人力资源培训 HR必看：企业如何进行人力资源预算编制

企业如何进行人力资源预算编制人力资源预算是人力资源部门根据历史及当前的人力资源成本状况，结合企业发展战略，对下一年度人员需求和成本费用进行预测，通过人力资源预算编制指导人力资源管理工作的开展，合理控制人工成本。人力资源预算是企业人力资源规划落实的重要保障，同时也因涉及内容繁杂、影响因素广泛、部门协调沟通多，以及费用的敏感性和不确定性，对人力资源从业者提出了较大挑战。笔者在实践总结的基础上，就企业如何开展人力资源预算工作进行系统介绍。人力资源预算的编制过程总体上可以分成预算信息收集、预算编制拟定、预算编制审核以及预算执行调整四个阶段。因人力资源预算具有周期性的特点，可以看作一个循环的过程。如图1所示。预算信息收集人力资源预算编制前进行系统的信息收集和数据分析是一项重要的准备工作，信息和数据分析的质量直接影响人力资源预算编制的科学性。以下为人力资源部门在信息收集和分析时重点考虑的内容。历史人力成本数据。一般来讲企业的性质和业务短期内是比较稳定的，企业往年的人力成本数据是人力预算编制的一个重要参考，也是做人力资源预算的基础。企业可以通过对历史人力成本数据的分析发现变化趋势，对未来作出相应的预测和判断。企业发展战略。人力资源工作是为企业战略目标服务的，人力资源预算要以战略为导向，配合战略重点进行预算的分配和控制，在控制成本的基础上，支持企业的发展。人力资源规划。企业人力资源规划是人力资源预算的依据。人力资源规划中关于企业人员编制数量、招聘选拔、培训开发、晋升以及薪酬福利政策调整等相关规划内容，直接影响人力资源费用的编制和分配。企业经营现状。包括企业当前经营的业绩表现、竞争优势、人力成本占比以及企业的支付能力情况，根据这些可以适当预测企业未来一年的经营状况。预算编制拟定人力资源预算编制的方法预算编制方法多种多样，每种预算方法也各有特点，比较常用的是增量预算法、零基预算法和弹性预算法。增量预算法。增量预算法以基期成本费用水平为基础，结合预算期业务量水平及有关影响成本因素的未来变动情况，对原有费用项目进行适当调整。增量预算法依据历史数据做基础，操作简单，节省时间和精力，预算波动较小；缺点是受前期费用成本影响较大，不够灵活，有可能因为缺少针对性导致浪费。零基预算法。零基预算法依据预算期的项目在预算期内应该达到的工作内容和经营目标，重新考虑每项业务量及其成本费用支出的规模，从而确定当期预算数额。其优点是可以压缩费用支出，不受前期预算影响，促进各部门去精打细算；缺点是一切以“零”为起点，进行分析，不参照以前指标，编制工作量大，同时缺少明确依据，会引起争执。弹性预算法。弹性预算法是以预算期间可能发生的多种业务量水平为基础，分别确定与之相应的费用数额，能适应多种业务量水平的费用预算。弹性预算法扩大了预算的范围，能更好地发挥预算的控制作用。不足是需要提供一系列生产经营业务量的预算数据，并建立合理的控制标准。它更适用于各项随业务量变化而明显变化的项目支出。以上预算编制方法，企业可以根据自身业务特点、时间和精力状况进行选择，也可以某一种方法为主，适当改良，扬长避短，使其符合自己的需求。预算具体构成人力资源费用包含的项目和内容繁多，每个企业的情况各不相同，管理起来相对比较麻烦，建议先从总体上来进行分类界定，然后再将不同的费用项目归类，以方便统计和分析。一般可将人力资源预算费用分为工资相关、福利与保险、招聘选拔、培训、劳动关系类以及其他类。如图2所示。人力资源费用的分类统计与分析是人力资源预算的一项重要工作。将人力资源费用进行归类统计，一方面有利于整体管理，防止预算的遗漏或重复；另一方面可以通过横向对比清楚看出各个类别的费用占比情况是否合理，通过纵向对比可以看出每一类别费用的历史数据变化，发现管理中暴露的问题进行适当调整。确定人力预算总额人力资源部门在确定人力资源预算总额时可以采用上下结合的方式。一方面，人力资源部门在明确企业发展目标和历史人力成本实际发生费用的基础上，结合下一年人力资源规划的各项工作，尤其人员需求预测和薪酬福利政策，确定可能的人力资源预算的总额；另一方面，人力资源部门提供相应的人力资源预算模板，下发到下属各单位和部门，由下属单位或部门根据要求分别填写相关的年度人力资源预算费用，再将各单位或部门的人力资源预算进行汇总，与人力资源部的总额预算做对比，找出之间的差距和可能的原因，再适当微调，确定人力资源预算的总额。依据人力资源管理实践，建议将企业人力资源预算费用总额控制在企业总成本的一定比例，或者将人力资源费用预算与企业业绩(利润或收入)结合起来，建立相应的浮动机制，增加人力资源预算与业务的匹配性。预算的分解分配年度人力资源预算总额确定后，需要进行横向的分配和纵向的分解。横向分配是指预算总额在各个单位或部门间的分配比例，是根据各单位或部门下一年度的工作任务或项目需要进行分配，一般在总额预算时已经由各单位或部门事先提出申请，人力资源部门及相关领导进行审批和调整。人力资源预算的纵向分解是指年度预算分解到各个季度和月份的情况。