行政文秘人员职业化训练教程1

1第一讲你适合做行政文秘吗2课程安排什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作3所谓“行政文秘人员”包括机关、企业、团体等内部负责管理、服务工作的行政人员、文秘人员等4游戏：心目中的你请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学至少列出五条原因5什么样的人适合做行政文秘人员个人条件个性要求品质要求6（一）个人条件学历性别年龄外貌体质视力听力7男人适合做行政文秘工作吗？讨论：8形式：自由组合，两组辩论时间：3-5分钟步骤：自愿组合成“正方”与“反方”先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟讨论9（二）个性要求守时谨慎热情合群服从自信机智勤快整洁自制兴趣10（三）品质要求忠诚负责正派廉洁诚实谦逊11行政文秘人员需要具备什么样的能力办事能力沟通能力12（一）办事能力操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力13（二）沟通能力交际能力口头表达能力协调能力组织能力14行政文秘人员需要掌握的专业技能（表一）序号专业技能名称具体解释1秘书必须掌握的最基本的技能，是使用打字机或电脑等设备的必备能力。2用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。3是秘书必须掌握的一种最重要的技能。可以体现秘书的文字功底和驾驭语言的能力。4在文稿正式付印之前对文稿做的各种整理和加工。5按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。打字速记写作编辑归档15行政文秘人员需要掌握的专业技能（表二）序号专业技能名称具体解释6运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。7处理书面信息经常需要若干份副本，所以要求秘书掌握此项技能。8主要指使用电话、电传和传真设备。9使用办公领域最先进、最重要的设备的能力，主要用于处理信息。统计复制使用电信设备操作电脑16行政文秘人员的主要工作辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作17行政文秘人员的主要工作（表一）工作具体内容辅助决策决策是上司的责任，秘书不可替代，但是在上司决策过程中，秘书要发挥辅助作用。信息工作秘书必须建立自己的信息网络，保持畅通的信息渠道，必须善于广泛地从多方面收集信息，并对信息及时整理、筛选、加工、利用和储存。文书工作文书是单位行使职权、进行指挥管理、联系洽商工作的重要工具，也是秘书重要的经常性工作，包括收文的处理和发文的撰拟。会务工作凡有一定规模的会议，都有大量的会务工作，通常由秘书部门承办。大型会议则可设专门的会议机构，原有的秘书部门参与其中，常成为会务机构的组织者。公关工作这是一项直接与人打交道的工作，包括来信的处理，来访的接待，对报刊上的批评、投诉、建议的处理等。18工作具体内容档案工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。查办工作单位的重要文书，处理完毕后都要立卷归档。已经处理完毕的文书，经过立卷，定期移交档案室，以备日后查找利用。行政事务工作包括财务管理、生活管理、环境管理、车辆管理及接待工作。上司交办的其他工作这种工作带有临时性和偶发性，有时也有突发性。如协助上司找人找资料，代表上司接待客人，探望、慰问生病员工，了解、处理某些临时任务等。这也是秘书的经常性工作之一，不可视为额外任务。行政文秘人员的主要工作（表二）19小测试：你适合做行政文秘吗？（表一）序号检测内容良一般差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如得体地应对电话。3善于与人沟通。