高级人力资源管理师考试 公文筐模拟五

文件筐【情境】点通电子设备有限公司是一家研发生产数字芯片的专业公司。公司的创始人陆华涛多年前留学美国，获得电子工程学博士学位，在集成电路设计方面颇有声誉，取得多项发明专利。2006年，陆华涛回国创业，并获得某风险投资公司的风险投资。公司将研发基地设立在M市留学人员科技创业园，得到当地政府的大力支持。陆华涛迅速组织了研发团队，经过两年多日以继夜的工作，公司的数字芯片产品不断创新，不断突破核心技术。员工人数也从2006年的17人扩大到目前的165人，其中，70%为研发技术人员，20%为生产人员，公司暂时没有成立销售部门，销售业务都是高层直接负责。过去两年，风险投资公司没有对产品的销售提出过高的要求，希望公司高层能把主要精力放在产品的研发上，现在产品已经成型，且技术领先，风险投资公司对明年提出了明确的盈利目标。虽然很多知名的企业都表示出批量购买的意愿，但公司高层都是技术出身，缺乏市场运作经验，产品也还没有形成批量生产，过去两年的市场指标都是在高层团队的奔走之下勉强达成，因此，风险公司提出的盈利目标让公司管理层感受到沉重的压力。您（李峰）是负责行政事务和人力资源管理的综合事务部的经理，有三名下属，分别负责行政事务（行政专员），人力资源事务（人力资源专员）和商务事务（商务专员）。现在是2009年11月22日下午2点，您刚出差回到办公室，需要处理完积累下来的邮件和电话录音等文件，您必须在3个小时内处理好这些文件，并做出批示。5点钟还有一个重要的会议需要您主持，在这3个小时里，没有任何人来打扰您。您在处理文件的过程中，需要对不同文件涉及的问题有一个处理的基本思路。现在请您开始处理这些文件。【任务】在接下来的3小时中，请您查阅文件筐中的各种信函、电话录音以及电子邮件等，并用如下回复表作为样例，给出您对每个文件的处理思路，并做出书面表达。具体答题要求是：（1）确定您所选择的回复方式，并在相应选项前的“□”里划“√”；（2）请给出您的处理思路，并准确、详细地写出您将要采取的措施及意图；（3）在处理文件的过程中，请认真阅读情景和十个文件的内容，注意文件之间的相互联系；（4）在处理每个具体文件时，请考虑需要准备哪些资料，需要确认哪些信息，需要和哪些人（或部门）进行沟通，需要您的下属做哪些工作，您在处理这些问题时的权限和责任。如果相关问题在处理的过程中可能出现不同的情况，也要考虑针对不同的情况给出不同的处理意见。【文件一】类别：电子信件来电人：隋蓝图像芯片研发部经理接受人：李峰综合事务部经理日期：11月18日李峰：我和数模技术研发部的常靖经理想和你就研发部员工的绩效考核和薪酬分配的方案沟通一下。公司内部的研发人员的固定工资比例都很高，只有10%左右是绩效工资。按照规定，绩效工资和团队的整体绩效挂钩，由于公司的产品尚未大规模进入市场，所以同一个级别的研发人员的薪酬没有太大差异。而且，有的技术水平很高的员工未必业绩就好。我和几个研发部经理都认为目前的考核方式和薪酬模式对员工和公司都有很大的负面影响。我们希望就这些问题和你深入沟通一次。如果你下周有时间，请尽快告诉我。隋蓝回复方式：电子邮件要点：1、责成人事专员做如下工作后一周内汇总报告：a.调查研发部人员绩效现状（与隋蓝与常靖沟通）b.进行了研发人员薪酬满意度调查2、就报告分析作如下工作：a.与人力资源总监进行意向沟通，确定调整思路b.基本薪酬保持高水平，调整比例为6:4c.增加项目奖比例d.加强绩效考核，以区分优劣3、电子邮件洽谈，要点：a.了解现状b.探讨基本思路【文件二】类别：电话录音来电人：刘彩薇生产一车间主任接受人：李峰综合事务部经理日期：11月21日李经理：我遇到一个非常棘手的问题。最近我们车间由于产品质量问题频频返工，废品率达到了13%。几位老总都非常不满意。产品确实出现了不少问题，但我们也有自己的苦衷。现在公司的产品都是小批量生产，目前就有78种不同的产品型号，而且随着研发实力的增强，新产品的推出越来越快。