营销中心行政管理规范

营销中心行政管理规范第一章前言营销中心是公司的直属部门，严格遵守公司各项管理制度，接受公司直接领导。现根据公司及营销中心实际状况，制定营销系统行政管理规范并适时进行补充，做到有章可循，违章必究，奖惩分明，树立正气，促使营销系统步入正常和快速发展轨道。第二章办公制度一、办公时间每周一至周六上午7：50am晨训8：00am—8:15am工作准备8：15am—12:00am上班午餐及午休12：00am—2：00pm值班下午2：00am—6:00pm上班晚上6：00pm-10:00pm值班业务人员返回总部开会期间需遵守以上工作时间二、工作准备每天上班正式工作之前，进行例行检查：1、清洁（台面、电脑电话传真等设备等）。2、整理（资料架、文件夹、广告牌、招贴画、宣传册、报表单据、纸笔文具等），要求资料齐全、摆放整齐。3、检查电脑（启动、查毒、登录、上网、核对、资料备份）、电话、传真、复印机、验钞机、支票打印机、保险柜等设备例行使用。4、电子邮件查收及前天共享信息浏览。三、工作纪律1、正常工作时间应穿戴整齐，仪表端庄，不浓妆艳抹，严禁穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。2、接电话声音要轻，要注意电话礼貌，首先向对方说“您好”，当周边的电话响起，而当事人不在时，应主动帮对方接起，并给予妥当回复。3、注意办公室工作环境，不要大声喧哗。不得翻阅与工作无关的书籍，不得利用职务之便拨打私人电话、上网聊天、打印私人文件等与工作无关的事项。4、保持自己办公范围的清洁，台面物品摆放整齐，爱护办公室内公有财产，如有损坏造价赔偿。5、对公司来访客人要主动问候，礼貌待人。6、不得随意动用他人办公用品，如有需要须经本人同意后方可，使用他人电脑或查阅文案时需有本人在场。7、如有事外出须经直接上级许可。8、同事之间团结互助，不准讲粗、脏话，不做有损公司形象的事。9、下班时关闭所有电源开关及门窗。四、值班1、由行政部排出每日值班表。2、值班时间内的工作纪律与工作时间内的纪律相同。3、值班人员负责作好值班记录，如有无电话，电话时间、内容等。4、紧急电话要设法找到相关人。第三章办事处考勤管理工作流程注：1、办事处具体考勤制度详尽《办事处管理手册》2、营销中心各职能部门工作人员的考勤由公司行政部统一负责。Y员工按考勤管理规定打卡填制考勤表月考勤表行政部按工资管理办法制员工工资单出勤按考勤管理办法办理请假手续员工工资表统计打卡情况行政部主管审核公积金手续行政部按员工名册设立考勤卡送财务部审核发放工资经理审核公积金手续营销副总经理签字普通员工由部门经理批准部门经理由主管领导批准N第四章会议制度第一条：会议主要包括前台区域工作人员会议、后台例会及各种临时会议；营销系统行政部是营销中心各项会议的管理机构；会议通知与会场安排。1、行政部应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天由行政部通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。会前派专人做好会场安排。2、与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。3、不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。参会人员要严格遵守会议的开始时间。迟到人员记入会议记录。4、会议主持人要在会议的起始就议题的要旨向与会人员做简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。5、会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。第二条：会议禁忌事项1、发言时不可长篇大论；2、不可一直缄默；3、不可取用不正确的资料；4、不要只做期待性预测或只谈抽象概念；5、不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击；6、不可随意打断他人发言；7、不可不懂装懂，不入正题；8、会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席；9、会议期间将手机、BP关掉，将信号转接至行政部秘书或部门同事记录。第三条：会议记录1、会议由行政部制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议所议事项。会议记录应与参会人员的签名册一并保存。2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。3、会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政部审核后，会议纪要送有关领导和部门。第四条：议定事项的催办和反馈1、会议议定事项由行政部主持分解到相关部门落实办理。2、行政部指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。3、办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。4、重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。第五条：会议文件的管理1、会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度。2、凡需查阅当年会议记录的，必须由行政部批准。3、年终由行政部将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。第六条：周会时间：每周六下午,具体时间另行通知。与会人员：1、司营销中心的周会有营销副总、各职能部门主管参加；原则上是由营销副总组织，如营销副总有事不在，需由销售计划部经理或营销中心行政经理主持。2、各办事处的周会由所有办事处人员参加，办事处人员轮流主持。程序：1、会前各部门主管填写周报表，周报表的内容包括：总结本周的工作完成情况及需要解决的重大问题，下周工作计划；2、各部门就周报表的内容做简短阐述；3、集中解决各部门的协调问题、疑难问题；4、安排下周工作；5、办事处的周会详尽《办事处管理手册》第七条：月会时间：每月最后一个周六下午，时间另行通知。与会人员：1、司营销中心的月会有营销副总、各职能部门主管参加，由营销副总组织。2、各办事处的月会由所有办事处人员参加，办事处经理主持。程序：1、会前各部门主管写出月工作总结以及下个月工作计划；各部门主管对本部门工作人员的月度考核，营销副总对各部门的月度考核；2、各部门就月工作总结和下个月工作计划做简短阐述；3、集中解决各部门的协调问题、疑难问题；4、制定下个月的工作计划并安排下月工作；5、办事处的月会详尽《办事处管理手册》第八条：季会时间：每季度最后一个周六下午2：00pm—10：pm与会人员：总经理、营销副总、各职能部门主管、各办事处经理、各区域经理。