展会前期筹备与组织

第四章前期筹备工作的组织与实施第一节确定合作办展机构与邀请函第二节展览会标识设计第三节展出场馆的落实与展区划分第四节宣传推广计划第五节展览会配套活动策划第四章第一节确定合作办展机构与邀请函从目前国内外会展业的发展状况来看，如果想把一个展览会做成一个具有影响力的名牌展览会，仅仅依靠一个单位的力量是远远不够的，必须依靠几个或者多个部门的大力支持与合作。其实，邀请和确定展览会举办机构的过程也是一个整合资源的过程。通过各合作机构的通力合作与配合，使要举办的展览会的各项筹备工作能够顺利进行，并能够达到预期的展出效果。第四章一、合作办展机构的确定原则大家知道，展览会的举办机构有主办单位、承办单位、协办单位和支持单位之分，这些办展机构的多少要以该展览会项目发起单位的社会资源而定，协办和支持单位可以缺少，但主办和承办单位不能没有。从单位性质来分，办展合作机构可以是政府机构、行业协会、新闻媒体、大型有影响力的企业集团等。总之不论合作办展机构的性质如何，一般来说，一个展览会合作机构的确定应遵循以下几项原则：1、坚持提高展览会影响力的原则2、坚持增强展览会权威性原则3、坚持方便展览会宣传推广的原则4、坚持有利于展览会招商招展的原则5、坚持点面结合的原则第四章1、坚持提高影响力的原则目前，在我们国内举办一个展览会，在条件允许的情况下，通常会邀请国家或举办地政府主管部门来作为展览会的主办或支持单位。这主要是利用政府主管部门的管理职能来提高展览会的影响力，增强企业参展的信心和积极性。做到这一点，主要以该展览会的定位和展览会发起单位所占有的社会资源而定。第四章2、坚持增强权威性原则我们都知道，一个高水平的专业展览会往往代表着一个国家或地区展览会相关产业的发展状况和趋势。所以，我们在确定展览会的举办机构时必须要充分认识到这一点，就要想办法邀请该展览会所涉及产业的行业协会作为展览会的合作机构。在市场经济条件下，行业协会在该产业内的作用和地位是很多其他部门不能相比的。邀请行业协会来共同举办该展览会不仅可以提高该展览会的行业号召力和影响力，还有利于组织企业参展和组织专业人员入场参观洽谈，进一步提高展览会的展出水平与效果。第四章3、坚持方便宣传推广的原则在现代社会的各个领域，人们都能感受到传媒的力量以及它对行业的各种影响，无论是广告的传播作用还是新闻报道的舆论导向作用，都在或多或少的影响着人们的生活，甚至影响着一些商业决策的进行。目前对于展览会而言，拥有传播话语权以及丰富广告资源的传媒是一个不可或缺的合作伙伴，不论是媒体的广告支持还是新闻报道，都对展览会的成功与否有着重要的决定性作用。。与此同时，现代媒体也开始越来越看重展览会这个现场交流平台以及通过展览会所集聚起的优质客户群体。所以，我们在选择媒体作为展览会合作办展机构时，在可能的情况下，最好是专业媒体与大众媒体相结合、国家级媒体与地方媒体相结合、现代媒体与传统媒体相结合。这样，可以加快展览会信息的有效传递，扩大展览会的影响力，能有效地形成展览会项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略。第四章4、坚持有利于招商招展的原则招商和招展是关系到一个展览会成败的关键性工作，也是展览会能否成功举办的基础。我们大家都知道，如果招展工作做的不好，这个展览会不仅得不到理想的经济效益，而且很可能会负债，其社会效益也不会好，甚至可能会影响到办展机构的声誉。如果招商工作没有做好，只有参展企业展出而没有观众参观洽谈的展览会也不能称之为完整的展览会。所以，不论是办展合作单位和展出城市，还是制订展览会的各种计划方案都必须要充分考虑到各个办展合作机构对展览会招商招展工作的作用与影响力。必须要善于利用资源、优势互补，加快资源整合，最大限度挖掘新客户，不断扩大企业参展的数量，最大限度地降低招展成本，这样才能取得社会效益与经济效益双丰收。