高级行政文秘职业化课程

1高级文秘职业化训练主讲：李革增2目录一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;31、企业行政文秘的工作内容（1）项目内容1、日程管理预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更及调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理，交通工具的选定、订座与购票，旅费及预付款等的收受2、环境的整理准备上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换摆设、办公室配置、上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及活动的管理开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其它大型活动的准备，运作及事后的管理。4企业行政文秘的工作内容（2）项目内容4、照顾身边琐事照顾茶点和吃饭、跑腿、名片、文具用品、图书、用具等购买和管理、上司健康的管理（包括药品的准备等）、与上司家人的联络、私人事情的帮忙和各种有关团队的联络及调整，上司外出的准备、车辆的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、会计方面的业务各种票据如：交通费、交际费、各种会费的出纳、结帐、上司私人的出纳、支票和票据的处理、税务手续的代办与记帐。6、突发事件处理发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访客人的疏导、急病及意外事故的处理、非法侵入者的处置、劳动问题决裂和纷争时的处理，发生紧急情况时，对公司内、外的联络。5企业行政文秘的工作内容（3）项目内容7、接待、应酬工作面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备）接送、上司办公室及会客室的安排，电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理8、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项9、文件的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；6企业行政文秘的工作内容（4）项目内容10、信息的搜集整理文献、市场调查报告及相关资料的收集、整理、分析；上司有关的名簿及通讯录的管理；名片、杂志、图书、磁盘等的整理、检索；11、决策支持工作信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；7初级秘书：协助上司的工作主要工作如下：接听电话、上传下达；使用办公软件:打字、制表、作幻灯；使用各类办公用具(传真、复印、电脑)；使用互联网；管理档案、文件等；接待；其它事务性的简单工作；2、文秘的职业发展规划8中级秘书：分担上司的工作主要工作如下：起草公文、文件及其它需要的文字工作；沟通协调各种关系；管理上司工作日程；组织、召集相关的会议；收集相关信息资料等；公司内、外的简单事务的处理；语言要求9高级秘书：管理、参谋、支持上司工作主要工作如下：管理上司的工作时间；主持大型商务、文化活动；信息的处理与分析；对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持；语言要求10一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;11二、行政文秘的角色定位与必备素质；•1、秘书的定义l．广义的概念；“秘书是领导人的事务与信息助手。”这里的广义，包括了公务秘书、私人秘书，又包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数，又含复数--领导集体；2．狭义的概念。“秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导近身，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务的工作助手。”这里着重排除了私人秘书。我们定义为“秘书是领导工作的参谋和助手”行政文秘侧重于商业环境中的公务活动（商务秘书）123、行政文秘必备的职业素质正直--坚持既定政策和原则实事求是热情—对人、对事积极、乐观敬业--以工作为荣，设定高的工作水准守信--不失约、不违约、不食言、不泄密忠诚—忠于上级忠于事业有序--利落，有条不斋高效--追求效率和效益可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时细心--尽可能的考虑事情周到、细心悟性—领悟上级或领导的真实想法自信—积极向上勤奋—不断学习提高能力承受压力13一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的档案管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;14二、什么是沟通？•为了设定的目标，把信息，思想和情感在个人或群体间传递，并达成共同认识的过程。•实质：如何理解别人让别人理解你的过程•注意：沟通不一定是直来直去明明白白效果比有道理重要15三、沟通的特性•1、目的性•2、方向性•3、互动性传送者接受者信息反馈16四、沟通的种类及形式电话面对面口头书信文件书面语言距离姿势眼神表情手式声音非语言互联网沟通17几种沟通形式的优劣分析优势劣势面对面快速直接好控制有误差时间性差电话快速方便省时不准确难控制书面准确易保存速度慢身体语言生动准确难把握互联网快速、直接、方便、省时、准确不生动依赖性大18解读身体语言的含义身体语言行为含义距离距离的远近代表关系的亲疏姿势双臂环抱表示防御，开会时独坐一隅意味着傲慢或不感兴趣。眼神盯着看意味着不礼貌，但也可能表示兴趣，寻求支持表情微笑表示友善礼貌，皱眉表示怀疑和不满意。