程序：1、会前各部门主管写出该季度第三个月工作总结以及下个月工作计划；各部门主管对本部门工作人员的月度考核；营销副总对各部门的月度考核；会前各部门主管填写；2、各部门就季度工作总结和今后的工作计划做季度工作述职；3、集中讨论、解决各部门的协调问题、疑难问题；4、制定下阶段工作计划并安排下阶段工作；5、各部门主管对本部门工作人员的季度考核，营销副总对各部门的季度考核；第九条：年终销售总结会时间：（待定）与会人员：总经理、营销副总、各职能部门主管、各办事处经理、各区域经理等。会议安排：1、营销副总组织，提前安排内容，行政部应在会议召开日之十日以前向各片区负责人发出会议通知，并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。各参会人员需提前准备总结材料及上报，以备讨论。2、总结本年度业务情况及对每个区域经理，业务人员进行业绩点评，公布业绩，评选销售能手并予以奖励，对未完成公司销售任务的实施相应惩罚或补救措施，安排下达下月工作计划。第十条：临时会议营销副总根据实际情况，临时组织召开，由副总拟定内容，行政主任负责通知参会人员，对重大事宜须专题讨论研究。第五章办公用品及设备管理制度第一条：文具管理1、文具用品分为个人使用类和业务使用类两种。2、个人使用类系指个人自己使用保管的用品，如笔类、尺类、橡皮等。3、业务使用类系指本部门共同使用保管的用品，如胶水、文件夹等。每部门领用时需进行登记，登记册统一由行政部保管。4、行政部每月需统计各部门文具用品使用数量。5、严禁员工将公司文具用品取回家私用。6、正常消耗性文具用品如圆珠笔、钢笔、计算器、文件夹、剪刀等再领用时，需以旧换新。否则不予核发。第二条：办公用固定资产管理1、办公用固定资产包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。2、行政部每年6月、12月对固定资产进行两次全面盘点（由二人以上参加），核对财产数量。3、各项固定资产的质量保证书等资料统一由行政部保管。4、营销中心配备的所有办公设备由行政部统一管理，使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。5、办公用计算机、打印机等办公设备由专人负责使用，定期保养。财产发生损坏时，需负相应的责任。主管级以下人员未经允许不能私自使用非已负责设备，不能将游戏光盘及外来软件、磁盘放入计算机内使用，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。6、办公室使用计算机的员工在办公时间内严禁进入计算机游戏程序，如发现一次罚款200元。7、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。8、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。第三条：申领1、各部门依需要提出申领计划，行政部汇总后，填写《申领单》，说明用品的名称、型号、规格、数量等。经营销副总签字后，报公司行政部。2、营销中心在公司的员工的办公用品，由营销中心行政部从公司行政部统一领取、统一分发；各办事处、直属区域的申领单经营销副总签字后,由公司行政部将需要价值量较大的、方便统一采购的报公司行政部,其他的通知各办事处、直属区域自行采购。办公用固定设备由行政部统一建立台帐。第四条：其它1、员工离开公司后，需把领用的计算器等悉数交还行政部，若有损坏或丢失，负责赔偿。2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、衣帽架等的迁移，需经行政部办理迁移手续后，方可执行。3、办公用固定资产的报废，经营销副总批准后核销。第六章档案管理制度第一条：档案管理1、营销中心档案由营销行政部统一管理。2、行政文员负责对档案分类编号、立卷归档。案卷应符合规范，分类目标识和保存期限，科学地立卷和编目，做到排列有序，卷宗结实整齐。3、行政文员负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管理。4、所管理的档案包括客户档案、基础资料、人力资源档案等5、客户档案由销售计划部每月月底提供一次最近更新的客户档案存档；基础资料包括各种产品质量认证证书、公司对外宣传资料、办公设备的质量保证书等；人力资源档案包括营销中心所有人员的人事档案、培训记录、业绩考评、奖惩、晋升记录和工资等。第二条：借阅利用1、各部门因工作需要借阅档案时，应按借阅规定办理借阅手续。2、借出文件须经该部门主管及行政主管批准，重要文件须经营销副总批准。借出的文件必须按时归还；如需续借，须按规定办理续借手续。否则，对借出文件人员进行处罚，与工作业绩考核挂钩。3、查阅涉秘案卷，摘抄、复制密级材料，应由部门出具申请报告，经营销副总批准、档案员查验、经办人签字后，方可进行。4、查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。5、档案员应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做登录统计。第三条：鉴定、销毁1、行政部应根据规定，组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。2、行政文员要定期开展档案清查核对工作，做到目录与案卷相符。3、销毁档案要造具清册，提交销毁报告，经营销副总审批后，指派专人监销，并签字记录备案。4、移交档案应按规定办理交接手续，造具清册，并归入卷宗。第四条：保密1、档案管理人员应严格遵守《档案法》、《保密法》，不得泄露档案机密。2、接待查档，不得超出调阅范围。第七章保密制度第一条：必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。第二条：不得向他人泄露公司的技术秘密。第三条：不得向他人泄露公司的市场策划方案及秘密。第四条：不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。第五条：不得向他人泄露公司的营销策略秘密。第八章出差管理制度为配合公司的对外往来及业务需要，规范公司差旅费管理，本着节约的原则，根据公司的实际情况，特制订本规定。第一条：员工因公出差需借差旅费时，应首先填写“出差申请单”，审批程序如下：A．员工出差由部门经理审核报营销副总审批；B．部门经理出差由营销副总审批；C．副总经理出差直接报总经理审批。D．办事处人员出差由办事处经理审批。由本