第五章港台及国外秘书工作

第五章港台及外国秘书工作概况第一节港台秘书工作概况－、港台的秘书工作（一）香港的秘书工作参考文献:秘书必读.［香港］梁凤仪.中信出版社香港秘书职业及其培训.常崇宜教材P302香港秘书人员的类型、名称是多种多样，政府对此是不予规范的。广义的秘书包括初级文员、文职助理、行政高级秘书、私人助理（Personalassistant)等。名称不一、层次不等、待遇不同、工作内容也有区别。高层次群体（如：董事会秘书、公司秘书）一般事务秘书香港公司法定秘书公司秘书－－“公司管治的守门人”公司的高级管理人员•《公司条例》第154条规定，每间公司必须有秘书(secretary)一名，并可由其中一名董事兼任。公司秘书如属个人，则须通常居于香港，如属法人团体，则须在香港设有注册办事处或营业地点。•公司秘书的委任通常由一名董事向董事会提出建议，由董事会决定通过委任。公司秘书的任命必须按公司章程细则进行，在公司注册的时候，根据公司章程委任首任秘书，此后的任命一般由董事会作出决定。•公司秘书的资料还须向有关公司注册处申报，以便公众查阅。上市公司的公司秘书资料还要向联交所（HKE）申报备案。•上市公司的公司秘书一般要求由香港公司秘书公会的会员、执业律师、专业会计师来担任。公司秘书的职能法则遵守：遵守公司章程、公司条例的要求，公司章程一般可视作公司的“宪章”。在筹备召开董事会或股东大会的时候，公司秘书必须按照章程的规定召集开会。在董事会作出决定之时，公司秘书必须就讨论的主题的合法性及章程细则规定下作出建议。法律事务：公司秘书通常协助董事商谈合约，参与审阅合约及向对方提供合约草案，并向公司的律师提供资料，草拟合约文件。公司秘书要面对的合约通常包括：收购文件、合营公司的协议书、租约以及行政人员聘用合约等。股份过户：若股东转让股份，须由公司秘书负责过户登记，如属上市公司，则由股份过户处负责。在收到正式签署的过户文件并缴付印花税后，公司秘书或股份登记处变更改股东名册的记录，其后发出以受让人名义登记的新股票，旧股票同时予以注销。日常行政工作：组织会议，主要是董事会及股东会议，而组织这两类会议要严格按照公司章程细则进行。根据公司规模和管理架构的不同，有些公司秘书还负责保管公司记录及印章，负责人事管理及其他行政管理，有些公司还参与公司的会计及财务等方面的工作。其他事务：在一些场合，公司秘书会成为公司的发言人，要面对记者或者证券分析师等。在每年的法定帐目及公司记录审核方面，公司秘书还参与提供资料，解答审计师的提问及制定董事会报告书。公司秘书的工作•参加公司会议并做记录；•签署某些公司文档：如法定宣告书、资产负债表复本等；•向有关人士发出通知；•办理股份转让的证明；•保存公司的各种名册、登记册；•向处长呈送必要的报告；•处理公司往来函件。香港的秘书基本上都是民间的，商务性的秘书，以女性为主。政府公务秘书占总数不到5%。女性占总数98%香港企业中的秘书工作基本采取个体秘书为特定领导人服务的形式。上司或老板对秘书人员要求很严格。十分重视秘书的职业道德、基本观念的培养。服从上司；忠诚公司；处理好人际关系等出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果•一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比020406080100120细心醒目温柔有礼貌忠心人际关系好外貌吸引人学历高办事效率高有条理记性好口才好非常重要重要不重要上司最令秘书满意的原因百分比薪金好及公司机构好9%能向他学习很多新事物20%工作满足感16%敬重他的才干22%敬重他的为人13%他、她待你好18%幽默2%薪金好及公司机构好9%能向他学习很多新事物20%工作满足感16%敬重他的才干22%敬重他的为人13%他、她待你好18%幽默2%香港一般秘书的职业培训基本定位于中专这一层次，重视在职培训。“一个能操多国语言的秘书，必比一个有学士、硕士、博士学位的受欢迎”。