档案管理制度汇编

档案管理制度汇编二〇二〇年四月目录1、立卷归档制度……………………………………………42、档案保管利用制度………………………………………53、档案库房管理制度………………………………………84、档案借阅制度……………………………………………105、档案鉴定销毁制度………………………………………116、档案保密制度……………………………………………147、档案人员岗位责任制……………………………………158、档案统计制度……………………………………………179、档案管理检查制度………………………………………18立卷归档制度一、归档范围凡是记述和反映本机关工作活动的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。具体范围按本机关制定的《机关文件材料归档范围表》和其他档案管理办法的有关规定执行。二、归档时间（一）文书档案、业务档案应于次年六月底前完成立卷归档。（二）会计档案由财务部门或会计人员负责整理立卷，暂在本部门保管一年，期满后向本单位综合档案室移交。其它专门档案按有关规定时间执行。三、归档要求（一）凡属归档范围的各种文件材料，必须由本单位档案机构或档案工作人员集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有。（二）归档的案卷，要遵循文件的形成秩序，保持文件之间的内在联系，区别不同保管期限，分类整理、上架。（三）移交手续完整，按照移交目录，当面点清移交案卷。（四）档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具。档案保管利用制度为加强委机关档案的管理、开发和利用工作，提高档案工作质量，维护档案的完整与安全，更好地为机关各项工作服务，根据国家档案法规定，结合本委实际，制定本制度。一、档案保管（一）已经办结并有保存价值的文件，或重要会议的材料和文件，都应及时归档。各处室和个人不准随意留存。应归档的文件，除及时向档案室移交外，年终全面清理一次。（二）接收各处室归档的文件要收集齐全（包括附件），逐件进行核对，并办理交接手续。（三）存放档案必须有专用箱柜。（四）藏档案的排列要系统、规范，并统一在档案箱、柜上表明档号或分类号，便于查找。（五）定期进行藏档案的清理核对，做到簿卡登记与文件资料相符。（六）采取技术措施，消除各种可能损坏档案的不利因素，维护档案的完整与安全。对所保管的档案要经常进行检查，发现霉变、破损等，要及时修复。（七）严格库房管理制度，做好“三勤”、“九防”工作，努力改善档案的保护环境。（八）保管到期的档案，都要进行鉴定，提出存毁意见。销毁档案必须由专人监销。（九）在正常情况下，一般每年要对全部档案逐卷进行一次检查，发现问题及时解决，确保档案的安全。（十）做好应用计算机管理档案工作，逐步实现档案管理现代化。二、档案的利用（一）档案人员必须明确档案为现代化建设服务的方向，提高档案利用意识，确立为领导、为部门、为基层服务的思想。（二）档案人员要积极研究利用工作的特点和规律，做好档案利用信息反馈，利用效果记录。（三）委属各单位、机关各处室工作人员，因工作需要利用档案的，应办理利用登记手续。（四）外单位因工作需要利用档案的，一律凭单位证明或介绍信。证明或介绍信应写明身份、利用档案的内容和目的，属绝密、机密、秘密件的，须经党政办公室负责人批准。（五）档案信息开发利用，必须正确处理好利用和保密的关系，既要积极提供利用，又要保守国家机密。（六）利用档案，原则上只准利用同工作有关的内容，并及时归还，外单位人员只准在阅文室内利用，不予外借。（七）利用者必须保证档案的完好无损、不得转借、涂改、拆散、圈划和抽换。复印原件要经过党政办公室负责人批准。（八）借阅的档案，必须妥善保管，不得遗失；如有遗失，要及时报告，严肃处理。借阅期限为五至七天。用完后应及时归还，过期不还者必须申明理由并办理续借手续。（九）编制多种检索工具，采取多种形式做好档案信息资源的开发利用，做到被动服务和主动服务并举。三、安全和保密（一）档案室为机要岗位，严禁无关人员进入库房。（二）档案工作人员及利用者必须严格遵守保密规则，不得传播档案中的机密内容及有关干部评价、个人隐私、检举举报等不宜公开的材料。（三）绝密级的文件，不予复印。复印机密、秘密级的上级文件须经党政办公室负责人批准。（四）委党委会、主任办公会议等重要会议的会议记录一般不予借阅和复印。如确需借阅和复印的，应经办公室负责人批准。（五）原则上各处室和个人应将传阅文件当日归还办公室档案员。档案库房管理制度为做好档案史料的科学管理，保证档案的齐全、完整和安全，最大限度地延长档案寿命，特制定本制度。一、档案库房是档案史料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心。除领导批准外，非本室工作人员不得入内。二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。三、档案进出库房，应建立严格的登记制度，包括档案收进入库、库存档案调出室外及日常的调阅、归还。四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害生物、防水、防高温、防强光的措施。五、对新接收入库的档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。六、库房内安置温湿度计，每周定时测记。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。七、库房内应定期打扫保持清洁，每月打扫一次卫生（特殊情况随时打扫），不得堆放与档案无关的物品。八、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。九、库房管理人员更换时，交接双方须当面清点档案，办理交接签字手续。十、定期对库房进行检查，每半年检查一次库房设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等，并做好记录。发现问题应及时采取措施。档案借阅制度档案的建立，目的是为了利用。