由于企业经营活动及财务结算周期性的差异，人力资源预算费用每个时段的支出也有所不同，因此，预算费用的分解要以实际的任务和项目为导向，进行相对性的匹配。通过人力资源费用纵向分解，可以对每一阶段的费用支出情况进行有效监控，及时发现问题，提升预算支出的针对性和有效性。预算编制审核预算编制草案完成后需要进行必要的审核，以发现可能存在的问题。人力资源预算审核可以从预算费用的合理性与可控性入手。预算的合理性。预算费用的合理性可以重点思考以下方面：该项开支的依据是什么，是否是必要的；如果该项开支被取消，业务将受到多大程度的影响；是否还有其他影响此项开支的因素，如缩减规模、合并、意外增长、中期开支增加等。同时，可将该项开支与该部门或单位过去的开支情况进行比较，核查大幅增加或减少的开支项目并且找出原因；复查员工个体开支，看看其变化是否有理有据等。如果对某些项目的开支发生疑问，可以查阅预算编制的相关文件，甚至可以收集行业标准等外部数据与本企业的预测进行对比。预算的可控性。对于具体的开支项目可考虑：此项开支是固定(指该项开支这一年内不会改变)，还是可变的(如取决于员工人数变化)；如果是可变开支，它是否会随某些确定因素(例如，员工不能超过预先批准的最大人数)而波动，或者随业务需要会出现变化，即在业务量临时性增长期间使用临时员工；管理者是否控制开支或开支受外部组织影响，如以小时数计酬的外包费用等。预算执行调整预算的执行跟踪。预算编制不是一劳永逸的事，要实现人力资源预算的控制和指导作用，人力资源部门要针对预算分配后的执行进行定期跟踪，检查各单位或部门在各个时点上费用支出与预算情况是否相符，找出出现异常的原因，督促和提醒各部门单位的预算编制执行，出现意外情况及时纠偏。由于企业外部环境变化或之前预算疏忽，可能使原有预算与实际需求发生较大偏离，影响业务的开展，这时候，人力资源部门应及时向公司高层提议或申请，适当调整人力资源预算，使人力资源预算真正满足和支持企业发展的需求。同时，由于人力资源预算的编制是一项常规性和周期性的工作，在预算编制和执行过程中，要做好相应的信息记录，总结当期人力资源预算编制的优势和不足，为下一阶段的人力资源预算编制做准备。人力资源预算编制中的常见问题与应对措施人力资源预算编制是一项系统性工作，现实中很多因素会导致预算编制的偏差或执行困难，以下总结了企业在人力资源预算编制中需要注意的常见问题，并提出了相应的应对建议。第一，把控预算合理性，避免产生预算松弛现象。一方面，作为预算执行者的各单位或部门，为了减少压力，会倾向于采取比较宽松的预算标准，夸大可能产生的费用支出以及完成任务的难度等；另一方面，人力资源预算编制人员缺少对业务的系统了解，对费用发生的真实情况难以做出准确评估，因此导致预算松弛情况。针对这种情况，一是预算编制人员要跳出人力资源专业领域限制，要学习和熟悉公司业务情况。掌握更多的信息，才能比较客观地把握费用的合理性和必要性。二是要注重与业务部门、财务部门的沟通和协调，多了解相关部门的想法、需求以及公司发展信息，避免“闭门造车”和“一意孤行”现象。三是要有不断学习的心态，只有具备跨专业学习的能力和意愿，才能系统、全面地了解、掌握和利用信息进行科学决策。第二，注重控制与平衡，与发展战略紧密结合。一些预算编制者受传统观念的影响，认为预算就是控制开支和费用分配，因此，在预算编制和审核时，一味强调节省开支，对于关键业务发展需要投入的资源不足，制约业务的长远发展；另一方面，较多考虑部门之间的利益平衡，没有很好地考虑未来战略发展的需要进行重点投入。针对这种问题，一是要将预算的编制要与业务发展需要相匹配，由管理控制向投资运营的方向转变，站在经营者的角度考虑如何使人力资源预算费用的效用最大化，使人力资本的价值充分发挥。二是预算编制要与企业战略发展目标紧密结合，使人力资源预算具有前瞻性，对于关键性的业务和项目要适当增加投入，如企业关键人才的储备、中高层管理人员能力提升培训等，这种投入短期很难看到回报，而且需要一定的持续性，但对于企业战略目标的实现至关重要。第三，加强对环境变化的预测，变被动为主动。人力资源预算更常见的挑战来自于不断变化的环境和条件对原有预算的冲击。一方面，国家和地方相关法律法规和政策的调整具有不确定性，尤其涉及薪酬福利政策，如最低工资标准、社保、医保调整或公积金政策等，都会对预算的实际执行产生较大影响；另一方面，意外事件和临时性事件，如业务变化、组织结构调整、外部政策变化、危机公关、高层临时决策等，也是不可避免的，而任何情况的发生都可能打乱精心编制的人力资源预算，这些都考验着预算编制者的智慧。为应对这种不确定性带来的风险，人力资源部门可以在内部建立关键信息的动态监控机制，收集包括法律法规、政策调整动向以及最低工资标准、员工平均工资、社医保缴费基数等相关信息，并在历史数据分析的基础上提前做出适当预测和判断。此外，在制订预算时，要详细考虑内部各项可能变化的因素，依据历史人力预算意外发生情况和费用占比，为可能发生的意外支出事项安排一笔杂项资金，以缓冲意外事件所引发的预算频繁调整对工作造成的不利影响。