规范论文：电算化条件下记账凭证的编制

规范论文：电算化条件下记账凭证的编制［摘要］记账凭证录入是会计数据进入会计软件系统的一个非常重要的入口，要方便会计、财政、审计、银行、物价等部门的后续查账工作，为此，有必要对记账凭证加以规范。［关键词］规范；记账凭证；后续工作一、规范凭证表头信息凭证表头包括凭证类型、凭证日期、附单据张数等，凭证类型要正确；日期要按原始凭证的日期确定；附单据张数按原始单据的实际张数确定。本项内容是教学工作中的一个弱项，一般情况下老师都不太注意这个问题，企业每年都要接受财、税、物价大检查，登记的数字与所附单据是否相符，是重点审查的内容之一。二、规范会计科目的辅助信息凡是分录中有辅助核算条件或其他条件的，应准确输入，漏输或错输银行存款的原始凭证编号就不能进行系统自动对账；辅助核算信息（往来、个人、客户、供应商、部门、项目等）设置模糊也不利于计算机检索和查询，或给期末转账定义造成错误。三、规范业务金额及数量数量账科目要在弹出的原始凭证中正确输入数量，否则就不能在相关账户中查询数量信息，有些软件允许错误通过，如销货退回业务，正、负数都能通过，且计算机并不报错，这就给期末转账带来了隐患。四、规范业务顺序要按原始单据的顺序编制记账凭证，如：从甲厂购进a材料100吨，每吨1000元，b材料200吨，每吨1500元，增值税68000元，对方代垫运费600元，一并以银行存款支付。本笔业务的原始单据有5张，分别是发票联、抵扣联、货运单、自制运费分割单和付款单据。除抵扣联用于抵税外，其余4张均为入账单据。业务处理如下：1.根据发票联借材料采购/甲厂/a材料100000材料采购/甲厂/b材料300000应交税费/应交增值税/进项税680002.根据运费分割单借材料采购/甲厂/a材料200材料采购/甲厂/b材料4003.根据付款单据贷银行存款468600以上业务处理在手工会计情况下，将材料价款和运费相加后作为材料成本编制会计分录，其目的是为了减少编制分录、登记账簿和科目汇总的笔数。在电算化会计条件下，因为编制分录很快，并且由系统自动记账和汇总。因此，在编制记账凭证时，尽可能按原始单据编制会计分录，凭证审核人员和后续查账人员根据原始凭证，不用加计金额就可以直观审核记账凭证，线条十分清楚，可大大提高工作效率。由于材料采购明细账户定义为数量账，应当注意第一、二两笔分录要在系统弹出的原始凭证中输入数量和单价，第四、五两笔分录在弹出的原始凭证中不输任何数据，直接在记账凭证的金额栏内输入金额，以免采购数量重复。因此，在编制记账凭证时，应分别按原始单据编制会计分录，以避免所有后续人员重复计算的麻烦。