚持用邓小平理论和“三个代表”重要思想指导办公厅（室）工作“首位”；“基本前提”；“贯彻于整个过程”；“出发点和落脚点”；“长期坚持的原则”；关键在人队伍建设C.服务大局，把办公厅（室）工作提高到一个新水平a.发挥参谋助手作用要增强主动性（体现在４方面）；b.发挥督促检查作用要注重实效性（3项任务）；c.发挥综合协调作用要把握全局性（处理好４个关系）；d.关键是党建和干部队伍建设（４条）5-2新时期秘书工作内容概要已如前述，秘书工作是以为领导者和领导机关的工作运转和决策管理服务，并为各部门和人民群众服务为宗旨，在办事、办文和办会等方面对领导从事的辅助性的工作。秘书工作大致可分为事务助手与智力助手两大类。但也有些工作很难划分。主要内容——１６个方面。5-2-1秘书日常工作（即经常性、基础性工作）主要有：文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等。总的要求是“两高一快”：高质量、快节奏、高效率。以此保证领导及领导机关工作的顺利进行。5-2-2机关行政事务管理主要指机关后勤保障工作，繁琐、具体、辛苦，但关系到机关正常高效运转，起着支持、保证领导工作的作用。其中有些方面诸如财务、医务、基建等属专业性强的工作。机关行政管理与后勤工作是一门庞大的学问。秘书在其“三服务”中，涉及这方面的事务是相当多的。（是１９９４年全国秘书长会议指出的秘书部门十大任务之一）5-2-3文书撰写（秘书的一项重要的传统任务）指秘书运用书面语言代领导者和领导机构记载及表达某种思想的专门业务活动。具体讲也就是秘书起草撰写公文和各种应用文的工作。公文的本质是一种公务工具，而不是单纯的一篇文章。5-2-4文书处理A.指秘书部门和文书人员,通过互相衔接的手续、程序，完成制发、办理和管理文书的三个方面的工作。B.文书处理是机关实现管理职能的必要条件。C.原则——准确、及时、安全。D.党和国家有专门的条例、办法对此项工作予以规范。5-2-5信息工作（案例A）2000年欧洲发生疯牛病,信息传到我国后,作出强烈反应的，一是外贸部门和从欧洲进口牛肉的企业；二是进出口检验检疫部门;三是吃牛肉的老百姓。可还有两个方面迅速作出反应是大多数人没想到的,即国内一些畜牧企业和肉品销售商,从这一信息中抓住了机遇，迅速扩大了牛羊肉的生产和外销。5-2-5信息工作（案例B）这些年来，在与民族分裂主义势力和暴力恐怖分子作斗争中，信息工作发挥出了巨大作用。90年代中期党中央就新疆的反民分、反恐怖斗争作了重要指示和部署，指引着这场斗争迅速向纵深推进并取得了一个又一个胜利。在此期间，中央有关部门信息工作做得好，对于中央的正确决策起到了重要作用；同样，新疆各级党政和有关机关越来越把握了反民分、反恐怖斗争的主动权,也是和重视信息工作、重视信息利用分不开的。5-2-6调查研究A.概念：调查研究，是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。秘书的调研工作，专指秘书人员为有效辅助领导工作而进行的调查研究业务。B.调查研究是秘书工作的重要内容与方法，是秘书人员的基本功要搞好“三办”，要发挥好参谋助手作用，离不开调查研究。调查研究也是锻炼提高秘书的认识论和方法论水平的根本方法。调查与研究的关系——调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。（具体方法将在后面讲授）5-2-7信访工作信访工作,是指秘书部门或秘书人员直接或辅助领导接待、受理、处理人民群众来访和来信。人民来信是人民群众写给党政机关、企事业单位及其领导人的信；群众来访指人民群众单个或集体到领导机关要求领导人或工作人员见面接谈。我市党政领导机关从1985年起，正式将人民群众通过电话反映情况、投诉、要求解决困难和问题也列入信访内容，与来信、来访同样受理。