我们的员工虽然懂得一些基本的芯片技术，但从事芯片生产的工作经历大都不足3年，应付频繁的产品更新非常吃力，虽然在每次生产新产品的时候都让研发部的人员对我们进行产品培训，但时间很仓促，大家还没有熟练掌握就要立刻投入生产，所以导致质量问题越来越严重。希望您能到车间来了解一下实际情况，帮我们和老总沟通一下，给我们提供足够的支持来改进质量问题。回复方式：电话等要点：1、责成行政专员和商务专员做如下工作：a.车间调查情况实际情况，确认培训需求和质量降低的本质原因b.研发部调查，确定培训针对性，有效性的方式c.确定培训实施的可能方式和费用预算2、接到报告后：a.与老总沟通，就培训需求和费用预算达成一致b.与研发部就兼职培训队伍进行沟通，形成队伍和培训规划c.与财务沟通，就培训预算进行沟通3、加强培训的措施：a.培训时间延长，增加实操训练b．专门培训设计，增强实效性c.培训考核加强【文件三】类别：电子邮件来电人：温玲商务专员接受人：李峰综合事务部经理日期：11月21日李经理，您好！不知道您什么时候有空，关于我的工作安排问题，想和您聊聊。在入职的时候，公司为我设定的主要职责是负责商务合同的审核、签订和管理，以及部分市场推广的工作。参加工作一年来，一方面公司的销售业务并没有展开，合同管理的工作量不大，另一方面，合同的签订完全由高层负责，我没有什么机会接触到这类业务。除了参加两次产品展销会以外，我基本上都是在辅助行政事务和人力资源事务，虽然这些工作也很重要，但我大学的专业是商务管理和市场营销，非常希望能从事与专业相关的工作。其实，我也萌生过离开公司的念头，但公司的工作气氛很好，未来的发展也很有前景，这让我非常犹豫。很想和您深入的聊聊这个事情，不知您什么时候有空。温玲回复方式：面谈要点：前期准备：1、查阅商务专员职位责任（岗位说明书），确定其主要职责2、了解具体合同管理、市场推广现状，确定其工作状态3、查阅温玲个人能力评价情况约定面谈：1、解释公司前景，鼓励提高技能，以应对业务大量拓展的情况2、进行职业生涯的审定和指导3、鼓励多方考虑，拓宽自身能力领域【文件四】类别：电话录音来电人：刘辉新产品研发副总裁接受人：李峰综合事务部经理日期：11月21日李峰：我听说最近有几家猎头公司在和数模技术研发部的常靖进行接触，我有些担心，因为数模转化器是公司今年重点开发的项目，我们的芯片技术在国内绝对领先，这个产品市场潜力很大，是最有可能在明年进行大批量生产和销售的产品。国内的其他厂家也非常关注我们的核心技术。常靖一直在负责这个项目，对核心技术非常了解，他带领团队的能力也很强，我们非常看好他的发展，我担心他会有想法。希望你能从侧面了解一下他与猎头公司接触的情况和他的真实想法，然后我们商量该怎么办。回复方式：电话工作要点：1、责成人力资源专员做以下工作并汇总报告：a.常靖基本情况搜集和个人离职倾向评定b.技术部后备人才梯队，尤其是常靖后备成熟度评定c.同行业该职位薪资待遇调查，确定竞争力d.与猎头公司接触，考虑该职位报价e.确定常靖薪酬调整空间和职位调整空间2、在汇总报告出台后，自己做以下工作：a.综合评价该职位市场竞争情况，确定公司，面临压力及挽留必要性b.与人力资源总监进行会商，提出职位和薪酬改变建议c.该职位调整与其他职位的协调3、电话沟通刘辉：a.研究常靖的具体管理措施b.提出梯队建设的构想c.研发部的管理调整【文件五】类别：电话录音来电人：陆华涛总裁接受人：李峰综合事务部经理日期：11月21日李峰：公司负责市场的副总裁魏征后天正式上任。你安排一下，帮他尽快熟悉公司的情况。魏总有非常丰富的市场经验和运营能力，在公司未来市场拓展方面能担重任。在上次和我们的沟通中，他提到要尽快组建市场营销专业队伍，此类人员的大规模招聘工作也要提上日程。等他上任后你要和他充分沟通，配合他完成销售团队的组建工作，有问题可以随时联系我。要点：1、责成行政专员做如下工作：a.整理公司基本情况（组织架构、人事架构、政策等）b.就魏征办公室安排、工卡等行政事宜进行安排c.