管理文秘与实务

成为一名出色的秘书一名出色的秘书•具有良好的专业技能•提高公司的工作效率•减轻上司的工作负荷•享受更多的工作乐趣秘书的工作职责•接待来访客人•接听各类电话•文档资料管理•起草或协助起草各类文件•帮助上司安排工作行程，并及时记录和提醒•各种会务安排及会议记录•处理往来信函和传真•上司和部门同事出差安排•办公设备和物品的购置•FollowUp秘书的素质•保守机密•良好的文字处理能力•时间管理•个人形象•主动性和可靠性•准确•随机应变•认同不同个性•冷静处事•FollowUp秘书的重要•现今社会,一名出色的秘书不再仅限于做上司的助手,他/她已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。保守机密•SecretSecretary(保守机密的人）•不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等,包括自己的家人和朋友。•英文保密标识：ConfidentialPrivate良好的文字处理能力•熟练使用电脑•掌握办公文字应用软件：Word、Excel、Powerpoint•中、英文文字使用能力•熟悉各种办公文案格式时间管理你一直都觉得很忙吗？你能在被要求的时间内准时完成工作吗？你怎样去处理紧急与重要的事情？个人形象•员工所制造的印象就是公司的广告•外人会从雇员的表现对机构下判断•每个人只有一次机会给人第一印象•个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情主动性和可靠性•主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等•主动承担更多的工作责任•不断寻求更有效的工作方法•面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案•把自己的时间、想法和精力贡献给团队准确无误•我们工作的准确性会影响：—工作的进程—上司对我们工作能力的评估—上司和同事的信任—工作效率随机应变•寻找不同的方法去适应成长中的变化•不断改进个人的工作习惯以适应工作需要•对不期而至的改变要有充分的思想准备认同不同个性•学会与各种个性的人打交道•尊重他人的观点及工作态度•与人和睦相处•不要对别人要求过高•容忍别人的不足冷静处事•始终保持平和的心态•勇于面对困难和挫折•从不以喜、恶示人•乐于助人FollowUp•一件事情有始有终•跟综事件的进程和结果•这是秘书工作的重要方法和习惯你想成为怎样的秘书？A、“打印这个文件”、“复印那个文件”、“把这些文件存档”；B、“这个文件要打印吗？”“需要我去复印吗？”“需要我去复印吗？”C、“我准备去打印这个文件”、“我要改变这种存档方式”D、她已完全知道怎样安排自己的工作，上司已不用去过问她的工作细节E、她已成为上司的得力助手，能帮助上司管理好一切“后勤”支持工作秘书工作服饰规范•服装质地要更讲究•款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦•更多地选择裙装•服装色彩不能太艳•上下班服装有别•袜子的搭配要注意颜色•避免平底和超高跟鞋秘书工作形象•必要的化妆•化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价•学会微笑秘书举止规范•站立•行走•就座•回头•下蹲•见面•握手•介绍•交谈有效接听电话声音和语气迅速接听应答方式代人留言准确、有效地转接电话不要让对方长久等待帮上司接听来电处理往来信函•传真：-收到传真时查看内容是否齐全-一份传真同时抄送给几个人时-有关人员出差在外时-传真中没有注明收件人姓名-发完一份传真要注明“已发”字样-发传真时要留意“C.C”字样，以免遗漏其他发送对象-记住使用标准的传真文件格式处理往来信函•来往信件：-如发现信封上注有“Private\ConfidentialPersonal”字样，应将信件交予本人-及时发送对外信件-发送信件前对地址、姓名和邮编进行核对，以防有误-在寄发平信、国内外特快专递时，应对所有发送信息进行记录处理往来信函•内部MEMO（文告）-通过MEMO增进部门与部门间的沟通-当收到其它部门MEMO时，秘书应将MEMO内容及时告诉本部员工，可采用“CirculationSlip”签字的办法处理往来信函•注意事项：-将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给上司-所有往来信函除机密信件外，秘书应大致了解内容，并提醒上司或同事及时回复使用标准文件格式•传真•信件•内部通知•文具订购单•新员工物品清单•公用财产记录•休假单待客礼仪规范•仪容整洁，并先整理好房间和接待用品•重要客人应提前在门外迎接•介绍和名片的使用•引导客人就座•茶、水•接待客人时，不要经常看手表•当客人起身告辞时，再起身相送•送客送到电梯口或大门口，代按电梯，电梯关闭或客户上车后再离开会议安排•会议前的准备：-会议日程表-场地的勘查和准备-准备会议所需一切设备与物品：文具、白板、白纸、笔、投影系统、影响系统多备一些会议日程表如是月/季的会议，应备有上次会议记录来宾签到处的安排会议安排•会议日程表：-会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明-会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明-有时需将与会人的名单列于日程表中-会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备-如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报名表或回执会议安排•会议中：-提前到达开会现场，仔细检查是否按计划准备好-检查现场投