手式柔和的手势表示友好、商量，强硬的手势则意味着敌对、否认声音演说时抑扬顿挫表明热情，突然停顿是为了造成悬念，吸引注意力。19六、沟通的方法说听问看20一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;21一、常见的时间管理误区事务性、重复性工作太多打扰（电话或没有预约客人）没有目标、次序和计划缺乏自律资料不完整或有所延误文书工作不能一次到位文件越积越厚工作没有效率22二、时间管理的目标：加强工作效果提高工作效率23三、时间管理的三原则第一原则：目标管理原则第二原则：抓住重点原则“80、20”法则运用第三原则：工作优先级综合分析24第1招：时间预算表第2招：跳出时间的陷阱第3招：区分掌控的时间第4招：每日工作计划表第5招：保持自己的韵律并与他人协调第6招：今日事、今日毕第7招：找出最佳工作时间第8招：养成良好的工作（生活）习惯第9招：同时做两、三件事情四、时间管理的策略（18招）25第10招：决不轻易“迟到”第11招：没定期限就不叫工作第12招：整理工作环境第13招：各种文件只看一次第14招：没有淘汰就不叫档案管理第15招：学会使用外脑第16招：集合零碎时间做大事第17招：勇敢说“不”第18招：休息是为了走更远的路26五、管理上司的时间固定日程管理（如会议、出差、接待、大型活动等）突发性日程（临时性、突发性事件）1、总体原则：了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，优化工作方法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；-了解公司业务发展情况，特别是上司最近的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与上司沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；注意日程安排的时间松紧，安排全部时间的60％；272、经验与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给上司留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；根据上司习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息；对于上司的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与上司核对日程，保证秘书与上司日程表内容一致；不要代替领导做决定，在上司的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；掌握近期要回避的人物；28一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;29一、会议的重要性•大多数企业在会议中决定其基本走向•90%以上的重大决策是通过会议制定的•企业花在开会上的时间越来越多•开会的频率越来越高30二、会议的组织与管理•会前的准备工作•会间的组织服务•会后的跟踪处理31三、如何担任会议主持人1、会议主持人负责控制整个会议进程。2、会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单；向与会人员通报此次会议的会议目的；会议的具体议程；明确说明此次会议的注意事项和会议纪律；3、会议主持人在会议过程中，应该控制讨论的方向和时间，促成会议目标的实现；32一、企业行政文秘工作内容与素质要求二、行政文秘的角色定位与必备素质；三、行政文秘的沟通技巧;四、行政文秘的时间管理技巧;五、行政文秘的会议管理；六、行政文秘的文档管理;七、行政文秘公文写作；八、行政文秘的商务礼仪与职业形象;331、什么是档案管理•档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。•档案管理：•文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。34如何管理你的文档1、分类原则：方便使用；操作简单；设置合理方法：•按工作的主要内容分，例如：申请、报告、合约、产品开发、通知等，类别下面再划分次类别。•按事件的完成时间分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再办的•按事件的处理状态分，如：已完成文档、未完成文档、办理中文档•按公司部门分，例如：人事部、财务部、生产部等，类别下面再划分次类别。352、整理原则：以时间顺序为主，以档案的重要性为辅，兼顾档案的分类。先发生的档案存档在前，后发生的档案存档在后；方法：（1）根据使用的频率来整理文件。最常用的东西应该在你的手边，随手可取。（2）把暂时不用的文件移走。（3）建立文档编号，一部分编号01—12，代表每年的每一个月；另一部分编号01—31号，代表一个月的每一天。（4）一般归档一份（原件），重要和经常使用的可酌加副本。（5）文件材料应按原件在前、附件在后的方式排列。363、存储普通文件：文件柜、箱电子文件：硬盘光盘原则：分门别类、不同存贮介质的资料应单独存放；保证安全；档案组卷应使用文件夹、档案盒或其他档案用具保存，这些档案用具应适当标识。案卷封面标题应简明、准确，左上角应有档号、档案箱号、缩微号，封面的下部应有归档单位、起止日期、保管期限等。4、更新和使用定期整理、更新，三个月内不用的文档丢弃。（国家规定的除外）让你的档案更加有效的小秘诀：（1）使用大写、清楚的字母标示档案。（2）使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。（3）将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。（4）为大型的资料建立索引。37三、信息管理1、信息的概念及其特征概念——信息是客观事物的特征和变化的最新反映，包括自然信息和社会信息2．信息在企业工作中的作用•辅助领导科学决策必须依靠信息•正常管理必须依靠信息•业务工作更离不开信息•3、企业信息的分类（技术、生产、市场）384．行政文秘信息工作的原则和基本要求•工作原则—