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档案管理－－华润置地（成都）有限公司行政部档案基本知识档案管理规定紫晶档案管理软件安装及使用方法档案的整理实际操作一、档案的定义及其他一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理1、定义：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他2、属性：档案是原始的历史记录，这是档案的主要特点和本质属性。因为档案以自身的原始性和记录性特点区别于其它历史遗物和信息资料，所以档案注重原本、原稿和孤本。档案是真实的历始记录，是不容篡改（基于此，档案法中关于违反档案法行为的处分作了具体的规定）3、档案的保存价值：档案是否具有保存价值取决于两个方面：一是档案自身的特点和状况，主要是指档案的内容、时间、来源、可靠程度、外形特点等各种情况，这是决定档案保存价值的基础。二是社会利用的需求，这是决定档案价值的社会因素，失去社会对档案的需求，档案也就失去了保存价值。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他4、档案的作用和基本价值：档案可以作为行政管理的查考凭据、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的生动素材，又是维护国家、集体和个人权益的法律依据。档案的作用是多方面的，概括起来有两个基本方面：一是凭证作用，二是参考作用，也称为档案的基本价值。档案的凭证作用是档案区别于其他各种资料的根本特征。如：某公司因修建电站占用农民土地，并已支付了占用土地赔偿款，三年后，农民又要求进行补偿。该公司档案管理人员拿出保管的《土地占用补偿协议》后终止了此纠纷，为公司挽回经济损失40万元。5、档案工作程序：收集、整理、保管、利用、统计、鉴定等。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他6、档案工作体系：管理模式：档案集中统一管理，档案有具体单位领导分管、行政部门负责人主管，配备有数量充足、具备专业技术水平的专兼职档案员；档案的形成、积累、归档移交等列入相关部门及相关人员的职责范围及岗位责任制，档案工作的制度纳入单位总的工作制度；贯彻相关的法律法规；制定有档案工作“三纳入”、“四参加”、“四同步”等制度，执行效果好。设施设备：主要是包括档案库房、工作及办公用房；库房要求面积足够，非专用库房还要经过一定的改造，配置灭火、防盗、防光窗帘、空调、除湿机、温湿度测试仪、吸尘器等事实设备，具备“八防”要求；档案必须有相应的柜架存放档案（金属柜是首选）；档案工作要适应现代化及信息化的要求，计算机、扫描仪、复印机、摄像机等。业务建设：包括建立完善各项制度，档案经过系统、科学的整理。档案信息开发利用：主要是档案的利用，以及为利用档案人员对单位档案的熟悉，建立相应的检索工具，编写汇编材料等。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他7、档案法：1987年9月5日，第6届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过《中华人民共和国档案法》，1988年1月1日起正式实行。1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正）《中华人民共和国档案法》共六章27条。主要内容：一是总则二是档案管理的职责分工三是档案的管理四是档案的利用五是档案的法律责任一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案的定义及其他8、档案意识：社会、个人对档案的具体意识以及对档案和档案工作带有普遍性的认识程度、称为档案意识。档案意识的高低是一个国家文明发达的标志之一。公司目前状况：档案意识薄弱；对档案的重要性不了解；文件材料收集不全；归档不清晰（对资料是否存档不清楚）；缺乏专业知识引导（档案资料的整理不了解）一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理二、文件和档案的关系文件的定义：文件是指国家机构、社会组织及个人在各种活动中，为了相互联系和处理事务等实际需要，运用语言、文字、图象、信号等方式直接记录下来的信息材料。文件由文书转换而来，因此在工作中，要注意文书处理的规范。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理二、文件和档案的关系文件的制作：1996年，中央办公厅发布《中国共产党机关公文处理条例》，2001年，国务院办公厅颁发《国家行政机关公文处理办法》中对文件的形成、文件要素等都作了明确的规定。各企业、事业单位参照《国家行政机关公文处理办法》。用纸：A4，书写材料：符合耐久性要求：蓝黑、碳素墨水，杜绝不耐久的字迹材料（红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、水彩笔等）。文件和蓝图应避免被阳光直射、水淋。印鉴、签字是文件的重要组成部分，无印鉴的文件是要素不齐备的，法律效力降低一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理二、文件和档案的关系文件与档案的关系；文件是档案的基础，档案是文件的归宿；文件质量的高低决定档案的齐全、系统、完整与否。