系统上线准备工作

公司文档系统上线准备工作由于OA办公系统涉及部门和人员的广泛性，为保障顺利推进相关事宜及应用效果，建议做好以下部署工作：1.系统上线总体流程公司根据实施众多客户信息化项目经验及结合贵公司实际情况，建议在系统上线之前，所做的工作及步骤2周时间2个工作日7个工作日上线前准备工作基础信息的准备和整理员工资料知识管理车辆管理往来用户物品管理系统上线动员会议系统安装调试及初始化各部分软件培训工作问题反馈及处理正式上线时间及后续跟进开发OA办公系统涉及公司内部各个部门，领导的关注和决策是软件应用效果的重要保障；因此系统上线前的动员会议是公司高层、中层及职能部门使用人员共同参与，明确后续需要配合的事项、系统应用策略及考核办法等事宜组织框架系统安装—系统调试—基础数据录入—数据检查1.双方确定培训时间和范围2.采用分步推广，限制范围的方式进行培训和推广3.根据职能和使用功能模块的不同，划分培训对象结合各个部门使用情况和实际存在问题，进行系统优化和调整，制定操作说明文档及资料确定上线时间和使用范围；双方对后续需求进行沟通事宜工作文档公司文档2.上线前期准备工作OA办公管理系统正式上线应用前，公司协助贵公司管理人员将需要进行必须数据的模块，如组织框架，知识中心，人力资源，物品管理，会议管理，车辆管理、资产管理，工作文档及在线论坛等进行数据整理工作，在数据初始化及录入时及时、快速、准确的提供初始数据，以保证系统运行顺利推进。数据的准备需要多部门协作，各种公文流转和审批文件涉及到行政、人力资源、财务及业务等部门；有些初始数据需要部门沟通和提供，如固定资产及档案需要财务部门协助提供；各部门人员资料需要人力资源部门协助等；往来客户资料需要业务部门来提供等；因此需要有强有力的协同能力的职能部门的人员来协调和沟通，已顺利把基础性资料归集和整理。需要的初始数据整理完毕之后，要进行筛选和核对，确保要初始化的数据更加准确，这个也需要多部门协作完成。3.系统上线动员会议OA办公系统涉及公司内部各个部门，领导的关注和决策是软件应用效果的重要保障；因此系统上线前的动员会议是公司高层、中层及职能部门使用人员共同参与，明确后续需要配合的事项、系统应用策略及考核办法等事宜。系统上线动员会议准备一下工作：❶初始化化数据的准备工作（在“2”中已经基本完成）；❷功能模块的范围（个人办公、工作流、行政办公、公文管理、人力资源、档案管理和ＣＲＭ管理）；❸部门及人员的使用范围（设计到业务、财务、售后、行政、人力资源及分支机构等部门）；❹确立每个使用办公系统的部门责任人和联络人；4．系统安装、调试及初始化确定服务器、规定IP及网络环境配置。选择有多种情况，一是选择机房服务器，二是把服务器放在办公区域，因固定ip都具备，二者皆可，遵循效率、安全、和节约的原则，来选择服务器的存放区域；服务器系统平台的架设和vpn服务器及环境的配置。办公系统安装、调试工作由公司技术实施人员来做，贵公司负责系统人员协助。系统的初始化工作是由贵公司系统管理人员在公司技术人员的协助下录入前期准备好的基础数据。5.各部门软件的培训工作近几年来贵公司在财务、业务、物流等部门已经进行了信息化方面的工作；因此有很好的信息化基础，各部门工作人员信息化方面的素质较高，因此在软件培训和推广方面从以下方面着手：❶采用分步推广，划分范围的方式进行培训和推广。首先在信息化基础较好和行政事务比较多的部门及人员，率先培训；根据这些部门的应用情况，及时并调整后续的培训策略，完善规章或加大重点培训力度；同时在取得较好的应用效果后，打消其他部门的疑虑，有利于推进整体上线。❷根据职能和使用功能模块的不同，划分培训对象。这个需要与使用单位即贵公司进行沟通；确定使用办公系统的人员和时间，以保证培训的效果。6.问题的反馈和处理公司文档系统培训及试运行过程中，对各部门系统运行中提出的问题，进行深入的沟通和提出解决的方案；是系统的问题由公司解决；是人员操作的问题由公司技术实施人员协助应用系统的人员解决。CRM放在最后去做，考虑到CRM是相对独立的模块，又与业务模块结合的比较紧密，因此涉及到的内容需要和业务部门反复沟通，把实际需求和系统结合起来，把业务系统和OA办公系统在CRM模块无缝链接。7.正式上线及跟进开发以上步骤正常运行之后，确定正式上线时间，全线运行。针对系统使用中出现的二次需求、安全需求及其他功能需求，公司继续跟进需求，结合系统框架及当前技术，进行二次开发。8.OACRM系统预期作用1）工作效率方面。工作效率很大程度取决于工作方式，传统的方式如开个会议需要打许多电话，一个审批文件需要多天和多人的审批，人员不在已再耽搁等情况；而OA办公系统提供了一个平台，打破时间和空间的限制，实现随时随地办公，提高工作效率。2）从信息流方面来看信息流和资金流、实物流作为企业三大核心资源，其重要性在信息化时代背景下越来越突出。传统信息流多以纸质文件的形式存在，往往造成纸张浪费、流转滞后、存贮麻烦、查阅困难等诸多弊端。协同OA提供了很好的信息流处理平台，不仅能节省企业运营成本；提高信息资源流转效率，而且最大限度的发挥了信息流的应用价值，提供最好的决策支持和企业数据资料库。3）从工作流程方面来看，包括订单、报价管理、采购管理、合同审核、资产管理、供销管理等方面，传统方式多是采用纸张表单、人工层层审批的方式，甚至是口头或电话的方式；这种方式存在的弊端一是随意性很大，在跟踪、查询、统计方面都在不便之处，如资产管理，传统方式把购进环节放到重要位置、而把使用、保管、处理等环节都疏于管理，造成资产提前报废甚至流失；再如订单、报价及采购管理环节，通过流程审批和核查及后来的跟踪、查询及统计；减少环节漏洞和风险，提高工作效益。4）协同其他系统，如业务、财务等管理系统平台，把相关系统进行无缝链接，互相调取数据，形成数据共享。5）OA办公系统提供平等互动交流平台，增加团队协作沟通能力；形成健康、积极的文化氛围，增强组织的凝聚力；有利于对外宣传、提升企业整体形象等等。