“成为一个出色的秘书，不必要有高学历，事实上秘书的学识只须达到秘书专科合格程度便可以应付工作，要做得出色，却是要知识渊博且训练语言，发挥在这方面天份。”－－梁凤仪例：某学院商业系，设有如下与秘书相关的专业：1、商业电脑学文凭课程2、行政秘书学文凭课程3、高级行政秘书学文凭课程一般中级行政秘书文凭课程包括10个左右秘书实务；行政程序；商业簿记；速记原理；商业事务管理；商务英语；听写；速记（每分钟50－80字）；商业信息传播；电脑应用及基础。有秘书的授证考试：英国特许秘书及行政人员公会的秘书特许状考试。剑桥办公管理国际证书考试（原剑桥秘书证书考试）英国伦敦工商会考试局秘书证书(LCCIEB)英国彼特门考试学院高级秘书证书有秘书协会：香港公司秘书公会（HKICS）（原英国“特许秘书及行政人员公会”的香港属会）香港秘书和行政管理人协会（前身是香港秘书协会，成立于1974年，是亚太秘书和行政管理人协会成员）二、台湾的秘书工作参考文献：台湾学界对秘书的几点看法雅虎网站台湾著名秘书专家•童兴骢•曾担任台湾赫司特股份有限公司(HoechstTaiwanCo.,Ltd)董事长特助、执行秘书，台湾科莱恩(股)公司总经理特助等职务，台北市专业秘书协会第四届会长，台湾专业秘书协会创会会长，台湾专业秘书协会监事长，台湾专业秘书协会第八届与第十届会长。“秘书是辅佐上司的左右手，而且有时也是上司的代理人”秘书的种类名称多样秘书工作大抵分为三类：•事务性的工作•管理性工作•沟通支援性工作台湾学界认为，秘书工作的特征就是“必须依照所属上司的旨意，去更改秘书业务的内容，这就是秘书工作的特征”。“经常将上司的心当做自己的心”，没有个性是秘书最大的个性职业要求台湾学者特别强调的是两个方面：一是工作能力，二是做人的要求。“秘书具有使整个团体圆融和谐，结合成一个无坚不摧的战斗体的作用。他们通俗的说法是‘秘书是汉药中的甘草，可喻之为和事佬的鲁仲连’。”台湾学者认为如果秘书在品德上有了偏差，其不良影响会是，有才能的秘书要比平庸的秘书更甚于十百倍。他们还认为“有好的上司，才有好的秘书”，根据同理反过来说：“秘书如此，其上司也自必如此”。台湾学者认为秘书要对上司有用，关键在于三点：一、秘书并非上司，这是应有的基本认识。二、恪守秘密，仍是秘书最重要的职业道德，是秘书必须恪守的规则。三、要多了解上司。秘书如果不知道上司的意向与好恶，事情就不能顺畅地进行。有秘书协会：台湾专业秘书协会（原为台北市企业秘书协会）有秘书的授证考试：美国行政专业协会第二节外国秘书工作概况参考文献：《国外秘书工作概况》.方国雄.线装书局.2000氏族部落联盟时期：酋长助理中世纪：文职辅臣（Secretary掌玺大臣，内务大臣)，“幕宾”、书吏近代秘书的概念形成于欧洲的产业革命和资产阶级革命中。一、美国的秘书工作参考资料：学历高受人尊敬靠能力不靠长相美国秘书越老越吃香.汪楚仁.人民网“在美国，秘书往往被人们看成是分身有术的万事通。无论是商界秘书，还是政界秘书，他们除了要具备最一般的文字、外语、计算机技能之外，往往还需具有的沟通协调能力和敏锐的洞察力、判断力，在单位的角色可谓举足轻重。就说这秘书的工作内容吧，从日程安排、内勤接待、后勤服务到会议策划、公关服务、出谋献策，范围很广。难怪有人形容秘书是‘八爪鱼’。”美国秘书统称“一般管理、文书、事务”职业大类，下分41个细类，其职级纵向分为2～15共14个等级，由低到高，技术要求由简单到复杂，工作范围由单纯到综合，招聘条件和薪金待遇也不一样。秘书种类、职级划分细密美国秘书按其所在行业、资历、作用等不同的标准，划分成不同的种类。美劳工部的分类1.根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分类。LS类(1-4级)2.根据秘书所担任的职责大小进行分类。LR类(1-2级)3.按秘书服务领域和职位所规定的职责分类行政秘书(也称行政助理、管理秘书)：—类是属于领导职位的秘书，如公司秘书、秘书长等；另一类是一般行政秘书专业秘书：根据秘书所从事的专业工作这一标准进行分类，在各种具体的专业领域、专业部门、或者专业人员身边从事秘书工作的人员的一种总称，简称OT类。