4随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。20小测试：你适合做文秘吗？（表二）序号检测内容良一般差8能代表经理出席员工大会并讲话，准确恰当地表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。21小测试：你适合做文秘吗？（表三）序号检测内容良一般差15有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动工作。19懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。22小测试：你适合做文秘吗？（表四）序号检测内容良一般差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。26掌握先进计算机软件应用。27能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。23行政文秘年轻貌美身体好能干会说不贪功24第二讲职业形象设计25课程安排行政文秘专业形象设计行政文秘的专业仪态26谁是合适的行政文秘人选？27行政文秘的服饰设计行政文秘服饰的基本要求女性行政人员的服装男性行政人员的服装28行政文秘服饰的基本要求与环境、身份相协调与体形相协调行政文秘穿着注意事项29（一）与环境、身份相协调在平时工作中参加他人的婚礼或庆典陪同上司参加外交活动30（二）与体型相协调（1）颜色体形瘦小者、纤细者31（二）与体形相协调（1）颜色体形庞大、肥胖者32（二）与体形相协调（2）图案33（二）与体形相协调（3）线条34（三）行政文秘穿着注意事项保持大众化切忌标新立异清洁与健康35女性行政人员的服装办公室着装外出公务穿着社交场合穿着36（一）女性行政人员办公室着装基本原则1）在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜。2）款式以简洁大方为好，不宜太复杂、装饰太多。3）华丽或性感的服装不适合办公室的文秘。4）避免显得清纯、学生味太浓，让人感觉幼稚。37（一）女文秘办公室着装常见衣着的选择技巧1）职业裙装款式面料颜色点缀尺寸38想一想：哪套是最合适的服装？39（一）女文秘办公室着装常见衣着的选择技巧2）衬衫颜色面料40（一）女文秘办公室着装常见衣着的穿着技巧3）鞋子颜色鞋跟的高度41（一）女文秘办公室着装常见衣着的穿着技巧4）丝巾5）饰品42试一试：配出五套上班着装A1A2A3A4A5B1B2B3C1C2C3C4C543星期一：参考搭配A1C344星期二：参考搭配A3B1C545星期三：参考搭配A4C446星期四：参考搭配A2B2C247A5B3C1星期五：参考搭配48（二）女性行政人员外出公务着装服装款式色彩鞋子饰品49（二）女性行政人员外出公务着装50（三）女性行政人员社交场合穿着服装常礼服小礼服大礼服简化礼服饰物51男性行政人员的着装西服衬衫领带52男文秘的着装西服款式面料颜色图案53（一）西服的选择技巧款式（单排扣）（双排扣）（三件套）54（一）西装的选择技巧面料一是特别舒适、透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬55（一）西装的选择技巧颜色西装宜：深蓝色、深灰色衬衣宜：浅蓝色、浅灰色鞋、袜：黑色、深蓝色皮包、皮带、皮鞋：深色配套忌讳颜色：咖啡色、橄榄绿（鸭绿色）56穿西装的七个原则—要拆除衣袖上的商标—要熨烫平整—要扣好纽扣—要不卷不挽—要慎穿毛衫—要巧配背心—要少装东西57选择题：请选择正确的穿法A1A2B1B258选择题：请选择正确的穿法C1C2D1D259（二）选择衬衫的技巧长度“一指原则”—指自然站立时，衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离。颜色面料60（三）选择领带的技巧以色彩柔和、雅致朴素、暗色调为主。不宜过细，长度以130-150厘米为宜。