中国文化与中国式管理智慧

第七章中国秘书工作的沿革•第一节秘书活动的起源•第二节我国古代秘书活动•第三节我国近现代秘书活动•第四节新中国成立后的秘书活动•第五节秘书工作的发展趋势•中国秘书史方面的著作：•刘绍杰《中国秘书简史》，河南大学出版社，2005。•张树文《中国秘书史》，安徽大学出版社，2003。•聂中东《中国秘书史》，中州古籍出版社，2000。•杨剑宇《中国秘书史》，同济大学出版社，1988。第一节秘书活动的起源•一、秘书活动产生的条件•1、社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件•2、文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件二、我国秘书活动的产生1、关于我国古代秘书的起源，学界说法不一，主要有：殷商说、夏朝说、尧舜说、黄帝说、神农说，等。2、从秘书活动产生的条件这个角度来看，我们更倾向于黄帝说，即我国古代秘书活动起源于距今约4500年-4400年之间的龙山文化晚期。理由一是当时管理社会的组织已具有相当发展规模，氏族、胞族—部落—联盟等各级组织职能分明，并产生了公务活动。二是据考古发现，当时的人们已开始使用了雏形方块汉字和甲骨文字，公务文书已出现。可以佐证这个说法的史料有：《世本》记载：“黄帝之世，始立史官，苍颉、沮诵居其职。”《后汉书·祭祀志》记载：“自五帝始有书契。”《尚书·尧典》记载，舜时就特设了秘书官职—纳言，舜曾对担任纳言职务的龙提出要求：“帝曰：龙，朕畏忌谗说殄伪，震惊朕师。命汝作纳言，夙夜出纳朕命，惟允。”在夏朝，已经出现了公务文书——典志。朝廷也设置了管理典志的官职——”太史令”。现存我国最早的政治文件汇编是《尚书》，其内容大部分是帝王对臣民的训令、文告和出征前的誓词。如《汤誓》就是商汤讨伐夏王桀时的军前誓词，《盘庚》是商王盘庚动员臣民迁都的文告。《尚书》的内容上起唐虞，下迄商周，为这一时期的文书工作提供了实证。夏桀信访工作此时也有了起端。《汉书·文帝本纪》：“古代之治天下，朝有进善之旌，诽谤之木，所以通治道而来谏者也。”意思是，尧在位时，曾于朝廷前树一大旗(族)，名为“进善旌”，百姓可以站在旗下向他提出对政事的意见或建议。舜继位后，在朝廷前设立木牌，名“诽谤木”，让百姓把批评意见写在木牌上。因舜名重华，“诽谤木”又称“华表”，发展到后代，成为宫殿门前的装饰物。“诽谤之木”(华表)后来又在宫门外设置大鼓，名为“敢谏之鼓”。百姓要当面陈言，可击此鼓，舜即出宫接见、听取。后代官府衙门前都设置大鼓，百姓击鼓告状即源于此。“敢谏之鼓”第二节我国古代秘书活动•一、我国古代秘书活动的发展1、约公元前21世纪，我国从原始社会进入奴隶社会，建立了第一个奴隶制国家政权——夏。秘书活动从此便上升为国家秘书工作带有鲜明的阶级色彩。夏朝是我国国家秘书工作产生的标志。2、商朝时，产生了我国古代最早的秘书机构的雏形—太史寮，太史寮内的史官有层次，有分工，是一支专业的秘书队伍。3、西周时期，太史寮趋于成熟，内部由太史、小史、内史、外史、御史共“五史”组成，分工更加细密。4、战国时期，史官的职责、地位起了重要变化，御史和尚书不仅参与决策、草拟文书，而且还是国君的重要随从。如当时楚国的“屈原为楚怀王左徒”，“入则与王图议国事，以出号令，出则接遇宾客，应对诸侯。”5、秦朝时，建立了中央集权制的封建社会制度，设丞相府、太尉府、御史大夫寺。御史大夫既是皇帝的秘书长，“受公卿奏章，掌天下文书”，又是国家的监察官，“举劾按章”。6、汉朝继承了秦朝的建制，但秘书机构有变化，御史大夫改为大司空，后又由尚书台代替。到东汉，尚书台逐渐发展成为皇帝的机要秘书处。7、魏晋南北朝时期：曹操首设“秘书令”；曹丕称帝后，改秘书为中书，设置中书监、中书令、通事郎；晋朝时，设置中书监、中书令、中书侍郎、中书舍人；南北朝时，国家秘书机构设置基本不变，国家政务都由中书省负责，当时的秘书工作机构庞大，系统比较完整。