第二讲 秘书工作概述

第二章秘书工作概述第一节秘书第二节秘书工作第三节秘书职业资格第四节秘书机构现代秘书的定义秘书是指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。仍在探讨和争论之中•各行各业、各社会领域的各类组织都有秘书、秘书工作。二、秘书的分类•（1）按服务对象和经济来源，分公务秘书和私人秘书我国的秘书学诞生于20世纪80年代初期。•●1980年，复旦大学上海分院率先设置秘书专业；•●1983年，上海《秘书》杂志创刊；•●1984年10月，中国高等院校秘书学教学研究会成立；（2）按业务范围的宽窄，分通用秘书和专业秘书（3）按秘书辅助对象不同，分集体秘书和个人秘书（4）按秘书投入精力情况，分专职秘书和兼职秘书（5）从组织内部分工，行政秘书、文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、事务秘书、日常事务性工作的秘书、生活秘书、外事秘书、会务秘书。（6）按秘书所从事的行业特征，企业秘书、法律秘书、科技秘书、教学秘书、涉外秘书。A.横向分类不同层次的秘书领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可以按层次分类官员秘书秘书部门负责人领导的专职秘书高级秘书中级秘书初级秘书B.纵向分类官员秘书以官员命名的秘书有重要的综合协调功能，在首脑身边发挥枢纽桥梁作业对领导是辅助者，对下级是官员其职位职权是按法定程序由组织确定比一般官员更贴近首脑，构成主辅配合的一体化关系可以代表首脑处理一定职权范围内的事务秘书部门负责人定义是指各级政府、企事业单位的办公厅（室）的负责人，即办公室主任、秘书处长、秘书科长特征1.具有高级秘书的全面业务素质和工作技能2.有丰富的管理办理事务的经验和人际交往沟通能力3.经受过长期考验，与主要领导人有良好的配合关系4.一般由有卓越工作才干的秘书和较高文化素养的基层负责人担任5.是培养承担全面责任领导人的重要台阶6.在不同组织系统其位、权、责有较大差异领导人的专职秘书职能特征直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥1.服务对象的特定性：为特定领导人服务2.主辅配合的一一对应性：业务范围一一对应特定领导人3.影响力和工作范围因不同领导人而有所不同4.与特定领导人更为接近，易产生师友般的情感•中级秘书•中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的基础性工作。其筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。中级秘书•职能•办文是中级秘书的重要职责•办事是中级秘书的重要任务•领导活动安排是中级秘书工作的重要内容初级秘书•指从事操作性、服务性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对电话等工作是其主要任务•特点•工作内容一般是操作性的日常事务•要有熟练的办公技巧•要有良好的服务态度和敬业精神第二节秘书工作二、秘书工作的性质与特点一、秘书工作的内容本节要点三、秘书工作的作用四、秘书工作的原则秘书工作的内容•事务理办•协调沟通•文书工作•信息工作•参谋辅助•会务办理•督促检查一、秘书工作的主要内容•（一）事务办理•事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事务、临时交办事务及突发事。•（二）协调沟通•秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务；协助领导者维护组织内外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突，以实现组织有序运转。（见下图）中介沟通（三）文书工作•文书工作包括根据领导意图的文件撰•拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发•文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理•等收文工作；整理、立卷、归档、保管、•利用等文书档案的处理工作。