61化妆技巧化妆技巧化妆的注意事项62（一）化妆技巧肤色描眉画眼口红63（二）化妆注意事项淡妆为宜讲求实际讲究科学64发型设计选择适宜的发型头发的保养65（一）选择适宜的发型行政文秘发型的基本特点自然、文雅端庄、朴素大方、轻盈俊美、无雕琢之意的发型。选择发型的原则1）需要考虑发质2）需要考虑脸型3）需要考虑身材行政文秘发型选择的注意事项66（二）头发的保养做到常梳理、少烫发、慎染发、防损伤、适时洗发。67日常姿势挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿优雅的蹲姿68（一）挺拔的站姿保持优美站姿的关键直腰，脖不前伸，颈部直起，背不驼，不窝，肩不耸，腰部挺直，髋不松，膝不打弯69（二）端庄的坐姿保持优美坐姿的关键1）不要坐在椅子边沿上，一般应当坐满椅面的三分之二。2）与人交谈，身子应适当前倾。3）注意两脚摆放姿势，两脚侧放或叠放较为合适。4）脚不要一直向前，控制住自己的身体，避免身子下滑或斜躺在沙发上。5）头不要靠在沙发背后去，把小腹挺起来。70（三）洒脱的走姿走姿的基本要领行走时双肩平稳，下颌微收，面带微笑，手臂放松，前后自然摆动，上体微前倾，脚尖略抬，脚跟先着地，步幅适当。71（四）优雅的蹲姿优雅蹲姿的姿势高低式蹲姿72第三讲现代商务礼仪73掌握商务礼仪的重要性帮助你建立友好的合作关系帮助你建立彼此的尊重与信赖74课程程序随从上司出行礼仪陪同上司商谈礼仪拜访客户礼仪75一、随从上司出行礼仪步行礼仪乘车礼仪761.步行礼仪㈠观看录像片段，小组讨论陪同上司或客户步行应注意哪些礼仪？771.步行礼仪㈡l走路时要昂首挺胸，尽量走直线，而不要左顾右盼。l人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置，若你作为秘书陪同上司、客人外出，则应将其让给上司、客人行走，你走在外侧。78当走到车辆较多或人多处，你应先走几步，同时提醒和引领，照顾上司和顾客。如果你走路时同时提着物品，应留神别让自己提的物品阻拦或碰撞了别人。若与人通行，你则应提物品走外侧。1.步行礼仪（三）79情景表演与客户同乘出租车开私家车接客户与公司同事坐火车出差802、计程车的座位次序司机ABC812、私家车时的座位次序主人ABC822.乘车礼仪⑴送上司、客人坐轿车外出办事，应首先为上司或为客人打开右侧后门，并以手挡住车门上框，同时提醒上司或客人小心，等其坐好后再关门。如果你和你的上司同坐一辆车，座位由上司决定，待其坐定后，你再任意选个空位坐下，但注意不要去坐右排右席。832.乘车礼仪（2）抵达目的地后，你应首先下车，下车后，绕过去为上司或顾客打开车门。并以手挡住车门上框，协助上司或顾客下车。84情景表演女性如何上下车？852.乘车礼仪（3）特别提醒：作为女性秘书，上下车姿势必须十分讲究，具体来说是：⑴上车姿势上车时仪态要优雅，姿势应该为“背入式”，即将身体背向车厢入座，坐定后即将双脚同时缩进车内（如穿长裙，应在关上车门前将裙子弄好）。862.乘车礼仪⑶⑵下车姿势应将身体尽量移近车门，立定，然后将身体重心移至另一只脚，再将整个身体移离车外，最后踏出另一只脚（如穿短裙则应将两只脚同时踏出车外，再将身体移出，双脚不可一先一后。）87⑴上车姿势Ⅰ开门后手自然下垂，可半蹲捋裙摆顺势坐下。88⑴上车姿势Ⅱ依靠手臂做支点，腿脚并拢提高。89⑴上车姿势Ⅲ继续保持腿与膝盖的并拢姿势，脚平移至车内。90⑴上车姿势Ⅳ略调整身体位置，坐端正后，关上车门。91⑵下车礼仪Ⅰ身体保持端座状态，侧头，伸出靠近车门的手打开车门，然后略斜身体把车门推开。92⑵下车礼仪Ⅱ双脚膝盖并拢，抬起，同时移出车门外，身体随转。93⑵下车礼仪Ⅲ双脚膝盖并拢着地，一手撑着座位，一手轻靠门框，身体移近门边。94⑵下车礼仪Ⅳ将身体从容从车身内移出，双脚可分开些，但保持膝盖并拢。95⑵下车礼仪Ⅴ起身后等直立身体以后转身关车门，关门时不要东张西望，而是面向车门，好象关注的样子。避免太大力气964、乘火车时的座位次序走廊茶几行进方向ABCD97角色演练:一、A和B，两人为一组，面对面坐好角色要求：请A准备一段精彩的故事。稍后讲给B听98角色演练:情景一角色要求：请B在听A讲故