8、隋朝时，恢复了魏晋以来形成的中书、门下、尚书三省制。9、唐朝时，皇帝重用秘书官，用品位低、资历浅的小臣执掌机要，以削弱和限制宰相的权力。这时的天子身边出现了私人秘书—翰林学士，这些私人秘书有的甚至官至宰相。10、宋代的秘书工作由枢密院与中书省分掌。枢密院负责军机事务；中书省负责行政事务，参与机密，直接取旨皇帝。11、元朝时，中央行政中枢是中书省，中书省内的秘书机构是参议府，参议府内的专职秘书机构有承发司、管勾司、检校所、照磨所、时政科等。12、明代时，朱元璋废除了中书省，设华盖殿、文渊阁。诸殿阁大学士收阅奏章、批发文稿、协助政务，这是内阁的开始。13、清代，秘书工作较前代有了较大发展——崇德三年，设“内三院”——内国史院、内秘书院、内弘院，主要为皇帝办理文书及编撰史籍。康熙时，设立了“南书房”，是皇帝的机要秘书机构。雍正时，设立了“军机处”，是为皇帝服务的机要秘书处。晚清时，为了适应外事工作需要，又增设了“司务厅”和“清档房”，专管文书、档案工作。1911年，清政府进行官制改革，实行内阁制，设置了秘书职能机构——承宣厅。夏商周三代，史官是主要的秘书官员。他们为国君记录言行、起草和保管文件；有的还了解民情，提出建议，协助国君制定政策法令。商末周初，政事日繁，出现了秘书机构——太史寮，相当于目前的中央秘书处。由太史(又称大史)掌管，厂有左、右、内、外四史为副手，各有分工。二、奴隶社会时期的秘书工作左史专记国君政事活动，右史专记国君政事言论，有“左史记事，右史记言”之说。内史职掌拟制简册，宜示国君诰命；外史则专管四方之志及诸侯世系家谱(相当于人事档案)。史官之下，还设有做一般文书抄写、保管工作的“椽史”，专管印信符节的“掌节”等。总之，随着社会政务活动的复杂、发展，秘书官员有所增加，分工也日益明细。西周至春秋时期，逐渐形成了一些秘书工作制度：保密制度：西周将全国土地、户门登记造册，藏于首都宫内。文书制度：王命文书都要有正副本，正本宣读后交付受命的诸侯大夫，副本则藏于王宫，以备日后查考。用印制度：春秋后期，周王、诸侯传递文书(多为竹木简)都用泥封加印。即简牍用绳捆扎，勾结处用湿泥捏裹，泥上加印，烘干后送递，泥印不得破碎，以此防止篡改、泄密。战国时七国争雄，各自为政，秘书官职名称也不统一。齐、魏、秦称“尚书”。尚者，“掌”也，意为执掌文书的官员。赵国则称“御史”，既承古代秘书官之名，又有国君亲密随员之意。诸侯问重要的外交活动，均有尚书或御史随同参加并记录现场情况。《史记·廉颇；蔺相如列传》记有：秦王邀赵王于渑池相会。席间秦王“请”赵王鼓瑟。一曲终了，秦王尚书即大声朗读记录：某年某月某日，秦王与赵王会于渑池。秦王“令”赵王鼓瑟。以此羞辱赵王。蔺相如挺剑而出，威逼秦王击缶(瓦盆)，并令赵国御史记下：某年某月某日，赵王与秦王会于渑池，秦于“为”赵王击击，为赵王争回了体面。伟大诗人屈原曾任楚国“左徒”，地位仅次于“令尹”(丞相)。《史记·屈原列传》说他“入则与王图议国事，以出号令；出则接遇宾客，应对诸侯”。谓既管内政，又办外交，实际上充当楚王的秘书长。战国时代还兴“养士”之风。著名的四公子：齐国孟尝君、赵国平原君、魏国信陵君、楚国春申君，都供养着一大群“门客”。其中虽有被后人如王安石等讥为“鸡鸣狗盗之徒”的，但也有或出谋献策，不愧智囊人物；或承办事务，显然是得力助手的。向平原君自荐的毛遂即其中之一。毛遂脱颖而出，说动楚王发兵救赵，解了秦军之围。另一著名人物是冯瑗。他为孟尝君到薛城收债，“焚卷市义”；出使魏国，使魏王“虚位以待”；震惊了齐王，又派太傅请孟尝君回齐都为相。冯瑗又力主建齐国宗庙于薛城，筑成“狡兔三窟”，使孟尝君高枕无忧(事见《战国策·齐策》)。太史公司马迁称赞他：“孟尝君为齐相二十余年，无纤芥之祸者，冯瑗之功也。”这些只辅助主人却不做朝廷命官的“客士”，可以说是最早的私人秘书。其沿流可至晚清时代的“绍兴师爷”。毛遂1．秘书机构、人员和职责秦始皇统一中国后，建立了封建中央集权国家，也开始确立比较完整的秘书工作体制。