就营销现状进行情况总结2、责任人力专员做如下工作：a.就同行业营销队伍薪酬水平、人才供应现状等进行分析b.提出招聘方案和费用预算c.研究招聘人员资格要求和薪酬待遇等3、在综合上述的基础上，后天与魏征进行沟通【文件六】类别：便条来电人：柯欣行政专员接受人：李峰综合事务部经理日期：11月20日李经理：最近我发现考勤情况越来越糟糕，打卡形同虚设，迟到也司空见惯。我和各个部门的经理都谈过，希望他们能严格执行考勤制度，但他们只是简单答应，并未采取实际措施。此外，各部门的加班申请也越来越多。我觉得有必要向各个部门严肃地提醒这个问题，他如有空，想和讨论一下。柯欣回复方式：电话要点展开：1、考勤制度必须坚持严肃执行，依考勤制度严格进行奖惩2、考虑考勤记录方式的改进，考察高效考勤方式的采用，也可考虑指纹打卡机等设备，将考勤情况直接由人力资源部掌握3、调查加班申请增多的原因，如无必有，提出情况分析4、准备召开部门主管经理会议，我主持并强调考勤制度与领导个人考核相挂钩5、有疑问于本周三周四随时与我来联系【文件七】类别：电子邮件来电人：林威财政部经理接受人：李峰综合事务部经理日期：11月20日李峰，您好！公司今年实施了部门成本核算制度，原则上每个部门的花费都不能超出年初预算，但目前大部分部门的费用都超过了预算，其中超支的项目基本上都集中在与人有关的费用上，如加班工资、培训、部门内的活动等等。照这样下去，按预算规定，下个月有些部门连发工资都成问题。这事我想先和你商量一下，再向领导汇报。林威回复方式：电话要点：1、责成行政专员做如下工作，并汇总报告：a.将人工费用进行财务核算，并进行必要性分析b.对非必要性开支进行核算，报明细c.对下个月必要性开支和计划内开支报明细2、与财务部经理通电话a.约定面谈时间b.主要面谈事宜：解释人工费用；就必要性开支进行确定；就非必要性开支进行协商；确定开支控制方案【文件八】类别：信函来电人：国建林M市留学人员科技创业园人才开发中心秘书长接受人：李峰综合事务部经理日期：11月19日各位人力资源部门的负责人：感谢大家多年来对留学人员科技创业园人才开发中心工作的支持。我中心计划在12月17日在创业园苑景会议中心召开年会，发言嘉宾有创业园的相关领、专家学者和创业园的部分企业家代表（详细安排见会议日程）。如果贵公司有意参加，请尽快通过传真进行书面确认。会议日程会议地点：M市留学人员科技创业园苑景会议中心B203会议室会议时间：2009年12月17日9:00—16:00会议费用：免费参加，创业园区的公司参加人数不超过3人日程安排回复方式：确认要点：责成人力资源专员与自己共同前往1、安排行政事宜、留出参会时间2、参会要点：a.了解政策b.学习经验c.获取资料d.结交朋友【文件九】类别：电子邮件来电人：秦俭人力资源专员接受人：李峰综合事务部经理日期：11月21日李经理：下个月就要开始进行公司中层人员的360度考核了，去年的考核出现了天花板效应，所有经理的分数都为优秀，当时因为部门的工作很忙，并没有分析具体原因，今年在实施考核前，我想和您就考核方式沟通一下，看如何在本次的考核中避免这个问题。秦俭回复方式：电话要点：1、展开去年360度考核天花板效应的问题分析：a.数据分析b.人员分析c.参与人员结构分析d.评价指标分析时间会议内容发信嘉宾9：00-9:10开场致辞M市留学人员科技创业园人才开发中心主任刘凯9:10-10:00科技型企业的发展对国内经济结构调整的重要意义M市发改委领导10:00-10:20茶歇10:20-10：50创业园相关支持性政策的深入解读M市留学人员科技创业园管理委员会副主任谈有新10:50-11:20知识型员工的管理难点和应对策略M市XX大学经济管理学院院长曹刚力教授11:20-12:00多种方式解决创业型高科技公司的融资难题康利风险投资公司总经理焦界方12:00-13:00午餐及午休2、就问题分析拿出改善建议，可以坚持如下原则：a.参与人员应该是该职位的直接相关