信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）、秘书部门一项十分重要的工作•正常的信访活动，是人民群众在社会生活中某些方面要求得不到满足时采取的一种正当合法的手段。（案例——后沟村民封锁吐乌大高速公路案）•信访工作，就是正确处理人民群众在社会生活中不断变化的对物质或精神的需要，以及满足这些需要的实际可能性之间的矛盾。（案例——诸多癌症及疑难大病患者亲属上访案）信访工作，是领导机关特别是办公厅（室）、秘书部门一项十分重要的工作它是各级党政机关、企事业单位的一项长期的、经常性的工作。人民内部矛盾是永久存在的，信访工作也会永久存在。信访工作具有鲜明的广泛性与群众性。民间企事业的信访。*信访工作重大作用排忧解难、为民服务；了解社情民意，为领导提供信息；集思广益、促进建设；监督官员、反腐倡廉。**信访工作的“逐级上访”制度和“分级负责、归口办理”原则。5-2-8督促检查（督查）督查，本来属领导行为。它是实施领导过程中一个必不可少（或曰关键）的环节，也是“政令畅通、令行禁止”的保障。八十年代以来，督查成为秘书部门一项越来越重要的职能。把握全局，抓大事、抓重点。案例：自90年代初以来在全国治理公路“三乱”（乱设卡、乱收费、乱罚款）中，督查所发挥的作用。5-2-9综合协调也是八十年代以来秘书部门逐步强化的职能之一，已成为秘书发挥的四大作用之一。之所以如此，是因为改革开放新形势下各种矛盾突出，如历史与现实的矛盾、人们思想理念的矛盾、各方面利益的矛盾等等，需要通过协商与调解，化解矛盾、协同动作，以利共同目标的实现。秘书协调的特点是领导授权并在职责范围内进行；其“定位”是辅助领导协调；其重点是带全面性、政策法规性和没有其他部门管的事情。案例：城市建设中拆迁环节上的协调。5-2-10会务工作A.会议的广义定义。B.我们用的是狭义定义，即指党政领导机关（也包括企事业领导机构）召开的各种工作性会议。是机关工作中用以发挥集体智慧，互通情况、交流经验、统一认识、研究工作、进行决策，推动事业发展和工作进展的一种工作方式。C.通常由秘书部门负责筹办，或需单独建立会议的秘书机构去筹备。D.从信息论的观点讲，会议也是输入信息、加工信息、输出信息的一种方式。（任何会议都有一定的内容，即信息；开会就要有新的信息或是要创造新的信息。否则，会议就失去了价值。）E.从系统工程观点讲，领导机关召开会议是领导方法的一种，而不是惟一的、万能的方法。必须做到“会内与会外工作配套，会前、会中、会后工作结合”，才能使会议有效果。5-2-11档案工作A.档案——机关团体、企事业单位和某些个人，在社会活动中形成的具有保存利用价值的、按照一定的立卷归档制度保管起来的文件资料。*现代档案的载体。**档案的价值。B.我国档案管理的原则、机构和法律“集中统一管理国家的全部档案，保护国家档案的完整与安全，便于利用”的原则。档案工作属于广义秘书工作的范围。体制——领导机构和大单位设专职档案部门如档案局、档案馆；基层秘书部门负责立卷归档，并移交给档案馆。国家实行“依法治档”。（《中华人民共和国档案法》05/09/87颁布、01/01/88起实施；《中华人民共和国档案法〈修正〉》05/07/96颁布并于同日起实施）1999年起，明确了档案所有权的多元化，不再使用“国家档案全宗”的概念。5-2-12公共关系事务(PablicRelation)A.是指机关单位运用各种传播手段，在社会公众中建立相互了解、信息交流的关系，以提高自己的形象和信誉，促进组织目标实现的活动。B.公关近年来已自成体系，但秘书仍需了解并会使用公关手段。对民营企事业更重要。5-2-13保密工作A.保密工作的概念及其极端重要性。B.保密法律与密级划分。（《中华人民共和国保守国家秘密法》于05/09/88颂布，01/05/89起实施）C.保密工作“五性”特点。D.网络保密问题。案例:2003年初,市某领导机关