文书工作在•秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘•书工作总量的三分之一。（四）信息工作•秘书信息工作，是围绕领导活动和组•织管理需要开展的对各种相关信息的收集、•处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系•列目的明确、真实可靠、及时全面的信息•服务。（五）参谋辅助•秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者•提供近身综合辅助和公务服务中为领导决•策出谋献策、提供参考方案及有关依据；•在与领导主辅配合的工作实践中，发现领•导行为中的不足、疏漏、失误，及时提出•（六）会务操办•秘书工作中的会务操办指的是会前的•大量筹备工作，会议期间的大量事务服务，•会后的落实工作、整理工作和信息反馈工•作等。（七）督促检查•督促检查是领导工作的职责范围。秘•书主要是协助领导开展督促检查工作。•除上述八个方面的工作外，还有领导•办公室的整理、文献资料的准备、领导活•动日程安排、领导公务出差服务等，均是•秘书工作的内容。简言之，凡是领导者和•领导机关需要的综合辅助和公务服务，都•秘书学者的认识•早期学者对秘书工作性质的看法（80年代我国秘书学起步）A.老一代秘书学家王千弓的概括——“五个对立统一”1，被动性与主动性的统一；2，事务性与思想性的统一；3，机要性与群众性的统一；4，经常性与突击性的统一；5，综合性与专业性的统一。二、秘书工作的性质与特点B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”•1，辅助性指秘书从属、接近领导，而不担任领导工作。秘书只是辅助领导工作，而没有决策权。主要从3个方面发挥作用。•—为领导决策提供文件、资料、情报、建议、意见；•—为领导的组织和指挥起传达、检查、督促作用；•—处理日常事务并提供文字和物资方面的条件。B.上海、武汉秘书学者概括的“两性”（续）•2，综合性指秘书一般不承担机关或企事业单位内某一部门的工作，而要全面了解、联系和沟通各个部门的工作。主要是了解与掌握情况，传递信息，辅助领导。C.常崇宜先生80年代概括的4点•1，智力与非智力性；（领导的助手、“耳目”和参谋）•2，同领导的高度一致性；（最佳状态——与领导达到“默契”的程度）•3，工作内容的广泛性；（“不管部”）•4，秘书应是“杂家”基础上的专才。（素质要求上的“杂”“专”结合）D.李欣同志80年代归纳的4点——从属性政治性（含政策性）事务性被动性E.有的学者认为秘书工作具有“六性”的特点从属性、服务性、综合性规范性、事务性、被动性上述见解，仁者见仁，智者见智，互有交叉，提法不一。但经过近20年的实践检验，其基本精神至今仍是正确的。F.近年来学术界对秘书工作性质的看法——可归纳为“七性”一是工作位置的政治性（公务秘书工作的政治性更加明显）二是工作地位的从属性（与生俱来不可改变）三是工作作用的辅助性（宗旨是三服务，其核心是为本级领导服务）四是工作内容的综合性（凡领导工作涉及的领域秘书工作均可涉及）五是工作效果的潜隐性六是工作方式的被动性七是工作范围的赋予性G.傅西璐先生关于秘书本质特性的观点——“综合辅助性”一是贴近领导核心，辅助领导工作二是不在领导职位，参谋领导之政三是没有领导权力，隐含领导权力四是贯彻领导意图，反映群众利益秘书工作的总体特征•“辅助决策•综合服务”•秘书是协助领导处理•文件、掌握情况、决策和•办理日常事务，其工作属•于辅助性质，且他在机构•中处于中心地位，具有枢•纽的作用。枢纽作用四、秘书工作的作用•1、枢纽作用：•秘书部门在涉外机关和企事业单位中处于中心位置，起着沟通上下，联系各方的枢纽作用。领导的决策要依靠秘书机构下达，大量的函件及信息要通过秘书机构审阅处理转达给上级裁决。•2、参谋作用•秘书工作的辅助性本质决定其在管理过程中只能起参谋助手的作用。体现在决策前期信息资料的收集加工，决策中方案的拟定及信息资料的提供；决策后方案的落实和反馈等。•3、信息传递作用•现代社会已进入信息时代，没有信息的快速、准确传递，其管理根本无法运转。秘书必须全面、准确、及时收集信息并对获取的信息进行科学的分析加工和综合整理，提供给领导以作为指导工作的参考。