第四章5、坚持点面结合的原则点面结合就是在社会资源允许的情况下，展览会的主办机构要做到国家政府部门与地方政府部门相结合；如果是国际性展览会，最好是国外机构与国内机构相结合；选择媒体时，要坚持国家级媒体与地方性媒体相结合，专业媒体与大众媒体相结合，现代媒体与传统媒体相结合。这样才能有利于展览会品牌的传播，增强展览会的影响力和竞争力，提高展览会的档次、规格和权威性，促进展览会项目的快速发展。第四章二、邀请函的制作展览会邀请函通常又称招展函，它是办展机构向目标参展企业传递展览会信息的第一份主要核心资料。邀请函的主要作用是向目标参展商说明展览会的有关情况，并引起他们对展览会的关注和参展的兴趣。邀请函也是进行展览会产品营销的重要资料，并且是目标参展商最初了解展会情况的主要信息来源。在很多时候，许多目标参展商对展览会的第一印象主要来自展览会邀请函。可见，展览会邀请函的策划和编印工作在展览会各种文案策划和展位营销工作中占有何等重要的地位。为了能使目标参展商对展览会有足够的了解，并对展览会做出基本的判断，展览会邀请函的内容必须简单、明了、准确、全面。第四章1、邀请函的编制原则展览会邀请函的内容较多，也较繁杂，在编制邀请函时一定要对其内容、图片和版面做合理的规划和安排，使邀请函在展览会营销过程中发挥其应有的作用。一般的说来，在编制邀请函时要遵循以下原则：☆内容要全面准确☆内容要简单实用☆排版格式要美观大方☆规格要便于邮寄和携带第四章2、展览会邀请函的内容结构通常情况下，展览会邀请函主要包括以下几个方面的内容：☆展会的基本内容：展览会名称、举办时间和地点、办展机构、办展起因和办展目标、展览会特色、展出范围、收费标准☆市场状况介绍：产业状况和地区的市场状况☆招商和宣传推广计划：招商计划、宣传推广计划、配套活动☆参展办法☆付款方式☆服务项目☆联系办法☆展位平面图☆参展申请表☆各种图案第四章第二节展览会标识设计一、展览会标识的定义二、展览会标识设计的原则三、展览会标识设计的表现方法四、展览会标识设计的表现形式第四章一、展览会标识的定义展览会标识是代表展览会主题等信息的象征和符号，由特定的图形、文字、色彩设计编排而成。由于展览会标识在展览活动中的特殊性质和作用，因而决定了它的形式法则和特殊要求。在整个展览活动中，展览会标识是使用最为广泛、出现频率最高，印象最深远的视觉要素，集中体现所有视觉设计要素的核心。这就要求展览会标识设计必须高度概括、简练、鲜明、生动，并具有独特的风格和时代感，不允许出现相互之间的雷同，以达到醒目、突出、易识别的效果，使人印象强烈，记忆深刻。第四章二、展览会标识设计的原则展览会标识设计属于图形艺术设计范畴。它与其它图形艺术表现手段既有相同之处，但又有自己的艺术规律。所以，在进行展览会标识设计时，应遵循以下几个原则：1、表达展览会主题2、力求创意独特3、富有时代气息4、展现民族特色5、遵循艺术规律6、遵循科学规范第四章1、表达展览会主题展览会标识是展览活动信息的主要载体，它反映了整个展览活动的主题、性质、特征、时间、地点等内容。因此，展览会标识的形象设计必须与其内在的含义有紧密的联系。比喻要确切，变形、联想、象征都要合理，并且易懂，便于识别。第四章2、力求创意独特展览会标识设计的创意是指根据展览会的主题和理念，依据美学法则进行独特的构思和创作。通过巧妙的构思和设计，将展览会标识的寓意与优美的表现有机地结合起来。使之成为令人赏心悦目，印象深刻的信息载体。只有富于创造性、具备自身特色的标识，才有生命力。展览会标识的个性特色越鲜明，视觉表现的感染力就越强。第四章3、富有时代气息随着科学技术的发展和经济的繁荣，人类社会生活方式和节奏的改变，反映在设计上，就是由具象到抽象，由复杂到简洁。标识的设计要体现时代信息，符合流行时尚的趋势导向。许多著名展览会的标识都反映了各个不同历史时期的时代气息。现代科学和信息技术的发展已改变传统的信息传递方式，标识的设计应充分利用各种高科技创作方法，以达到富有现代气息的视觉效果。第四章4、展现民族特色文化性是会标设计本身的固有属性，富有民族特色的设计才能真正体现会标设计的文化性。