从中央(皇帝、丞相)到地方(郡、县)形成了一支多层次的庞大的秘书队伍，主要有：三、封建社会时期的秘书工作御史大夫。众御史之首，为皇帝收发重要文书，并督察百官，相当于中央的秘书长兼最高检察长。下设监察御史(督察中下级官吏)、侍御史(为皇帝办事的)各数名。尚书。主管文书起草、呈阅、拟办，是皇帝身边的文字秘书。博士。掌管文书典籍，供咨询，相当于皇帝的顾问和专业秘书。谒者令。专为皇帝引见百官、传达旨意的秘书。主玺令史。专管皇帝印章(玉玺)的秘书。长史。丞相府及汉代诸侯王的秘书长。主簿。郡守、县令的文字秘书。记室令史。郡县地方官的文书人员。西汉时，御史大夫与丞相(掌管行政)、太尉(掌管军事)同为中央的最高官员，称之“三公”。其职责既为丞相之副，又掌管行政督察。秘书工作主要由尚书担任。尚书职权日益重要，人员也逐渐增加。西汉成帝设置了专门机构“尚书台”(后改称“尚书省”，相当于目前的中央政府办公厅)。主管官员称“尚书令”，下设左右两名“尚书仆射”，再下设四名“尚书郎”，分管图书、文件、奏章、宣示等事宜。东汉桓帝新设“秘书监”，却是专管宫内秘藏图书的，并非名副其实的秘书机构，前文已经述及。三国时，曹操晋封魏王之后，曾设“秘书令”一职，代替尚书令，既掌文书，又参与机要政务，是名副其实的中央秘书长角色，但设置时间不长。魏文帝曹丕继位后，新建中央秘书机构——中书省。改秘书令为“中书令”，下设“中书侍郎”、“中书舍人”，为皇帝拟制诏书，记录朝议大事，充当顾问。曹丕又将宫廷侍从文官集中起来，成立了皇帝近身侍从机构—门下省。主管官员称“侍中”，次为“黄门侍郎”、“散骑常侍”，多由皇帝亲信名士担任。在皇帝左右议论大政，传达王命，听候差遣，具有皇帝私人顾问和机要秘书的性质。隋唐以后，尚书省已转化为行政执行机构(当时设吏、兵、刑、户、礼、工六部，各部尚书即为部长，侍郎为副部长。此制度延至清代末。)中央的秘书工作主要由中书、门下两省担任。唐玄宗时，又设立“学士院”(亦称“翰林院”)，考选文人才子(选上者即为“进士”)，拔尖者担任“翰林学士”，由皇帝直接管辖。翰林学士品级高于一般秘书官，经常跟随皇帝左右，应对诗文，提供咨询，起草任免将相、册立后妃、王子等重要记令，是皇帝员宠信的顾问和秘书官，其至有“内相”之称，大诗人李白就曾任此职。唐朝集军政财大权于一身的封疆大吏是“节度使”。节度使府有“掌书记”一职，为专职秘书，掌管朝见、慰问、祈祝的文书并公布升任令状，地位重要，多出名士充任。边塞派诗人岑参、高适和南宋豪放派词人辛弃疾都曾担任过此职。节度使下属衙门的秘书称“孔目”，文书人员称“录事”。宋代中央行政系统的秘书工作仍属中书、门下两省，军事系统的文书工作即新设的“枢密院”。省院之下设置了更细的秘书部门如“通进司、进奏院、开拆房、主事房、催驱房”等，负责文书的收发、登记、呈阅和催办等工作。元朝疆域辽阔，祟尚武功，但也重视文书。为加强行政与秘书工作，取消了门下省与尚书省，以中书省独揽行政大权，而在各大区设立“行中书省”和“行枢密院”(中央派出机构)。中书省和行中书省下设“检校所、照磨所、承发司、架阁库”等部门，负责文书的检查、校对、发送、立卷和档案的保管工作。又在全国各地设立“急传铺”，有紧急文书，派专使快马日夜兼程传递。明朝朱元璋新设置了中央的文书总收发和总接待机构，名为“通政使司”。朱元璋亲自说明建立这个机构的目的，他说，政事好像水流，要经常畅通。通政使司的主要职责是审核朝廷的命令以匡正百官，彰明幽暗隐蔽的情况以沟通政事。他要求通政使司的官员：该报告的事不必顾虑；该纠正的错误不可苟同；该申诉的冤屈不可隐瞒；该引见的人员不得留难。朱元璋画像清朝中央的秘书机构仍承继明朝制度。雍正时代，新建“军机处”，原为专管西北军务的临时性参谋机构，后成为常设性机要部门。军机处设军机大臣三至六名，每日晋见皇帝，参议国政，起草渝旨；又有军机章京十数人，协助军机大臣专事机要文书工作。军机处人员精干，中间层次环节少，办事效率高。戊戌变法时，就因光绪皇帝授予康有为以专折奏事的权力，又把谭嗣同等人安排在军机处，所以即使只在百日之内，也得