影、麦克风效果-照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水-带好开会所需的文件，当需要是及时提供-做好会议记录-协调开会时可能发生的紧急事件会议组织安排•会议结束后：-检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司-准备会议记录，并将由上司签字认可的会议记录发送给有关人员-将开会所用任何文件及资料存档，方便以后查询会谈/会见的安排•会谈：-场地布置为谈判式-主、宾座位安排•会见：-主、宾座位-翻译或记录员座位文档资料管理•两种类型的文件夹：-普通型（厚/薄）：对每个档案名略作注释-悬挂式文件夹•首先应与你的上司商量选用哪种文件夹存档存档方式•按A—Z的顺序来分：人事档案•按内容和主题来分：需保留一份档案索引•按地域来分：如销售报告•按数字来分：1—X，同样需要一份档案索引•按时间先后次序来分：如会议记录、工资评定等•“其它文档”：一些没有特别实用价值，但可以作参考的文件可以存放于此。文档资料管理•中央文档（CentralFiling)•文档资料借阅制度•帮助上司和同事做好文档资料管理•用悬挂式文件夹来放置日常文件•存档文件柜应靠近你的办公区域，以便及时寻找文件出差安排•机票预定-联系旅行社预定最佳路线及价格的机票-与上司确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已满-特价机票的限制条件要告诉你的上司和同事，在得到确认后再出票-如果是出国旅行，切记时间差问题-在行程确定的最后一刻出票，以防行程改变-拿到机票后，仔细核对航班号、客人姓名及舱位情况出差安排•Thingtobringlist:提醒上司和同事勿忘应带的物品：-身份证件和机票-入住酒店的名称及地址-参加会议的日程表-开会用的文件资料-整个出差行程安排-如是海外会议，更应提供每程转机行程出差安排•用标准传真格式，通过酒店销售部预定房间：包括—公司名称、客人姓名、入住时间、入住天数、付款情况、房型要求、特别要求•与上司或同事确定接机安排，同时要确认费用出差安排•公司出差政策：应熟悉公司的出差政策，特别留意针对不同级别员工入住酒店、预定机票的规定。如何与你的上司及同事相处•成功秘书的共同优点：-知道如何将对立转为合作-永远知道自己的上司和同事下一步需要什么，将要做什么-合理安排时间，懂得轻重缓急处理上司或同事交待的工作-会控制自己的情绪，在工作时间内永远保持专业的形象与上司相处•了解你的上司•与上司沟通他/她的期望•每天工作前，与你的上司碰个头或开个短会•常向上司征求意见和对你工作的评价•如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与上司确认，这是有效防止你做错事的好方法与其他主管和同事•当你同时支持两个或以上部门时，可以遵循以下原则做好你的工作：-自己的上司优先-先来后到原则-共同商量-良好的沟通永远是第一的-工作安排和工作计划表用适合的方式表示“拒绝”•仔细听清对方的请求，并表示同情和理解•讲明原因，说出不能立即去做的理由•为对方出主意，找到其它解决办法•永远不说“不”Questionnaire•你需要与你的上司讨论以下这些问题[有关电话]：-当你的上司在开会或见客时，如有电话找你的上司，你可以打断他吗？-当你的上司外出时，他/她愿意将其它联络电话交给你吗？他/她会告诉你何时回公司吗？-当你的上司外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他/她的联络电话告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？Questionnaire[有关来往信件]：-当收到传真或信件时，你的上司需要你帮他/她按内容重要程序分好吗？-你的上司是否允许你帮他/她拆开私人信件？Questionnaire[有关文档资料管理]-哪些文档你的上司需要你来整理？哪些文件你的上司希望自己来整理？-哪些文档需要放在你的文件柜内？哪些文件需要放在你上司的文件柜内？-你的上司喜爱哪种存档方式？Questionnaire[有关时间安排]：-谁来安排他/她的工作时间表-如果你的上司自己安排他/她的工作时间表，请他/她给你一个复印件，以便了解你上司的工作行程-每天花一些时间确认上司的时间表-事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的上司，并提前做好安排Questionnaire[有关出差]：-与你的上司确认他/她喜爱的航空公司、机型和乘坐时间-他/她喜欢的座位，靠窗或靠走道-他/她喜爱的酒店时间管理办法•列出当天必须完成的每一项工作•排出每项工作的优先顺序•每项工作争取一次性处理完毕•每天中午将已完成的工作从“to-do-list”划去，看余下的工作是否可以做完•寻求伙伴、分工合作•有效地委托给别人•多问问自己，“我这样安排时间合理吗？”发现问题及时调整时间管理紧急重要ABCD时间管理的“黄金法则”•了解时间的价值•设定每一天的工作目标•个人的长、短期目标•列出“to-do-list”•合理分配每天的时间•随机应变•学会“拒绝”•做好工作计划•不要吹毛求疵•请求帮助个人发展•职业技能+积极的工作态度•积极的态度包括：承担责任乐于助人积极主动擅于沟通渴望学习接受挑战个人发展•了解自己：-你知道两、三年后你会在做什么？-有任何的具体计划来增加自己的知识和经验吗？-你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？-你常愿意做一些额外的工作以增加学习机会-跟你的同龄人相比，你算成功吗？PRIDE的含义•Ppersonality个性•Rresponsibility责任•Iin投入•Ddevelopment技能发展•Eexcellence追求卓越