行政秘书学-办会

行政秘书学第八讲会务工作1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4会见与会谈会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议的含义会议概述全国人民代表大会会议概述图5-1会议的演变过程近代资本主义社会部落联盟现代社会部落奴隶社会封建社会氏族社会发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式氏族处理公共事务的氏族议事会1.按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）2.按性质分：立法性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性、专题性、综合性、交际性3、按时间分：定期和非定期4、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会.5、按召开方式分：面见会、电话会、电视会、广播会、网络会会议的种类会议概述全国人大常委会审议法案新型会议种类——电子会议：采用某种通信手段，在各种电子设备的支持下举行。不足之处：A、无法目睹别人的反应表情B、主持人水平要求较高C、成本较高会议的种类会议概述正面作用：交流信息、科学决策、促进团结、协调行动、带动消费负面作用：浪费人、财、物力，滋长不正之风关键在于如何正确树立开会观会议的作用会议概述名称议题举办形式文书效果参与者地点时间主持者要素会议的要素会议概述会议财务会议宣传会议后勤附加要素会议的要素会议概述1、组织工作(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；(9)会场其他组织和管理；(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。会务工作流程会务秘书的基本工作2．文书工作(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。会务秘书的基本工作会务工作流程3．生活管理工作(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作(1)会议的保密工作；(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。会务秘书的基本工作会务工作流程会务工作流程图（会前）确定会议主题与议题确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具选择会议地点安排会议议程和日程制发会议通知确定会议规模与规格布置会场准备会议文件材料安排食住行制定会议经费预算方案制作会议证件会场检查明确会议组织机构确定与会者名单会务工作流程做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会务工作流程图（会中）会务工作流程撰写会议纪要催办与反馈工作安排与会人员离会会议总结会议文书的立卷归档会议的宣传报道会务工作流程图（会后）会务工作流程1、确定会议主题与议题确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。2、确定会议名称会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。会前准备工作会务工作具体内容3、安排会议议程与日程会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排。某公司销售会议议程表1、推选销售部经理的人选。2、年度销售活动的总结。3、有关销售问题的发言。4、下年度销售目标。5、销售人员的招聘和重组。会务工作具体内容会前准备工作日期时间内容安排地点主持参加人1月12日9:00～10:00报到XX酒店大会议厅副总经理XXXX10:30～11:30开幕式大会议厅董事长全体股东14:00～15:00年度经营报告大会议厅总经理全体股东15:15～17:30分组讨论年度经营报告2、3、4、5号会议厅各组组长全体股东1月13日8:30～9:30解说年度决算表大会议厅总会计师全体股东10:00～12:00分组讨论年度决算表2、3、4、5号会议厅各组组长全体股东14:30～16:00各组讨论情况汇报2号会议厅董事长全体董事、总经理、各组组长16:30～17:00审议通过年度经营报告、年度决算表大会议厅总经理全体股东17:00～17:30闭幕式大会议厅董事长全体股东会务工作具体内容日程表4、确定会议规模与规格会议的规模有大型、中型、小型会议的规格有高档次、中档次和低档次5、确定会议时间、地点会务工作具体内容会前准备工作6、制发会议通知会议通知的内容：名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类：书信式、柬帖式会议通知的发送形式：正式通知、非正式通知。会议通知的方式：书面、口头、电话、邮件。7、确定会议所需用品和设备（1）必备用品（2）特殊用品会务工作具体内容会前准备工作8、确定会议经费预算文件资料费、邮电通讯费、会议设备和用品费会议场所租用费、会议办公费、宣传交际费、食宿费、交通费、其他费用9、建立会议组织机构会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组会务工作具体内容会前准备工作11、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等12、安排食住行会议饮食管理会议住宿安排会议用车会务工作具体内容会前准备工作13、布置会场（1）会场风格不同的会议，要求不同的会场气氛。代表大会---隆重庄严庆祝大会---喜庆热烈纪念会议---肃穆典雅座谈会议---和谐亲切会前准备工作会务工作具体内容不同的会场庄严喜庆肃穆亲切会务工作具体内容（2）会场的类型及布局①小型会议室（围坐式）椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。