•4、协调作用•现代社会事务的复杂性导致工作也是十分复杂化。要提高工作效率就必须协调处理各方面的关系，使上下左右形成一个有机体，心往一处想，劲往一处使，朝着决策目标形成合力，这样才能提高工作效率。•5、形象作用•涉外秘书有“关口”和“窗口”之称。“关口”，是指在一个涉外机关和单位中，涉外秘书部门要把文字、用印、保密等关口，“窗口”，是指外宾、外商前来联系工作，洽谈业务，商办事情过程中与秘书接触所体现出来的工作作风和形象。三、秘书工作的基本原则•“第一要保密，第二要准确，第三要迅速”•这是周恩来总理早年对我党机要工作同志提出•的工作原则，后来成为了一定时期我国党政秘书工作的基本原则。随着改革开放，经济机构日益增多，企业秘书和为个体秘书应运而生，•这三项基本原则也成为在经济实体和•为个体工作的秘书应恪守的基本原则。周恩来秘书工作原则的内容•改革开放的20多年来，秘书工作发生了巨大的变化，但秘书的工作原则没有变。•保密：即保守工作机密。秘书贴近领导身边，在领导集团、领导中枢工作，职业的机要性强。秘书，了解和掌握工作范围内的所有核心秘密，所以必须将保密作为秘书工作的基本原则。现代社会无论是政治领域、科技文化领域、还是经济贸易领域，信息价值高，技术手段先进，窃密与反窃密的斗争日益激烈，而且形式发生了很大变化。现代信息社会一方面讲究交流和传播，该公开的，该及时发布的要及早尽快让信息扩散和覆盖；另一方面，涉及保密的情报要做好信息封锁和信息安全保卫工作，不该传播的滴水不漏，守口如瓶。信息的一放一收体现在秘书工作中，对秘书工作提出了严格保密原则。•准确：即秘书工作效果和工作目标的统一。秘书完全按照领导交办的内容和工作期限完成任务，就是办事准确。长年从事秘书工作的同志将这一原则归纳为“办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎”。工作态度认真，作风细致，是工作准确的保障。•迅速：就是工作及时、效率高。现代社会信息瞬息万变，秘书的工作就是按照领导意图准确应对不断变化的情况。•总的说来，又快又好；动静小，收效大；控制好知情范围，保证最大效益。这是秘书工作成功的重要原则。第五节秘书机构二、秘书机构的设置原则一、秘书机构的概念本节要点三、秘书机构的组织形式四、秘书团队的组建与管理一、秘书机构的概念•秘书机构有狭义与广义之分。•广义的秘书机构，是指处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。如办公厅、办公室，以及它们下属的文书、机要、调研、协调、督察、信访、保密等部门。它们统管政策研究、日常行政、与机关事务三大方面工作。•狭义的秘书机构，是指各级办公厅、办公室中专门辅助社会组织及其负责人办理秘书业务的部门，如秘书局、秘书处、秘书科、秘书股等。主要负责文书、会务、联络、接待工作。三、秘书机构的构建原则•一为精简原则•二是纵向层次尽量少•三是横向幅度可适当加大领导层督办处……接待处调研处档案处信访处信息处秘书处办公厅二、秘书机构的组织形式•综理制•分理制领导层督办处……接待处调研处档案室信访办信息处办公室我国秘书部门设置情况（一）中央机关的秘书机构•中央机关设办公厅，正副主任为其负责人。下设局，局下设处室•国务院设办公厅，正副秘书长为负责人。下设局，局下设处室•全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。•省、自治区、直辖市的党政人大政协都有秘书组织•市、地区和县、县级市都分别有自己的秘书组织•其特点是机构大，层次多，分工细，且事关重大。（二）省、市、县级的秘书机构（三）基层单位的秘书部门•是指县级以下机关的秘书部门，其特点是只设办公机构，而不设秘书机构，且事务繁杂。•企业单位秘书—我国的超大型和大型企业，党委、行政一般分设秘书机构；中、小型企业有的按党政系统分设秘书机构，有的只设一个办公机构。•事业单位秘书—在高等院校、县级以上科研单位和医疗单位等事业系统，一般都分设党、政两个秘书机构。在县级以下事业单位，一般只设有办公机构。（四）企事业的秘书机构•社团秘书组织—凡由民政部门批准成立的社团组织，其秘书机构属于民间的。带有非固定性的秘书组织。如各种学会、协会和研究会等学术组织的秘书机构。•临时秘书组织—凡因某项工作需要，经由领导机关批准而设立的应急性秘书机构。如为