住宅小区物业公司档案项目管理制度办法

住宅小区物业公司档案项目管理制度办法1整体档案管理档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。第一节基础管理资料1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用1)工程规划许可证2)施工许可证3)工程总平面图4)建设工程规划管理竣工验收合格证5)国有土地使用证2.办理接管验收手续1)委托物业管理合同2)工程建设施工建档移交清单⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料;⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料(复印件);3)商品房质量保证书4)房屋移交验收资料5)设施设备移交清单及档案资料3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理1)物业管理有限公司企业法人营业执照(正副本)2)物业管理有限公司组织机构代码证(正副本)3)物管企业资质证书4)物业管理有限公司税务登记证(正副本)5)上级批文(文件)4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明1)物业委托管理合同2)前期物业管理方案3)物业移交及实施意见5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。(文件柜放置于)6.建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度a)代管维修资金的使用范围b)代管维修资金的来源和筹集方法c)代管维修资金的管理与使用办法d)代管维修资金的移交7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善1)房屋使用说明书2)公共管理制度⑴治安管理制度⑵消防管理制度⑶门卫管理制度⑷机动车停车场管理制度⑸非机动车管理制度⑹装修管理规定3)政府有关文件8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责1)业主委员会筹备工作资料⑴关于组建业主委员会实施方案⑵业主委员会资料(详见业主意见调查表)⑶业主委员会章程9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意1)创优规划2)创优实施方案(附物业管理质量目标书)3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。1)员工手册2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范3)部门职责⑴公司组织机构示意图(管理处机构示意图)⑵员工手册⑶管理中心职责⑷财务部职责⑸护卫部内务条令、岗位职责4)部门工作程序、操作程序⑴财务部管理制度⑵客户服务中心工作程序⑶工程部设备运行维修工作程序⑷消防工作管理制度⑸各种应急处理方案A、火警、火灾应急方案B、停电应急方案C、护卫部突发事件处理措施5)管理中心综合管理制度⑴值班制度⑵回访制度⑶档案管理制度⑷原始记录、资料管理制度6)管理人员、员工考评细则⑴管理人员考核细则⑵财务管理人员考核细则⑶维修人员考核细则⑷清洁、绿化人员考核细则⑸护卫员考核细则⑹护卫部岗位目标管理考核办法7)护卫部培训日程、训练记录8)护卫知识考试资料9)管理中心原始记录资料⑴门岗值班记录⑵监控中心值班记录⑶紧急情况记录⑷停车场车辆进出原始记录⑸房屋装修管理记录⑹装饰装修申请书、责任书⑺值班记录⑻回访记录⑼维修派工单⑽住户档案⑾维修员值班记录⑿设施设备巡查保养等记录11.物业企业管理人员和专业技术人员持证上岗，员工统一着工装、佩带明显标志，工作规范，作风严谨。1)管理中心管理干部学历、职称、上岗证复印件2)管理中心专业技术人员资格证、操作证3)护卫员上岗证4)员工劳动合同12.应用计算机智能化设备等现代化管理手段，提高管理效率。1)小区住户基本资料(备份文件夹类)2)小区物业基本资料3)办公文案4)各类管理制度、文件夹⑴护卫类⑵财务类⑶管理类⑷保洁类⑸经营类⑹人事类⑺业主委员会⑻运行维修表5)住户费用缴费统计资料13.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定，至少半年公开一次物业服务费用收支情况。1)年月--财务收支报告2)向住户公布费用收支情况，资料照片3)物业管理费用标准批复4)缴费通知单存根14.房屋及公共设施设备档案资料齐全、分类成册，管理完善，查阅方便。1)总平面图2)共用设施设备及配电系统3)可视对讲、监控系统4)消防系统5)背景音乐系统6)光纤电视系统7)办公用设备8)各种警示牌、标识卡15.建立用户档案、房屋及配套设施权属清册，查阅方便。1)住户档案2)商业用房业主档案(含用户)16.建立24小时值班制度，设立服务电话，接受业主及使用人对物业管理服务报修、求助、建议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集、反馈并及时处理，有回访制度和记录。1)值班制度2)回访制度3)管理人员值班记录4)维修工单存根及回单5)设备巡查记录6)护卫门岗值班记录7)主动征求业主对物业管理服务的意见和建议17.定期向住户发放物业管理服务工作征求意见，对合理的建议及时整改，满意率为?%以上。1)《客户意见征询表》18.建立并落实便民维修服务，承诺制，零修急修及时率为98%，以上的返修率为2%，并有回访记录。1)物管中心工作程序(见工作守则)2)设备运行维修工作程序(见工作守则)3)物业管理质量目标