专业秘书种类：法律秘书医学秘书教育秘书财经秘书通信秘书技术秘书秘书收入因行业、地区等因素存在差异美国秘书的职责范围比较广泛秘书工作大体可分为三个方面的工作：指派性；日常工作；独创性的工作。秘书处理工作享有广泛自主权。“所谓专业秘书，乃是一位办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室内的工具设备，从事该主管指定之行政性任务”－－美国国际行政专业秘书协会（原国际职业秘书协会）秘书工作专业化程度较高广泛开展秘书职业教育与培训高等学校、高中、成人学校美国的秘书通常以复合式教育培养而成，如医学秘书常由医学院毕业生经过秘书专业学习后任职。美国秘书专业的公共课程有打字、速记(包括机器速记)、阅读和写作、健康生活原则、办公室工作程序、计算机应用、秘书会计学、体育等。•行政秘书专业课程：商业数学、企业法、簿记、演讲基础、社会科学、行政秘书听写和录音、行政秘书准则等。•法律秘书专业课程：美国政府及企业法、法律秘书的听写与录音、法律专门术语、法院及法律事务所程序、联邦及本州法院条例、法律秘书准则等。•医学秘书专业课程：生物学、生理学、人体解剖学、心理学、医药法、医学专门术语、医学秘书的听写与录音等。有较多的秘书团体(秘书专业性组织)著名的秘书团体有：国际行政专业人员协会（前身：1942年创办的“全国秘书协会”，1981年改名“国际职业秘书协会”）“作为职业秘书的代言机构，维护秘书的合法利益，提高秘书的业务技能和职业地位”－－国际职业秘书协会宗旨1951年：CPS（CertifiedProfessionalSecretary）考试秘书周秘书节（2000年改为行政专员周、行政专员日）1989年的秘书节，美国总统布什在其贺信中称：4月26日，值此职业秘书节日之际，对于职业秘书们的技能、贡献和艰苦工作，我极力主张要获得全体美国人民的一致承认。本年庆祝的主题“任务变化中的预见”，明确表示秘书职业的进化形象。我们深深注意到了职业秘书的惊人潜力。秘书们的确值得我们尊敬与祝贺。美国总统布什参考译文：我很高兴地对本次由国际行政专员协会（IAAP）主办的行政专员周50周年庆典活动表示热烈的祝贺。肯定秘书工作的作用，并为秘书和行政工作创造机遇。今天，在美国有390万秘书和行政助理人员。他们在政府办公室，私营公司、社区组织及其他无数机构中从事着重要的工作。这些专业人员的工作已经，并将继续促进美国的进步。我谨向行政专员们的辛勤工作以及你们对于自己事业的贡献表示致敬。我同时也感谢IAAP在职业的高标准及专业性方面所做的努力，你们致力于提高会员的技巧和能力，进而为美国经济的繁荣做出了很大贡献，是值得骄傲的。活动给予最真诚的祝福。2002年3月5秘书及秘书工作的重要作用，得到社会普遍的肯定和重视。二、英国的秘书工作（一）秘书的种类与职级政府秘书：行政级，执行级，文书或办事员级，助理文书级公司秘书执行秘书私人秘书（二）秘书的职责•一般秘书职责：参阅教材P313•公司秘书的职责英国1985年公司法规定了秘书的下列职责：完成并签署公司的周年报告；签署董事制作的公司年度会计报告；完成并签署公司的各种登记注册文件；代表公司向公司登记官署提出有关的申请；代表公司作出各种法定的声明。公司章程对其职责的规定通常包括：管理、保存和监督公司账户记录，特别是管理和保存董事会的会议记录以及股份转让；记录出席所有的股东大会、董事会会议，编制会议议程，做好会议记录，准备公司章程和通知股东，确保会议程序正确；保管和根据公司的指令使用公司印章，防止印章被欺骗地加盖在文件上；出席其他高级职员签订重要合同的仪式并充当签字的证人；代表公司监督其他职员的行为是否超越职权范围；认证法定文件和登记册，1958年英国《公司法》第41条授权秘书认证任何需要由公司认证的文件，但已加盖公司印章的文件无须认证；行政管理方面的职责。除法律或章程的具体