通过展览会标识设计，充分展现本民族的传统、特色、文化和精神。标识设计的民族性，越强，越是国际性艺术设计的标识。标识设计要符合使用对象的直观接受能力、审美意识、社会心理，还要避免出现人们禁忌的一些图案和文字。第四章5、遵循艺术规律遵循标识艺术创作规律，创造性地探求艺术表现形式和手法，使设计具有高度整体美感，获得最佳视觉效果，是标识设计艺术追求的准则。构图既要简练、概括，又要讲究艺术性；色彩要单纯、强烈、醒目。第四章6、遵循科学规范展览会标识设计要充分考虑各种不同场合、不同时间、不同范围的使用要求，还要考虑各种材料制作工艺和批量印刷成本等因素。因此，在设计会标时，必须严格遵循科学规范和制作严谨的原则，必须符合线条清晰、图形明确、比例适当、布局合理、色彩准确、文字规范等要求。展览会标识设计还应充分考虑到其实现的可行性，针对其应用形式、材料和制作条件采取相应的设计手段。与此同时，还要顾及应用于其它视觉传播方式，如印刷、广告、多媒体等，以及放大或缩小时的视觉效果。第四章三、展览会标识设计的表现方法1、具象表现法2、抽象表现法3、象征表现法4、寓意表现法5、视感表现法第四章1、具象表现法采用以展览会主题直接关联而具典型特征的形象，直述展览会的主题、内容或举办地。这种手法直接、明确、一目了然，易于迅速理解和记忆。自然界中的万物本身就具有美的特质，我们将自然形态中的动物、植物、自然环境甚至人物的造型，通过夸张、变形、简化等手法，获得具有艺术美的形象。在这个提炼过程中，夸张美的部分，省略不美的部分，既不丢弃自然形态的“形”，更不能丢弃自然形态的“神”。从某种意义上讲，具象的展览会标识比较容易激起广泛的美感。例如：1975年日本冲绳世界博览会会标采用具象表现法，蓝色调表现了蓝天大海；简练的白色线条描绘了三朵浪花，突出了海洋的形象，直接、明确的表达了本届世博会的主题“海洋——充满希望的未来”。第四章2、抽象表现法抽象表现法是对具体形象的高度概括与升华，抽象的形象更集中，且富有启发性。点、线、面是抽象形象的基本要素。在会标设计中，我们就是要运用点、线、面的抽象几何图形，含蓄和理性地表达设计概念。不同的点、线、面，可以形成各种不同的性格特征。如直线和曲线是线条对立的两大系列，直线具有直、明确、理性等感觉；而曲线却具有柔和、活泼、感性等感觉。抽象的展览会标识往往个性更强，能达到过目不忘的效果。例如：奥运会五环会标就是由纯粹的几何图形圆形组成，表达五大洲的团结和全世界的运动员在奥林匹克运动会上相聚一堂的主题。第四章3、象征表现法象征表现法就是将某种事物图形、文字、符号、色彩等与展览会主题有机地结合起来，以比喻和形容等方式来表达会标设计的内涵。这种表现方式所采用的物象往往是已为社会认同的关联物象作为有效代表物，如鸽子、橄榄枝象征着和平；雄狮、雄鹰象征着英勇；日、月象征着永恒等。某种动物或花卉也经常用来象征一个国家或民族。例如：联合国会徽，一幅从北极看去的世界地图，图上标有陆地和海域，象征联合国是一个世界性的国际组织；周围环绕着橄榄枝环，象征和平的橄榄枝捧着我们的世界。这种手段蕴涵深邃，适应社会心理，是各种类型会徽、会标设计经常使用的创作方法。第四章4、寓意表现法采用与展览会主题含义相近似或具有寓意性的形象，将文字或图形含义转化为具体或抽象的图标，以影射、暗示、示意的方式表达展览会的主题、内容、举办地或举办时间。2010年上海世博会会标寓意丰富。绿色调寓意生命活力；具有向上、升腾、明快的动感形象，表达了开放、创新、激情、融洽的意蕴；会标中的三人合臂相拥的图形，寓意“你、我、他”的全人类；图形中的三个人又构成汉字“世”，也蕴涵着中华民族崇尚和谐的传统文化精髓。第四章5、视感表现法采用并无特殊含义的简洁而形态独特的抽象图形、文字或符号，给人一种强烈的时代感、视觉感和舒适感，引起人们注意并让人们难以忘怀。这种手法不靠图形含义而主要靠图形、文字或符号的“视感”力量来表现标识的寓意。为使人们辨明所标识的事物，这种标识往往配有少量的文字，一旦人们认同这个标识，