完整的文件：正文与定稿，转发件与被转发件，照片与底片等；也可以说今天我们正办理和流转的文件就是明天的档案。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集1、档案收集工作的意义：公司档案工作是反映本公司历史面貌的重要手段，是公司档案立卷工作的首要环节，是决定公司档案工作存在和发展的重要条件，更是衡量公司档案工作的一个重要标尺。公司在生产经营等管理活动中形成的文件材料，主要是通过建立健全公司文件材料的归档制度来实现，即根据公司实际制定立卷归档制度，及时把应该归档的文件材料完整、准确、系统地收集归档，全面地、完整地反映本公司的主要职能活动和基本历史面貌，确保公司宝贵的历史文化财富的齐全完整与安全。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集2、途径和方式（1）建立健全文件材料的归档制度：建立和不断完善企业档案立卷归档制度，是企业档案收集工作的首要任务和前提条件。健全的归档制度，一般包括有归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求。（2）企业档案部门要关心企业各类文件材料的形成。目的是便于保管利用。（3）指导和协助各部门做好立卷归档的组织工作。首先，要协助企业各部门正确确定立卷环节，即确定由什么部门、什么人立卷。其次，要督促做好平时的立卷工作。（4）要做好临时性文件材料的收集工作，以补充归档制度的不足。首先，在机构调整、人员调动时，要做好各种文件材料的收集工作；其次，要注意科研课题和基本建设项目档案材料成套性的检查、核对工作，发现遗漏和短缺时，责成有关部门和人员及时收集齐全，立卷归档，并办好交接手续。（5）要加强归档的宣传和档案的科学管理工作。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集3．档案收集的难点和注意事项：1）领导手中的文件。有些文件由于文书处理制度不健全，文件未实行集中统一管理，有些文件长期由领导保存。领导手中的文件一般比较重要，使用频率高；有的领导图一时方便，怕移交整理后查找麻烦，所以不移交；还因为有的领导经常在外，到了该整理组卷时，领导不在，致使领导手中的文件为此及时归档。2）部门手中的文件。人事、会计、保卫部门的文件政策性较强，往往涉及人们的切身利益，有的保密性较强，加之使用频繁，所以总想本部门保管，不愿意主动移交。我们公司也有这样的情况，有个别部门文件材料不愿意交，交了也只交了很少的一部分。3）“帐外”文件。指未经过收发文登记的文件。主要是领导或有关人员在外出活动中形成的，档案人员难以掌握；如果领导或有关人员的档案意识不强，不主动移交，档案人员是很难收集齐全的。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集4）特别珍贵的文件。如领导、社会名人的题词、照片等。由于这些文件保存价值大，时间一长便是珍贵文件，所以喜欢自己保存。再如企业联系会会议记录、绝密文件、机密文件、处分文件等，有的怕移交给档案室造成泄密时间，所以不移交归档，待若干年密级降低或不再保密才袄归档。5）科技文件。如设备使用说明书、图纸等，工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备检修，非找他不可，所以不愿意主动移交。以上问题的存在，致使文件材料收集不齐全，给档案的保管和利用带来困难，如果日后移交，必将对整理好的档案造成拆卷，使以前的编目作废，带来人力、物力和财力的浪费。一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理三、档案的收集4、解决办法1）制度约束法2）归档范围限定法：3）奖惩考核法4）重点线索追踪法5）平时归档法6）盖章把关法：一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理四、档案的种类与类型1．种类：按照载体分为：纸质档案、实物档案、声像光盘档案等；按照档案产生的领域的可分为：文书档案（包括党政管理）、科技档案（有三种：科研档案、基建档案、设备仪器档案等）、会计档案、人事档案等类。目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。公司分类：文书、工程、声像、人事、会计；根据公司实际情况，设置档案门类。增加或者减少。四、档案的种类与类型2．档案类型档案类型：十大门类党群管理、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、基建、科研、设备、会计、干部职工一、档案管理基本知识1、档案的定义及其他2、文件和档案的关系3、档案的收集4、档案的种类与类型二、档案管理规定三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、档案管理基本知识二、档案管理规定1、目的2、管理原则、机构及其职责3、适用范围4、管理要求5、其它三、紫晶档案管理软件安装及使用方法四、档案的整理一、目的加强公司档案规范化管理,有效地保护和利用档案,充分发挥档案在公司经营、项目开发、产权纠纷和其他各项工作中的作用。根据《中华人民共和国档案法》及《档案法实施办法》，结合公司实际情况，制定本规定。一、档案管理基本知识二、档案管理规定1