为加强档案管理，方便利用提供信息，特制定本制度。一、凡本机关内由于工作需要查阅档案的，必须办理登记手续，并如实填写《档案利用效果登记簿》。档案一般控制在室内查阅，如有特殊情况，确需拿出室外借阅的，须经委党政办公室主任同意。二、外单位来本室查阅档案，必须持有单位介绍信（注明查阅目的），经委主管领导或党政办公室主任同意后，方可查阅，并办理登记手续。三、借阅人员要爱护档案，不得随意在案卷上圈点、划道、涂改、拆卷、拆叠和撕毁。四、凡向本机关档案室借阅出室的档案，应按时归还。档案工作人员必须及时催办借阅出室的档案。档案鉴定销毁制度对本档案室收藏保管的档案，经认真鉴定后，确认没有保存价值的或保管期限已满的档案进行鉴定、销毁。为认真做好档案的鉴定和销毁工作，特制定本制度。一、档案鉴定制度（一）确保档案正常归档，对保管期限已满的档案进行鉴定、销毁。（二）由分管档案的领导、专业技术人员和档案人员组成鉴定小组。（三）财会档案的鉴定、销毁程序和手续均按财政部和国家档案局制发的规定执行。二、档案销毁制度（一）销毁档案的标准1、保管时间标准短期保管的档案，15年期满，经过认真复查，委主管领导批准即可销毁。长期保管的档案，50年期满，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经委主管领导批准即可销毁。2、档案内容、来源、形式标准委综合档案室对所管档案在坚持“期满鉴定销毁”的原则下，对原基础不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要再进行一次认真的鉴定，以档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。（二）销毁档案的程序1、委党政办公室档案室对已保管期满，拟销毁档案提出存毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，由专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交档案形成部门领导进行初审。2、汇总初审意见，编造档案销毁清册。销毁清册是准备销毁案卷的登记簿。同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。3、销毁清册连同销毁档案的书面报告送交委主管领导审核、批准。4、销毁时要进行监销。经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做其它用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并再销毁清册上详细注明。（三）销毁档案的组织领导1、档案销毁的具体工作由委党政办公室档案室承办，并将销毁清册立卷归档。2、送交档案形成部门进行初审的拟销毁案卷的清册，必须经主管领导签字，方为生效，并同委党政办公室档案室形成的销毁清册一同加以妥善保管。3、销毁清册及销毁档案书面报告必须经委主管档案工作的领导签字，方能生效。档案保密制度档案是机关工作中形成的重要史料，在开放、改革、搞活经济的形势下，保密工作必须进一步加强，并坚持内外有别，既便利工作，又确保秘密的原则。为确保档案的安全和质量，特制定本制度。一、档案工作人员必须十分注意保守党和国家的秘密，严格遵守《保密法》规定。二、收、发、分送、借阅、传递、供阅、销毁等各个环节，都有登记手续，严格审查，按上级部门的规定办理。三、有密级的档案，只准在档案室内利用，不准随便摘录档案内容。未经同意，卷内文件不得复印。四、外单位查阅本机关档案资料，需持介绍信，并注明利用目的。查阅有密级的，经本机关领导或党政办公室主任同意后，方可查阅。除特殊情况外，档案概不外借。档案人员岗位责任制一、贯彻执行《档案法》和档案行政管理部门的有关规定和任务，努力为提高机关工作效率服务，为领导及有关部门的决策提供依据。二、对本机关各部门形成的各种门类和载体的文件资料，在收集、整理、立卷和归档工作中进行监督和指导，集中统一管理，并促使档案进一步规范化。三、归档案卷须根据不同门类档案的分类要求，做到系统编目、分类科学、排列系统、组卷合理，实行科学管理。四、做好“三勤”、“九防”工作，对保管的全部档案定期检查。五、根据需要编制检索工具，专题汇编，开发档案信息资源，为各部门利用档案提供必要条件。六、对所属单位的档案工作进行监督和指导。及时传达贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法规和档案行政管理部门的规定、办法。七、开展档案史料的编研工作。积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、专题文件汇集等工作。八、办理领导交办的其他有关档案业务工作，做好协助工作。九、按国家有关规定，定期向市档案局移交档案，并办好移交手续。十、档案工作人员忠于职守，遵守保密守则。十一、档案工作人员离岗调动工作时，应在离职前办好交接手续。档案统计制度一、统计数据必须以原史记录为依据，做到准确、及时、科学。二、各部门按年度上交给综合档案室的各类档案，由综合档案室负责清点入库，并按规定填写档案收进和移出登记簿。三、认真做好档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计分析。四、做好失去保存价值档案销毁登记造册的统计，并报有关部门。档案管理检查制度一、安全检查方式1、定期检查：每月一次。2、不定期检查：根据当时安全工作情况针对某种倾向性问题进行检查。3、节假日检查：针对“五一”、“十一”、元旦、春节期间安全意识淡化的问题，进行强化落实安全防范措施检查。二、安全检查主要内容1、贯彻安全方针、政策、法规、规定、制度等执行情况。2、各类防护装置是否完好。3、档案库房是否保持清洁。4、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。5、隐患整改情况。三、报告与反馈1、对检查出来的问题，要积极自觉整改，并及时上报，保证档案的安全保管。2、检查中发现问题在未解决之前必须采取可靠安全防范措施，防止事故发生。