会务工作具体内容小型会议室会务工作具体内容相对式：②中型会议室：半圆型、教室型③大型会议室：礼堂型、众星拱月型会前准备工作会务工作具体内容礼堂型会务工作具体内容教室型会场会务工作具体内容半圆型会场会务工作具体内容（3）会场内外的布置：会标、会徽、台幕、标语、桌签、坐签、色调、灯光、气味、旗帜、花卉会务工作具体内容会标会徽会务工作具体内容（4）排列座次①主席台主席台的布置一是对称；二是要简化。主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列②场内其他人员的座次安排按汉字笔划排列按地理位置排列按行业系统排列以上座次排列方案要报领导审定。会前准备工作会务工作具体内容以正中间座位为点，面向会场，左为上，右为下罗干吴官正曾庆红温家宝胡锦涛吴邦国贾庆林黄菊李长春会务工作具体内容行政级别国家级省部级市厅级县处级镇科级巡视员副巡视员调研员副调研员主任科员副主任科员国务院总理国务院副总理部级正职部级副职司级正职司级副职处级正职处级副职科级正职科级副职科员国务委员省级正职省级副职厅级正职厅级副职县级正职县级副职乡级正职乡级副职会务工作具体内容级别相同的排位基本原则遇到相同级别的领导，注意以下几点：①先上级部门后下级部门，如：同是厅级（或处级）领导，先中央部委，再省直部门，之后是市领导、市直部门、镇街领导。②先现职后非现职领导。③要注意凸现主人位置。会务工作具体内容报告会(讲座)报告人主持人会场会务工作具体内容1、报到及接待工作（1）与会人员的接送;（2）会议交通工具的安排;（3）与会人员回程车、船和飞机票的预订及购买;（4）会议文娱活动的安排和组织;（5）其他属于招待方面的工作。2、组织签到：（1）秘书人员代签到（2）簿式签到（3）电子计算机签到会中服务工作会务工作具体内容3、做好会议记录会议记录的格式：记录头、记录主体、记录尾部1)记录头:会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人；会议主要议题2）记录主体：与会者的发言；议定事项3）记录尾部：散会；主持人、记录人签字会中服务工作会务工作具体内容1、安排与会人员离会2、撰写会议纪要3、会议的宣传报道4、会议文书的立卷归档5、会议总结工作6、会后催办和反馈工作会务工作总结—开好三个会（1）总结工作—质量评估（整体）（2）交流心得—推介经验（正面）（3）研究问题—吸取教训（反面）会后整理工作会务工作具体内容1、会议的指导文书2、会议主题文书，开幕式讲话，主题报告，专题报告，专门文件，大会发言，选举结果，正式决议，闭幕式讲话等。3、会议程序文书。议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。4、会议简报和会议记录文书。会议文书工作会务工作具体内容1、围绕中心，无缝衔接好环节2、着眼全局，精心处理好细节3、跟踪全程，灵活应对好“变节”—变化的环节会务工作难点会务工作具体内容某市某次会议需奏国歌。在会议准备阶段，工作人员已提前调试了音响，也完整试播了国歌。会议当天，当主持人请全体起立，宣布奏国歌时，音响不知什么原因，怎么也播放不了国歌。这场面该如何处理？案例分析会务工作具体内容东莞市抗震救灾大型募捐晚会由省文化厅与东莞市政府联合主办，原定于2008年5月19日晚8时在南城文化广场举行（露天）5月18日国家宣布：5月19日—21日为全国哀悼日。该期间连续几天阴雨连绵，气象台初步预测晚会当天白天有雷阵雨，晚上8时后阴天，基本无雨。如果你为晚会的主办者，将作何处理？案例分析会务工作具体内容会见国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主又称谒见、觐见。接见和拜见后的回访称回拜。礼节性、事务性、政治性概念会见与会谈会谈双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。在企业中主要指商务谈判和业务会商。概念会见与会谈会见、会谈的区别：1、内容不同2、功能不同概念会见与会谈1、收集对方的相关资料①对方求见的目的②对方的求见对象③对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征④对方参加会见的人数、姓名、职务等。⑤主要求见人的详细资料会见与会谈准备工作2、通知主方参加会见和会谈的人员①通知主方接见人②通知主方陪同人员③通知主谈人④通知其他会谈人员准备工作会见与会谈3、了解会见与会谈的地点和时间（1）会见的地点和时间会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。会见的时间根据会见的性质来定。（2）会谈的地点和时间会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室会谈的时间安排应先征求对方的意见。准备工作会见与会谈4、通知对方会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。准备工作会见与会谈5、场所的布置及座位安排（1）场所的布置会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。会谈桌上有时需放置双方标志旗帜(如果是涉外谈判，应摆放两国国旗)，现场可放置双方主要人员名字卡，以便与会者对号入座。准备工作会见与会谈（2）会见与会谈的座次安排①会见的座次安排会见时应遵循“主左客右”的原则，即客人坐在主人的右边主宾主人客人主人译员主人客人客人常见座次安排法会见与会谈常见座次安排法主人主宾会见与会谈胡锦涛会见日本首相麻生太郎会见与会谈布什会见胡锦涛会见与会谈胡锦涛会见老布什会见与会谈温家宝会见布什会见与会谈周光召会见亚洲科学理事会成员代表会见与会谈②会谈的座次安排•双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。•桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。•多边会谈的座位可摆成圆形或方形。会见与会谈正门主方客方正门会见与会谈12467531357642客方主